Brochure - Verplichtingen administratie Ontwikkeld door: Van der Heijde Automatisering B.V. Registratie van verplichtingen van debiteuren en aan crediteuren Uitgebreide structuur voor autorisatie van verschillende aspecten t.a.v. o.a. invoer en accordering met mogelijkheid tot meerdere autorisatieniveaus afhankelijk van het bedrag. Mogelijkheid tot synchronisatie van facturen uit financieel systeem en indien gewenst terugboekingen. Opvragen van digitale facturen t.b.v. ondersteuning autorisatieproces. Diverse rapportages, waaronder o Routing overzicht voor status van facturen in traject o Status van verplichtingen en budgeten o Verschillende groeperingen en drill-down mogelijkheden. Per installatie mogelijkheid om simpel diverse extra gegevens aan verplichting te koppelen zoals bv. project, grootboekrekening, kostenplaats e.d. Brochure Verplichtingen Administratie HIS-VA 1 / 9 20-11-2013 11:54
Inleiding De laatste 10 jaar hebben wij veel ervaring opgedaan met onze verplichtingenadministratie applicatie die in de bouwsector gebruikt wordt (vooral voor projectontwikkelingstrajecten). Begin 2012 hebben wij besloten deze functionaliteit als module aan onze bestaande standaard HIS informatiesysteem te koppelen. Het HIS informatiesysteem is een modulair opgezet systeem met modules voor o.a. orderbeheer en facturatie. Als klant neemt u alleen die modules af die voor u van belang zijn. Deze brochure richt zich op de functionaliteit van deze HIS-VA verplichtingen module. Samenvatting Met behulp van de HIS-VA verplichtingenadministratie krijgt u snel inzicht in de uitstaande verplichtingen, als mede de status van deze verplichtingen (reeds gefactureerd, geaccordeerd, openstaand bedrag e.d.). U zorgt dat binnenkomende facturen aan bestaande verplichtingen worden toebedeeld, waarna controle door de (interne) opdrachtgever van de verplichting plaats kan vinden. Indien een factuur volledig geaccordeerd is, kan het systeem, indien gewenst, weer een terugboeking naar uw financiële systeem maken. Voordelen van de verplichtingenadministratie 1. Houdt overzicht van uw aangegane verplichtingen en van verplichtingen die anderen met u zijn aangegaan. 2. Door registratie van verplichtingen verkrijgt u een goed overzicht van aangegane verplichtingen en gefactureerde bedragen voor bestaande budgetten. 3. Bewaking van budgetten 4. Voorkomt klakkeloze betaling van facturen (bv. spooknota s) Flexibiliteit De HIS-VA verplichtingenadministratie is een module van het HIS informatie systeem. Dit systeem biedt een modulaire opbouw en een flexibele mogelijkheid om de applicatie te koppelen aan bestaande systemen bij de klant. Daarnaast is het mogelijk om via configuratie instellingen snel verschillende groeperingen voor de standaard rapportages te definiëren. Dus of u nu met projecten, deelprojecten, regio s etc. werkt, u kunt in de rapportages hierop groeperen. Hierdoor kunt u drill-down rapportages met meerdere niveaus maken. Deze inrichting wordt door ons naar uw wensen ingericht. Brochure Verplichtingen Administratie HIS-VA 2 / 9 20-11-2013 11:54
Het proces Onderstaand geven we een overzicht hoe het proces rondom verplichtingen en facturen er uit zou kunnen zien. Budgetten: 1. Aan elk budget kan een set van autorisatieregels worden gekoppeld. 2. Indien men geen budgetten wil gebruiken, kan een dummy budget aangemaakt worden voor elke gewenste set van autorisatieregels. Autorisatieregels: 1. U kunt verschillende sets van autorisatieregels definiëren. 2. Per autorisatieregel kan opgegeven voor welke perso(o)n(en) en voor welke condities (bv. de hoogte van het verplichtingbedrag) deze van toepassing is. 3. Het is mogelijk om meerdere autorisatieregels per set te definiëren, waardoor bv. meerdere autorisatielagen geïmplementeerd kunnen worden. Verplichtingentraject: 1. Verplichting wordt aangemaakt a. De verplichting wordt gekoppeld aan een budget. b. Indien gewenst kan voor de verplichting automatisch een opdrachtbrief gegenereerd worden op basis van een bestaand MS-Word sjabloon. Op basis van de inrichting kan deze stap ook pas vanaf stap 4 toegestaan worden i. Het document kan automatisch in een bepaalde locatie opgeslagen worden, waardoor de opdrachtgever het document vanuit de verplichtingenadministratie kan oproepen. ii. Verschillende sjablonen mogelijk. 2. Verplichting wordt geaccordeerd conform de bij het budget opgegeven set van autorisatieregels. 3. Indien het verplicht bedrag een bepaalde limiet overstijgt kan een 2 e autorisatie door een andere persoon afgedwongen worden. 4. Indien niet al in stap 1 gedaan: automatische generatie van een opdrachtbrief op basis van een bestaand MS-Word sjabloon. Brochure Verplichtingen Administratie HIS-VA 3 / 9 20-11-2013 11:54
Factuurverwerking: 1. Factuur komt binnen en wordt in het financieel systeem geregistreerd en geboekt op een tussenrekening. Indien gewenst kan de gebruiker de digitale factuur ook ergens op het netwerk opslaan, waardoor deze vanuit de verplichtingenadministratie is op te vragen. 2. Factuur wordt gesynchroniseerd naar de verplichtingenadministratie (handmatig gestart via een menu in de verplichtingenadministratie en/of via een ingesteld schema op vaste tijden). 3. Factuur wordt uitgesplitst / toegewezen aan één of meerdere verplichtingen. 4. De uitgesplitste facturen (combinatie van verplichting en factuurdeel) worden geaccordeerd conform het bij het budget opgegeven autorisatieschema. 5. Na akkoord op alle uitgesplitste delen van een factuur, kan de factuur doorgeboekt worden. De doorboeking bestaat uit een memoriaal die in het financieel systeem wordt ingelezen, waarbij het bedrag van de tussenrekening uit stap 0 overgeboekt wordt naar bv. een grootboekrekening en kostenplaats die aan de verplichting is toegewezen. 6. In het financieel systeem wordt een betaalbatch aangemaakt. 7. De betaalbatch kan vanuit de verplichtingenadministratie uitgeprint worden, waarbij de verplichtingenadministratie per regel uit de betaalbatch, kan aangeven wie de uitgesplitste factuur heeft geaccordeerd. Wijkt uw proces af van de beschrijving hiervoor? Geen probleem, meldt het ons en wij kijken samen met u of en hoe dit met behulp van onze verplichtingenadministratie geïmplementeerd kan worden. N.B.1: het boeken op een tussenrekening, het doorboeken en de betaalbatch zijn optioneel en afhankelijk van het gebruikte financieel systeem. N.B.2: Koppeling met andere systemen op basis van meerwerk. Brochure Verplichtingen Administratie HIS-VA 4 / 9 20-11-2013 11:54
Koppeling met bestaande systemen Door gebruik te maken van de basis HIS architectuur is het eenvoudig om de HIS modules te koppelen aan bestaande informatiesystemen (denk bv. aan financiële systemen). De elementenstructuur (bv. grootboekrekeningen, kostenplaatsen e.d.) is flexibel in te richten en kan per klant bepaald worden. Indien u dus andere elementen gebruikt dan de hierboven genoemde, kan dit bij de installatie geconfigureerd worden. Rapportages De verplichtingenadministratie bevat een aantal standaard rapportages. Alle rapportages zijn eenvoudig te exporteren naar bv. Excel. De meeste rapportages kunnen een dynamische groepering bevatten die middels configuratie instellingen ingeregeld kunnen worden. Hierdoor ontstaan snel gegroepeerde drill-down rapportages die op uw bedrijf zijn toegespitst. Een voorbeeld van standaard aanwezige rapportages zijn. 1. Routing overzicht. Hierin kan de status van facturen bekeken worden, kolommen voor bv. a. Factuurbedrag b. Nog uit te splitsen c. Nog te accorderen (dus al wel uitgesplitst) d. Nog door te boeken (dus al wel geaccordeerd) 2. Overzicht van verplichtingen per entiteit (bv. project). Kolommen voor o.a. a. Verplicht bedrag b. Uitgesplitst c. Te accorderen d. Geaccordeerd e. Openstaande verplichting 3. Budget overzicht met per budget een overzicht van de aangegane verplichtingen. Brochure Verplichtingen Administratie HIS-VA 5 / 9 20-11-2013 11:54
Printscreens Verplichtingen scherm (met project als extra gegeven) Figuur 1: Verplichtingen scherm Additionele gegevens zoals bv. grootboekrekening en/of kostenplaats zijn via configuratie toe te voegen. Brochure Verplichtingen Administratie HIS-VA 6 / 9 20-11-2013 11:54
Statusoverzicht verplichtingen Figuur 2: Statusoverzicht verplichtingen Volgende versie Onderstaand geven wij u een overzicht van functionaliteiten die op de wensenlijst voor een volgende versie staan. 1) 1. Overboeken van eerder uitgesplitste en verwerkte facturen van de ene naar de andere verplichting 2. Overboeken van bedragen van een deelverplichting naar een memoriaal en v.v. 3. Email naar opdrachtgevers in geval van openstaande accorderingen. 1) LET OP: Indien deze functionaliteiten voor u belangrijk zijn, zorg dan dat in de offerte hier afspraken over gemaakt worden, leverancier geeft anders geen garanties dat alle functionaliteiten van de wensenlijst ook op korte termijn gerealiseerd worden. Brochure Verplichtingen Administratie HIS-VA 7 / 9 20-11-2013 11:54
Modulaire opbouw De HIS-VA verplichtingen applicatie is modulair opgebouwd, door modules toe te voegen, kan de applicatie eenvoudig aangepast of uitgebreid worden. Meer wensen? Heeft u wensen die niet genoemd zijn, vertel ze ons en wij vertellen u of dit in de bestaande versie al mogelijk is, of kijken naar mogelijkheden om de (standaard) functionaliteit voor u uit te breiden. Meer weten? Deze brochure kan natuurlijk niet alles 100% duidelijk maken. Wilt u meer informatie of een vrijblijvende demonstratie, dan horen we dat graag van u. Overige standaard applicaties van Van der Heijde automatisering B.V. Naast de in deze brochure genoemde applicatie leveren wij ook onderstaande standaard applicaties Facturatieapplicatie HIS-OB Voor het snel genereren van periodieke en/of incidentele facturen. Koppelingen met eigen systemen mogelijk voor synchronisatie van debiteur gegevens alsmede het doorboeken van facturen naar het financiële systeem. Cashflow Standaard applicatie voor het verdelen van een verscheidenheid aan gegevens in de tijd. Denk hierbij niet alleen aan financiële kosten en baten (t.b.v. kasstroom overzicht), maar bv. ook het aantal in aanbouw / verkochte woningen van een project. De verdeling gebeurt op basis van een aantal standaard verdeelschema s (b.v. lineair, 100% op startdatum, S-curve e.d.) over een periode die bij de te verdelen gegevens is opgegeven. De gegevens kunnen gekoppeld worden aan bv. projecten en kostenplaatsen, waarbij het bv mogelijk is om verdeelschema automatisch te koppelen op basis van de kostenplaats. De gegevens worden meestal uit een bestaande klantdatabase gesynchroniseerd, maar kunnen eventueel ook handmatig ingevoerd worden. Alle rapportages zijn op verschillende manieren te groeperen via drill-down mogelijkheden en te exporteren naar Excel. Cashflow Prognose Model Met het Cashflow Prognosemodel kunnen de kasstromen en daarmee samenhangende financiële gegevens voor een aaneengesloten periode van 12 maanden (Rapportage Periode) worden uitgerekend. Bij voorbeeld de debiteuren- en crediteurenstanden, de ontwikkeling van het werkkapitaal, de ontwikkeling van de kredietbehoefte (banksaldo), enz. De som van de gegevens van deze 12 maanden worden onder andere samengevoegd tot een indicatief Exploitatie overzicht. Na verloop van elke maand kan de berekening op eenvoudige wijze worden geactualiseerd voor een volgende periode van twaalf maanden (rolling forecast) door toevoeging van een nieuwe maand. Brochure Verplichtingen Administratie HIS-VA 8 / 9 20-11-2013 11:54
Over Van der Heijde automatisering B.V. Van der Heijde automatisering is actief sinds 1995. Naast een aantal standaard applicaties maken wij ook veel maatwerk applicaties. Dit doen we primair met Microsoft producten. Naast applicaties houden we ons ook bezig met rekenmodellen in Excel. Hierbij hebben we o.a. mogelijkheden voor het ontsluiten van de gegevens uit deze rekenmodellen naar een database, alsmede mogelijkheden tot het automatische bijwerken van rekenmodellen waar veel verschillende versies voor bestaan (denk b.v. aan rekenmodellen per project). Van der Heijde automatisering B.V. E-mail : info@heijde.nl Telefoon : 036-530 0 530 Website : www.heijde.nl Brochure Verplichtingen Administratie HIS-VA 9 / 9 20-11-2013 11:54