HANDLEIDING ONLINE DOSSIER (CODEX)
2019 Van Brug Software Niets uit deze opgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronica of op welke andere wijze ook en evenmin in een retrieval systeem worden opgeslagen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Van Brug Software. Hoewel deze handleiding met zeer veel zorg is samengesteld, aanvaarden noch de auteur, noch Van Brug Software enige aansprakelijkheid voor enige schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit document. Voor vragen of opmerkingen betreffende deze of andere documentatie gaarne contact opnemen met: Van Brug Software Kantooradres: Wapenrustlaan 10-31, 10 e verdieping, 7321 DL Apeldoorn Tel.: (085) 2030600 Fax: (085) 2030699 E-mail: info@vanbrug.nl Web: www.vanbrug.nl 2 Versie: maart 19
Inhoudsopgave Inleiding 4 Inloggen 5 Medewerkers 5 Mijn Profiel 6 Kantoorinstellingen 6 Afmelden 7 Account aanmaken voor cliënten 8 Documenten klaarzetten en versturen 9 4.1 Rechten toekennen 9 4.2 Rechten per document 9 4.3 Rechten per cliënt 10 Rechten ontnemen 10 4.4 Versturen van berichten naar cliënten 10 Uploaden documenten 11 Accorderen documenten 12 Verwijderen van documenten 13 Overzicht documenten 13 Vragenlijsten 15 5.1 Aanmaken vragenlijsten 15 Kopiëren van vragenlijsten 19 5.2 Versturen vragenlijst 20 5.3 Verwerken van de vragenlijst(en) 21 Vragenlijst verwerken onder Start 22 Versie: maart 19
Inleiding INLEIDING U gaat gebruik maken van het verzenden van documenten aan uw cliënten via Online dossier van Van Brug Software. U kunt via de software van Van Brug Software documenten uploaden naar het Online dossier, waarna deze documenten door uw cliënten op een veilige manier kunnen worden ingezien. Als beheerder kunt u in uw portaal voor het Online dossier een aantal zaken regelen zoals bijvoorbeeld uw kantoorlogo of de stijl van de gebruikte kleuren. Om een beheerdersaccount en wachtwoord te ontvangen, dient u vanuit het e-mailadres dat u daarvoor wilt gebruiken een aanvraag te doen via info@vanbrug.nl. Daarna ontvangt u instructies om daadwerkelijk in te kunnen loggen. Het inloggen en gebruik wordt hier onder besproken. 4 Versie: maart 19
Inloggen INLOGGEN Door Van Brug Software zal een beheeraccount aangemaakt worden. Met dit account kunt u inloggen op het [Beheerportaal] om uw instellingen te wijzigen: In Codex: open een dossier en ga naar het menu-item: [Online dossier]. In het lint treft u een knop voor het beheerdersportaal aan: Na het aanklikken van deze knop zal het beheerportaal in uw standaard internetbrowser worden geopend. Nadat u bent ingelogd krijgt u een overzicht van de aanwezige kantoren van uw praktijk. Tevens wordt daarbij de status aangegeven en welke medewerkers zijn gekoppeld aan het betreffende kantoor: Tevens heeft u aan de linkerzijde van het scherm de beschikking over een keuzemenu: Overzicht Medewerkers Mijn profiel Kantoorinstellingen Medewerkers Via de optie [Medewerkers] kunt u uw medewerkers onderhouden die namens uw kantoor op het Online dossier-portaal kunnen werken. U ziet hier eerst het overzicht met de reeds aangemaakte medewerkers: Via de knop [Maak nieuwe gebruiker] kunt u een nieuwe medewerker toevoegen aan uw portaal. U vult in het betreffende scherm de gevraagde gegevens in en klikt op [Opslaan]. U Versie: maart 19 5
kunt bij het aanmaken van een nieuwe medewerker alleen maar kiezen voor de rol: [Medewerker]. Inloggen In het overzicht van de medewerkers staat achter iedere naam een knop [Bewerk], waarmee u de gegevens van de medewerkers kunt aanpassen. Indien een medewerker uw kantoor verlaat, kunt u door middel van het aanpassen van het account, zoals hiervoor vermeld, het account geheel verwijderen of de status op [inactief] zetten zodat deze medewerker niet meer kan inloggen op Online dossier. Via [Zoeken] kunt u in de lijst zoeken waarbij u tevens kunt aangeven in welke velden u wilt zoeken: Mijn Profiel Via de menu optie [Mijn Profiel] kunt u (beperkt) gegevens aanpassen van uw beheerders account. De enige opties die aan te passen zijn: uw naam, e-mailadres en het wachtwoord. Kantoorinstellingen Via de menu optie [Kantoorinstellingen] kunt u een aantal instellingen, welke gebruikt worden voor uw Online dossier portaal aanpassen, namelijk: Naam: de naam van uw kantoor. 6 Versie: maart 19
Inloggen E-mailadres: het e-mailadres van uw kantoor waarop bijvoorbeeld de bevestigingen binnenkomen dat uw cliënt het document/de documenten heeft ingezien. De URL naar uw kantoorlogo. Dit logo wordt onder andere aan uw cliënten getoond wanneer zij inloggen op hun Online dossier, nadat door u documenten zijn geplaatst. Dit logo wordt door het Online dossier- platform aangepast naar een resolutie van maximaal 160 x 55 pixels. U kunt hiervoor bijvoorbeeld een link naar uw logo op uw eigen website gebruiken. Primaire huisstijl kleur: de kleur voor het menublok aan de linkerzijde, in dit geval donkerblauw. Zodra u op de balk achter [Primaire huisstijl kleur] klikt, krijgt u een pop-up met een kleurenkiezer, waarmee u een kleur kunt bepalen. Mocht u bekend zijn met de RGB code in het formaat #000000 die u wilt gebruiken (bijvoorbeeld van uw website, eventueel op te vragen bij uw websitebeheerder) dan kunt u deze ook direct ingeven. Secundaire huisstijl kleur: de kleur voor de balk achter het menublok aan de linkerzijde, in dit geval groen. Zodra u op de balk achter [Secundaire huisstijl kleur] klikt, krijgt u een pop-up met een kleurenkiezer waarmee u een kleur kunt bepalen. Mocht u bekend zijn met de RGB code in het formaat #000000 die u wilt gebruiken (bijvoorbeeld van uw website, eventueel op te vragen bij uw websitebeheerder) dan kunt u deze ook direct ingeven. Afmelden Wanneer u klaar bent met uw activiteiten, dient u zich af te melden. Dit doet u via de afmeldknop rechtsboven. Nadat u zich heeft afgemeld, volgt het afmeldscherm. Versie: maart 19 7
Account aanmaken voor cliënten ACCOUNT AANMAKEN VOOR CLIËNTEN Via de knop [Account aanmaken/bijwerken] kunt u een Online dossier account aanmaken of, indien er reeds een account aanwezig is, de gegevens wijzigen nadat bijvoorbeeld het bestaande email adres of mobiele telefoonnummer is gewijzigd. U kunt daarbij kiezen of u de betreffende actie wilt uitvoeren voor cliënt of voor zijn/haar partner. Voor het aanmaken van een account is het verplicht dat de velden [E-mail privé] en [Mobiel nummer] gevuld te zijn op de cliëntkaart. Als uw cliënt al over een Online dossier account via uw kantoor beschikt, wordt dit getoond op de cliëntkaart bij [Online dossier account] onder de gegevens [Communicatie]. 8 Versie: maart 19
Documenten klaarzetten en versturen DOCUMENTEN KLAARZETTEN EN VERSTUREN Voor het klaarzetten en verzenden van documenten naar cliënten via Online dossier gaat u via de [Dossierdocumenten] naar de documenten. U vindt hier de aangemaakte documenten. U kunt één of meerdere documenten tegelijk naar Online dossier verzenden door deze eerst aan te vinken: Daarna kunt u klikken op de knop [Klaarzetten]. Door middel van deze actie worden de geselecteerde documenten naar het Online dossier verzonden en klaargezet om gekoppeld te worden aan de betreffende cliënt(en). 4.1 Rechten toekennen U komt vervolgens terecht in [Online dossier) en hier kunt u de rechten toewijzen aan de cliënten naar wie u het/de document(en) wenst te versturen. Het toekennen van rechten gaat op de volgende wijze: 4.2 Rechten per document Via het tabblad [Rechten per document] kunt u per document aangeven welke cliënt het recht krijgt deze in te zien. U kunt hier echter maar één document selecteren, maar wel meerdere cliënten per keer. Versie: maart 19 9
Documenten klaarzetten en versturen U selecteert eerst een document in het linker venster, daarna kunt u in het rechter venster de betreffende cliënt(en) selecteren die het document mogen inzien. U dient deze selecties te bevestigen via de knop [Opslaan recht(en)] of u kunt de actie annuleren via de knop [Annuleer opslaan recht(en)]. Indien een geselecteerde cliënt niet beschikt over een Online dossier account, maar het mobiele telefoonnummer en het email adres zijn wel ingevuld op de cliëntkaart, zal deze cliënt automatisch worden aangemaakt voor een Online dossier account. Indien één van deze gegevens ontbreekt, zal de betreffende cliënt niet geselecteerd kunnen worden. Dit wordt als zodanig ook vermeld in de kolom [Online dossier account], zodat u eerst de cliëntkaart dient bij te werken met deze gegevens. U kunt daartoe via de knop [Openen cliënt] de cliëntkaart direct openen. 4.3 Rechten per cliënt Via het tabblad [Rechten per cliënt] kunt u per cliënt vastleggen, welk(e) document(en) deze mag inzien. U kunt hier maar één cliënt, maar wel meerdere documenten per keer selecteren. U selecteert eerst een cliënt in het linker venster, daarna kunt u in het rechter venster de/het betreffende document(en) selecteren. Dit kunt u voor alle cliënten doen aan wie u rechten wenst te geven waarna u deze selecties dient te bevestigen via de knop [Opslaan recht(en)] of kunt u de actie annuleren via de knop [Annuleer opslaan recht(en)]. Ook hier geldt dat indien een geselecteerde cliënt niet beschikt over een Online dossier account deze, mits zowel een mobiele telefoonnummer als een email adres is ingevuld op de cliëntkaart, automatisch zal worden aangemaakt. Indien één van deze gegevens ontbreekt zal/zullen voor de betreffende cliënt geen document(en) geselecteerd kunnen worden. Dit wordt als zodanig ook vermeld in de kolom [Online dossier account] zodat u eerst de cliëntkaart dient bij te werken met deze gegevens. U kunt daartoe via de knop [Openen cliënt] de cliëntkaart direct openen. Rechten ontnemen Indien u onterecht rechten heeft toegewezen aan een cliënt kunt u deze ook weer ontnemen, zodat de betreffende cliënt het/de document(en) niet meer kan inzien. 4.4 Versturen van berichten naar cliënten Nadat de rechten zijn toegewezen en opgeslagen kunt u de documenten gaan versturen. U heeft dan de beschikking over de knoppen [Verstuur link via Online dossier] of [Verstuur link via Outlook]. Deze link heeft uw cliënt nodig om te kunnen inloggen op zijn/haar Online dossier om de door u verzonden documenten te kunnen inzien. 10 Versie: maart 19
Documenten klaarzetten en versturen Als u kiest voor [Verstuur link via Online dossier] dan zal Online dossier het bericht voor u versturen naar de cliënt. Indien u kiest voor [Verstuur link via Outlook] zal het document met uw eigen kantoorgegevens naar de cliënt worden verzonden. U kunt deze gegevens eventueel voordat u deze verstuurt nog aanpassen. U dient dan wel Outlook reeds geopend te hebben. Voor het versturen van de documenten heeft u nog de beschikking over een aantal opties: Upload vereist Accorderen vereist U plaatst hiervoor een vinkje onder de betreffende kolommen achter het geselecteerde document onder [Upload vereist] of [Accorderen vereist]. Onder de kolom [Laatst ingezien] kunt u zien wanneer uw cliënt het verstuurde document voor het laatst heeft bekeken. Uploaden documenten In het Online dossier kan er een verzoek naar uw cliënt worden verstuurd om een document te uploaden. Hiervoor plaatst u onder [Upload vereist] een vinkje. Versie: maart 19 11
Documenten klaarzetten en versturen Alle documenten die door de partijen zijn verstuurd voor het Online dossier staan onder [Geüploade documenten] onder [Online dossier]. Via de knop [Download geüploade documenten] kunnen deze documenten gedownload worden. Indien er een legitimatiebewijs is geüpload door uw cliënt en hiervoor heeft de cliënt een vinkje geplaatst voor [Legitimatiebewijs], dan zal dit legitimatiebewijs ook onder de [Dossierdocumenten] van de cliënt worden geplaatst onder [Online dossier]. Accorderen documenten Indien een document geaccordeerd dient te worden door de cliënt en u verstuurt dit document dan zult u zien dat in de kolom [Accordering] de status [In afwachting] wordt geplaatst. 12 Versie: maart 19
Documenten klaarzetten en versturen Als uw cliënt vervolgens akkoord is gegaan met het document dan ziet u dat na het verversen van Online dossier onder [Accordering], waar de status is veranderd in [Geaccordeerd]: Als uw cliënt niet akkoord is gegaan met dit document dan zal onder [Accordering] de status [Afgewezen] zijn. Verwijderen van documenten Via de knop [Verwijder document] kunt u een geselecteerd document geheel uit het Online dossier verwijderen. Deze is dan ook niet meer voor de cliënt die eerder rechten op dit document heeft verkregen zichtbaar in het Online dossier. Overzicht documenten De uploaddatum van de documenten in het Online dossier is te zien bij [Rechten per document] en [Rechten per cliënt] onder [Uploaddatum] bij [Documenten]. Als u klikt op het filter naast de kolom [Uploaddatum] dan kunt u aangeven hoe er gefilterd moet worden. Er kan gekozen worden voor [Toon alle] of [Filteren op bepaalde datum]. Versie: maart 19 13
Documenten klaarzetten en versturen 14 Versie: maart 19
Vragenlijsten VRAGENLIJSTEN 5.1 Aanmaken vragenlijsten Voor het aanmaken van vragenlijsten voor uw cliënten gaat u naar de Applicatie Manager en kiest u voor de pagina [Integraties] en vervolgens voor [Online dossier]. De vragenlijsten worden aangemaakt per hoedanigheid. U selecteert onder [Hoedanigheden] de hoedanigheid waarvoor u een vragenlijst aan wilt maken. Zoals aangegeven wordt de categorie personalia niet weergegeven in de aan te maken vragenlijst. Deze zal standaard aanwezig zijn bij het versturen van de betreffende vragenlijst. Via de button [Categorie toevoegen] geeft u de naam aan het onderwerp in de vragenlijst. In dit voorbeeld wordt er een vragenlijst aangemaakt voor de hoedanigheid [hypotheekgever]. Dus de eerste categorie zou het onderwerp Hypotheek kunnen zijn. Als u de categorie heeft aangemaakt kunt u een hoofdvraag onder de categorie toevoegen via de button [Hoofdvraag toevoegen]. Als u een hoofdvraag aanmaakt heeft u onder [Type antwoord] de mogelijkheid om een keuze te maken voor welk soort antwoord u wilt ontvangen. In ons voorbeeld is bij de vraag [Bij welke instelling heeft u de hypotheek afgesloten] zal worden gekozen voor het type antwoord [Tekst]. Versie: maart 19 15
Vragenlijsten Er zijn meerdere type antwoord mogelijk om uit te kiezen. Bij de optie [Ja/nee] kunt u werken met het toevoegen van subvragen. Bij de optie [Document] is het mogelijk om de optie in te voeren dat een cliënt een bestand kan toevoegen in de vragenlijst. Indien u gebruik maakt van [Enkele opties] of [Meerdere opties] dan kunt u onder [Opties] het antwoord invoeren dat u wenst bij de keuze voor de optie(s). Voor het toevoegen van een nieuw antwoord klikt u op het plusje in de balk bij [Antwoord]. 16 Versie: maart 19
Vragenlijsten Vervolgens klikt u op [Opslaan] als u akkoord bent met de ingevoerde vraag of [Annuleren] indien dit niet het geval is. U krijgt na het opslaan de melding [De vragenlijsten zijn succesvol opgeslagen]. Als u bij de hoofdvraag heeft gekozen voor een ander type antwoord, bijvoorbeeld met de conditie [Ja/nee] dan dient er uiteraard nog een subvraag aangemaakt te worden. Deze subvraag maakt u aan door te klikken op de button [Subvraag toevoegen]. In het voorbeeld is de vraag [Heeft u gebruik gemaakt van een tussenpersoon bij het afsluiten van de hypotheek]. Als subvraag is gekozen voor [Wat zijn de gegevens van de tussenpersoon?]. Voor het type antwoord is hier gekozen voor [Tekst]. Bij een subvraag moet ook een keuze worden gemaakt onder [Conditie]. Hier kan een keuze gemaakt worden tussen [Ja] of [Nee]. U geeft hier aan bij welk antwoord op de hoofdvraag de subvraag verschijnt om in te vullen. In het geval van het voorbeeld dient de subvraag te verschijnen indien het antwoord op de hoofdvraag [Ja] is. Versie: maart 19 17
Vragenlijsten Als u nog een hoofdvraag aan de categorie wilt toevoegen, dan dient u de vraag voor de categorie weer te selecteren. Op dat moment wordt de optie [Hoofdvraag toevoegen] weer actief, zodat u de volgende hoofdvraag aan kunt maken met de eventueel daarbij behorende subvragen. Dit geldt uiteraard ook voor het toevoegen van de verschillende categorieën in de vragenlijst door middel van de knop [Categorie toevoegen]. Voor het wisselen van volgorde in de vragen kunt u slepen met de vragen. U selecteert hiervoor de vraag die u wilt wisselen en sleept deze vervolgens naar de juiste plek in de vragenlijst. 18 Versie: maart 19
Vragenlijsten Kopiëren van vragenlijsten Het is ook mogelijk om al aangemaakte vragenlijsten te kopiëren van en naar de hoedanigheid waar u een vragenlijst voor wilt aanmaken. KOPIEER VAN U klikt in dit geval op de button [Kopieer van] en dan krijgt u het scherm te zien met de hoedanigheden. Onder [Vragenlijst aanwezig] ziet u bij welke hoedanigheid reeds een vragenlijst aanwezig is. U vinkt de gewenste vragenlijst aan onder [Kopiëren van] en u klikt op [Kopiëren]. U krijgt vervolgens de volgende melding: Op het moment dat u hiermee akkoord gaat, zal de vragenlijst van de geselecteerde hoedanigheid worden overgezet naar de vragenlijst waarmee u bezig bent. U kunt vervolgens verder werken in deze vragenlijst en categorieën of hoofd- en subvragen nog aanpassen of verwijderen. KOPIEER NAAR Ook kunt u de door u aangemaakte vragenlijst kopiëren naar een andere hoedanigheid via de button [Kopieer naar]. Ook hier selecteert u de gewenste hoedanigheid waar u de vragenlijst ook aan wilt toevoegen en klikt u op [Kopiëren]. Versie: maart 19 19
Vragenlijsten De volgende melding wordt getoond: Als u hiermee akkoord gaat, klikt u op [Ja] en zal de aangemaakte vragenlijst ook onder de geselecteerde hoedanigheid worden toegevoegd. 5.2 Versturen vragenlijst Voor het versturen van de vragenlijst selecteert u onder [Rechten per document] of [Rechten per cliënt] degene aan wie u de vragenlijst wilt versturen. 20 Versie: maart 19
Vragenlijsten U klikt vervolgens op de button [Versturen] onder [Vragenlijst]. Op dat moment wordt de vragenlijst getoond die gekoppeld is aan de betreffende hoedanigheid en die u naar de cliënt wilt versturen: De titel voor de vragenlijst is altijd nog aan te passen aan uw eigen wensen. Als uw cliënt een partner heeft dan kunt u aangeven of u de personalia van de partner wilt meesturen door op de button [Partner personalia meesturen] te klikken. Als u de vragenlijst doorlopen heeft en u akkoord gaat met de inhoud, dan klikt u op [Versturen] in de vragenlijst die getoond is. Daarna verstuurt u een link naar het Online dossier van de cliënt, zoals uitgelegd in paragraaf 4.4. 5.3 Verwerken van de vragenlijst(en) Als de vragenlijst is teruggestuurd door uw cliënt, dan kunt u deze vragenlijst terugvinden onder de tab [Vragenlijsten] onder [Online dossier]. Onder [Ontvangen op] ziet u wanneer uw cliënt de vragenlijst heeft teruggestuurd. Versie: maart 19 21
Vragenlijsten U kunt op dat moment ervoor kiezen om de vragenlijst die ontvangen is per direct te verwerken. U selecteert hiervoor de betreffende ontvangen vragenlijst en klikt vervolgens op de button [Verwerken]. De vragenlijst wordt geopend en u krijgt op dat moment de beschikking over de knoppen: Opslaan in dossier Cliënt bijwerken Opslaan in dossier en bijwerken U kiest de gewenste stap en de vragenlijst zal op dat moment op de door u gekozen wijze worden verwerkt. Hierna kiest u voor [Sluiten] en zult u zien onder [Vragenlijsten] dat de vragenlijst is verwerkt met de naam van degene die dit heeft uitgevoerd met de bijbehorende datum en tijdstip. Vragenlijst verwerken onder Start Onder de knop [Start] zal onder [Online dossier] ook een overzicht staan van de vragenlijsten die nog verwerkt moeten worden van de dossiers. 22 Versie: maart 19
Vragenlijsten Als u hier de gewenste vragenlijst selecteert, dan wordt op dat moment de knop [Open dossier] actief en zult u in het betreffende dossier de vragenlijst kunnen verwerken, zoals uitgelegd in paragraaf 5.3.. Versie: maart 19 23