OB10 Factuur Aanmaken Instructiegids Een Factuur / Creditnota aanmaken Pag. 2 Creëren van Sjablonen...Pag. 12 Koop meer facturen Pag. 15 Overige informatie wijzigen Pag. 16 HP Restricted 1
Een Factuur/ Creditnota aanmaken Klik op knop LOGIN. Log in op uw OB10 Account met uw E-mail adres en druk op knop Verzenden. Voer alstublieft uw wachtwoord in en Bevestig uw huidige geheime word. Klik hierna op Verzenden knop HP Restricted 2
Klik op het icoon Facturering" om een factuur aan te maken Selecteer de functie Factuur Aanmaken uit de lijst met functies weergegeven links op het scherm. HP Restricted 3
Selecteer in de Factuur Aanmaken sectie het correcte HP OB10 nummer koper \HP sponsornummer uit de lijst. Voor de volledige lijst HP OB10 nummer koper\hp sponsornummer verwijzen wij u naar de webpagina: www.hp.com/go/supplierportal (Click Electronic Invoicing OB10 invoicing options/tariffs/registration HP Sponsor Number list) Vul, nadat u het HP OB10 nummer koper/hp sponsornummer heeft geselecteerd (klik op het vinkje, nadat u de klant geselecteerd heeft), het Factuurnummer in, en klik op Verzenden HP Restricted 4
U bent nu in de Factuur Aanmaak Template - Vul aub alle details in. Vul in het Verzenden Naar veld het adres in waar de de goederen/diensten afgeleverd dienen te worden (dit dient overeen te maken met adres vermeld in de inkooporder in het geval deze verstuurd is aan u) HP Restricted 5
Vul uw HP Contactnaam in het veld Factuur aan Contact (het niet hebben vermeld van deze informatie leidt op het moment dat u geen HP PO nummer (inkooporder) heeft tot weigering van uw factuur) Vul uw Contactgegevens in het veld Factuur van Contact Selecteer Factuur of Creditnota (zie Creditnota Aanmaken in pagina 9 voor het aanmaken van credit nota s)en vul de factuurdatum en PO Nummer in. Vul aub het PO Nummer in zonder voor- of navoegsel, bijv. SBE148562 Vul het Factuurnummer in en selecteer de Valuta Vul Datum toepassing belastingen in. Mocht het nodig zijn aanvullende informatie te vestrekken, vul deze informatie dan in bij Aanvullende informatie HP Restricted 6
Ga naar Details Factuur door te klikken op Toevoegen knop in dezelfde lijn. Hierna opent zich onderstaand scherm. Vul Productcode, Productomschrijving, Hoeveelheid, Eenheid en Prijs, en evt. ook de andere velden in Vul PO Nummer in Mocht het nodig zijn, vul dan het veld Aanvullende informatie in Zodra u klaar bent met het aanmaken van de factuur, klik dan op de knop Opslaan. Als u meer dan één lijnnummer heeft, klik dan op knop Bewaar en toevoegen, en voeg de benodigde lijnnummers toe. Klik dan hierna op Opslaan HP Restricted 7
Vul zo nodig Aanvullende informatie niet behorende bij Details factuur sectie Mocht u bijlagen willen meesturen met de factuur, klik dan bij veld Status bijlage op drop-down knop en selecteer Bijlage wordt voorzien Klik, zodra u klaar bent met het aanmaken van uw factuur, op knop Factuur verzenden HP Restricted 8
Creditnota Aanmaken Het aanmaken van een creditnota is bijna hetzelfde als het aanmaken van een factuur. U begint voor het aanmaken van een creditnota op hetzelfde scherm als Factuur Aanmaken U kiest in het veld Selecteer optie - Factuur/credit nota Aanmaken en vult Factuurnummer (Creditnotanr. in dit geval) etc. in, en drukt hierna op Verzenden knop. HP Restricted 9
Alle factuurgegevens voor de Creditnota blijven hetzelfde als voor de factuur. U selecteert alleen in Gegevens Factuur/Kredietnota sectie ipv factuur in het veld Factuur/ Credit Nota met de drop-down knop Credit Nota. Vul altijd het originele factuurnummer in het veld Origineel factuurnummer Vul zo nodig Aanvullende Informatie in. Vul in Details factuur sectie uw credit nota lijnnummer gegevens in, hierna PO Nummer, Lijnnummer purchase order, etc., en evt. Aanvullende informatie behorende bij geleverd product/service. Voeg zonodig door op Bewaar en toevoegen knop te drukken extra lijnnummers toe. HP Restricted 10
Stuur zo nodig bijlagen mee, en klik zodra u klaar bent met het invullen van alle informatie op Factuur Verzenden knop. HP Restricted 11
Creëren van Sjablonen Als u regelmatig dezelfde goederen/services factureert, kunt u in OB10 sjablonen of templates aanmaken voor het creëren van facturen Stap-1: Klik onder Facturering sectie op Sjabloonbeheer om sjablonen aan te maken Stap-2: Voer kopernummer in, Voer naam Sjabloon in (bijv. DRAFT -maandelijkse facturatie levering electriciteit) en klik op Sjabloon aanmaken HP Restricted 12
Stap-3: Vul in deze Factuur Template Sjabloon - alle informatie in welke u normaal bij het aanmaken van alle facturen dient in te vullen, zoals onder andere verzendadres, lijnnummer gegevens, PO nummer etc.. Klik hierna op Opslaan als sjabloon. De sjabloon krijgt de naam zoals ingevoerd in Voer naam sjabloon in HP Restricted 13
Ga, om naar uw opgeslogen sjabloon te gaan, naar Sjabloonbeheer sectie en selecteer de Sjabloon. U kunt de Sjabloon inzien door op Naam Sjabloon te klikken. Mocht u de sjabloon willen aanpassen, druk dan op Bewerken U kunt zoveel mogelijk sjablonen aanmaken als u nodig hebt. HP Restricted 14
Koop meer facturen Klik om meer facturen in te kopen in Facturering sectie op Koop meer facturen U kunt met uw creditcard betalen voor het kopen van meer facturen. Mocht u met een cheque willen betalen, bel dan aub OB10 Helpdesk en vraag hen een factuur aan u te versturen. U vindt de Service en Support contactgegevens bij OB10 en HP door te scrollen naar de onderzijde van de webpagina www.ob10.com/hp HP Restricted 15
Overige informatie wijzigen Mocht u overige informatie op uw OB10 account willen wijzigen zoals bijv. E-mail, taal, contactgegevens, bedrijfsgegevens, kunt dit doen door in het hoofdmenu op Administratie knop te drukken Wij verwijzen u naar het document Best Practices for submitting invoices Different HP Entities onder Other Important Documents in www.ob10.com/hp voor welke informatie u verplicht op de facturen aan HP dient te vermelden voor elke HP entiteit in Europa welke bij OB10 geregistreerd staat. HP Restricted 16