NSIHWEB 2.0 MODULE GEBRUIKERSHANDLEIDING- Versie 2013 Noemers en Septicemieën (SEP)
Inhoudstabel 1. Verbinding met de site... 4 1.1. Login scherm... 4 c Taalkeuze, overschakelen andere gebruiker en afmelden... 4 1.2. Ziekenhuis Code invoeren (NSIH code)... 6 2. Navigeren in de site... 7 2.1. Horizontale navigatiebalk... 7 2.2. Vertikale navigatiebalk... 7 3. Invoeren van noemergegevens... 8 3.1. Toevoegen/bewerken/verwijderen Noemer Ziekenhuis... 9 3.2. Toevoegen/bewerken/verwijderen noemer per dienst/afdeling... 12 4. SEP Module... 14 4.1 Deelnames... 15 4.2 Registreer een nieuwe deelname... 16 4.3 Episodes... 17 4.3.1 Zone A: Vermelding van de details over de periode van deelname... 17 4.3.2 Zone B: Manuele invoer van gegevens over individuele SEP episodes via het formulier... 18 4.3.3 Zone C: Invoer van gegevens betreffende verschillende SEP episodes via UPLOAD... 22 4.3.4 Nieuwe episode toevoegen aan lopende deelnameperiode... 25 4.3.5 Zone D: ingevoerde gegevens exporteren naar Excel/CSV bestand... 27 5. Analyse en Feedback... 27 6. Helpdesk... 30 2
Tabel met figuren Figuur 1: Login scherm... 4 Figuur 2: Taalkeuze Venster... 5 Figuur 3: Taalkeuze pagina... 6 Figuur 4: Ziekenhuis Code Pagina... 7 Figuur 5: Horizontale navigatiebalk... 7 Figuur 6: Vertikale navigatiebalk... 8 Figuur 7: Noemers Sub-site... 9 Figuur 8: Nieuwe ziekenhuisnoemer toevoegen... 10 Figuur 9: Ziekenhuis noemer gegevens met fouten... 11 Figuur 10: Toevoegen/Bewerken van noemer gegevens... 11 Figuur 11: Verwijderen van noemer gegevens... 11 Figuur 12: Noemer per Dienst/Afdeling... 12 Figuur 13: Configuratie van diensten... 13 Figuur 14: SEP welkompagina... 14 Figuur 15: Vertikale navigatiebalk in SEP pagina... 15 Figuur 16: Registreer nieuwe participatie... 16 Figuur 17: Optionele module... 16 Figuur 18: Validatie van details over deelname voor surveillanceperiode... 17 Figuur 19: Details voor periode van deelname... 17 Figuur 20: Lijst van episodes... 18 Figuur 21: SEP registratieformulier... 19 Figuur 22: Bevestigingspagina... 21 Figuur 23: Bevestiging verwijderen van item... 21 Figuur 24: Upload csv bestand... 22 Figuur 25: Foutmelding bij upload van CSV bestand... 23 Figuur 26: fouten in data van CSV bestand... 24 Figuur 27: Succesvolle Upload van csv bestand zonder fouten in data... 24 Figuur 28: Episodes werden opgeslagen... 25 Figuur 29: Lijst van observaties... 26 Figuur 30: Bijwerken van episodelijst... 26 Figuur 31: Data exporteren... 27 Figuur 32: Link naar Analyse... 27 Figuur 33: Analysepagina... 28 Figuur 34: Analyse formaat... 28 Figuur 35: Resultaten... 29 3
1. Verbinding met de site 1.1. Login scherm De link naar de NSIHWeb 2.0 is de volgende: https://nsihweb.wiv-isp.be Uw referenties worden gevraagd wanneer u zich voor het eerst inlogt op de website. Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in, en klik op Log In. Figuur 1: Login scherm Opmerking: Indien U niet over een gebruikersnaam en wachtwoord beschikt, gelieve u dan eerst in te schrijven als contactpersoon voor deze surveillance via de volgende link: http://www.nsih.be/contact/contact_nl.asp c Taalkeuze, overschakelen andere gebruiker en afmelden Wanneer u voor het eerst verbinding maakt met de site, wordt u gevraagd om een taal te selecteren. Klik op Continuer en français of Ga verder in het Nederlands, respectievelijk voor Frans en Nederlands. Uw browser zal uw keuze onthouden voor toekomstige sessies. 4
Figuur 2: Taalkeuze Venster Eenmaal ingelogd, kan u de taal wijzigen door te klikken op de gewenste taal in de rechterbovenhoek van de site, of door te klikken op uw gebruikersnaam en dan op Weergavetaal selecteren (fig.3). 5
Figuur 3: Taalkeuze pagina Door te klikken op uw gebruikersnaam, kunt u zich eveneens Aanmelden als een andere gebruiker, of Afmelden. 1.2. Ziekenhuis Code invoeren (NSIH code) Bij de eerste login, zal u gevraagd worden om een ziekenhuis code te selecteren. Het systeem zal uw keuze onthouden bij de volgende login en u automatisch verbinden met het geselecteerde ziekenhuis. Aan de linkerzijde ziet u uw ziekenhuis code en naam van het ziekenhuis verschijnen. In het geval u verantwoordelijk bent voor meerdere ziekenhuis sites, kunt u het ziekenhuis (de NSIH code) veranderen, door te klikken op 1/ de ziekenhuis code of op 2/ de link 6
Ander ziekenhuis (fig. 4). Kies uw betrokken ziekenhuis code uit de drop down lijst, en klik op Verdergaan. Figuur 4: Ziekenhuis Code Pagina 2. Navigeren in de site Deze sectie beschrijft de verschillende componenten die u kunt gebruiken om in de site te navigeren. 2.1. Horizontale navigatiebalk Dit is de oranje balk aan de bovenkant van de site. Het bevat koppelingen naar andere sub-sites. Momenteel bevat het links naar de Home page (1), Noemers (2), en de subsites van Septicemiëen SEP (3) en Handhygiëne (HHM). In de toekomst zal het geleidelijk meer koppelingen bevatten met andere NSIH surveillances (bijv. MRSA, CDIF, enz.). 1 2 3 Figuur 5: Horizontale navigatiebalk 2.2. Vertikale navigatiebalk Dit onderdeel bevindt zich in de linker hoek van bijna elke pagina, en zijn inhoud wijzigt afhankelijk van de link die u selecteert in de bovenste navigatiebalk. In de figuur hieronder, ziet u drie koppelingen die in het linker navigatiepaneel van alle sub-sites voorkomen: 1/ Uw NSIH code, 2/ Ander ziekenhuis en 3/ Afmelden. 7
Linker paneel (Home) Linker paneel (Noemers) Figuur 6: Vertikale navigatiebalk Linker paneel (SEP) 3. Invoeren van noemergegevens In de Noemers sub-site kan u noemer gegevens bekijken / toevoegen / bewerken / verwijderen. Hiervoor moet U eerst de Noemers sub-site openen via de bovenste navigatiebalk. 8
Figuur 7: Noemers Sub-site Op de Noemers pagina ziet u de volgende koppelingen in het linker paneel: Noemer Ziekenhuis: Hier kunt u noemer gegevens van uw volledige ziekenhuis bekijken / toevoegen / bewerken /verwijderen, Intensieve Zorgen (IZ): Hier kunt u noemer gegevens voor de IZ eenhe(i)d(en) van uw ziekenhuis bekijken / toevoegen / bewerken / verwijderen, Andere diensten/afdelingen: Hier kunt u noemergegevens van niet-iz diensten van uw ziekenhuis bekijken / toevoegen / bewerken / verwijderen 3.1. Toevoegen/bewerken/verwijderen Noemer Ziekenhuis Op deze pagina kunt u nieuwe ziekenhuis noemers voor uw ziekenhuis toevoegen door te klikken op 'Noemer Ziekenhuis en vervolgens op de link 'Nieuw item toevoegen' (fig. 8). 9
Figuur 8: Nieuwe ziekenhuisnoemer toevoegen Hierna krijgt u een nieuw venster, waarin u uw ziekenhuisnoemer gegevens per maand kunt invoeren en valideren door op opslaan te klikken (fig. 9). De items met een rode ster zijn verplichte velden en moeten worden vervolledigd, anders zal een foutmelding verschijnen. Als u onjuiste gegevens hebt ingevoerd, verschijnen eveneens rode foutmeldingen (zie figuur 9 voor voorbeelden van foutberichten). Opgelet, de noemergegevens kunnen niet worden opgeslagen zolang foutberichten worden weergegeven. Klik eventueel op de help-knop om informatie te lezen over de variabelen in dit scherm en de verbonden voorwaarden met elke variabele, zodat u correcties kunt maken. 10
Figuur 9: Ziekenhuis noemer gegevens met fouten Als de ingevoerde gegevens correct zijn, verschijnt de volgende pagina met lijst, die aangeeft dat uw noemer gegevens zijn opgeslagen. Hier kan u nog steeds uw ingevoerde noemer gegevens invoeren (fig. 10). bewerken/verwijderen, of nieuwe noemer gegevens Figuur 10: Toevoegen/Bewerken van noemer gegevens Als u noemer gegevens hebt opgeslagen en u realiseert later dat de gegevens fouten bevat, kunt u die gegevens bewerken of volledig verwijderen. Deze twee acties kunnen worden bekomen via Bewerken, weergegeven in figuur 10. Wanneer u op de Bewerken -knop klikt, verschijnt het volgende scherm: Figuur 11: Verwijderen van noemer gegevens 11
U kunt de gegevens corrigeren en dan klikken op opslaan, of u kunt gewoon het hele item verwijderen door te klikken op de knop verwijderen. 3.2. Toevoegen/bewerken/verwijderen noemer per dienst/afdeling Onder noemer per dienst/afdeling vindt u twee links, één voor intensieve zorgen (IZ; Intensive care unit of ICU) en één voor andere diensten/afdelingen. Hier kan u een lijst met al uw diensten/afdelingen van uw ziekenhuis pre-definiëren. Figuur 12: Noemer per Dienst/Afdeling Invoeren, bewerken en verwijderen van gegevens per dienst/afdeling gebeurt op dezelfde manier als beschreven voor ziekenhuis noemers, behalve dat: Er sommige extra velden zijn ten opzichte van het ziekenhuis noemers, De verplichte velden verschillend kunnen zijn. Eenmaal op de noemer pagina ('IZ' of 'andere Diensten/Afdelingen'), klik op de knop 'Gelieve dienst toe te voegen' en voeg een dienst/afdeling manueel toe (fig. 13). Belangrijke mededeling: Vergeet niet dat deze configuratie van al de 12
diensten/afdelingen van uw ziekenhuis vereist is voordat u septicemie gegevens kunt invoeren. Opmerking Figuur 13: Configuratie van diensten U hoeft deze configuratie van al uw diensten slechts eenmaal uit te voeren. Indien u een volledige lijst hebt van al de diensten van uw ziekenhuis, dan mag u deze doorsturen naar het WIV-ISP op nsih@wiv-isp.be, met in de onderwerpslijn "WARDS_NSIH CODE", en wij zullen deze graag configureren voor u. 13
4. SEP Module Op de welkomstpagina van SEP kan u informatie lezen over de SEP-surveillance. Specifieke informatie over de onderwerpen vermeld in het linker paneel kan u vinden door te klikken op de respectievelijke verwijzingen (links) aan de onderkant van de introductiepagina. Er is ook een 'Download' link (zie ook fig. 17), via dewelke u toegang hebt tot relevante documenten i.v.m. de SEP surveillance: bijv. het vernieuwde protocol, het registratieformulier, het code boek voor de upload-module. Verticale navigatiebalk Bijkomende links Figuur 14: SEP welkompagina 14
Via de links in het linker paneel kunt u de volgende taken uitvoeren in de SEP surveillance-module: 1.Weergeven, toevoegen / bewerken van deelnames en weergeven / bewerken / verwijderen / uploaden / exporteren van episodes, 2. Uitvoeren van Analyses en genereren van feedback in Excel, pdf- of HTML-formaat. 3. Weergeven, toevoegen / bewerken van noemers specifiek voor de SEP surveillance (zie p 12-13), 4.Raadplegen van documenten die betrekking hebben op uw ziekenhuis (Bibliotheek). In het geval u verantwoordelijk bent voor verschillende ziekenhuis sites, kunt u de gegevens voor al deze sites invoeren en analyseren via de link "Ander ziekenhuis". 4.1 Deelnames Figuur 15: Vertikale navigatiebalk in SEP pagina Eenmaal op de SEP pagina, klik op deelname in het linker paneel en U komt op een nieuwe pagina waarop u zich kan "Inschrijven voor nieuwe surveillanceperiode", en ook de "huidige (lopende) surveillanceperiodes" kunt visualiseren, zoals hieronder: 15
Figuur 16: Registreer nieuwe participatie 4.2 Registreer een nieuwe deelname Voor SEP, worden deelname periodes geformatteerd in trimesters (3 maanden). Om u te registreren voor een nieuwe deelname, kies de periode waarvoor u gegevens wil registreren in het venster inschrijving nieuwe surveillanceperiode en klik op deelnemen. U krijgt het volgende scherm: Figuur 17: Optionele module Merk op dat de gegevens die u zal invoeren enkel betrekking hebben op een bepaalde ziekenhuis site (hier site 9999). Als uw ziekenhuis bij een fusie hoort, zullen gegevens alleen per site worden aanvaard. Hier kunt u ook kiezen of u gegevens wil invoeren met betrekking tot de optionele module (Zie SEP registratieformulier), door het vakje aan te vinken (zie figuur 19) en op versturen te klikken. In het volgende scherm ziet u dat de optionele module niet werd aangevinkt: 16
Figuur 18: Validatie van details over deelname voor surveillanceperiode 4.3 Episodes In figuur 20 ziet u de vier verschillende zones van de Deelname pagina. Hierna leest u een beschrijving van de verschillende zones en hun functies. 4.3.1 Zone A: Vermelding van de details over de periode van deelname Figuur 19: Details voor periode van deelname 17
In deze zone A, ziet u de periode van deelname (1), het selectievakje betreffende de deelname aan de optionele modules (2), en de status van uw deelname periode (3). Deze status kan lopende, afgesloten of geannuleerd zijn en wordt beoordeeld door het deelnemend ziekenhuis. In zone A merkt u ook herinneringsberichten over de bijhorende noemers (4). Elke wijziging in deze zone moet gevalideerd worden door te klikken op Versturen (5). 4.3.2 Zone B: Manuele invoer van gegevens over individuele SEP episodes via het formulier Figuur 20: Lijst van episodes Eens de wijzigingen betreffende de periode van deelname in zone A zijn gevalideerd, bent u klaar om SEP episodes te registreren. Indien u nog geen episodes hebt ingevoerd, zal u het bericht zien zoals in figuur 22 Voorlopig geen episodes. Voor de manuele invoer van een episode, gelieve op Nieuwe episode invoeren via formulier te klikken. U krijgt een nieuwe pagina met het SEP registratieformulier (figuur 23), dat identiek is aan het papieren formulier. Voer uw gegevens in voor een SEP episode die binnen de periode van deelname valt (vermeldt bovenaan het registratieformulier) en klik op Versturen. 18
Figuur 21: SEP registratieformulier 19
Let erop dat in het registratieformulier: Alle verplichte velden worden aangeduid met een rode asterisk. Deze moeten dus worden vervolledigd, anders zal een foutmelding verschijnen en kan de episode niet worden verstuurd, door te klikken op de help-knoppen, kunt u informatie lezen over specifieke variabelen, u kunt de diensten/afdelingen van uw ziekenhuis hier invoeren door te klikken op Gelieve dienst toe te voegen, of onder Noemers (zie 3.2), Sommige velden verschijnt alleen wanneer de voorwaarden zijn vervuld: o resistentie tegen antibiotica kan geregistreerd worden voor specifieke micro-organismen (volgens ECDC protocol voor puntprevalentie surveys), o optionele modules: (1) voor de classificatie van septicemieën verworven buiten het ziekenhuis (<2 dagen na hospitalisatie), (2) in het geval een CVC (centrale veneuze catheter), of (3) een invasieve procedure de vermoedelijke oorsprong van de sepsis episode is u kunt kiezen tussen volledig of onvolledig status van het formulier. Echter alle verplichte velden moeten worden ingevuld om het opslaan van gegevens mogelijk te maken. Als de gegevens niet correct zijn ingevoerd, kunnen rode foutberichten verschijnen na versturing, zoniet worden uw gegevens opgeslagen en ontvangt u een bevestigingsbericht (zie figuur 24). 20
Figuur 22: Bevestigingspagina U hebt nu een SEP episode geregistreerd in het systeem (voorbeeld hier episode ID 438). U kunt deze nu bewerken of verwijderen of een "Nieuwe episode invoeren via formulier" voor dezelfde periode van deelname. Als u voor verwijderen van een episode kiest, dan krijgt u het volgende scherm ter bevestiging: Figuur 23: Bevestiging verwijderen van item 21
4.3.3 Zone C: Invoer van gegevens betreffende verschillende SEP episodes via UPLOAD Tot hiertoe zijn gegevens over één SEP episode manueel ingevoerd via het registratieformulier. U kunt ook één of meerdere afleveringen tegelijkertijd registreren door het uploaden van een 'bestand met door komma's gescheiden waarde' (comma seperated values;.csv ). Dit bestand heeft bepaalde specificaties die gerespecteerd moeten worden voordat het kan worden ge-upload in het systeem. Een sjabloon voor de upload ( CSV format ) samen met instructies en codeboek met informatie over variabelen, kunt u vinden onder de download in het linker paneel. Figuur 24: Upload csv bestand In zone C kunt u een CSV-bestand uploaden dat enkele of alle SEP episodes voor een periode van deelname bevat. Om dit te doen, klik eerst op Browse om de locatie van uw CSV-bestand te bepalen, daarna klikt u op Upload (fig. 26). Als de data in uw CSV-bestand fouten bevat, verschijnt een rode boomstructuur zoals in figuur 28: 22
Figuur 25: Foutmelding bij upload van CSV bestand Klik op het + -teken vóór 'Rij', om de weergave per foutmelding te detailleren. Om beter de foutduiding te begrijpen, gebruik de informatie in het codeboek die beschikbaar is onder de "Download" link (vertikale navigatiebalk), of neem contact op met de NSIH administrator via nsih@wiv-isp.be. Om de mogelijkheid tot correcties te vergemakkelijken, werden de foutmeldingen georganiseerd t.o.v. de rijen en kolommen van het CSV-bestand. In het voorbeeld hier (fig. 27 & 28) zien we foutmeldingen in rij 6 van het CSV-bestand. In fig. 28, ziet u dat in rij 6, kolom 1 (A) de ziekenhuiscode 9999 werd ingevoerd in plaats van code 9997. Verder valt de infectiedatum ingevoerd op rij 6 kolom 7 (G), niet binnen de deelnameperiode. 23
Figuur 26: fouten in data van CSV bestand Zodra u al de nodige correcties hebt uitgevoerd in het csv bestand, dient u dit gecorrigeerd csv bestand op te slaan door Upload aan te klikken (fig. 27). Let wel dat u dan opnieuw het gecorrigeerde CSV-bestand upload zoals beschreven in figuur 26 ( Browse, gevolgd door Upload ), anders zullen uw gegevens niet worden opgeslagen. Als het systeem geen fouten meer detecteert in de data van uw csv bestand zal u het volgende scherm krijgen: Figuur 27: Succesvolle Upload van csv bestand zonder fouten in data 24
U kan nu uw ingevoerde gegevens herbekijken door te klikken op +. Gelieve daarna te klikken op Upload om de gegevens in de lijst van episodes op te nemen. Het systeem telt het aantal geregistreerde episodes, rekening houdend met het feit dat er per episode maximaal drie micro-organismen worden geaccepteerd in een hemokultuur. Figuur 28: Episodes werden opgeslagen U krijgt een bevestiging van de succesvolle registratie van de ge-uploade episodes zoals in figuur 30. Deze kunnen opnieuw bewerkt of wijzigt worden zoals voorheen vermeld (zie 4.3.2, fig.24) 4.3.4 Nieuwe episode toevoegen aan lopende deelnameperiode De invoer van SEP gegevens zal dikwijls enige tijd na de registratie tot een surveillanceperiode gebeuren. In dat geval selecteert u eerst SEP in de horizontale 25
navigatiebalk, dan participatie in het linker paneel. U wordt gedirigeerd naar het volgende scherm: Figuur 29: Lijst van observaties Klik dan op 'Lijst van observaties en de eerder ingevoerde afleveringen zullen weer zichtbaar zijn (zie fig. 32). Vervolgens kunt u het volgende doen: 1) Een nieuwe SEP episode manueel toevoegen, 2) Een eerder ingevoerde SEP episode bewerken, 3) Een eerder ingevoerde SEP episode verwijderen, 4) Uploaden van nieuwe SEP episode(s). Figuur 30: Bijwerken van episodelijst 26
4.3.5 Zone D: ingevoerde gegevens exporteren naar Excel/CSV bestand Figuur 31: Data exporteren In deze zone kunt u al de ingevoerde SEP gegevens exporteren en opslaan naar een Excel/CSV-bestand door te klikken op 'Exporteer '. Dit laat u toe om uw eigen SEP gegevens te analyseren. 5. Analyse en Feedback Nadat de SEP gegevens manueel of via upload ingevoerd werden, kunt u feedback verkrijgen over uw gegevens door te klikken op de Analyse link in het linker paneel (zie fig. 34). Figuur 32: Link naar Analyse 27
U zal doorverwezen worden naar onderstaande pagina waar u de gegevens kunt kiezen die u wilt analyseren/ feedback over wilt ontvangen, zie fig.35: Gelieve uit deze lijst te kiezen Figuur 33: Analysepagina Merk op, dat deze lijst geleidelijk zal uitbreiden en meer output items zal bevatten. Selecteer eerst het item waarover u feedback wenst te ontvangen, specifieer daarna in welke formaat u deze analyse wenst te lezen (HTML, pdf- of word-document) en klik op Uitvoeren om de resultaten te genereren. Figuur 37 presenteert de resultaten voor "SEP episodes per maand". Figuur 34: Analyse formaat 28
Figuur 35: Resultaten NB: Voor meer informatie betreffende de legende, zie outputs in de analyse pagina. 29
6. Helpdesk Voor suggesties of problemen met de site, contacteer: Wetenschappelijk Instituut van Volksgezondheid 14, Wytsmanstraat 1050 Brussel Voor vragen betreffende de inhoud van de surveillance: E-mail: naima.hammami@wiv-isp.be Tel : 02/642.57.45 Voor technische vragen betreffende de site: E-mail data: sylvanus.fonguh@wiv-isp.be Tel : 02/642.57.68 30