In deze nieuwsbrief 1 Geldrop-Mierlo tweehonderdste klant Squit XO 2 Gebruikersdag nieuwe stijl 3 Een kijkje in de ontwikkelkeuken 4 Squit XO gekoppeld met OLO 5 Nu is het de beurt aan handhaving 6 Interview: Wachten op cadeautjes 7 Interview: Nu tijd voor verbetering 8 Gebruikersvereniging focust op gebruiksgemak Roxit nieuwsbrief No. 5 - Winter 2010 Klanttevredenheid centraal Bij het uitkomen van deze nieuwsbrief zal 2010 bijna achter ons liggen. Een goed moment om terug-, maar toch vooral vooruit te kijken. Voor Roxit was 2010 een dynamisch en goed jaar, in 2011 zal klanttevredenheid voor ons centraal staan. Een belangrijk moment vormde dit jaar natuurlijk de invoering van de Wabo per 1 oktober. Een groot deel van onze Squit XO klanten zijn op of rond die datum live gegaan. De invoering van een nieuwe (Wabo-)werkwijze, al dan niet in combinatie met de implementatie van een nieuw systeem, is een verandering die in alle lagen van de organisatie veel aandacht en energie vraagt. Inmiddels hebben wij ons team aan consultants versterkt zodat we onze klanten goed en effectief kunnen ondersteunen bij de optimalisatie en het gebruik van Squit XO. In onderstaand artikel kunt u lezen over onze tweehonderdste Squit XO klant. We zijn trots op de marktpostie die we met Squit XO hebben bereikt. Dit schept verwachtingen en verplichtingen. De klanttevredenheid zal in 2011 voor ons dan ook centraal staan. Om dit concreet invulling te geven zullen wij in kwartaal één van 2011 een breed onderzoek uit laten voeren, en zullen wij ons accountmanagement verder professionaliseren. Hoewel de functionele doorontwikkeling van Squit XO gewoon door zal gaan, zullen we bijzondere aandacht besteden aan het gebruiksgemak van ons systeem. Ook daarbij zal de inbreng van de gebruikersvereniging een belangrijke zijn. Tot slot willen we van de gelegenheid gebruik maken al onze klanten te bedanken voor het in ons gestelde vertrouwen, en wensen u en uw naasten namens alle Roxit-medewerkers hele fijne feestdagen en een gezond en voorspoedig 2011!. René Eilander Rob van Tiel Rob Steneker Geldrop-Mierlo tweehonderdste klant Squit XO Geldrop-Mierlo is de tweehonderdste klant die voor Squit XO heeft getekend. Rob van Tiel van Roxit ondertekende op 7 oktober samen met burgemeester Donders-De Leest van gemeente Geldrop-Mierlo het contract. Voor beide partijen een belangrijk moment. Het college van gemeente Geldrop-Mierlo nam aan het begin van het najaar het besluit voor de aanschaf van Squit XO, de opvolger van ProVAS. Voor de gemeente een mijlpaal omdat hiermee duidelijk is dat er gewerkt wordt aan een verbetering van de automatisering waarmee klanten beter bediend kunnen wor- Rob van Tiel (links) en burgemeester Donders-De Leest tekenen het contract. den. Voor Roxit een belangrijk moment omdat deze samenwerking voor Squit XO de tweehonderdste is. En daar zijn we trots op! De gemeente gaat Squit XO inzetten voor milieu, bodem en vergunningverlening en handhaving op het gebied van bouw. Daarnaast zullen koppelingen worden gelegd met financiële en documentbeheerssystemen, de basisregistratie en het Omgevingsloket online.. Meer informatie: Rob van Tiel t: 015 7112399 e: rob.vantiel@roxit.nl Roxit nieuwsbrief winter 2010-1
Meer workshops, minder plenaire sessies Gebruikersdag nieuwe stijl Met meer workshops en zonder ochtendvullend plenair programma is de Gebruikersdag een nieuwe weg ingeslagen. Het leverde de vele bezoekers meer kennis op allerlei vakgebieden op, en Roxit een heel aantal op- en aanmerkingen om Squit XO verder te verbeteren. De ochtend werd dus op 5 oktober niet in zijn geheel doorgebracht in de grote zaal van conferentiecentrum Regardz, maar er was uiteraard wel een welkom en een korte introductie. Roxit-directeur Rob Steneker besteedde aandacht aan het afgelopen jaar, waarin de invoering van de Wabo een hoofdrol speelde. Hij gaf verder aan dat Roxit zich volgend jaar gaat richten op doorontwikkeling, klanttevredenheid en een toewijding aan de bedrijfsvisie. Mijlpalen Collega-directeur Rob van Tiel blikte vooruit naar de mijlpalen die niet alleen voor Roxit, maar ook voor overheidsinstanties in heel Nederland gaan komen: de BAG in juli 2011, de regionale uitvoeringsdiensten (RUD s) op 1 januari 2012, en nog verder in de toekomst ondermeer de basisregistratie ondergrond. Een andere uitdaging is het nieuwe werken. De overheid heeft van de Wabo gezegd: Dit wordt het nieuwe werken. We komen dus veel dingen voor het eerst tegen. We proberen daar zo goed mogelijk op in te spelen, het is ook een trend die niet meer terug te draaien is, vertelde Van Tiel. Na deze vooruitblik op landelijke ontwikkelingen sloot Van Tiel zijn verhaal af met een blik op de belangrijkste ontwikkelingen die in Squit XO aan de orde zijn, ofwel de roadmap. Het was vervolgens aan de workshopleiders om de Gebruikersdag verdere vorm en inhoud te geven. In sessies van veertig Gebruikersdag goed beoordeeld Met 265 bezoekers, tien partners en dertig workshopleiders kunnen we stellen dat de dag succesvol is verlopen. We bedanken onze klanten en partners voor hun komst en nodigen iedereen graag uit voor Gebruikersdag 2011, die wederom begin oktober plaats zal vinden. U krijgt hier tezijnertijd een uitnodiging van. Ook onze bezoekers hebben de dag als plezierig ervaren. Ruim de helft van de bezoekers vulde een evaluatieformulier voor ons in. Alles bijelkaar beoordeelden de bezoekers de dag met een dikke 7, waarbij de workshops Actieve signalering en Veehouderij eruit sprongen met een rapportcijfer 8. minuten werden de bezoekers bijgepraat - en uitgenodigd om te discussiëren - over uiteenlopende onderwerpen als de BAG, Drank en Horeca, handhaving en veehouderij. Deze nieuwe opzet vind ik beter, oordeelt Hans van Ravenswaaij van de gemeente Baarn. Met veel korte workshops is het informatiever dan het voorheen was. Maar het spreekt ook meer, omdat we nu Squit XO echt gebruiken en vorig jaar was dat nog niet. Het verzamelen van informatie en het vormen van een goed beeld van de processen rond vergunningverlening, vindt Van Ravenswaaij belangrijk: Je hebt te maken met de BAG, de Wro, digitalisering. Allemaal zaken waar je als gemeente wat mee moet. Squit XO en Roxit zijn in het streven naar uniformiteit een belangrijke schakel. Martijn Middelbos van de Milieudienst Noord-West Utrecht is positief over de Gebruikersdag, maar hoorde zelf weinig nieuws: Ik zat bij een workshop waar het ging over zaakgericht werken. Voor mij is dat gesneden koek, dus niet zo informatief. Discussies over bijvoorbeeld de basisregistratie ondergrond vond hij wel interessant. En het feit dat alle workshops over hetzelfde vakgebied op dezelfde verdieping plaatsvonden, was wat hem betreft een grote verbetering.. Meer informatie: Kim van Kuijk t: 038 7114999, e: kim.vankuijk@roxit.nl Roxit nieuwsbrief winter 2010-2
Van wens en bug tot release en hotfix Een kijkje in de ontwikkelkeuken Bug, release en hotfix : zonder twijfel bekende termen bij applicatiebeheerders van Squit XO. Alledrie hebben ze te maken met de voortdurende ontwikkeling van het pakket, dat per versie stabieler en rijker aan functionaliteit wordt. Maar hoe ontstaat zo n nieuwe versie? En wat gebeurt er met alle wensen en bugs? In deze nieuwsbrief een kijkje in de ontwikkelkeuken van Roxit. Als uitgangspunt voor het ontwikkelen geldt de release. Dat is de nieuwe versie, die op een bepaalde datum de releasedatum aan alle klanten beschikbaar wordt gesteld via SquitReport. Het werk aan deze nieuwe versie begint al maanden van tevoren. De eerste stappen richting een volgende release worden voornamelijk op papier gezet, in de vorm van een functioneel ontwerp (FO). In dit FO beschrijven inhoudelijk deskundigen van Roxit functionaliteit die moet worden toegevoegd of moet worden aangepast. Denk bijvoorbeeld aan het aanpassen van de besluiten binnen Squit, of het toevoegen van een module voor het maken van planningen. een volgende belangrijke fase is de releasefase. In de releasefase, die zes weken duurt en afloopt op de releasedatum, wordt niks nieuws meer toegevoegd. Er wordt uitsluitend getest wat in de ontwikkelfase is toegevoegd of aangepast. Daarnaast kijken de testers ook goed naar de bestaande functies. De releasefase is daarmee vooral een fase waarin veel fouten uit de software worden gehaald. Als de releasefase afloopt, hakt het management van Roxit definitief de knoop door of de nieuwe versie afgeleverd kan worden, of dat de releasedatum moet worden uitgesteld. versie 2.6 versie 2.7 versie 2.8 Func&oneel Ontwikkeling Release Func&oneel Ontwikkeling Release Func&oneel Ontwikkeling Release Schematische weergave van de verschillende fases voor opeenvolgende versies: functioneel, ontwikkeling en release. In een globale planning, een roadmap, staat welke FO s voor een nieuwe versie geschreven worden. Als dat stapeltje FO s er ligt, kunnen de ontwikkelaars er mee aan de slag. De ontwikkelfase begint dan, achttien weken voor de releasedatum. Knoppen en vensters Gedurende de ontwikkelfase, een periode van twaalf weken, worden de functionele ontwerpen vertaald naar technische ontwerpen (TO). Hiermee worden ideeën omgezet naar knoppen en vensters, en vervolgens door programmeurs in code gevat. Na twaalf weken van bouw en ombouw in de programmatuur, zijn de ideeën van de tekentafel zoveel mogelijk verwezenlijkt. Het werk is dan echter nog niet af, want Is de nieuwe versie eenmaal uitgegeven, dan is er voor de ontwikkelaars weinig rust. Zelfs voor de releasedatum is namelijk de ontwikkeling van de volgende versie alweer gestart. Want wanneer de ontwikkelfase afloopt, begint niet alleen de releasefase, maar ook gelijk de ontwikkelfase voor de volgende versie. Klanten vragen zich soms af waarom het zo lang duurt voordat hun wens is meegenomen. Aan de hand van deze planning is dat uit te leggen. Nieuwe wensen komen namelijk in een functioneel ontwerp naar voren, en die zijn doorgaans achttien weken voor de nieuwe release al klaar, legt Sander van de Merwe, hoofd van de ruim twintig man tellende ontwikkelafdeling, uit. Het doel is om het risico op een slechte uitlevering zoveel mogelijk te beperken. Daarom nemen we zes weken de tijd om alles goed te testen. Na de release komen er echter nog steeds meldingen van bugs binnen. Daar hebben we hotfixes voor. Tussen releases brengen we een hotfix uit om snel bugs op te kunnen lossen. Tot dusver bevatte elke nieuwe versie van Squit wat nieuws. Dat gaat vanaf halverwege volgend jaar veranderen, zegt Van de Merwe: Vanaf dan wisselen functionele releases, waarin functionaliteit wordt toegevoegd en aangepast, en bugfix releases, die helemaal gericht zijn op het oplossen van fouten en problemen, elkaar af. Volgend jaar is de planning dat we vier releases uitbrengen, waarvan de derde, versie 2.9, een bugfix release is. SquitReport is een belangrijke bron om veel informatie over fouten die optreden te verzamelen, het is ook een platform om wensen kenbaar te maken. Via SquitReport kunnen we wensen goed inventariseren. Daarbij willen we intensief gaan samenwerken met de Gebruikersvereniging. Als gebruikers van Squit XO weten zij namelijk als geen ander welke functies het meest gemist worden. Samen kunnen we een lijst met prioriteiten opstellen voor deze wensen en weten we zeker dat de belangrijkste wensen als eerste opgepakt worden.. Meer informatie: Sander van de Merwe t: 038 7112300, e: sander.vandemerwe@roxit.nl Roxit nieuwsbrief winter 2010-3
Naast e-mailvariant ook webservices-oplossing beschikbaar Squit XO gekoppeld met OLO In tegenstelling tot uitlatingen van voorlichters van het ministerie van VROM, is Squit XO inmiddels gekoppeld met het Omgevingsloket online (OLO). Naast de e-mailvariant, die al langere tijd beschikbaar was, is nu ook de koppeling met het OLO gebaseerd op webservices beschikbaar. In Amsterdam is Squit XO niet rechtstreeks gekoppeld met het OLO, maar daar wordt een koppeling opgeleverd die loopt via een speciale voorziening, de GV-Wabo, bedoeld voor de specifieke situatie in Amsterdam met stadsdelen en gespecialiseerde diensten. In Castricum wordt een koppeling opgeleverd die model kan staan voor gewone gemeenten. In samenwerking met GemNet is daar een koppeling tot stand gebracht waarbij de Digikoppeling van GemNet fungeert als het beveiligde postkantoor dat de berichten vanuit het OLO opvangt en doorgeeft aan Squit XO en omgekeerd. Meer hierover in het artikel op de volgende pagina. moet de applicatiebeheerder in Squit XO opschonen. Ook is de koppeling nog niet vol-automatisch, maar moeten er nog een aantal handmatige handelingen worden verricht, een situatie die Roxit graag verbeterd zou zien. OLO-koppeling blijft in beweging Inmiddels is duidelijk dat het berichtenverkeer vanuit het OLO per 1 juli volgend jaar stevig op de schop gaat. Het is de bedoeling dat het bericht dan gaat voldoen aan de StUF 3.x standaard. Tevens wordt de Waterwet geïncorporeerd in het OLO. Dat betekent dat zowel de Digikoppeling als het koppelvlak van Squit XO tegen die tijd StUF-LVO aankomt, kan dat zowel een wijziging in de implementatie van de DigiKoppeling als een functionele wijziging van Squit XO inhouden. Een aantal klanten zal er naar onze verwachting daarom voor kiezen om voorlopig nog even met de uiteindelijke koppeling te wachten tot 1 juli. Maar uiteraard kan men wel alvast aan de gang met de voorbereidingen. Zo kan men alvast de Digikoppeling kiezen en technisch implementeren. Dat traject neemt over het algemeen al gauw een maand of drie in beslag. Voor meer informatie over de Digikoppeling zie: http://www.logius.nl/producten/ gegevensuitwisseling/digikoppeling/ Roxit streeft met de koppeling met het OLO, net zoals met het hele product Squit XO, naar een standaardoplossing die voor al haar klanten op dezelfde manier werkt en te beheren is. Een aantal Wabo-leveranciers kiest ervoor om maatwerk per klant te leveren en zijn daarom iets eerder geweest. Voordeel van de koppeling die Roxit levert is dat deze in een snel tempo is uit te rollen en wanneer nodig, met een reguliere update te actualiseren als dat nodig is. Klaar, maar voor verbetering vatbaar De koppeling met het OLO is dus gereed en leverbaar, maar kent ook nog een aantal beperkingen. Zo worden gegevens van de aanvrager en opgegeven adressen die van het OLO afkomen, niet uit de basisregistratie gehaald, maar door de aanvrager zelf handmatig ingetikt of uit de postcodetabel gehaald. Dat levert in een aantal gevallen geen match op met de eigen basisregistratie van de gemeente. Vanwege de voortgang van de koppeling is er inmiddels voor gekozen om de gegevens, ook als er geen match is met basisregistraties, toch toe te voegen aan het relatie- en adressenbestand. Eventuele vervuiling, door aanlevering van onjuiste gegevens vanuit het OLO, Schematische weergave koppeling Squit XO-OLO met Digikoppeling moet worden aangepast. De inhoud van de nieuwe standaard is nog niet bekend. VROM studeert daar nog op en komt hopelijk in februari met duidelijkheid. Roxit heeft meerdere voorstellen gedaan om ook de opzet van het berichtenverkeer zodanig aan te passen, dat het OLO ook op aangeven van Squit XO informatie automatisch bijwerkt. Squit XO fungeert hierin als een soort afstandsbediening. Op dit moment moet de vergunningverlener wel erg veel handmatig en dubbel werk verrichten, als hij met adviseurs wil communiceren via het OLO. Ook op deze verzoeken studeert VROM nog; wij hopen dat deze worden meegenomen in de nieuwe berichtenstandaard voor 1 juli 2011. Advies voor klanten Eerste stap is de Digikoppeling op orde maken. Omdat er nog een forse wijziging in de Keuze Digikoppeling Het beste advies bij het kiezen van een Digikoppeling is dat men dezelfde partij neemt die al eerder een Digikoppeling heeft geleverd, zoals met de Landelijke Voorziening BAG. Voor het OLO moet men over het algemeen een tweede implementatie van diezelfde Digikoppeling afnemen van die leverancier, specifiek gericht op het OLO. Implementatie koppeling OLO De implementatie van de OLO-koppeling hangt samen met uw interne infrastructuur: midoffice, al-dan-niet aanwezig zijn van een zakenmagazijn, enzovoort. Raadpleeg daarom uw accountmanager bij Roxit om advies over de beste wijze om de koppeling te realiseren.. Meer informatie: Johannes Battjes t: 038 7114999, e: johannes.battjes@roxit.nl Roxit nieuwsbrief winter 2010-4
GemNet koppelt Castricum en OLO Naast Squit XO is ook het Omgevingsloket Online (OLO) op 1 oktober bij veel gemeenten in gebruik genomen. Een belangrijke twee-eenheid, die door te koppelen nog meer winst oplevert. Het is sinds kort mogelijk om met het Gemnet Berichten Platform (GBP) aanvragen uit het OLO direct in Squit XO te krijgen. Uit beveiligingsoverwegingen eist VROM dat gemeenten gebruikmaken van de Digikoppeling standaard, aldus Rob van Tiel, directeur van Roxit. Daar zijn verschillende opties voor, waarbij gemeenten bijvoorbeeld een al aanwezige Digikoppeling vragen om ook het gegevenstransport voor het OLO te verzorgen. Voorloper Wanneer gemeenten aansluiten op het Gemnet Berichten Platform (GBP), voldoen zij in een keer aan de regels die Digikoppeling voorschrijft. Zij hoeven dan geen extra software te installeren en zijn vrij snel klaar voor de koppeling met de nieuwe landelijke voorziening. De gemeente Castricum is de eerste gemeente die op deze manier de communicatie regelt tussen het OLO en haar eigen interne systeem. De resultaten zien er volgens Van Tiel veelbelovend uit. De klant kan eenvoudig en veilig gegevens uitwisselen. Veel gemeenten zullen volgen, zeker nu communiceren op basis van de standaarden van Digikoppeling op korte termijn een vereiste wordt, ook voor uitwisseling met andere landelijke voorzieningen. Statusinformatie in het KCC Afhankelijk van de omvang en behoeften kan een gemeente ook kiezen voor aansluiting op een midoffice applicatie. Hiermee heeft de gemeente dan ook de benodigde vergunning- en statusinformatie beschikbaar, bijvoorbeeld in het KlantContactCentrum of op de gemeentelijke website. Roxit werk samen met PinkRoccade om deze geavanceerde manier van koppelen te realiseren met de CiVision lijn: OLO-Digikoppeling- Midoffice-Squit XO.. Meer informatie: Rob van Tiel t: 015 7112399, e: rob.vantiel@roxit.nl Nu is het de beurt aan handhaving Veel gemeenten werken sinds 1 oktober pas echt met Squit XO. In de voorbereiding is vaak alle aandacht uitgegaan naar vergunningverlening. Het is toch immers de Omgevingsvergunning? Het betekent dat men nu serieus aan de slag moet met de inrichting van Toezicht en Handhaving. Problematisch is dat de projectorganisatie vaak ontmanteld is en dat er weinig aandacht en tijd meer beschikbaar is voor de inrichting van het onderwerp Toezicht en Handhaving. Dat leidt tot vragen over de functionaliteit die Squit XO daarin biedt. Squit XO naar je hand(having) zetten Hans Pluimers, senior consultant van Roxit hierover: We hebben begin 2010 een blauwdruk voor de inrichting van toezicht en handhaving uitgerold als een soort default, zodat gemeenten een voorbeeld hadden van: Zo kan je het inrichten, maar pas het aan naar je eigen inzicht en handhavingsbeleid. Omdat het inrichten van het stuk Toezicht en Handhaving soms wat onderbelicht is in de aanloop naar de livegang, zie je dat men er nu pas aan begint en dan de indruk heeft dat dit dus per definitie de werkwijze is die Squit XO te bieden heeft. Met de livegang zie je ook dat toezichthouders en handhavers van verschillende disciplines, zoals Bouwen en Milieu, samen moeten nadenken over de inrichting en het liefst gebruik maken van eenzelfde inrichting. Dat is men niet gewend. De blauwdruk die we hebben uitgeleverd gaat uit van een integrale benadering en ook daar moet men vaak nog wat aan wennen. Zo gebruiken toezichthouders van Bouwen andere begrippen voor hun controlebezoeken dan hun collega s van Milieu en de brandweer. Bovendien zie je dat er regionale verschillen zijn tussen handhavingstrategieën. In veel gevallen komt het regionale beleid wel min of meer overeen met de blauwdruk die Roxit heeft uitgeleverd, maar zijn de begrippen die men gebruikt anders dan de blauwdruk. Dan herkent men het eigen beleid eigenlijk maar slecht in Squit XO, terwijl dat met relatief eenvoudige aanpassingen helemaal naar de eigen hand te zetten is, zowel wat betreft de opzet van toezichtcontroles voor bouwen en Milieu als het handhavingsbeleid. Initiatief Servicepunt Handhaving In Brabant heeft het Servicepunt Handhaving het initiatief genomen om het nieuwe beleid dat men in Brabant heeft geformuleerd, concreet vorm te geven in Squit XO. Op 10 december kwamen vertegenwoordigers van het Servicepunt Handhaving uit de verschillende Brabantse regio s, de provincie en enkele gemeenten die Squit XO gebruiken, bij elkaar om dit te bespreken. In het overleg werd afgesproken dat een werkgroep zich gaat buigen over de inrichting van een Brabant-specifieke inrichting. Roxit kan deze dan als een nieuwe blauwdruk opzetten en aan de Brabantse klanten leveren, zodat niet iedereen het wiel opnieuw hoeft uit te vinden. Er is afgesproken hier vaart achter te zetten, zodat de Brabantse blauwdruk al in de eerste maanden van 2011 kan worden geleverd.. Meer informatie: Hans Pluimers t: 038 7114999, e: hans.pluimers@roxit.nl Roxit nieuwsbrief winter 2010-5
Provincie Overijssel maakt overstap naar Squit XO Wachten op cadeautjes Interview Naast de ruim tweehonderd gemeentes die Squit XO hebben aangeschaft, hebben ook meerdere provincies voor het pakket gekozen. De provincie Overijssel is sinds vorige maand live. De eerste ervaringen zijn positief, maar op veel van de beoogde winst wordt nog gewacht. Heftig, omschrijft Patricia Weenink, teamleider vergunningverlening bij de provincie, de overstap. Ze doelt dan niet alleen op het aanbestedingstraject, maar vooral ook op de inspanning die het kost om de applicatie in te richten en in te voeren. Ik werkte vroeger bij de gemeente Hattem. Toen daar een milieuapplicatie aangeschaft moest worden, kwamen we bij De Straat uit. Met hun applicatie was het een kwestie van installeren, een dag ondersteuning voor de inrichting, en dat was het. Groot is het verschil anno 2010, met aanbesteden en implementeren bij een grote organisatie als de provincie Overijssel. Honderden uren werk gaan er in zitten, becijfert Weenink. En hoewel we er nu mee werken, duurt het volgens onze applicatiebeheerder nog wel een jaar voordat alles helemaal klaar is. Sleutelen Ze heeft gemerkt dat de vergelijking tussen een softwareprogramma en bijvoorbeeld een auto, niet meer opgaat. Met Squit XO ben je niet gelijk op weg; er moet eerst inrichtingswerk plaatsvinden, gevolgd door flink wat proefrijden. En als het eenmaal loopt, moet nog regelmatig onder de motorkap gesleuteld worden. Dat mag een heel verschil zijn met de pakketten van vroeger jaren, bij de provincie Overijssel zitten ze niet met de handen in het haar. We staan nog altijd achter het programma. Heel belangrijk daarin is dat we merken dat Roxit veel inhoudelijke kennis heeft. Jullie snappen wat we bedoelen. Nog voordat de aanbesteding begon, was de provincie goed op de hoogte van de ontwikkeling van Squit XO. In 2008 hebben we bij de gemeente Rijssen-Holten een presentatie gehad. We zagen toen al dat het veelbelovend was. Na die tijd hebben veel gemeenten er voor getekend, een feit dat belangrijk was bij de aanbesteding. Met het oog op de uitvoeringsdiensten, was het een eis van de directie dat dit pakket ook binnen die nieuwe organisatie gedragen zou worden. Omdat veel gemeenten het nu gebruiken, zat dat wel goed. De Europese aanbesteding was een gecompliceerde aangelegenheid, zegt Weenink. De regels zijn zo opgesteld dat je kans loopt bij een leverancier en een product uit te komen wat je eigenlijk niet wilt hebben. Gelukkig heeft het goed uitgepakt, maar ik had als eigenaar van het hele proces het gevoel alsof ik in een achtbaan zat. Toen de keus bekend was, kon juni dit jaar een deelimplementatie beginnen, een praktijktest die moest uitwijzen of de software goed geïmplementeerd kon worden. Na de deelimplementatie wisten we zeker dat we Squit wilden aanschaffen en begon het proces van inrichting. De inrichting duurde voor mijn gevoel lang, maar van Roxit hoorden wij dat we juist erg ambitieus waren in onze planning! Koppelingen Op 17 november was het dan toch over en uit voor het oude pakket, Superoffice, en ging Squit XO live. De implementatie is daarmee echter verre van afgerond. In een tweede fase moeten namelijk alle koppelingen nog gelegd worden. Daaronder het systeem Elektronisch Documentbeheer Overijssel (EDO), de centrale opslag van documenten binnen de provincie. En een ander systeem is het voorschriftenpakket SE- SOM. Weenink: De koppelingen stonden al eerder gepland. Zo zouden we in oktober al met EDO kunnen koppelen. We moeten echter wachten op de nieuwe versie van EDO, en die is er voorlopig niet. Met SESOM kan koppelen wel, maar krijgen we alleen de gemeentelijke voorschriften er uit. Niet erg nuttig voor een provincie. De twee koppelingen moeten grote voordelen gaan bieden, maar momenteel is het dus behelpen. We wachten nog op de winst. Elke keer wordt het een beetje mooier, elke keer krijg je een klein cadeautje. Zo heb ik het ook intern uitgelegd. Voor het werken met een nieuwe applicatie geldt hetzelfde: niet alles wordt prachtig als je overstapt, je zult er eerst mee moeten leren werken. Handhaving Winst die wel al gepakt kan worden, zit in het gebruik van taken, een duidelijk gedefinieerde workflow, en termijnbewaking. Op dit moment zijn er zo n 55 medewerkers die bij de provincie met deze hulpmiddelen in Squit hun werk doen, dat worden er vanaf januari ongeveer honderd. Dan maakt handhaving in navolging van vergunningverlening namelijk ook de overstap. Het wordt nog een flink traject met veel inrichting en aanpassing. De geluiden op de werkvloer blijven gelukkig nog steeds positief. Hopelijk blijft dat zo, en blijft Roxit naast de vele gemeentes, ook aandacht hebben voor de provincies... Meer informatie: Rob Steneker t: 038 7114999, e: rob.steneker@roxit.nl Roxit nieuwsbrief winter 2010-6
Nu tijd voor verbetering Interview De datum van 1 oktober betekende een vuurdoop voor veel Squit XO-gebruikers. De inwerkingtreding van de Wabo was immers hét moment om live te gaan. Nu, ruim twee maanden later, kan een balans opgemaakt worden over de eerste stappen in een nieuwe tijdperk. In de gemeente Mill en St. Hubert wordt per 1 oktober zowel op het gebied van milieu als bouwen met Squit XO gewerkt. Voor bouwen geldt dat voor vergunningverlening en controles, voor milieu voorlopig alleen de vergunningverlening. De milieucontroles worden in een later stadium ingericht. De voorbereiding was bij Mill en St. Hubert goed voor elkaar. We zijn al ruim een jaar geleden begonnen met inrichten, vertelt applicatiebeheerder Joan van Ras. Het idee was destijds om te beginnen met de reguliere procedures, dus nog geen Wabo. Met het overzetten van de oude ProVASdocumenten werden we echter geconfronteerd met een dilemma: wilden we veel energie steken in iets dat maar kort gebruikt ging worden, of konden we beter het gedane werk opzijschuiven en doorgaan met de Wabo? Het werd dat laatste. Je kan zeggen dat we daar tijd verloren hebben, maar het is ook nuttig geweest. We hebben namelijk wel het programma goed in de vingers gekregen. Op dat moment stond de invoeringsdatum van de Wabo nog op 1 juli. Later is die datum opgeschoven. Verloren maanden? Nee, zeker niet, vindt collegaapplicatiebeheerder Gert Middel. We hebben die maanden hard nodig gehad om in te richten, ook voor Omgevingsloket online. Bovendien kwam vlak voor oktober pas de echte Wabo-release van Squit. Dus opnieuw een hoop punten om in te richten. En toen was het 1 oktober. Dat ging vrij goed, aldus Joan. De meeste gebruikers waren in september op cursus geweest, dus vonden zonder veel problemen hun weg in Squit XO. We moeten ze wel dagelijks begeleiden, vooral met hun eigen stapjes in het proces. Dat is nog wennen. Het proces doet het, documentcreatie is een punt van zorgen, maar iedereen blijft er positief tegenover staan. Omdat er niet bepaald een stortvloed aan aanvragen loskwam, hebben Gert en Joan beiden parttime applicatiebeheerder genoeg tijd om aan collega s te besteden. Joan: De rol van applicatiebeheerder wordt wel eens onderschat. Wij hebben ruim de tijd kunnen nemen om het program- ma in te richten en collega s er op voor te bereiden, bij andere gemeenten hoor je dat het in twee of drie maanden moest. Dat is gewoon te kort. Kortom: een overwegend positief gevoel. Squit XO loopt stabiel, hoewel er kinderziektes zijn, vertelt Gert. Voor ons breekt nu een tijd aan van optimaliseren.. Meer informatie: Edwin Spijker t: 026 7113150, e: edwin.spijker@roxit.nl Activiteitenkalender 2011 Ook in 2011 zal Roxit weer present zijn op symposia, beurzen en relatiedagen. Zelf zullen we weer diverse bijeenkomsten organiseren als de jaarlijkse gebruikersdag, gebruikersvereniging en opleidingen. 19-21 april: Overheid & ICT, Utrecht (exposant) Oktober: Roxit gebruikersdag 2011 Klanttevredenheid toetsen Klanttevredenheid is een belangrijke doelstelling voor Roxit in 2011. Want door kennis en inzicht te hebben in de wensen en behoeften van onze klanten, kunnen wij onze producten en dienstverlening zo goed mogelijk afstemmen. Om de wensen te kunnen peilen zal Roxit op twee manieren, structureel haar prestaties gaan meten. Op de eerste plaats met een jaarlijks terugkerend totaal klanttevredenheidsonderzoek. Terugkerend, omdat klantwensen veranderlijk zijn. Daarnaast zullen we op reguliere basis onze projecten gaan evalueren. Ons eerste grote KTO kunt u in kwartaal één van 2011 verwachten. We willen u hier alvast over informeren en u vragen om te zijner tijd mee te werken door het invullen van de vragenlijst. Roxit nieuwsbrief winter 2010-7
Gebruikersvereniging focust op gebruiksgemak Roxit luistert intensief naar haar gebruikers. Via SquitReport kan men wensen kenbaar maken, maar daartoe wordt ook samengewerkt met de Gebruikersvereniging. Vier keer per jaar zijn er landelijke overleggen en daarnaast zijn er regionale bijeenkomsten in Heerhugowaard en Bernheze. Bij al deze overleggen is Roxit aanwezig, zodat vragen zoveel mogelijk direct beantwoord kunnen worden. Het laatste landelijk overleg, op 18 november, had als thema Gebruiksgemak van Vergunningverlening en Handhaving. Tijdens dit overleg was duidelijk te merken dat sinds 1 oktober er een flink aantal gebruikers bij is gekomen en dat Squit XO gebruikt wordt door veel verschillende gebruikersgroepen en er daardoor verschillende gebruikerswensen zijn. Zo willen de gebruikers op managementniveau graag dat er op een eenduidige en controleerbare wijze gewerkt wordt. Daaraan voldoet Squit XO ruimschoots. Dat vergt echter veel administratief werk van de vergunningverlener of handhaver. Hierbij zijn wel duidelijke verschillen tussen grote en kleinere organisatie te zien. Toch willen we met Squit XO alle klanten, groot en klein, goed bedienen. Tijdens het overleg bleek dat een toelichting met meer achtergrondinformatie over de huidige opzet van Squit XO vaak heel verhelderend werkt. Squit XO wordt immers veel breder ingezet dan de oorspronkelijke pakketten ProVAS en StraMis. Bovendien is er veel veranderd in de regelgeving en brengen nieuwe verplichtingen vanuit basisregistraties en digitaal werken nieuwe werkwijzen met zich mee. Roxit heeft tijdens de bijeenkomst geplande nieuwe functionaliteit toegelicht. In het overleg is verder uitgebreid besproken hoe de eindgebruikers zo eenvoudig mogelijk hun werk kunnen doen en tóch alle administratieve gegevens beschikbaar kunnen stellen die het management en VROM nodig hebben. Er zijn ideeën uitgewisseld over hoe de processen vereenvoudigd kunnen worden, hoe bepaalde gegevens automatisch gevuld kunnen worden en hoe de casemanager beter en efficiënter de voortgang van zijn zaken kan volgen en sturen. De resultaten worden meegenomen in de volgende releases van Squit XO, in maart en juni volgend jaar.. Meer informatie: Willem den Boer t: 015 7112399 e: willem.denboer@roxit.nl Nieuwe cursus over RTT Over deze nieuwsbrief Sinds enige tijd is het mogelijk om naast de standaard documentcreatie van Squit XO, gebruik te maken van RTT. Om u bekend te maken met de mogelijkheden van RTT biedt Roxit vanaf begin 2011 een nieuwe cursus aan: Documentcreatie RTT. RTT staat voor Rich Text Template en is een vorm van scripttaal die u bij het ontwikkelen van uw documenten in Squit XO kunt gebruiken. Met RTT kunt u: Voorwaarden leggen op gegevens. Met andere woorden, u kunt bepalen wanneer bepaalde gegevens of stukken tekst in de brief verschijnen (vergelijkbaar met conditiegroepen). Gegevens uit grids van locatiedossiers en/of zaken weergeven en filteren (vergelijkbaar met herhalende rij en als-dan-anders-constructies). Gebruik maken van vragenvensters waarmee de gebruiker aanvullende informatie in een brief kan verwerken. Gegevens uit checklisten in een deelzaak in een brief in de hoofdzaak verwerken. In de nieuwe cursus Documentcreatie RTT leert u welke instellingen u moet doen om met RTT te kunnen werken, de belangrijkste RTT-commando s om eerder genoemde functionaliteiten in brieven te verwerken en krijgt u de gelegenheid om aan de hand van opdrachten de opgedane kennis direct uit te proberen. De cursus Documentcreatie RTT is bedoeld voor klanten die al eerder een cursus Documentcreatie hebben gevolgd en bekend zijn met de basis van documentcreatie in Squit XO. Inschrijven voor de cursus is mogelijk via de website van Roxit, www.roxit.nl, en dan rechtsbovenin doorklikken naar Opleidingen. Duur van de cursus is een dag.. Meer informatie: Elke Onneweer t: 038 7114999, e: elke.onneweer@roxit.nl Deze nieuwsbrief is een uitgave van Roxit en verschijnt viermaal per jaar met een oplage van 250. De nieuwsbrief is bedoeld voor relaties en andere geïnteresseerden. Niets uit deze nieuwsbrief mag zonder toestemming vooraf worden overgenomen. U kunt de laatste editie van altijd lezen op www.roxit.nl. Eindredactie Roxit - Marketing & Communicatie Hanzelaan 272 8017 JJ Zwolle t. 038-711 49 99 e. nieuwsbrief@roxit.nl Vragen en/of opmerkingen over deze nieuwsbrief? Wilt u zich abonneren op de nieuwsbrief, een adreswijziging doorgeven of wilt u de nieuwsbrief niet meer ontvangen? Stuur een e-mail naar: nieuwsbrief@roxit.nl. Roxit nieuwsbrief winter 2010-8