REGISTRATIE VAN VORMING EN EVALUATIE I. WAT? Het hoofddoel van deze module is de registratie van vormings- en evaluatieresultaten. Wat vorming betreft, kunnen we de doelstelling verder specificeren tot het continu voor elk personeelslid kunnen vergelijken van de in het kader van de functionele loopbaan te volgen vorming met de reeds gevolgde vorming. Binnen het evaluatieluik kan informatie omtrent functioneringsgesprekken en periodieke evaluaties vastgelegd worden. Een groot pluspunt van dit programma is de rechtstreekse koppeling aan het loonpakket, waardoor dubbele input van personeelsleden vermeden wordt. Informatie met betrekking tot de functionele loopbaan van een personeelslid wordt ook uit het loonprogramma opgehaald en in deze toepassing getoond waar nodig. II. PRAKTISCH A. REGISTRATIE VAN VORMING In het programmaonderdeel Registratie van vorming kunnen we: - catalogi van opleidingen, opleidingscentra en lesgevers aanleggen; - door personeelsleden gevolgde vormingen registreren; - deze vormingen toekennen aan de individuele te volgen vormingspakketten zoals in het kader van de Krachtlijnen Kelchtermans vastgelegd; - een precieze weergave krijgen van de data waarop personeelsleden aan de vereisten van een vormingspakket moeten voldoen en voldaan hebben. Opleidingscatalogus Elke opleiding, training, cursus, die door een personeelslid van het bestuur gevolgd is of gevolgd kan worden, registreert u éénmaal als een unieke opleiding. Op die manier beschikt u snel over een uitgebreide opleidingscatalogus. Verder kan u ook catalogi maken van opleidingscentra en van lesgevers, en deze met de opleidingen verbinden.
Registreren van gevolgde vorming Een opleiding uit de opleidingscatalogus kan u koppelen met de personeelsleden die de opleiding gevolgd hebben, d.i. het aanmaken van vormingen. Voor elk personeelslid dat een opleiding gevolgd heeft, maakt het programma een individuele vormingsfiche aan. Op deze vormingsfiche kan u gegevens verzamelen m.b.t. de vormingsaanvraag, de goedkeuring, het al dan niet reeds ingediende attest, de eventuele verplaatsing en eraan verbonden kosten, het aantal gevolgde uren, Daarnaast kan u per vorming aangeven of het gevolgde aantal uren voor de functionele loopbaan in rekening gebracht mag worden. Er zijn ook een aantal facultatief in te vullen velden. Hier vindt u een voorbeeld van zo n vormingsfiche:
Vorming in het kader van de functionele loopbaan Voor elk personeelslid worden, op basis van de functionele loopbaan ( schaalovergangsgroep ) en de personeelsgroep, te volgen vormingspakketten gegenereerd. Dit omvat het aantal te volgen pakketten (basisvorming en/of voortgezette vorming), het aantal te volgen uren per pakket (afhankelijk van het niveau) en de inhoudelijke onderverdeling van de vormingspakketten (vb. sociale vaardigheden, functiegerichte kennisvakken, ). Gevolgde uren vorming die in het kader de functionele loopbaan meegeteld mogen worden, kunnen aan de individuele vormingspakketten toegekend worden. Op elk moment kan u voor alle personeelsleden de stand van zaken van het vormingspakket (de gevolgde vorming t.o.v. de te volgen vorming) raadplegen. Zo n overzicht ziet er bijvoorbeeld zo uit:
In een ander scherm worden de details (welke opleidingen werden precies gevolgd en aan welk pakket zijn ze toegekend) getoond. Signaleren van voldane vormingspakketten Van zodra een personeelslid het aantal te volgen uren van een vormingspakket (basisvorming / voortgezette vorming) volbracht heeft, wordt dit door het programma gemeld. De voldane vormingspakketten verschijnen per personeelslid in een aparte lijst, met vermelding van de datum vanaf wanneer het pakket volbracht is. Na een eenvoudige muisklik wordt deze informatie naar de weddecentrale doorgestuurd en in het loonpakket verwerkt.
B. REGISTRATIE VAN EVALUATIERESULTATEN Met het programmadeel Registratie van evaluatieresultaten kan u voor alle personeelsleden gegevens m.b.t. functionerings- en evaluatiegesprekken registreren. Het programma heeft een aantal essentiële gegevens nodig, geldig binnen uw bestuur. Zo dienen alle evaluatieperiodes en alle mogelijke evaluatieresultaten ingegeven te worden. Daarnaast moeten alle personeelsleden die als evaluator optreden, als dusdanig gekenmerkt worden. Functioneringsgesprekken Per evaluatieperiode en per opdracht kan u voor een personeelslid zoveel functioneringsgesprekken als nodig registreren. U vermeldt de datum van het gesprek, de evaluator(-en), de documenten die in het evaluatiedossier opgenomen zijn en eventuele opmerkingen. Evaluatiegesprekken Voor de belangrijkste gegevens m.b.t. de periodieke evaluatie is in dit programmaonderdeel plaats. Per evaluatiegesprek, verbonden aan een evaluatieperiode, kan u de het resultaat registreren, de datum van het gesprek, de evaluatoren en eventuele opmerkingen. Daarnaast is ruimte voorzien om aan te geven welke documenten in het evaluatiedossier terug te vinden zijn. Indien nodig kan u ook informatie i.v.m. een eventuele herzienings- of beroepsprocedure opnemen. Voor elke evaluatie kan een gegevensfiche ingevuld worden (zie supra). Onderaan de fiche ziet u de geselecteerde opdrachten (informatie uit het loonprogramma) waarvoor de nieuwe evaluatie geldig is. Verder kunnen ook de evaluatoren voor deze evaluatie toegevoegd worden.
Beheer evaluatiesysteem Dit programma is ook een uitstekende tool om het verloop van de evaluaties te beheren. U heeft steeds een overzicht van de reeds uitgevoerde evaluaties, maar er is ook een lijst beschikbaar van de evaluaties die nog moeten gebeuren, met vermelding van de betrokken evaluator(en).
C. BEHEER FUNCTIONELE LOOPBAAN De resultaten uit de programmaonderdelen registratie van vorming en registratie van evaluatie worden gekoppeld met de essentiële gegevens betreffende de functionele loopbaan van een personeelslid. Op die manier kunnen de bepalende data voor het doorschakelen in de functionele loopbaan gesignaleerd en vastgelegd worden. Sleutelgegevens hierbij zijn de data waarop het bestuur de Krachtlijnen Kelchtermans en de daaropvolgende sectorale akkoorden ingevoerd heeft. Het functioneel onderzoek wordt gelanceerd in het loonpakket. Signaalfunctie vorming Op basis van o.m. de schaalanciënniteit en rekening houdend met de toepasselijke overgangsmaatregelen, berekent het programma de datum waarop aan de vormingsvereisten (basisvorming en/of voortgezette vorming) voldaan moet zijn. Signaalfunctie evaluatie Het programma toont in dit luik steeds de reeds bekende evaluatieresultaten voor de relevante evaluatieperiodes. Signaalfunctie doorschakelen in de functionele loopbaan Op grond van het niveau, de (vereiste en verworven) schaalanciënniteit, de data waarop de relevante sectorale akkoorden vastgelegd en ingevoerd zijn, het verloop van de functionele loopbaan en de evaluaties rekent het programma uit vanaf welke datum een personeelslid naar een volgende schaal kan doorschuiven. Hierbij wordt nog geen rekening gehouden met de vormingsresultaten. Het al dan niet voldaan zijn van de vormingsbehoeften op een bepaalde datum bepaalt mee de datum waarop het personeelslid effectief naar een volgende schaal kan doorschakelen. De doorschakeling zelf gebeurt niet automatisch; steunend op de bovenvermelde informatiebronnen, beslist u zelf vanaf wanneer iemand een hogere schaal verwerft.
III. RAPPORTMOGELIJKHEDEN Wanneer we de resultaatsgegevens m.b.t. vorming en evaluatie integreren met de kenmerken van de functionele loopbaan die zich in het loonprogramma bevinden, kunnen we een volledig beeld schetsen van het verloop van de functionele loopbaan van elk personeelslid. Deze informatie wordt ter beschikking gesteld in de vorm van een reeks rapporten met gegevens voor het volledige personeelsbestand, maar er kunnen ook individuele fiches per personeelslid opgevraagd worden. Een individuele fiche van een personeelslid omvat de scharnierdata voor de functionele loopbaan (de data vanaf wanneer naar een hogere weddeschaal kan doorgeschakeld worden, de data tegen wanneer aan de vormingsvereisten voldaan moet zijn), de overkoepelende tewerkstellingsperiodes en de resultaten m.b.t. vorming en evaluatie. Op niveau van het bestuur zijn onder meer de volgende rapporten beschikbaar: - welke personeelsleden moeten nog vormingsattesten indienen? - welke personeelsleden hebben vorming gevolgd buiten het kader van de functionele loopbaan en hoeveel? - welke personeelsleden voldoen aan de voorwaarden (voldoende schaalanciënniteit, vorming en gunstige evaluaties) om naar een volgende schaal door te schakelen? - welke personeelsleden moeten nog vorming volgen om naar een hogere schaal te kunnen doorschakelen, tegen wanneer en hoeveel uren? - welke personeelsleden voldoen nog niet aan de vormingsvereisten maar zijn reeds naar de volgende schaal doorgeschakeld en kunnen dus op de huidige weddentrap geblokkeerd worden? - van welke personeelsleden is het evaluatiedossier nog niet volledig? - De combinatie van de gegevens ingevoerd in het luik Registratie van vorming en evaluatie enerzijds en van een aantal essentiële gegevens uit het loonprogramma anderzijds, biedt een uitgebreid gamma aan rapporten dat een grote toegevoegde waarde voor uw personeelsbeheer kan betekenen. De rapporten kunnen bekeken worden rechtstreeks in het loonpakket of via de WQM rapportgenerator. IV. TECHNISCHE VEREISTEN De Weddecentrale probeert zo weinig mogelijk eisen op te leggen qua ICT-infrastructuur. Ook bij de nieuwe ontwikkelingen probeerden we dit tot een minimum te beperken.
Grosso modo is de situatie als volgt: Voor aangesloten klanten: Alle gegevens en toepassingen voor de M2VE-module staan op onze servers in Nazareth U beschikt over een breedband internetverbinding (type ADSL of kabel) U hebt toegang tot de gegevens via een beveiligde internetverbinding en een browser vanaf uw PC. Voor software klanten (loonpakket in eigen beheer): Een specifiek type van server, met name een Linux-sever is vereist Alle gegevens en toepassingen voor de M2VE-module staan op de server in uw bestuur. U hebt toegang tot de gegevens via uw netwerk en een browser vanaf uw PC. U zal vlot met de toepassing kunnen werken wanneer u gebruik maakt van: een van onderstaande browsers: o Microsoft Internet Explorer o Mozilla & Firefox een schermresolutie van minimum 1024 x 768 Office software die gebruikt kan worden voor de verwerking van de rapport-resulaten Een standaard Office pc. V. MODULE 2: OPLEIDING Om u deze module eigen te kunnen maken, hebben wij in een opleiding voorzien. Tijdens deze opleiding wordt in de loop van de voormiddag het programma volledig uit de doeken gedaan. In de namiddag kan u de opgedane kennis testen tijdens de oefeningenreeks. VI. CONTACTEER ONS Aarzel niet om met ons contact op te nemen in het geval u bijkomende informatie of een prijsbestek wenst. Wij staan steeds tot uw dienst. Contactpersoon: Gerrit Mornie Weddecentrale Schaubroeck Tel. 09/389.03.29 E-mail: gm@schaubroeck.be