Factuur2King 2.3 Plus/Pro release notes Factuur2King 2.3 biedt nieuwe functionaliteit om nog meer digitale processen in Factuur2King af te kunnen handelen, tijd te besparen en/of meer controle over het proces uit te oefenen: van tegenboeken van reserveringen op tussenrekeningen op basis van een referentienummer tot controleren van magazijnontvangsten en deze financieel verwerken. Verder is het mogelijk een lijst van sleutelwoorden te koppelen aan crediteuren, grootboekrekeningen of btw-tarieven om deze automatisch te selecteren indien één of meerdere sleutelwoorden voor komen op de factuur. Hiernaast zijn er verschillende verbeteringen toegevoegd voor onder andere fiattering en verbeteringen in het verwerken van facturen, zoals zelf-leren opnieuw toepassen bij wisselen crediteur, automatisch totaal laatste verdeelregel berekenen, subtotaal tonen, etc. En er zijn problemen opgelost die bekend zijn geworden na release van Factuur2King 2.2.2. Volg voor de installatie de stappen in het stappenplan op https://www.king.eu/media/installerenbijwerken_factuur2king_mu.pdf Let op: er zijn wijzigingen gemaakt aan de toewijzing van fiatteurs in fiatteringsregels. Open na de installatie van versie 2.3 alle fiatteringsregels voor de verschillende administraties en controleer de toewijzingen van fiatteurs, minimum aantal fiatteurs die moeten goedkeuren en kenmerk/fiatteur volgorde instellingen. Sla in alle gevallen de fiatteringsregel opnieuw op, ook als u geen foute waarde ziet (in vrijwel alle gevallen). Dit zorgt ervoor dat de correcte verwachte waarden worden doorgevoerd. Release notes Factuur2King 2.3 Plus/Pro 2016 Quadrant Software B.V. Pag. 1 / 5
Nieuwe functionaliteit in 2.3 Algemeen NEW: Op het startscherm wordt een overzicht getoond van de administratie(s) waarvoor PDF- of XML-bestanden klaar staan om te verwerken. NEW: Factuur2King MU is hernoemd naar Factuur2King Plus en Pro. De Plus versie is de oude MU versie met fiattering, verkoopfacturen, aanmaken debiteuren / crediteuren / grootboekrekeningen en meerdere gebruikers. De Pro versie voegt hieraan toe koppelen factuur aan magazijnontvangsten en boeken factuur op tegenrekening. Verwerken facturen NEW: Factuur2King Pro - Ondersteuning voor boeken factuur op (te configureren) tussenrekening (bijvoorbeeld voor projecten e.d.) op basis van referentienummer. o Referentienummer wordt getoond als hetzelfde referentienummer nog niet op de tussenrekening in zowel credit als debet voor komt of als het saldo niet 0 is (instelbaar in de configuratie). o Als het referentienummer wordt geselecteerd, wordt de tegenrekening gewijzigd naar de opgegeven tussenrekening en wordt voor de verdeelregel die boekt op de tussenrekening automatisch het referentienummer gebruikt, waar anders het factuurnummer wordt gebruikt. NEW: Factuur2King Pro - Ondersteuning voor koppelen factuur aan Magazijnontvangsten: o Ophalen verwerkte magazijnontvangsten bij geselecteerde crediteur, knop alleen beschikbaar zodra er magazijnontvangsten zijn. o Analyse van de magazijnontvangst t.o.v. factuur, met indicatie voor afwijkingen in ontvangen/gefactureerde aantallen en magazijnontvangstprijs/inkoopprijs. o Automatische herkenning artikelregels bij UBL, anders mogelijk om handmatig aantallen en prijzen zoals ze op de factuur staan in te voeren. o Meerdere magazijnontvangsten selecteren bij verzamelfactuur of meerdere magazijnontvangsten bij enkele bestelling. o Mogelijkheid te configureren om een melding te geven indien de magazijnontvangst en factuur een bepaald % afwijken. o Boeking met één of meerdere verdeelregels op basis van werkelijke inkoopprijs of VVP, afhankelijk van de ingestelde configuratie Vaste Gegevens Magazijnontvangsten in King. o Boeken op ander dagboek dan normale facturen, zoals opgegeven in Vaste Gegevens Magazijnontvangsten in King. o Voeg extra kosten toe - die niet op tussenrekening inkopen of prijsverschillen groep thuishoren door na het boeken van de magazijnontvangst extra verdeelregels toe te voegen. NEW: Op basis van sleutelwoorden (bijv. telefoonnummers, kentekens, adressen, etc.) automatisch grootboekrekeningen (+ eventueel kostenplaatsen), crediteuren, btw-tarief en/of factuuromschrijving koppelen: o Bij analyseren nieuwe factuur of na handmatig wijzigen crediteur worden de sleutelwoordregels toegepast. o Geef een exacte zin of losse woorden (gescheiden door komma) op waarnaar gezocht moet worden. Release notes Factuur2King 2.3 Plus/Pro 2016 Quadrant Software B.V. Pag. 2 / 5
o Geef aan of bij een hit de crediteur en/of de tegenrekening moet worden gewijzigd. o Geef aan of in geval van een wijziging van de tegenrekening of btw-tarief deze als een nieuwe verdeelregel moet worden gemaakt (als het te verwachten valt dat meerdere tegenrekeningen of btw-tarieven per factuur vereist zijn op basis van de sleutelwoorden). NEW: Geleerde factuur- en klantnummers worden nu ook toegepast indien handmatig een crediteur wordt gekozen / gewijzigd door de gebruiker. NEW: Mogelijkheid om factuur-/referentienummer op te geven bij verdeelregels, t.b.v. boeken op een tussenrekening. Indien een referentienummer is geselecteerd wordt deze ingevuld op de kostenregel, op de crediteurregel wordt het factuurnummer gebruikt. NEW: Indien bij de laatste verdeelregel het bedrag 0,00 is en er is nog een restant over van het factuurtotaal, dan wordt automatisch het resterende bedrag ingevuld als de regel wordt aangeklikt. NEW: Subtotaal ex. btw zichtbaar onderaan factuur verwerken scherm en aan de rechterkant naast het btw-totaal. NEW: Als Blokkeren voor betaling is aangevinkt en er is geen fiatteur geselecteerd of fiattering is niet actief, dan kan er onderaan het scherm een opmerking voor de openstaande post in King worden ingevoerd (alleen bij inkoopfacturen). NEW: Als het factuurtotaal 0,00 is wordt er geen rood bolletje meer weergegeven, maar wordt bij het gereedmelden voor export gevraagd of de factuur een nulfactuur is. Verkoopfacturen NEW: Verbeteringen in het automatisch koppelen van de juiste debiteur. Aanmaken debiteuren, crediteuren, grootboekrekeningen (F2K Plus/Pro) NEW: Tweede adresregel kan nu ook worden toegevoegd. NEW: Btw-nummer niet langer verplicht, niet elke leverancier heeft er één. NEW: Bij handmatig invoeren van het adres wordt de plaatsnaam automatisch bij ingevoerde postcode opgezocht (op basis van King postcode tabel). NEW: Betalingsconditie kan nu ook worden ingevuld bij toevoegen crediteur/debiteur. Fiatteren (F2K Plus/Pro) NEW: Bij de fiatteringsregel kan nu ook een volgorde worden ingesteld voor de kenmerken. NEW: Kopiëren van fiatteringsregels is nu mogelijk. NEW: Naam van de te verwijderen fiatteringsregel wordt ter bevestiging getoond. NEW: In de configuratie kan worden aangegeven dat de fiatteur verplicht een opmerking moet invullen indien de factuur is afgekeurd, altijd of nooit. NEW: Factuur opmerkingen worden in King bijgewerkt bij elke goedkeuring/afkeuring van de fiatteur ipv pas bij het deblokkeren in King via het fiattering dashboard. NEW: Op het fiattering dashboard kan worden aangegeven dat automatisch fiattering wijzigingen worden ververst en in een losse instelling kan ook worden aangegeven dat de factuur automatisch wordt gedeblokkeerd in King indien goedgekeurd door de fiatteurs. Release notes Factuur2King 2.3 Plus/Pro 2016 Quadrant Software B.V. Pag. 3 / 5
UBL NEW: Ook contactpersoon naam (adresregel2) wordt nu gevonden bij aanmaken debiteuren, crediteuren op basis van UBL-factuur. Fiatteringsportal (F2K Plus/Pro) NEW: Doorsturen van facturen groter dan 4MB is nu mogelijk (maximaal 10MB) Werkt ook in oudere versies, installeren Factuur2King 2.3 niet vereist. Opgeloste problemen in 2.3 Instellingen FIX: Als een nieuwe versie van Factuur2King is geïnstalleerd en de database locatie wordt gewijzigd, dan worden bij het bijwerken van de database de geactiveerde functionaliteit teruggezet naar uitgeschakeld op het Administratie tabblad van de configuratie. FIX: Bij het wisselen van database moet eerst Factuur2King worden gesloten, voordat de wijziging wordt meegenomen. Startscherm FIX: Openstaande schermen worden niet afgesloten indien hoofdscherm wordt gesloten, waardoor Factuur2King actief blijft. Verwerken facturen FIX: Muiscursor toont geen wacht symbool als op verdeelregels knop wordt gedrukt en het ophalen van eerder opgeslagen verdeelregels langer duurt. FIX: Foutmelding {negatieve waarde} is geen geldige waarde voor eigenschap Height FIX: Indien er al verdeelregels zijn wordt de incl/excl btw-vinkje van de vorige regel niet meegenomen FIX: Bij matchen verkoopfacturen op naam wordt soms verkeerde debiteur gekoppeld als veelgebruikte woorden als de, een, voor, etc. in de naam voor komen. FIX: Als er al een betaling is geboekt, voordat de verkoopfactuur wordt ingelezen, wordt de factuur ten onrechte als dubbel aangemerkt. FIX: Als er een & of ander niet-toegestaan teken in het commentaar van de fiatteur staat, dan geeft de King Webservice aan dat de factuur niet kan worden gevonden. UBL FIX: Bij verkoopfacturen werden onder sommige omstandigheden de gegevens van de leverancier ingevuld bij het aanmaken van een nieuw adres. FIX: Betere afhandeling van UBL-bestanden die niet voldoen aan de XML standaard. Aanmaken debiteuren, crediteuren, grootboekrekeningen (F2K Plus/Pro) FIX: Zoeken op dubbele crediteuren, debiteuren is hoofdlettergevoelig. Release notes Factuur2King 2.3 Plus/Pro 2016 Quadrant Software B.V. Pag. 4 / 5
Fiatteren FIX: Bij het opslaan van een fiatteringsregel wordt de fiatteur volgorde - indien gebruik wordt gemaakt van een groep - wel juist opgeslagen, maar bij opnieuw openen wordt deze als 0 getoond en als de regel dan opnieuw wordt opgeslagen is de volgorde 0 geworden. FIX: Bij het tonen van de fiatteur volgorde op het fiattering dashboard wordt geen rekening gehouden met mogelijkheid dat er een fiatteur is met gelijke volgorde en ziet de volgende fiatteur in lijn de te fiatteren factuur niet als deze door een eerder persoon is goedgekeurd. FIX: Bij het uploaden naar het portal wordt bij een foutmelding niet aangegeven bij welke factuur het mis is gegaan. FIX: Foutmelding bij laden fiatteringsregels met een filterregel voor grootboekrekening tussen waarde... en... FIX: De entertoets wordt genegeerd bij het toevoegen van extra commentaar (bijvoorbeeld om te laten zien waarom eerst afgekeurd en daarna goedgekeurd) bij een afgekeurde/goedgekeurde factuur. Release notes Factuur2King 2.3 Plus/Pro 2016 Quadrant Software B.V. Pag. 5 / 5