Handleiding voor het beheren van opleidingen

Handleiding voor het beheren van opleidingen Handleiding coördinator Handleiding voor het beheren van opleidingen HIGIS 2008 http://www.higis.eu.org Higis 13 februari 2008 1/13

Inhoudstafel Beheren van opleidingen...3 Overzicht van opleidingen...4 Functionaliteit voor opleidingen...5 Een opleiding toevoegen...5 Een opleiding wijzigen...6 Een opleiding verwijderen...7 Functionaliteit voor opleidingsdagen...8 Een opleidingsdag toevoegen...8 Een opleidingsdag wijzigen...9 Een opleidingsdag verwijderen...10 Ingevulde inschrijfformulieren bekijken...11 Overzicht van een inschrijvingsformulier voor een opleiding...12 Lijst met afbeeldingen afbeelding 1: link naar het opleiding beheer...3 afbeelding 2: overzicht van opleidingen...4 afbeelding 3: interface voor het toevoegen van opleidingen...5 afbeelding 4: interface voor het wijzigen van een opleiding...6 afbeelding 5: interface voor het beheren van opleidingsdagen bij een opleiding...6 afbeelding 6: interface voor het verwijderen van een opleiding...7 afbeelding 7: interface voor het toevoegen van een opleidingsdag...8 afbeelding 8: interface voor het wijzigen van een opleidingsdag...9 afbeelding 9: interface voor het verwijderen van een opleidingsdag...10 afbeelding 10: overzicht van ingevuld inschrijvingsformulieren...11 afbeelding 11: overzicht van de verschillende elementen op een inschrijvingsformulier...12 Higis 13 februari 2008 2/13

Beheren van opleidingen Opleidingen bestaan uit opleidingsdagen, het is niet zo dat voor elke cursus die men gaat geven een hele nieuwe opleiding moet aangemaakt worden, men voegt eigenlijk dagen toe aan een bestaande opleiding. Een opleiding kan perfect bestaan zonder dat er dagen beschikbaar zijn waarop de opleiding gegeven wordt. Naast het versturen van een e-mail naar de CZV-coördinatoren wordt de ingevulde data van een inschrijvingsformulier ook opgeslagen door de website. De interface voor het beheren van opleidingen is terug te vinden in het gedeelte van de website dat voorbehouden is voor de CZV-coördinatoren. U vindt een link naar het beheer in het admin menu. afbeelding 1: link naar het opleiding beheer Higis 13 februari 2008 3/13

Overzicht van opleidingen Wanneer u op de link naar het opleiding beheer klikt komt u terecht op een pagina met het overzicht van de beschikbare opleidingen. afbeelding 2: overzicht van opleidingen U ziet dan een tabel met per beschikbare opleiding de volgende informatie: 1. link: dit is de naam van de opleiding zoals die gebruikt zal worden in een link naar een opleiding. Links naar opleidingen zien er als volgt uit: /index.php?module=training&title={$link} waarbij {$link} moet vervangen worden door de link uit de tabel. Bv. Een link naar de opleiding introductiecursus deel voor algemene ziekenhuizen wordt dan /index.php?module=training&title=alg-zkh-deel-1 2. titel: de titel van de introductiecursus. In het overzicht wordt de titel getoond in de taal waarin de coördinator aan het surfen is. 3. ondertitel: de ondertitel van de opleiding. Ook hier wordt de ondertitel in het overzicht enkel in de taal getoond waarin de coördinator aan het surfen is. 4. aantal deelnemers: het maximum aantal deelnemers dat zich per instelling mag inschrijven voor een opleiding, dit zal het aantal invoervelden op het inschrijvingsformulier beïnvloeden. 5. data: de data waarop de opleidingen gegeven worden. 6. actie: de verschillende acties die uitgevoerd kunnen worden met een opleiding. 1. : wijzig de gegevens van een opleiding (zie Een opleiding wijzigen) 2. : verwijder een opleiding (zie Een opleiding verwijderen) 3. : voeg opleidingsdagen toe aan een opleiding (zie Een opleidingsdag toevoegen) 4. : bekijk de verzonden formulieren (zie Ingevulde inschrijfformulieren bekijken) Onderaan ziet u een -icoon, hier mee kan u een opleiding toe te voegen. (zie Een opleiding toevoegen) Higis 13 februari 2008 4/13

Functionaliteit voor opleidingen Een opleiding toevoegen Om een opleiding toe te voegen klikt u in het overzicht van de opleidingen op het terecht op de interface voor het toevoegen van opleidingen. -icoon. U komt dan afbeelding 3: interface voor het toevoegen van opleidingen De interface voor het toevoegen van opleidingen bestaat uit 2 delen: een taal-afhankelijk en een taalonafhankelijk gedeelte. In het taal-afhankelijke gedeelte van de interface zijn die elementen zichtbaar die afhankelijk zijn van de taal waarmee een gebruiker op een opleidingsformulier terecht komt. U ziet in dit gedeelte de volgende invoervelden: 1. titel: de titel van de opleiding 2. ondertitel: de ondertitel van de opleiding In het taal-onafhankelijke gedeelte van de interface zijn die kenmerken van een opleiding terug te vinden die niet afhankelijke zijn van de taal waarmee de gebruiker op een opleidingsformulier terechtkomt. Het gaat hier om de velden: 1. link: dit is zoals reeds eerder gezegd de titel van de opleiding zoals die zal zichtbaar zijn in de url i die naar de opleiding verwijst. 2. aantal deelnemers: het aantal deelnemers dat zich maximaal mag inschrijven per instelling. 3. data: hier zijn de opleidingsdagen zichtbaar. Bij het aanmaken van een opleiding zijn er natuurlijk nog geen dagen beschikbaar. Daaronder vindt u drie knoppen met verschillende mogelijkheden voor het al dan niet verzenden van het formulier: 1. bevestigen: verstuur het formulier, voeg de opleiding toe en ga terug naar het overzicht van opleidingen 2. bevestigen en data invoeren: verstuur het formulier, voeg de opleiding toe en ga onmiddellijk naar het formulier voor het toevoegen van een opleidingsdag. 3. reset: wis al uw invoervelden. Higis 13 februari 2008 5/13

LET OP Wanneer u de taal-afhankelijke elementen van een opleiding slechts in één taal aanwezig zijn dan zal enkel die ene taal getoond worden aan een gebruiker. Wanneer u bv een franstalige opleiding wilt aanbieden, kan u dan alleen de franse titel en ondertitel invoeren, zodat het voor gebruikers duidelijk is dat de opleiding in het Frans zal gegeven worden. Bij het invullen van het formulier dient u rekening te houden met de volgende controles: 1. in het taal-afhankelijke deel moet er in minstens één taal een titel en een ondertitel ingevuld zijn 2. link is verplicht 3. aantal deelnemers is verplicht en moet een cijfer zijn Een opleiding wijzigen Om de gegevens van een opleiding te wijzigen moet u in de tabel op de overzichtspagina op het klikken naast de opleiding die u wil wijzigen. U komt dan terecht op de interface voor het wijzigen van een opleiding. -icoon afbeelding 4: interface voor het wijzigen van een opleiding Deze interface is gelijkaardig aan die voor het toevoegen van opleidingen, met het verschil dat de reeds bestaande data zal ingevuld zijn in de invoervelden. Op deze pagina zijn extra elementen beschikbaar die toegang geven tot de beheer-functies van de opleidingsdagen. In afbeelding 4 heeft de opleiding momenteel geen opleidingsdagen actief, vandaar dat enkel het -icoon. In afbeelding 5 zien we de interface voor het beheren van opleidingsdagen wanneer een opleiding wel reeds over opleidingsdagen beschikt. afbeelding 5: interface voor het beheren van opleidingsdagen bij een opleiding Deze beknopte interface biedt toegang tot de volgende functionaliteiten: 1. : wijzigen van de opleidingsdag (zie Een opleidingsdag wijzigen) 2. : verwijderen van de opleidingsdag (zie Een opleidingsdag verwijderen) 3. : toevoegen van een opleidingsdag (zie Een opleidingsdag toevoegen) Higis 13 februari 2008 6/13

Een opleiding verwijderen Om een opleiding te verwijderen klikt u in het overzicht van de opleidingen op het -icoon naast de opleiding die u wilt verwijderen. U komt dan terecht op de interface voor het verwijderen van een opleiding. afbeelding 6: interface voor het verwijderen van een opleiding In deze interface wordt een overzicht gegeven van de kenmerken van de opleiding en wordt aan de coördinator gevraagd op het verwijderen van de opleiding te bevestigen. Higis 13 februari 2008 7/13

Functionaliteit voor opleidingsdagen Een opleidingsdag toevoegen Als u een opleidingsdag wilt toevoegen dan kan dit via verschillende wegen: 1. U klikt in het overzicht van de opleidingen op het -icoon naast de opleiding waaraan u een opleidingsdag wilt toevoegen. 2. Op de interface voor het wijzigen van een opleiding klikt u bij het overzicht van de opleidingsdagen op het -icoon. 3. Bij het toevoegen of wijzigen van een opleiding klikt u op de knop bevestigen en data toevoegen Via al deze wegen komt u terecht op onderstaande interface. afbeelding 7: interface voor het toevoegen van een opleidingsdag Bovenaan de interface wordt een overzicht gegeven van de opleiding waaraan u een opleidingsdag gaat toevoegen. Daaronder staan de invoervelden van de opleidingsdag: 1. datum: de datum waarop de opleiding plaatsvindt, de datum dient opgegeven te worden in het formaat yyyy-mm-dd, bv. 2008-02-13 voor 13 februari 2008 2. start: aanvangstijd van de opleiding, de aanvangstijd van een opleiding dient opgegeven te worden in het formaat hh:mm:ss, bv. 09:15:00 voor kwart na negen in de voormiddag. 3. stop: afsluitingstijd van de opleiding, de afsluitgingstijd van een opleiding dient opgegeven te worden in het formaat hh:mm:ss, bv. 14:30:00 voor half drie in de namiddag. Onderaan het scherm vindt u de knoppen voor het versturen van de invoer. 1. bevestigen: verstuur het formulier, voeg de opleidingsdag toe en ga terug naar het overzicht van opleidingen 2. bevestigen en data invoeren: verstuur het formulier, voeg de opleidingsdag toe en ga onmiddellijk naar het formulier voor het toevoegen van een opleidingsdag. 3. reset: wis al uw invoervelden. Higis 13 februari 2008 8/13

LET OP Bij het invullen van het formulier dient u rekening te houden met de volgende controles: 1. zowel datum, start en stop zijn verplicht 2. datum moet opgegeven worden in het formaat yyyy-mm-dd 3. start en stop dienen opgegeven te worden in het formaat hh:mm:ss Een opleidingsdag wijzigen Om een opleidingsdag te wijzigen moet u in de interface voor het wijzigen van een opleiding in het overzicht van de opleidingsdagen op het -icoon klikken naast de opleidingsdag die u wilt wijzigen. U komt dan terecht op onderstaande interface. afbeelding 8: interface voor het wijzigen van een opleidingsdag Deze interface is gelijkaardig aan de interface voor het toevoegen van een opleidingsdag, maar dan met de kenmerken van de opleidingsdag reeds ingevuld in het formulier. In het overzicht van de opleidingsdagen bovenaan de pagina (bij het overzicht van de opleiding) zal de geselecteerde opleidingsdag in het vet weergegeven zijn. U kan zoals u ziet vanuit deze interface ook kiezen om een andere opleidingsdag te wijzigen of te verwijderen. Higis 13 februari 2008 9/13

Een opleidingsdag verwijderen Om een opleidingsdag te verwijderen moet u in de interface voor het wijzigen van een opleiding in het overzicht van de opleidingsdagen op het -icoon klikken naast de opleidingsdag die u wilt verwijderen. U komt dan terecht op onderstaande interface. afbeelding 9: interface voor het verwijderen van een opleidingsdag Higis 13 februari 2008 10/13

Ingevulde inschrijfformulieren bekijken Om de gegevens van de ingevulde formulieren voor een bepaalde opleiding te bekijken klikt u in het overzicht van de opleidingen op het -icoon. U komt dan terecht op een scherm met een overzicht van de verschillende ingevoerde formulieren. afbeelding 10: overzicht van ingevuld inschrijvingsformulieren In het overzicht wordt per opleidingsdag weergegeven welke instellingen zich hebben ingeschreven en welke gebruikers er binnen de instellingen ingeschreven zijn. Enkel de nog actieve opleidingsdagen worden in het overzicht weergegeven. Naast het opslaan van de ingevoerde waardes zal er ook een e-mail naar de CZV-coördinatoren verstuurd worden met de inhoud van het inschrijvingsformulier. Higis 13 februari 2008 11/13

Overzicht van een inschrijvingsformulier voor een opleiding Op onderstaande afbeelding ziet u de verschillende velden op het inschrijvingsformulier die gecontroleerd worden vanuit de beheer interface voor opleidingen. afbeelding 11: overzicht van de verschillende elementen op een inschrijvingsformulier Van elk inschrijvingsformulier kan ook een PDF ii -versie gegenereerd worden dat de gebruikers kunnen faxen of opsturen naar de CZV-coördinatoren. LET OP Bij het versturen van een inschrijvingsformulier worden de volgende controles uitgevoerd: 1. organisatie moet ingevuld zijn 2. straat moet ingevuld zijn 3. nummer moet ingevuld zijn 4. postcode moet ingevuld zijn en moet numeriek zijn 5. stad of gemeente moet ingevuld zijn 6. bij ingevoerde e-mail adressen wordt gecontroleerd of het geldige e-mail adressen zijn 7. er moet een opleidingsdag gekozen worden Higis 13 februari 2008 12/13

i ii Uniform Resource Locator http://nl.wikipedia.org/wiki/uniform_resource_locator Portable Document Format http://nl.wikipedia.org/wiki/portable_document_format