WERKEN MET EXCEL 1 Vooraleer je met de lessen begint Aangezien je voor je lessen regelmatig gebruik zal moeten maken van het informaticalokaal, zijn afspraken met de collega s nodig. Voorzie op iedere computer een map DHEW2 (als je bv. in het 2 de jaar les geeft), dit is een plaats op de harde schijf waar de leerling zijn werkstukken opslaat. Dit doe je via Deze computer (of via de Verkenner ). Als je op deze knop klikt je vindt hem op het bureaublad nadat je de computer hebt opgestart krijg je een overzicht van de computer, zoals hieronder voorgesteld (afhankelijk van de configuratie kan dit overzicht er enigszins anders uit zien). Selecteer nu Lokaal station (C:) (dubbelklikken met de linkermuistoets). Kies in de menubalk Bestand, daarna Nieuw en Map. Onderaan de bestandenlijst verschijnt een map met de naam Nieuwe map. Je kan de naam wijzigen door gewoon in te tikken DHEW2. Nu kan je de Excel-bestanden (rekenmappen of kortweg mappen genoemd) die je wenst te gebruiken, downloaden van het internet (gebruikersgroep De h@ndel en wij) en opslaan in deze map ( DHEW2 ). De leerlingen moeten uiteraard ook de oplossing kunnen bekijken (bv. om na te gaan De H@ndel en wij HANDLEIDING Excel 1
welke Excel-formules ze best hadden gebruikt). Sla dit oplossingbestand op in dezelfde map op je pc. Zo is de oplossing gemakkelijk bereikbaar vanaf de leerlingenversie (knop De juiste oplossing zie verder). 2 De structuur van een Excelmap Leerlingen openen uiteraard een bestand eindigend op de letters LL. Een rekenmap open je door op de titel te klikken. Het programma Excel start op en start automatisch de aangeklikte Excel-map op. Bij het openen wordt gevraagd of de macro s dienen in- of uitgeschakeld te worden. Macro s zijn automatische procedures die nodig zijn om het rekenblad vlot te laten verlopen en zijn onontbeerlijk: dus Macro s inschakelen. De macro s helpen bij het opslaan van de map, bij het afdrukken, om de tips te bereiken, om de oplossing te openen, enz. Op sommige pc s kan het gebeuren dat je bovenstaand dialoogvenster niet te zien krijgt. Dan zijn er twee mogelijkheden. Ofwel is het beveiligingsniveau tegen mogelijke onveilige macro s te laag ingesteld. Dit wordt niet aanbevolen. Ofwel is dat niveau te hoog ingesteld. Dan kan je de Excelbestanden niet openen. Hoe los je dit op: open het Excelprogramma, klik in de Menubalk op Extra, kies Macro en klik op Beveiliging. Klik in het keuzerondje voor Gemiddeld en druk op OK. Standaard is deze mogelijkheid ingesteld. Elke Excel-map bestaan uit een menupagina en een of meerdere opdrachtenpagina s. Bij het openen verschijnt de menupagina. De opdrachtenbladen zijn te bereiken door op de gepaste knop te drukken. De H@ndel en wij HANDLEIDING Excel 2
3 De menupagina Op de menupagina kan de leerling zijn persoonlijke gegevens (naam, nummer en klas) invoeren. Deze gegevens worden overgenomen op de afdruk van het rekenblad. Dit is handig als een opdracht als taak meegegeven wordt. Ze kunnen ook worden opgenomen in de naam van het bestand bij het opslaan op de harde schijf. Verder vind je de verwijzingen naar de opdrachten die opgenomen zijn in de map en naar de procedures voor opslag en afdruk. Als je op deze knop met het opdrachtnummer klikt, kan je van start. Je gaat dan naar het rekenblad van de opdracht. Deze knop start de macro voor opslag van de map. Iedere school heeft zijn geplogenheden wat opslaan van gegevens betreft. Informeer je bij de beheerder van het informaticalokaal. Als er geen afspraken zijn, of als je zelf mag bepalen hoe opgeslagen wordt, kan je best kiezen voor opslag op de C-schijf (de harde schijf), in de map DHEW (zie hoger). Zorg er wel voor dat een leerling altijd met hetzelfde toestel werkt. Best is dat de leerling onmiddellijk zijn werk opslaat via deze knop. Hij kan zijn persoonlijke gegevens aan de bestandsnaam laten toevoegen. Tijdens het werken is regelmatig opslaan aangeraden! Door te klikken op deze knop wordt het blad afgedrukt. Er verschijnt eerst een afdrukvoorbeeld. De H@ndel en wij HANDLEIDING Excel 3
Als je dan klikt op de knop Afdrukken start de afdruk. De leraar kan er ook voor opteren zelf de oplossing af te drukken en dan te kopiëren voor de leerlingen. Dit is de eenvoudigste en snelste manier om de oplossing op papier ter beschikking van de leerlingen te stellen. Ervaring leert dat de leerlingen behoefte hebben om op deze kopie uitleg te schrijven (vooral Excel-formules). Dit doen ze terwijl ze voor zich het oplossingbestand op hun scherm hebben. In de oplossingsmappen werkt de afdrukprocedure analoog. Uiteraard kan je ook afdrukken door de gewone Excel-procedure te volgen. Door deze knop aan te klikken kan de leerling naar de oplossing. Hij heeft dan wel een wachtwoord nodig om de oplossing te openen. Deze wachtwoorden vind je in een aparte lijst. Geef dit wachtwoord niet te vroeg vrij; zorg dat de leerling(en) al ver gevorderd zijn met het invullen van hun rekenblad. In de sommige bladen zitten hier en daar rode driehoekjes. Achter deze driehoekjes zitten opmerkingen. Als je er met de muisaanwijzer gaat opstaan verschijnt de boodschap. De H@ndel en wij HANDLEIDING Excel 4
4 De opdrachtenpagina In de opdrachtenpagina s gaan de leerlingen aan het werk. Standaard zijn een reeks knoppen ingebouwd: In de tips vindt de leerling de voornaamste Exceltechnieken die hij kan gebruiken bij de oplossing van de opdracht. Er staat ook uitgelegd hoe je een formule opbouwt, of hoe je een grafiek maakt. De leerlingen kunnen deze tips nalezen tijdens hun zelfstandig werk. Wijs de leerlingen erop dat ze altijd de tips raadplegen vooraleer aan het rekenblad te beginnen of vooraleer vragen te stellen aan de leerkracht. Uiteraard laten we hen niet los op een opdracht zonder een inleidend leergesprek, waarbij het probleem geanalyseerd wordt en gewezen wordt op eventuele moeilijkheden. Deze knop spreekt voor zich. Kleurencodes wijzen op de gevraagde invoer. In gele cellen moet een numeriek of alfanumeriek gegeven ingevoerd worden; in turkoois gekleurde cellen komt een formule. Door op de tab-toets te drukken (de tabulatortoets bevindt zich links van de letter a op het klavier) kom je snel te weten in welke cellen invoer kan gebeuren. Op deze manier wordt het einde van elk rekenblad aangegeven. De H@ndel en wij HANDLEIDING Excel 5
5 Nog enkele tips Hoe zorg je ervoor dat je zoveel mogelijk van het rekenblad ziet? De werkbalk Standaard is de enige werkbalk die actief moet zijn. Laat de leerling op zijn pc de overige werkbalken onzichtbaar maken. Ook de statusbalk (onderaan) is overbodig. De minimum aanbevolen scherminstelling op de pc is 800 op 600 pixels. Nog een mogelijkheid: laat de leerling de beeldgrootte op 90 of 95 % te zetten (de knop Inen uitzoomen op de werkbalk Standaard ). Hoe vind je makkelijk een Excelmap? Open de Verkenner door bv. de toets met het Windowsicoon in te drukken (en ingedrukt te houden), terwijl je op de letter E drukt op het klavier. Selecteer de map die de naam draagt van het handboek waar je mee bezig bent (bv. DHEW2 ). Selecteer in deze map het gewenste Excelbestand en druk op Enter. Werken de Excelmappen uit de cd-rom op alle Excelversies? De Excelbestanden zijn gemaakt met het programma Excel 2000 (uit het Office 2000 pakket). Ze kunnen gebruikt worden op alle pc waarop één van volgende versies is geïnstalleerd: Excel 97 (Office 97) Excel 2000 (Office 2000) Excel XP (Office XP). De H@ndel en wij HANDLEIDING Excel 6
Hoe kom je snel te weten in welke cellen invoer wordt verwacht? Druk enkele keren op de tab-toets (tabulator). De pc doorloopt de in te vullen (gekleurde) cellen (zie ook hoger). Hoe begin je aan een Excel-formule? Een Excel-formule begint meestal met een = -teken (is gelijk aan). Door dit teken weet de pc dat hij een berekening moet uitvoeren. In de cel komt de uitkomst, terwijl je in de formulebalk bovenaan je scherm de formule kunt aflezen. Als je de oplossing raadpleegt, klik dan ook even op de (blauwe) cellen waarin een berekening is uitgevoerd, en controleer de formule die werd gebruikt. Het is dus essentieel dat de formulebalk altijd zichtbaar is op je scherm. Hoe maak je de formule zichtbaar? Klik in de menubalk op Beeld en vink Formulebalk aan. De H@ndel en wij HANDLEIDING Excel 7