Copyright BMW GROUP Belux / Revisie 0 HANDLEIDING MODULE TIJDSBEHEER IN NAVISION INCADEA CORRECTIE, BEHEER EN RAPPORTAGE Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronisch of op welke andere wijze ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van BMW GROUP Belux. Created by BMW GROUP Belux
INHOUDSOPGAVE HANDLEIDING MODULE TIJDSBEHEER 1 HOOFDSTUK 1: FOUTRAPPORT EN CONTROLE PRIKTIJDEN 2 HOOFDSTUK 2: BEHEERSCHERM PRIKTIJDEN 7 HOOFDSTUK 3: RAPPORTEN 10 3.1. Overzicht priktijden per groep werknemers 11 3.2. Overzicht priktijden werknemer 12 3.3. Overzicht gepresteerde tijd per werknemer per taaktype 13 3.4. Overzicht gepresteerde / gefactureerde tijd per werknemer 14 3.5. Overzicht openstaande orders per werknemer 14 3.6. Werkplaats Facturatie Analyse 15 3.7. Facturatie graad overzicht 17 april 07 Beheer tijdsregistratie / Revisie 0 1
HOOFDSTUK 1: FOUTRAPPORT EN CONTROLE PRIKTIJDEN Binnen de module tijdsbeheer kunnen de priktijden van de werknemers gecontroleerd worden. Dit is een controle op de correctheid (uitprikken, speling, onregelmatigheden van het computersysteem). De controle op fouten kunt u eventueel overslaan. Later kunt u deze controle opnieuw starten vanuit het Foutrapport controle priktijden scherm. april 07 Beheer tijdsregistratie / Revisie 0 2
In het scherm van de priktijd fouten krijgt u een overzicht van alle openstaande probleemgevallen. - Speling (Gap): Tussen twee priktijden is er een speling. Het einde van taak 1 is niet het begin van taak 2. Dit kan in principe niet omdat bij het starten van een taak automatisch de vorige wordt afgesloten. Dit kan wel indien bijvoorbeeld na het registreren van vertrek opnieuw een registratie gebeurd of indien er door een vertraging of blokkage van Incadea tijd tussen uit in intikken komt. o Oplossing voor dit probleem is het toevoegen van een nieuwe tijdsregistratie voor de speling. o Het systeem stelt zelf voor dit te corrigeren met het standaard taaktype voor speling, te definiëren in de tijdsbeheer instellingen. april 07 Beheer tijdsregistratie / Revisie 0 3
o Dit kan natuurlijk steeds aangepast worden naar wens. Je kan bijvoorbeeld een Lunch toevoegen op een priktijd op klant (order en eventueel taak nummer nodig) o Om de correcties door te voeren kiest u per correctie voor de actie Corrigeer en het geheel kun je via Functies Boeken doorboeken. - Vertrektijd ontbreekt: Dit probleem doet zich voor wanneer de werknemer bij de laatste tijdsregistratie niet voor Vertrek gekozen heeft. (dus niet uitgeprikt ). april 07 Beheer tijdsregistratie / Revisie 0 4
o o Oplossing voor dit probleem is het toevoegen van de vertrektijd. Standaard stelt het systeem de eindtijd van de ploeg van de werknemer voor (indien dit voor hem is ingesteld). Indien deze instelling niet is gebeurd kiest hij voor de eindtijd die in de Tijdsbeheer Instellingen staat. o Bij ingave van een vertrektijd komt automatisch Corrigeer in het actie veld. Het doorvoeren van deze correcties kan je opnieuw doen via Functies Boeken. o Om een beter overzicht te krijgen van de priktijden van die werknemer voor de betreffende dag, kan je via Regel Priktijden werknemer rechtstreeks deze tijden opvragen (de taakverzamelingsposten, alle niet geannuleerde priktijden voor die dag). april 07 Beheer tijdsregistratie / Revisie 0 5
- Geen overeenstemmende priktijden: Door allerlei onvoorziene omstandigheden met het systeem (vb. foute rechtzettingen vanuit het verleden) kan het soms voorkomen dat er een eind tijd bestaat zonder begin tijd of omgekeerd. o Om dergelijke problemen op te lossen kan je gebruik maken van het beheerscherm van de priktijden. Indien dit vanuit het Foutrapportscherm opgeroepen wordt, krijg je meteen de priktijden voor de geselecteerde werknemer en de geselecteerde dag te zien. april 07 Beheer tijdsregistratie / Revisie 0 6
HOOFDSTUK 2: BEHEERSCHERM PRIKTIJDEN Dit scherm biedt de mogelijkheid op een eenvoudige manier de priktijden voor een werknemer op een bepaalde dag te beheren (toevoegen/annuleren/wijzigen) Eerst moet de werknemer en de dag geselecteerd worden, daarna krijg je een overzicht van de tijden. Het (al of niet) gewijzigde scherm kun je via Functies Boeken doorboeken. Eventuele fouten kun je snel opsporen door te boeken (F11). Indien dit niet lukt worden de problemen in het rood weergegeven Een overzicht van de problemen vindt u hieronder. Mogelijke problemen: - Einde ontbreekt, een nieuwe einde priktijd is toegevoegd: Hier wordt automatisch een nieuwe registratie voorgesteld voor het einde van een priktijd. Deze kan even - Begin ontbreekt, een nieuwe begin priktijd is toegevoegd: Hier wordt automatisch een nieuwe registratie voorgesteld voor het begin van een priktijd. - Indicatie vertrek ontbreekt: Op de laatste tijdsregistratie van de dag ontbreekt de indicatie vertrek. - Speling: er is speling tussen twee tijdsregistraties. - Controleer Starttijd, Eindtijd, Order Nr. - Er bestaan meer dan 2 gelinkte taakposten. - Er bestaat geen link met een taakpost,gelieve te annuleren. - Werkplaats order bestaat niet - Gearchiveerd order bestaat niet april 07 Beheer tijdsregistratie / Revisie 0 7
De in het rood gemelde problemen kun je dan opnieuw aanpassen en deze wijzigingen doorboeken via Functies Boeken. april 07 Beheer tijdsregistratie / Revisie 0 8
Wanneer je de priktijden van de huidige dag wilt wijzigen, moet u rekening houden met het feit dat na de correctie de dag wordt afgesloten voor deze werknemer. Je krijgt dan ook een melding voor het boeken. Een priktijd annuleren kan door het veld annuleren aan te vinken. Hierdoor verdwijnt de lijn meteen van het scherm. Om deze opnieuw te zien moet u het veld Toon geannuleerde lijnen aanvinken. Bij het verlaten van het correctie scherm zonder wijzigingen door te boeken vraagt het systeem of deze correcties mogen verwijderd worden. Meestal mag je hier positief op antwoorden omdat er toch steeds op een kopie van de oorspronkelijke gegevens wordt gewerkt. april 07 Beheer tijdsregistratie / Revisie 0 9
HOOFDSTUK 3: RAPPORTEN Onder de module tijdsbeheer - lijsten bevindt zich het rapport Overzicht priktijden. Dit rapport kan standaard opgeroepen worden met een aantal filters: Voor een bepaalde periode Voor een bepaalde groep werknemers Voor een bepaalde werknemer In het luik van de opties kan gekozen worden welke subrapporten (op basis van de priktijden) moeten uitgeprint worden. april 07 Beheer tijdsregistratie / Revisie 0 10
3.1. Overzicht priktijden per groep werknemers Dit rapport geeft een overzicht van alle priktijden (IN/UIT) gegroepeerd per groep werknemers met een opsplitsing van de uren aanwezig en de break(s). Indien gewenst kan men details van de uren getikt op break tonen en kan ook gekozen worden om de gepresteerde klant uren ook te tonen (deze staan echter ook op het rapport 3.2). april 07 Beheer tijdsregistratie / Revisie 0 11
Het aanduiden welke priktijden lunch en welke priktijden break zijn moet in de tijdsbeheer instellingen gebeuren. 3.2. Overzicht priktijden werknemer Dit rapport geeft een overzicht van de totaal geprikte tijd per dag per werknemer voor een bepaalde periode met het totaal voor deze periode. In dit overzicht wordt tevens de tijd getoond dat een werknemer prikt op productieve taken. Deze kunnen bepaald worden via Tijdsbeheer Instellingen Taak Statistiek Groepen april 07 Beheer tijdsregistratie / Revisie 0 12
3.3. Overzicht gepresteerde tijd per werknemer per taaktype In dit overzicht krijgt u het totale aantal uur dat voor een bepaalde periode op een bepaald type taak is geprikt en het percentage ten opzicht van het totaal aantal gewerkte uur. Indien gewenst kunt u ook de opsplitsing per dag tonen. april 07 Beheer tijdsregistratie / Revisie 0 13
3.4. Overzicht gepresteerde / gefactureerde tijd per werknemer Dit overzicht toont het rendement van een technieker voor een bepaalde periode. Dit kan bepaald worden op basis van: - de tijden die geprikt zijn in die periode (en die ondertussen ook gefactureerd zijn) - de tijden die gefactureerd zijn in die periode (maar niet noodzakelijk geprikt in dezelfde periode) Hoe wordt dit rendement voor een technieker bepaald? Neem alle gefactureerde of geprikte (afhankelijk van de optie op basis van ) orders voor een bepaalde periode. Maak een overzicht van alle deze orders met: - het aantal PE gefactureerd - het totaal aantal PE dat deze technieker aan dit order heeft gewerkt - het totaal dat alle techniekers aan dit order hebben gewerkt. Het totale rendement is het gewogen gemiddelde van alle orders voor de gevraagde periodes. Volgende wegingsfactoren worden in rekening gebracht: - het aandeel dat de werknemer gepresteerd heeft op het order (zijn uren ten opzichte van het totaal aantal uur gepresteerd op het order) - het totaal aantal gefactureerde PE s van dit order (het rendement van grote orders weegt zwaarder door) 3.5. Overzicht openstaande orders per werknemer Om een volledig beeld te hebben van het rendement van een werknemer is het ook belangrijk om weten hoeveel orders (PE s) er voor een technieker nog open staan. Dit overzicht krijgt men door voor dit rapport te kiezen. april 07 Beheer tijdsregistratie / Revisie 0 14
3.6. Werkplaats Facturatie Analyse Onder de module tijdsbeheer - lijsten bevindt zich het rapport Werkplaats Facturatie Analyse. Dit rapport bevat drie stukken die ook individueel kunnen afgedrukt worden. Per periode: - Alle werkplaatsorders waarvoor priktijden bestaan maar die nog niet gefactureerd zijn - Alle werkplaatsorders waarvoor priktijden bestaan en die ook binnen de gevraagde periode gefactureerd werden - Alle werkplaatsorders waarvoor priktijden bestaan vroeger dan de gevraagde periode maar die wel binnen deze periode werden gefactureerd Per stuk worden ook de totalen berekend. Voorbeeld van dit rapport: april 07 Beheer tijdsregistratie / Revisie 0 15
april 07 Beheer tijdsregistratie / Revisie 0 16
3.7. Facturatie graad overzicht Onder de module tijdsbeheer - Periodieke activiteiten bevindt zich het scherm Facturatie Graad. In dit scherm ziet u een overzicht van alle gefactureerde werkplaatsorders met de gefactureerde tijd en de geprikte tijd op elk order. Het overzicht bevat zowel de facturen als de credit nota s. Onderaan ziet u de totalen voor de huidige selectie van orders. Het beste kan hier een filter geplaatst worden op volgende velden: - geprikte tijd > 0 (alleen de orders waarop geprikt is) - efficiëntie < 200 (dit is een richtlijn om alle uitschieters die het gemiddelde rendement zouden beïnvloeden weg te filteren) Met de knop Update worden alle gefactureerde orders nog eens overlopen en wordt de geprikte tijd nog eens gerefreshed. april 07 Beheer tijdsregistratie / Revisie 0 17