Politiezones: een vreemde eend in de bijt?

DECEMBER 2015 - nr. 7 Politiezones: een vreemde eend in de bijt? De brandweer te hulp Elektronische dienstverlening: 1 een puzzel op maat Vlaams-Brabants steunpunt e-government Vlaams-Brabants steunpunt e-government VERA, Vlaams-Brabants steunpunt e-government

2 inhoud 3-5 Politiezones: een vreemde eend in de bijt? Een politiezone kan verschillende vormen aannemen en moet verantwoording afleggen aan meerdere partijen. Vele regels, strikte procedures en grote uitdagingen. Ondersteuning zeker ook voor ICT- is dan ook welkom, van andere politiezones maar ook van andere lokale besturen. 6-7 Hulp voor hulpverleningszones Sinds 1 januari 2015 zijn er 2 hulpverleningszones in Vlaams-Brabant. Welke gevolgen heeft deze grondige hervorming op de werking en ICT? 8 10 Elektronische dienstverlening: een puzzel op maat Digitalisering is geen doel op zich, maar een instrument om dienstverlening naar een hoger niveau te tillen. Het is een puzzel die uit vele stukjes bestaat en ook stelselmatig kan groeien. 11 13 Nieuws@VERA - RFID voor bibliotheken: gunning! - Een nieuwe virtuele centrumstad - VERA wordt 15: bedankt besturen! - Nieuw@VERA: projectleider Jeroen Devlieghere - Migratie hosted mail naar Microsoft Exchange Online - Kennisdeling rond softwarekoppelingen: een nieuw samenwerkingsproject 14 15 VERA wordt 15: een impressie colofon VERA, autonoom provinciebedrijf - Vaartdijk 3 /001 3018 Wijgmaal T 016 30 85 10 F 016 30 85 15 info@vera.be www.vera.be Volg VERA via @VERA_eGov V.U. Véronique Janssens - Vaartdijk 3 /001 3018 Wijgmaal Redactie: Ilse Vervloesem Design: XPAIR.be Voorwoord Vernieuwde IT-strategie voor de lokale politie Het beleid en beheer van lokale politiezones wordt geregeld door federale regelgeving, terwijl haar financiering vooral door de gemeenten en steden wordt gedragen. De meeste politiezones zijn meer-gemeenten-politiezones en beschikken over een eigen rechtspersoon terwijl de mono-gemeente-politiezones integraal deel uitmaken van de gemeente of stad. Een politiezone is dus duidelijk een buitenbeentje. Onder budgettaire druk ontstaan er intussen associaties of nieuwe politiezones uit fusies. Federale besparingen ontmantelen steeds verder de ondersteuning van de federale politie aan de lokale. De maatschappelijke ontwikkelingen op technologisch en op sociaal gebied dwingen de politiezones hun IT aan hoge snelheid (en hoge kosten) aan te passen. Al deze nieuwe uitdagingen vereisen een nog grotere samenwerking en ondersteuning op het vlak van IT, niet alleen tussen de politiezones onderling, maar ook met de verschillende besturen en partners. De zelfredzaamheid van politiezones toont steeds duidelijker haar beperkingen. Indien we de trein niet willen missen is het opzetten van een gezamenlijk actieprogramma en coördinatie onontbeerlijk. Ik ben er van overtuigd dat de knowhow en kennis van VERA in deze ons een flink stuk op weg kan helpen. Marc Hellinckx Korpschef politiezone Pajottenland Nieuwsbrief DECEMBER 2015

Politiezones: een vreemde eend in de bijt? 3 Politiezones zijn net kameleons: een ander beeld afhankelijk van waar je staat. Zij zijn immers afhankelijk van verschillende beleidsniveaus en dienen dus verschillende meesters. Anderzijds hebben ze ook een groot speelveld waarbinnen ze actief zijn, gaande van inbraakpreventie tot het bestrijden van terrorisme. Hoe krijg je greep op deze hoeveelheid stakeholders en belangen? Door een performante ICT. Maar is die er wel? Het speciale DNA van de politiezone De term politiezone is een vlag die verschillende ladingen dekt. Zo zijn er meer-gemeenten-politiezones en mono-gemeente-politiezones. De eersten beschikken over een eigen rechtspersoon en worden geleid door een politiecollege en politieraad, samengesteld door mandatarissen van de gemeenten waar ze actief zijn, terwijl de mono s integraal deel uitmaken van een gemeente of stad. De lokale besturen financieren ook grotendeels de lokale- politie. Maar de werking ervan wordt dan weer geregeld door federale regels. Bovendien maakt de zesde staatshervorming de situatie nog complexer. Voortaan moeten politiezones zich afstemmen op drie (vier) bestuursniveaus: gemeenten, de politiezone, het gewest en het federale niveau. En er zijn nieuwe werkingsprocedures op komst n.a.v. de oprichting van een eigen gerechtelijk arrondissement voor Halle-Vilvoorde. Het minste dat je dus kan zeggen is dat politiezones een vreemde eend in de bijt zijn. Tot daar de juridisch-beleidsmatige context. Politiezones maken natuurlijk ook deel uit van de samenleving. Een samenleving die in een snel tempo verandert. De technologische veranderingen vormen een heuse uitdaging voor de klassieke werking van de politiezones, denk maar aan de rol van sociale media en de twitterende politie. Maar ook de budgetten om deze veranderingen het hoofd te bieden staan zwaar onder druk. Federale besparingen ontmantelen steeds verder de ondersteuning van de federale politie aan de lokale politie op het vlak van beheer en beleid. En ook het lokale niveau hapt financieel naar adem. Logisch dus dat steeds meer politiezones fuseren tot grotere gehelen en samenwerkingen zoeken op vele niveaus. Ook voor IT. politiezones VERA, Vlaams-Brabants steunpunt e-government

4 Pioniers sluiten aan bij bestaande samenwerkingsverbanden Politiewerk stoelt nu eenmaal op het verzamelen en analyseren van informatie. Informatica, dé tool om informatie te behe(e)r(s)en, is levensnoodzakelijk voor politiediensten om hun taak naar behoren uit te voeren. Bovendien is het zo dat de politie strikte regels krijgt Informatica is levensnoodzakelijk voor politiemensen om hun taak naar behoren uit te voeren. opgelegd vanuit het federale niveau over de operationele werking van hun computernetwerk. Strenge veiligheidseisen dwingen hen om bepaalde zaken te doen die niet van toepassing zijn bij de gemeenten of OCMW s. Het HILDE-netwerk en de ISLP-infrastructuur zijn namen die ze bij de politie maar al te goed kennen en die hen in een zeker keurslijf dwingen. Helaas vermindert de omkadering voor deze netwerken vanuit het federale niveau stelselmatig. Enkele vooruitstrevende IT-verantwoordelijken en commissarissen keken dan ook uit naar andere gespecialiseerde maar onafhankelijke hulp. Veranderende noden en omgeving De maatschappij wordt steeds digitaler. Internet, sociale media en apps allerhande zijn altijd en overal aanwezig. Zo ook voor de politie vandaag. Vaak staan de strikte veiligheidseisen en aparte netwerken echter haaks op het vlot opvolgen en uitwisselen van informatie. Voeg daar nog het steeds kleinere budget voor ondersteuning aan toe en je krijgt politiezones met een IT-kater. De afkalvende steun vanuit het federale niveau is al meermaals aangehaald als een pijnpunt. Bijkomend gevolg hiervan is echter dat de lokale politie steeds meer op zichzelf terugplooit. Per politiezo- Het werd steeds duidelijker dat politiezones behoefte hebben aan specifieke ondersteuning. Zo ontstond er einde 2013 interesse vanuit enkele politiezones om ook deel uit te maken van de bestaande samenwerkingsverbanden. Via overleg met IT-verantwoordelijken van gemeenten hadden de politiezones AMOW en KASTZE het bestaan van de Virtuele Centrumsteden en de raamcontracten vernomen. Immers ook de politiezones hebben nood aan bijvoorbeeld multifunctionals en Via overleg met IT-verantwoordelijken van gemeenten hadden de politiezones AMOW en KASTZE het bestaan van de Virtuele Centrumsteden en raamcontracten vernomen pc s, net zoals elk lokaal bestuur. Het gevolg was dat de afgevaardigden van de politiezones ook werden uitgenodigd op de overlegmomenten in de desbetreffende samenwerkingen van Vlaams-Brabant. De kruisbestuiving met IT-ers van gemeenten en OCMW s werd als verrijkend ervaren. IT is nu eenmaal een andere metier dan het klassieke politiewerk. De IT-er van dienst was met andere woorden blij dat hij een professioneel klankbord vond. ne wordt er bovendien een ander aankoopbeleid en prioritering gevoerd. Onvermijdelijk gevolg hiervan is dat er steeds grotere verschillen ontstaan tussen politiezones onderling. En dit terwijl politiezones, nog veel meer dan gewone lokale besturen, nood hebben aan samenwerken want criminaliteit en preventie stoppen niet aan de gemeente-, provincie- of landsgrens. Het werd steeds duidelijker dat deze politiezones behoefte hadden aan specifieke ondersteuning. Tijdens een eerste overleg op 4 september bleek duidelijk dat er meer muziek inzat als we ITers en bevoegde commissarissen samenbrachten in een nieuwe samenwerking, exclusief samengesteld uit politiemensen. Binnen dit nieuwe verband kunnen hun specifieke noden en problemen ruim aan bod komen. Deze nieuwe overlegstructuur heeft ook een zeer concrete aanleiding. Het grote raamcontract van de federale politie waarvan de lokale afneemt voor hun operationele software wordt niet vernieuwd. Het gevolg daarvan is Nieuwsbrief DECEMBER 2015

5 dat de politiezones nu zelf individueel op zoek moeten gaan naar een volwaardig alternatief. Het leek hen niet opportuun om dit op eigen houtje te doen. Vandaar de oproep van deze IT-ers om samen een project te starten en met VERA te zoeken naar een alternatief. Plots was er een groot draagvlak voor het nieuwe samenwerkingsverband politie, mét onmiddellijk een concreet project. De werkgroep komt eind december samen om de krijtlijnen vast te leggen en een planning op te maken. In het verlengde hiervan werden op de OKAHV (arrondissement Halle-Vilvoorde) en OKAL-overlegmomenten (arrondissement Leuven) van de korpsoversten de werking en de resultaten van VERA toegelicht. Ook de korpsoversten zagen snel het voordeel van een apart samenwerkingsverband. Vandaar de oproep naar alle korpsen om in te stappen in een nieuw samenwerkingsverband voor politiezones per arrondissement, in concreto een samenwerking Oost en West. Deze indeling is geënt op bestaande overlegstructuren die per arrondissement worden georganiseerd. Net zoals bij alle andere samenwerkingsverbanden is deze samenwerking gratis en vragen we enkel een engagement om te participeren waar mogelijk. Doel van deze nieuwe samenwerking is enerzijds kennis delen en gerichte projecten starten voor politiemensen maar anderzijds ook om onze klassieke brugfunctie op te nemen. De afstand tussen de federale structuur en de lokale korpsen is groot. Vandaar een ruimte om in te vullen door neutrale organisaties met eigen technische kennis en projectvaardigheden, zoals VERA. Doel van deze nieuwe samenwerking is enerzijds kennis delen en gerichte projecten en anderzijds onze brugfunctie vervullen. VERA, Vlaams-Brabants steunpunt e-government

6 hulp voor hulpverleningszones Sinds 1 januari 2015 zijn de hulpverleningszones officieel in het leven geroepen. Het is het eindpunt van een lang en noodzakelijk hervormingsproces van de brandweer dat reeds in 2004 startte. Gevolg? De organisatiestructuur is helemaal anders. En dat laat zich voelen op het operationele niveau, dus ook op ICT-vlak. hulpverleningszones Van een gemeentelijke brandweer naar een zonale dienstverleningszone In de provincie Vlaams-Brabant zijn er nu 2 hulpverleningszones: oost en west. Het zijn zelfstandige organisaties met een eigen financiële dienst, aankoopdienst, personeelsbeleid, De nieuwe werking op zonaal niveau is per definitie intergemeentelijk. De gemeentes hebben dus hun autonomie grotendeels moeten afstaan, maar behouden wel een vetorecht in de zoneraad. Ook de financiering is op een andere manier geregeld, namelijk volgens een verdeelsleutel per gemeente. Waarom is deze hervorming eigenlijk doorgevoerd? Sinds de gasramp in Gellingen wou men de hulpverlening professioneler organiseren. De bestaande wetgeving en structuur was achterhaald en moest worden gemoderniseerd, rekening houdend met het feit enerzijds dat iedereen recht heeft op een snelle en adequate hulpverlening en anderzijds dat een gelijkwaardige dienstverlening een gelijkwaardige kost genereert. Efficiëntie is dan ook hét codewoord. En dan komt een goed uitgebouwde ICT-infrastructuur snel om de hoek kijken. De hulpverleningszones zijn verantwoordelijk voor hun aankoopbeleid. Zij mogen zelf hun ICT-structuur uitbouwen en software kopen, zolang deze voldoet aan de wetgeving overheidsopdrachten en gevalideerd wordt door Astrid, het communicatienetwerk dat ook door de politie wordt gebruikt. De ene zone pakt dit anders aan dan de andere. Hulpverleningszone West Zone West bestaat uit 7 brandweerkorpsen met 9 posten en bedient 33 gemeentes. 3 à 4 jaar geleden ontstond al het idee om een heleboel zaken gemeenschappelijk te organiseren. Een werkgroep startte met het uittekenen van de structuren voor een zonaal netwerk en zonale server. Doelstelling: alle posten en pc s met elkaar verbinden zodat ze ook digitaal één grote zone vormen. De ambitie was van meet af aan groot. Ze streefden naar één grote zone voor hun netwerk, server, telefonie, toegangscontrole, camerabewaking en zelfs dispatching! Hoe ver staan ze nu, goed 4 jaar later? Kapitein Michel Carlé, verantwoordelijk voor de dispatching, maakt een stand van zaken op: Momenteel is 90% van de zone aangesloten op de dispatching, het zonale netwerk is gerealiseerd en de zonale server die eerst bij PIVO Zij willen nu al verder kijken dan hun eigen zone en eigen discipline. Nieuwsbrief DECEMBER 2015

stond, staat nu in de nieuwe brandweerkazerne van Asse! 7 Hulpverleningszone West heeft op eigen initiatief en kracht de koppen en de middelen gebundeld. Zij krijgen geen ondersteuning van andere zones of overheden. Maar omdat de af te leggen weg nog steeds lang is en er uitdagingen blijven komen, zijn ook zij op zoek naar een klankbord en concrete hulp. En richten zij zich tot VERA. Zij willen nu al verder kijken dan hun eigen zone en hun eigen discipline. Zij hebben immers al lang begrepen dat samenwerken loont. Niet alleen op financieel gebied met onder andere toegang tot de raamcontracten, maar ook om kennis te delen. Hulpverleningszone Oost Zone Oost bestaat uit 7 brandweerdiensten met 8 posten die instaan voor 32 gemeenten. De situatie in deze zone verschilt sterk van deze van zone West. Voorlopig werken ze nog met de oude structuur van de brandweerzones, met een eigen netwerk voor elke post die al dan niet deel uitmaakt van de gemeentelijke IT. Dit is echter een tijdelijke situatie want ook zij streven naar integratie en efficiëntie. Ze hebben reeds een visie uitgetekend en zijn zelfs gestart met het opstellen van lastenboeken, maar wegens het ontbreken van de nodige technische kennis en ondersteuning ligt dit project momenteel stil. Daarom kijkt ook Hulpverleningszone Oost naar VERA. Voor een audit, zodat zij hun opgesteld visiedocument kunnen toetsen aan een neutraal uitgevoerde analyse. Voor kennisdeling, want ondersteuning op technisch vlak is nodig. Voor aankopen, want onze raamcontracten zijn heel interessant. En om samen te werken, want ook zij willen verder kijken dan hun eigen grenzen. Hulp voor de hulpverleners En VERA? Wij nemen graag deze uitdaging aan en bieden technische ondersteuning aan onze hulpverleners. Zowel met diensten op maat, want de ICT-infrastructuur van de brandweer is toch net even anders dan van een gemeente of OCMW, als met onze gratis dienstverlening. Zone West is intussen toegetreden tot VCS Brabantse Kouters en Zone Oost zal ook op korte termijn aansluiten bij een bestaande VCS. Bovendien nemen zij ook deel aan de nieuwe ICT-overlegmomenten van de politiezones. Het zijn immers beiden hulpverleners ten dienste van de burgers. En dus staan wij op onze beurt ten dienste van hen! VERA, Vlaams-Brabants steunpunt e-government

8 Elektronische dienstverlening: een puzzel op maat Lokale besturen worden hoe langer hoe meer aangespoord om hun dienstverlening digitaal te laten verlopen. Niet alleen de conceptnota Vlaanderen Radicaal Digitaal stuurt hierop aan, ook vanuit Audit Vlaanderen wordt hier expliciet aandacht aan besteed. Digitalisering is echter geen doel op zich, maar een instrument om de dienstverlening naar een hoger niveau te tillen. project Waarom een project elektronische dienstverlening? Het zou jammer zijn als lokale besturen het opzetten (of uitbreiden) van elektronische dienstverlening enkel als een opgelegde oefening bekijken. Mits een juiste uitvoering is dit niet enkel goed voor de klanten van de besturen (burgers, organisaties en bedrijven), maar schept dit ook kansen voor de besturen zelf. Via digitalisering en automatisering kan men zijn dienstverlening efficiënter organiseren en dus meer doen met minder middelen. Een aantrekkelijke gedachte in deze tijden van budgettaire krapte. Maar besturen kunnen enkel een win-winsituatie creëren voor zichzelf en hun klanten als ze doordachte keuzes maken, anders levert automatisering weinig voordelen op of kan het zelfs contraproductief zijn. In dit project willen we dan ook een kader uitwerken dat houvast biedt bij het maken van keuzes en een Voorbeeld van mogelijke bouwstenen voor elektronische dienstverlening aantal concrete bouwstenen aanreiken om elektronische dienstverlening op te zetten. E-loket versus elektronische dienstverlening Eerst iets over de term e-loket. Dat is een containerbegrip dat veel verschillende ladingen dekt. Sommigen denken daarbij aan een applicatie, terwijl het voor anderen een veel breder concept is. En waar voor de ene de focus vooral op de website ligt, is voor de andere dan weer de integratie met de backoffice onmisbaar. Om spraakverwarring te vermijden, spreken we daarom liever van elektronische dienstverlening, waarmee we bedoelen: alle interactie en uitwisseling met afnemers van producten en diensten die (deels) via elektronische weg verloopt. Authenticatie front-end digitaal archief project X dossieropvolging e-handtekening elektronische dienstverlening betaalmodule mailnotificatie digitale kluis project Y beveiliging backoffice In die zin is elektronische dienstverlening altijd een combinatie van technologie, diensten en processen, dus veel meer dan louter een (web)applicatie. Die geïntegreerde benadering hoeft niet te betekenen dat elektronische dienstverlening per definitie een complex verhaal is. Het dekt een brede waaier aan praktijken, van eenvoudige implementaties met een beperkte impact (bv. het downloadbaar maken van formulieren op de gemeentewebsite) tot erg uitgebreide implementaties (bv. het volledig digitaal afhandelen van processen waar Nieuwsbrief DECEMBER 2015

meerdere diensten en softwareapplicaties bij betrokken zijn). 9 Wat willen we bereiken met dit project? Elektronische dienstverlening kan dus op veel verschillende manieren gestalte krijgen. De moeilijkheid voor lokale besturen is dan te bepalen wat voor hen de beste aanpak is. Hierbij willen we hen helpen, niet door één uniforme, zaligmakende aanpak uit te stippelen, maar integendeel door ervoor te zorgen dat de elektronische dienstverlening van een bestuur zo goed mogelijk wordt afgestemd op haar concrete noden, mogelijkheden en ambities. Alleen dan kan elektronische dienstverlening een blijvend succes worden. Het uitgangspunt is dus dat men rekening moet houden met de eigenheid en de specifieke situatie van ieder bestuur bij het opzetten of uitbreiden van de elektronische dienstverlening. Besturen kunnen bijvoorbeeld sterk van elkaar verschillen op het vlak van: hun startpunt: de mate waarin dienstverlening al elektronisch verloopt hun ambitieniveau met betrekking tot de uitbouw van elektronische dienstverlening hun (financiële) middelen hun softwarearchitectuur en de aanwezige technische know-how de manier waarop ze hun dienstverlening hebben georganiseerd Een geïntegreerde benadering betekent niet per definitie dat het een complex verhaal is. Afhankelijk van de concrete situatie zal het ideale groeipad er voor ieder bestuur bijgevolg anders uitzien. Met dit project willen we besturen concrete instrumenten en oplossingen bieden om hen daarbij te begeleiden, zodat ze in elke fase een gefundeerde beslissing kunnen nemen, zonder daarbij het ruimere plaatje uit het oog te verliezen. Op die manier vergroten we de kans dat elektronische dienstverlening een stevig gedragen verhaal wordt dat voor langere tijd meerwaarde creëert omdat het past binnen het bestuur en aangepast kan worden wanneer nodig. Immers, diensten, burgers en organisaties evolueren, dus moet de elektronische dienstverlening vanzelfsprekend mee evolueren en waar mogelijk zelfs richting geven aan evoluties. Hoe willen we dat concreet doen? Om dit project voor zoveel mogelijk besturen interessant te maken, splitsen we het op in verschillende deelprojecten, elk VERA, Vlaams-Brabants steunpunt e-government

10 Bezint eer ge begint met hun eigen inhoud, autonomie, werkgroep en timing. Vanzelfsprekend zien we erop toe dat elk deelproject past in de algemene visie en naadloos aansluit bij de andere deelprojecten. Stap 1: Hoe zit het bij ons? We kunnen geen optimale werking uittekenen zonder een duidelijk zicht te hebben op de bestaande situatie. Daarom gaan we met een aantal besturen een as is en to be -analyse van processen en diensten maken, om hun belangrijkste kansen en mogelijkheden op het vlak van elektronische dienstverlening te identificeren. Daarbij besteden we gericht aandacht aan de achterliggende bedrijfsprocessen. Stap 2: Wat hebben wij nodig? Om deze oefening efficiënt te kunnen uitvoeren, werken we samen met de werkgroep een analyse-instrument uit. Dit instrument kan dan door andere besturen Langetermijnvisie op ICT en dus op de organisatie gebruikt worden om in te schatten hoe hun eigen verbetertraject eruit moet zien, wat voor hen zinvolle nieuwe stappen zijn en hoe ze daarbij toekomstgericht te werk kunnen gaan. Stap 3: Wat hebben de meeste besturen nodig? Een tweede beoogde uitkomst van dit project is dat we op basis van de input van besturen, in kaart brengen bij welke diensten en voorzieningen de behoefte aan extra ondersteuning het grootst is. Dat zijn dan de onderwerpen waarrond we nieuwe samenwerkingsprojecten opzetten. De resultaten van deze vervolgprojecten zijn concreet bruikbaar voor besturen, zoals marktverkenningen, raamcontracten, productoverzichten, beslissingsdiagrammen Stap 4: Hoe beginnen we eraan? Alle in het project verzamelde info brengen we ten slotte bijeen in een praktische leidraad. Die kan als kompas dienen waarmee besturen op eigen houtje hun groeipad uitstippelen en waaraan ze hun keuzes kunnen aftoetsen. Want elk bestuur is anders, dus ook elk traject is anders. Een uniforme mirakeloplossing bestaat helaas niet Stap 5: Hoe hebben andere besturen het gedaan? In de leidraad willen we ook voorbeeldcases opnemen, ter inspiratie voor elk bestuur. Niet alleen de successen komen aan bod, maar ook de minder positieve kanten. Deze informatie is bij uitstek bruikbaar voor besturen, want ze gaat terug op ervaringen uit de praktijk. Project in de kijker: deel jouw project in het kader van elektronische dienstverlening met ons en collega-besturen en laat hen leren van jullie ervaringen. Vaste rubriek vanaf onze volgende nieuwsbrief in mei! Tips voor het opzetten van elektronische dienstverlening Zet eerst je bedrijfsprocessen op orde alvorens je een dienst of product gaat digitaliseren; anders betonneer je niet-optimale processen. Zoek quick-wins: met welke goedkope en eenvoudige ingrepen valt nog een grote winst te behalen? Mik zoveel mogelijk op hergebruik van elektronische voorzieningen over diensten heen; dit valt goedkoper uit in aankoop, onderhoud en gebruik. Vermijd impulsaankopen van software; maak altijd eerst een analyse in termen van kosten en baten, en leg je prioriteiten vast. Zoek steeds zowel het voordeel voor beheerder als gebruiker van het product of de dienst. Probeer andere projecten en doelstellingen mee te nemen in dit traject, zoals het integreren van de IPDC of het vernieuwen van de website. Ga stapsgewijs te werk. Elektronische dienstverlening is geen project dat in één klap gerealiseerd moet worden. Door met tussendoelen te werken hou je het niet alleen behapbaar, maar kan je onderweg nog bijsturen als dat nodig blijkt. Nieuwsbrief DECEMBER 2015

11 Nieuws@VERA RFID voor bibliotheken: gunning! In het voorjaar kreeg VERA de vraag om een project op te starten rond zelfuitleen via RFID voor bibliotheken. Samen met een werkgroep van bibliotheken uit 8 verschillende gemeentes werd beslist om een overheidsopdracht uit te schrijven. Gezien de nood aan een gunning voor einde 2015 kozen wij voor een open offerteaanvraag. De technische bepalingen werden samen met de leden van de werkgroep opgesteld. Om tegemoet te kunnen komen aan de vereisten van de verschillende deelnemers werd beslist om in perceel 1 en 2 te vragen naar een RFID-oplossing, met in perceel 2 de bijkomende vraag naar specifieke, extra producten. In perceel 3 werd op zoek gegaan naar een betaaloplossing en in perceel 4 naar RFID boekenen multimedialabels. Na goedkeuring van het gunningsverslag door de werkgroep werd op 26/11 officieel gegund aan 3 verschillende leveranciers: Kno-Tech (perceel 1), Aturis (perceel 2 en 4) en Tracs (perceel 3). Benieuwd naar de details? Meer info op www.virtuelecentrumsteden.be! Een nieuwe virtuele centrumstad! Een jaar geleden werd in het Pajottenland de samenwerking ADD-ICT boven het doopvont gehouden. 12 kleinere gemeentebesturen en 12 OCMW s uit deze regio deelden gelijkaardige uitdagingen en zorgen op IT-vlak en vonden elkaar dan ook makkelijk in dit samenwerkingsverband. De grotere besturen uit de regio hielden toen de boot af omdat zij al verder stonden qua e-government. Maar de dynamiek die ontstond binnen deze nieuwe samenwerking, de bijhorende projecten en raamcontracten zijn ook hen niet ontgaan. Zo namen onlangs de gemeenteraden van Halle, Dilbeek en Sint- Pieters-Leeuw de beslissing om samen met VERA een nieuw samenwerkingsverband op te richten. Er zijn enkele zeer interessante raamcontracten waarvan we onmiddellijk zullen afnemen zegt Louis Massagé, ICT-diensthoofd van Dilbeek maar we kijken vooral uit naar nieuwe initiatieven binnen onze groep om bepaalde zaken gezamenlijk aan te pakken. Op onze eerste vergadering in januari 2016 zullen we daarover overleggen zodat we de juiste prioriteiten vastleggen voor het nieuwe jaar. VERA, Vlaams-Brabants steunpunt e-government

12 Nieuw@VERA Sinds 1 oktober is onze nieuwe projectleider aan de slag: Jeroen Devlieghere. Germanist en ex-wetenschappelijk medewerker aan het Centrum voor Taal & Onderwijs en projectleider bij de Nederlandse Taalunie. Hij begeleidde er o.a. projecten rond educatieve software en raakte zo meer en meer op het IT-spoor. Maar na 12 jaar heen en weer sporen naar Nederland ruilde hij met de glimlach deze lange verplaatsingen in voor een korte fietstocht Kessel-Lo Wijgmaal. En ruilde hij de wereld van het onderwijs in voor deze van de lokale besturen. Hoewel nog erg vers in dit veld, ziet hij toch al een aantal gelijkenissen tussen beide werelden: Je komt ook hier veel bevlogen mensen tegen, die hun goede intenties moeten zien waar te maken in een complexe context en vaak met beperkte mankracht en middelen. Net zoals in mijn vorige jobs, zetten we daarom ook bij VERA in op samenwerking: vele handen maken het werk licht(er). De volgende projecten liggen alvast op zijn bord: zelfredzaamheid in IT, koppelingen en het uitdagende elektronische dienstverlening. Bonne chance Jeroen! Migratie hosted mail naar MS Exchange Online Einde juli meldde COLT ons dat ze stopten met hosted mail. De alarmbellen gingen af en de rest van de zomer zochten we naar een goed alternatief. Dit hebben we enkele weken later gevonden bij Microsoft Exchange Online, verdeeld via Comparex en beschikbaar via een bestaand raamcontract. Intussen zijn we al enkele maanden bezig met de migratie van de mailboxen van COLT naar Microsoft Exchange Online. Tijd voor een tussentijdse evaluatie en enkele weetjes: 74 besturen migreren naar Exchange Online, goed voor 3.600 mailboxen 09/09: migratie bestuur 1 17/12: migratie bestuur 74 5 medewerkers besteden sinds september het merendeel van hun tijd aan de migratie en trachten deze zo vlot mogelijk te laten verlopen Migratiedag bestuur x = dag 0: activatie van de lokale outlook in de nieuwe mailomgeving - Startschot migratie bestuur x = dag 0 10: start voorbereiding achter de schermen < 50 mailboxen: 1 maand gratis gebruik mailboxen dankzij testversies - in realiteit: 2,5 maanden gratis gebruik testversies dankzij mogelijkheid dat VERA deze proefperiode 2 keer verlengd 31/12/2015: RIP hosted exchange bij COLT 10/03/2016: infodag Microsoft Exchange Online & 0365 Nieuwsbrief DECEMBER 2015

Vlaams-Brabantssteunpunt e-government Kennisdeling rond softwarekoppelingen Het zou toch handig zijn als we deze informatie niet telkens moesten overtypen, copy-pasten of elders opzoeken. Kan er geen automatische koppeling gemaakt worden tussen softwarepakket x en softwarepakket y? Dergelijke vragen duiken om de haverklap op bij lokale besturen en het antwoord erop is niet altijd eenvoudig te vinden. Als er al koppelingen tussen softwarepakketten bestaan, dan is dat niet altijd bekend bij de gebruikers. Daar willen we iets aan doen met ons nieuw project Inventarisatie en koppelingen. We brengen in kaart welke softwaretoepassingen samenwerken en hoe precies. Het resultaat wordt een gebruiksvriendelijke online toepassing waarin besturen snel kunnen opzoeken welke koppelingen voor hen interessant zijn en waar ze terecht kunnen voor meer informatie. Ook is het de bedoeling dat gebruikers de inventaris zelf snel kunnen aanvullen en up-to-date houden, want veel kennis over softwarekoppelingen zit verspreid bij de besturen zelf. In een volgende fase willen we op basis van deze inventaris kijken welke belangrijke koppelingen nog ontbreken en maken we daar werk van. 13 Word jij lid van deze werkgroep? We zoeken nog mensen om dit idee samen met ons verder uit te werken. Vertegenwoordigde besturen doen dienst als test-case en krijgen op die manier ondersteuning bij het inventariseren van het eigen softwaregamma een belangrijke oefening in het kader van efficiënt IT-beheer maar iets waar men vaak niet aan toe komt. Meer info via samenwerken@vera.be. Je viert toch ook ook mee? mee? VERA WORDT Lennik 16.10 Mexcican Streetfood Bekkevoort 09.10 Exotisch rijstgerecht Kampenhout 30.10 Tacos a la Plancha Oud-Heverlee 23.10 Fish & Chips VERA wordt 15! 15 jaar geleden richtte de provincie Vlaams-Brabant VERA op om een computernetwerk op maat van de lokale besturen te ontwikkelen. Intussen is VERA getransformeerd tot een volwaardig steunpunt e-government. We vierden dit samen met onze besturen op vrijdag 9, 16, 23 en 30 oktober en gaven een update over onze lopende projecten. Waarna we samen het glas heften op een vruchtbare samenwerking! Je vindt enkele foto s op pagina 14 en 15 & op www.vera.be/vera15. Wat stond er op de agenda tijdens de infovergadering? VERA anno 2015: wat zijn onze projecten en toekomstplannen? Projecten in de kijker: leidraad audit Vlaanderen & leidraad integratie gemeente - OCMW We mochten meer dan 200 mensen verwelkomen in Geetbets @ Heerlijkeyt van Elsmeren - vrijdag 9 oktober Lennik @ de Dekenij - vrijdag 16 oktober Oud-Heverlee @ Don Bosco Vorming & Animatie - vrijdag 23 oktober Kampenhout @ Villa Lucie - vrijdag 30 oktober Bedankt aan deze besturen om ons te ontvangen en bedankt aan jullie om dit samen met ons te vieren! VERA, Vlaams-Brabants steunpunt e-government

14 vrijdag 9 oktober Geetbets Heerlijckheyt van Elsmeren vrijdag 23 oktober Oud-Heverlee Don Bosco vrijdag 30 oktober Kampenhout Villa Lucie Nieuwsbrief DECEMBER 2015

15 vrijdag 16 oktober Lennik de Dekenij Meer foto s op www.vera.be/15jaar! VERA, Vlaams-Brabants steunpunt e-government

16 VERA 2000-2015 e-government 2000 LIPS 2004 APB VERA door provincie & extranet website @lokaal bestuur AgendaWeb 2011 Virtuele centrumsteden VERAfoon, e-raden Digitaal Sociaal Huis AgendaWeb eigen producten 2005 Remy@Wijgmaal huidige locatie 2012 individuele 2014 RIP extranet eerste raamcontract Nieuwsbrief DECEMBER 2015 dienstverlening uitbouw Kenniscentrum & informatieveiligheid it-punt Interlokale vereniging Vlaams-Brabant