gemeente Eindhoven Raadsnummer 06.RI9I7.OOI Inboeknummer o6bstoz68o Dossiernummer 6Sr.4r4 si december zoo6 Raads informatiebrief Betreft hulpverlening aan slachtoffers overstromingsramp Suriname en aardbeving Indonesie. 1 Inleiding De raad heeft op 6 juni 2006 bij motie uitgesproken hulp te willen bieden aan concrete projecten in lndonesie en Suriname met inschakeling van Eindhovense organisaties. De toezegging door ons in de raadsvergadering van 6 juni 2006 was de volgende: "Hulp bij humanitaire rampen. Wij zullen: de hulp zoveel mogelijk via concrete projecten op kleinschalig niveau vorm doen geven; aanhaking zoeken bij initiatieven vanuit de Eindhovense bevolking (in het bijzonder vanuit die groepen met een relatie met het getroffen gebied) om zo een brug te slaan tussen Eindhoven en dat gebied; mogelijkheden bezien om het Eindhovense bedrijfsleven in te schakelen; het geld voor een bepaalde periode reserveren; de raad achteraf een verantwoording voorleggen voor de besteding". De raad heeft in dit kader een bedrag van maximaal 6 207.000,ÃćâĆňâĂİ ter beschikking gesteld voor hulpverlening aan de slachtoffers van de overstromingsramp in Suriname en een bedrag van maximaal E 207.000,ÃćâĆňâĂİ voor hulpverlening aan de slachtoffers van de aardbeving in lndonesie. Hierbij wordt u geinformeerd over de ingediende projecten en de daaraan bestede gelden. 2 Actuele ontwikkelingen Op basis van de voornoemde besluiten is aan Eindhovense organisaties de gelegenheid geboden projecten in te dienen die daadwerkelijk een bijdrage leveren aan het leningen van de humanitaire nood, zoals ontstaan door de overstroming in Suriname en de aardbeving in lndonesie. Uitdrukkelijk gaat het daarbij niet om structurele projecten op het gebied van ontwikkelingssamenwerking, maar om noodhulp en/of rehabilitatiehulp bij de twee humanitaire rampen in Suriname en lndonesie.
b 10 huizen: E 3.500,ÃćâĆňâĂİ c Communicatiestructuur: E 5.000,ÃćâĆňâĂİ infrastructuur: E 7.000,ÃćâĆňâĂİ E 15.000,ÃćâĆňâĂİ b Herbouw verbindingsbrug: E 10.000,ÃćâĆňâĂİ Raadsnummer 06.RI9I7.OOI (Ter toelichting: in het driedelig continuum "noodhulp-rehabilitatiehulpstructurele hulp" is: noodhulp: korte termijn acties om bij acute rampen en crisissen snel, efficient en kortstondig te intervenieren; structurele hulp gericht op het realiseren van lange termijn en ultieme doelstellingen wat veel tijd en middelen kost; rehabilitatiehulp: cje middellange termij n-tussenvorm tussen beide voorgaande hulpvormen die ervoor moet zorgen dat een door een humanitaire ramp getroffen bevolking weer terug op het pad van de duurzame ontwikkeling kan komen). In de daaropvolgende maanden hebben een aantal Eindhovense organisaties in afstemming met organisaties of vrijwilligers uit Suriname en lndonesie ook daadwerkelijk projecten ingediend en daarvoor een financiele bijdrage gevraagd uit de door de raad beschikbaar gestelde middelen. Aangezien noodhulp onmiddellijk na rampen plaatsvindt en de ontwikkeling van de projecten in afstemming met betrokkenen in de landen zelf enige tijd heeft gevergd, hebben de projecten vooral het karakter van rehabilitatiehulp. De volgende aanvragen zjin ontvangen Suriname Naam organisatie Projectomschrijving Shakti Kronehoefstraat 21-29 5612 HK Eindhoven Mi Bosie W. v. Konijnenburglaan la 5613 DW Eindhoven a Klamboeproject regio Bovensuriname: E 10.999.78 b Communicatieverbinding Bofukule-Paramaribo: E 5.750,ÃćâĆňâĂİ a Project schoolmeubilair voor 4 scholen: < 3.145,68 b Project herbouw 2 klaslokalen en verblijf: E 36.730,74 c Microproject landingsplaats: E 11.572,79 d Project landingsplaats: E 12.647,82 Gezamenlijke Surinaamse Verenigingen in Eindhoven a Landbouwgereedschappen:E 1.500,ÃćâĆňâĂİ d Ontspanningsruimte met faciliteiten: E 7.000,ÃćâĆňâĂİ e Herstel schade aan economische en toeristische Indonesie ARCTIC Foundation Cor Gehreslaan 25 Eindhoven a Het laten herbouwen van woningen en repareren van fietsen:
Raadsnummer 06.RI9I7.OOI Mede financiering herbouw school: E 10.948,ÃćâĆňâĂİ Careas Aalsterweg 289a 5644 RE Eindhoven Shakti Kronehoefstraat 21-29 5612 HK Eindhoven Medefinanciering herbouw gemeenschapshuis: E 11.150,ÃćâĆňâĂİ 3 Besluit van college van burgemeester en wethouders Wij hebben besloten: 1 de ingediende projectvoorstellen in het kader van de watersnoodramp Suriname en de aardbeving Indonesie goed te keuren met uitzondering van de deelprojecten 3 en 4 voor het dorp Djoemoe (Suriname); 2 de gevraagde bijdragen aan de Eindhovense organisaties goed te keuren met inachtneming van de opgenomen restricties in het beoordelingsschema en hiervoor ten laste van het Eigen Kapitaal een bedrag van E 141.854,07+ max.10e/a voor overheadkosten beschikbaar te stellen; 3 de begrotingswijziging vast te stellen; 4 in te stemmen met de controlevorm; 5 de directeur van de Concernstaf te mandateren tot het uitvoering geven aan deze besluiten conform de bepalingen van de Algemene Subsidieverordening. Ter toelichting het volgende: bij het beoordelen van deze projecten is vanwege beginselen van behoorlijk bestuur alleen aan die criteria getoetst die vooraf kenbaar zijn gemaakt dan wel die hieruit voortvloeien, omdat ze als zo vanzelfsprekend passen bij de intenties van de beschikbaar gestelde bedragen dat ze wel van toepassing moeten zijn om recht te doen aan die intenties: 1 er is een directe oorzakelijke relatie tussen de hulpvraag en de humanitaire ramp die heeft plaatsgevonden; 2 de hulpvraag kan betrekking hebben op korte termijn acties (noodhulp) voor zover nog relevant en op middellange termijn acties (rehabilitatiehulp) waardoor de getroffen bevolking weer terug op het pad van de duurzame ontwikkeling kan komen; structurele hulp (ontwikkelingshulp) kan wel zinvol zijn maar past niet bij de intentie van hulp bieden in relatie tot de humanitaire ramp; 3 de hulpvraag moet voldoen aan de principes van non-discriminatie (ras, religie sekse of politieke overtuiging) en bovendien niet slechts ten goede komen aan een individu of familie; 4 de hulpvraag moet afkomstig zijn van lokaal Surinaams of Indonesisch particulier initiatief en wordt ondersteund en ingediend bij de gemeente door Eindhovense (of regionaal werkzame) organisaties die bereid zijn de
Raadsnummer 06.RI9I7.OOI medeverantwoordelijkheid voor de besteding van de toegekende middelen te dragen; 5 voor de betreffende hulpvraag zijn geen dan wel onvoldoende middelen beschikbaar gesteld door anderen, zodat de gevraagde bijdrage van Eindhoven noodzakelijk is om de hulpvraag te kunnen realiseren. Dat alleen deze criteria van toepassing zijn, laat onverlet dat aan projecten die voor honorering in aanmerking komen wel zo nodig aanvullende informatie is gevraagd. Aanvullende informatie enerzijds, omdat de ontvangen aanvragen divers qua uitwerking waren en het de voorkeur verdient bij elke aanvraag te beschikken over in ieder geval dezelfde basisinformatie. Basisinformatie die anderzijds bij voorkeur zodanig gestructureerd is dat ze ook ten grondslag kan liggen aan de verantwoording en de elementen waarop die gebaseerd is. Daarom dient elke aanvraag de volgende elementen te bevatten: 1 de maximale duur van de activiteit, met begin- en einddatum (HOE LANG?); 2 de doelgroepen voor wie de hulpactie is bestemd (WIE?); 3 de precieze geografische omschrijving waarbinnen de actie plaatsvindt (WAAR?) ; 4 de concrete doelstellingen van de actie: Wat wordt er beoogd? Wat wordt er geleverd? (WAT?); 5 de methoden die worden gebruikt, aankoop van goederen, vervoer, coordinatie van de actie, aanwezigheid ter plekke, logistieke ondersteuning (HOE?); 6 de budgettering van de actie (HOEVEEL?) en hoe en waaraan de Eindhovense bijdrage daadwerkelijk besteed wordt. Overheadkosten mogen maximaal 10 /o van het totale hulpbedrag zijn. Dit alles heeft er toe geleid dat vrijwel alle projecten positief beoordeeld konden worden als passend binnen de criteria; op twee deelprojecten voor het dorp Djoemoe in Suriname na welke wel als zinvol te karakteriseren zijn maar die het karakter hebben van ontwikkelingshulp, omdat ze geen relatie hebben met de watersnoodramp. Bij de begrotingen van de afzonderlijke projecten passen ook de meeste onderdelen binnen de criteria. Een uitzondering is gemaakt voor de elementen tickets en reis- en verblijfkosten in de post evaluatie en verantwoording: Wij hebben besloten de wens van verschillende van de aanvragende Eindhovense organisaties niet te honoreren om uit het beschikbaar gestelde budget tickets te bekostigen om ter plekke te "visiteren" hoe de gelden besteed zijn. Het hiernavolgende instrumentarium om controle uit te oefenen op de bestede middelen achten wij voldoende. Als de organisaties toch ter plekke willen gaan bekijken hoe de resultaten zijn, zullen de organisaties andere hen ter beschikking staande middelen dienen in te zetten. Dit laat onverlet dat er binnen het project kosten zijn gemaaktãćâćňâăi zoals telefoon en andere communicatiekosten ÃćâĆňâĂİ welke noodzakelijk waren om het
Raadsnummer 06.RI9I7.OOI project goed vorm te geven en die dan ook als overheadkosten opgevoerd kunnen worden. In het verlengde hiervan het volgende: om de Eindhovense betrokkenheid ook fysiek gestalte te geven kan uw raad overwegen met enkele afgevaardigden de getroffen gebieden te bezoeken en ter plekke kennis te nemen van de resultaten van de geboden hulp. Vanuit integriteitsdenken en -handelen verdient het dan wel de voorkeur de reis- en verblijfkosten hiervoor niet te dekken uit de beschikbaar gestelde bedragen voor humanitaire hulp, maar uit de reguliere gemeentelijke budgetten voor reis- en verblijfkosten. Tot slot merken wij over de controle-instrumenten op dat bij het einde van de geplande uitvoeringsperiode de Eindhovense organisaties een activiteitenverslag met een financiele afrekening dienen te bezorgen. Dat activiteitenverslag behandelt alle elementen die in de aanvraag zijn uitgewerkt en gaat uiteraard gedetailleerd in op de realisaties van de actie. De financiele afrekening bevat noodzakelijke en relevante bewijsstukken van de gedane uitgaven, gerelateerd aan de opgegeven budgettering. Gezien de geringe hoogte van de bedragen per hulpvraag is een accountants- verklaring niet aan de orde. Wel dient de lokale organisatie evenals de Eindhovense organisatie te tekenen voor een waarheidsgetrouwe verslaglegging en verantwoordingg. Samenvattend kosten de honorabele projecten in Suriname 6 97.156,07+ max. 109o overheadkosten. De honorabele projecten in lndonesie kosten 6 44.698,ÃćâĆňâĂİ + max. 10/o overheadkosten. In een separate bijlage hebben wij alle projecten met hun beoordeling en het eindoordeel opgenomen. 4 Ter inzage gelegde stukken Projecten en bijlage met alle projecten met beoordelingen. Burgemeester en wethouders van Eindhoven, W. Krzeszewski, wnd. secretaris
EE06036950 Raadsnummer 06.RI9I7.OOI