BergOp 3.2 Praktikon, 2014

BergOp 3.2 Praktikon, 2014

1

Praktikon B.V. Postbus 6909 6503 GK Nijmegen www.praktikon.nl tel. 024-3615480 praktikon@acsw.ru.nl fax. 024-3611152 www.bergop.info 2014 Praktikon B.V. Behoudens de in of krachtens de Auteurswet van 1912 gestelde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook, en evenmin in een retrieval systeem worden opgeslagen zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Praktikon. No part of this book/publication may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means without written permission from the publisher. 2

Voorwoord Deze handleiding is bedoeld voor gebruikers van het webbased softwareprogramma BergOp. BergOp bevat een uitgebreid vragenlijstbestand om zorgtrajecten te monitoren, effecten van behandelingen in beeld te brengen, of systematisch te meten voor Routine Outcome Monitoring. Deze handleiding is bedoeld om de basis van het werken met BergOp helder weer te geven. In deze handleiding wordt stapsgewijs besproken wat je moet doen om een cliënt in BergOp in te voeren, vragenlijsten in te (laten) vullen en gegevens te beheren. Ben je beheerder van BergOp, dan kun je de BergOp handleiding voor beheerders raadplegen. Informatie over de ROM Module van BergOp vind je in de BergOp handleiding ROM-Module. Beide handleidingen zijn te downloaden via www.bergop.info. Veel succes bij het in gebruik nemen van BergOp! 3

Inhoud 1. Toegang & Account... 5 1.1 Home... 5 2. Cliënten en gezinnen registreren... 8 2.1 Cliënten registreren... 8 2.2 Het Adresboek... 10 2.3 Gezinsleden registreren... 10 3. Vragenlijsten... 12 3.1 Vragenlijsten invoeren... 12 3.2 Het Cliëntenportaal... 16 3.3 Het vragenlijstprofiel... 18 4. Vragenlijsten Cliëntenportaal... 20 4.1 Vragenlijsten: via e-mail... 20 4.2 Vragenlijsten: via wachtwoord... 21 5. Doelen... 22 5.1 Einddoel invoeren... 22 5.2 Werkdoel invoeren... 23 5.3 Doelen scoren... 24 6. Monitoring... 25 6.1 Responsoverzichten opvragen... 25 7. Bijzonder gebruikersrecht: Export... 27 7.1 Gegevens exporteren... 27 8. Bijzonder gebruikersrecht: MIS... 28 8.1 Het MIS (Management Informatie Systeem)... 28 4

1. Toegang & Account Het scherm dat verschijnt na invoer van de inlognaam en het wachtwoord is de homepagina van BergOp. 1.1 Home Bij de Autorisatiegegevens vind je je persoonlijke gegevens en de Locaties, Modules en Teams die voor jou toegankelijk zijn. Op de homepagina staan iconen die toegang geven tot de verschillende menu s van BergOp. Deze menu s zijn ook te openen via het uitklapmenu boven in het scherm, dat op iedere pagina zichtbaar is. Het kan dat de menu-onderdelen in deze handleiding niet precies overeenstemmen met de menuonderdelen op jouw scherm. Het hangt af van je specifieke gebruikersrechten tot welke menu s je toegang hebt. De onderdelen MIS en Export zijn alleen beschikbaar voor gebruikers met een Gebruiker + account. 5

In deze handleiding worden de volgende menu-onderdelen toegelicht: Beheren of wijzigen van eigen gegevens Toevoegen van cliënten (algemene gegevens en zorg) Toevoegen van gezinsleden Invoeren of versturen van vragenlijsten Overzicht van vragenlijsten uit het Cliëntenportaal Opstellen van doelen Monitoren van respons op de vragenlijsten Bijzondere gebruikersrechten: Exporteren van gegevens (vragenlijsten, doelen, cliënten, gebruikers, organogram) Analyseren van resultaten via het Management Informatie Systeem 6

Handig om te weten: Overzichten in BergOp In BergOp wordt op veel plekken gebruik gemaakt van overzichten, zoals bijvoorbeeld bij de vragenlijsten van een cliënt (zie onderstaande afbeelding). 1) In de overzichten van BergOp kun je zelf bepalen welke informatie (kolommen) je in het overzicht wil tonen: via Columns vink je de kolommen aan die je wil zien. 2) Kolommen kunnen op alfabetische volgorde worden gezet door op de kolomtitel te klikken. 3) Om snel en effectief in het overzicht te zoeken kun je gebruikmaken van Zoekcriteria. Hier kun je zoeken op trefwoorden, of filteren op categorieën. 7

2. Cliënten en gezinnen registreren Vragenlijsten kunnen pas worden ingevoerd nadat cliënten of gezinnen in BergOp zijn geregistreerd. Dat is de eerste stap. In dit hoofdstuk: 2.1: Cliënten registeren 2.2: Het Adresboek 2.3: Gezinsleden registreren 2.1 Cliënten registreren Voor het registreren van een nieuwe cliënt ga je naar het menu Cliënten en kies je Nieuw. Toelichting - Algemene gegevens cliënt In de eerste kolom komen de persoonlijke gegevens van de cliënt te staan. 1) Het Type cliënt (bijvoorbeeld: patiënt, kind, vader, moeder). 2) De Voornaam, Achternaam en het Geslacht van de cliënt. 3) De Geboortedatum van de cliënt. 4) Deze volgende gegevens kunnen optioneel worden ingevuld: 8

BSN: het Burger Service Nummer van de cliënt. EPD-ID: het cliëntnummer van een Elektronisch Patiënten Dossier. Informatie in BergOp kan op deze manier aan een cliëntregistratie-programma gekoppeld worden. 5) Eventueel kan extra informatie opgenomen worden op dit tabblad. Neem hiervoor contact op met Praktikon. 6) Er is ruimte voor aanvullende Opmerkingen over de cliënt. Toelichting - Eerste module zorgpakket In de tweede kolom komen de gegevens over de eerste module (behandeltraject) van de cliënt te staan. 7) De Startdatum en (optioneel) de Einddatum van het behandeltraject van de cliënt. 8) De Locatie, de Module en het Team waarbinnen de behandeling plaatsvindt, en de betrokken Hulpverlener. 9) De Zorgaanspraken worden automatisch ingevuld. Deze is gekoppeld aan de module. 10) Het vakje voor Hoofdmodule wordt aangevinkt als er sprake is van een hoofdmodule (de centrale module). 11) Indien de cliënt deelneemt aan een ROM-proces kan een ROM-proces worden geselecteerd. Alle informatie over het opzetten en inzetten van ROM-processen in BergOp is te vinden in de Handleiding voor BergOp ROM. Na het Opslaan verschijnen de zojuist ingevoerde gegevens in een nieuw scherm. Deze gegevens zijn altijd te raadplegen of te wijzigigen via het menu Cliënten. Cliënten (in)activeren Via het menu Cliënten kunnen cliënten die (tijdelijk) geen behandeling meer volgen worden geïnactiveerd. Inactieve cliënten worden niet meegeteld in de berekening van de jaarlijkse licentiekosten van BergOp. Een cliënt wordt geïnactiveerd door in het registratiescherm het vinkje vóór het vakje Actief te verwijderen. De cliënt kan ook weer geactiveerd worden door het vakje weer aan te vinken. Voor inactieve cliënten kunnen géén nieuwe vragenlijsten worden ingevoerd. Wel kan het profiel van reeds ingevulde vragenlijsten voor deze cliënten worden opgevraagd door in het vragenlijstenoverzicht (via het menu Vragenlijsten) het vakje vóór Inactieve cliënten aan te vinken. De inactieve cliënten verschijnen dan in het overzicht. Wijzigingen Zorgpakket Op het tweede tabblad van het Cliëntenscherm kan de zorgmodule worden bewerkt, en kunnen ook nieuwe modules worden toegevoegd. Wanneer er tijdens de zorg wijzigingen in het zorgaanbod plaatsvinden pas je dat in het zorgpakket aan. Dit is bijvoorbeeld aan de orde wanneer: -De ene module wordt beëindigd en een andere module start (voortzetting zorg); -Eén of meer extra module(s) worden gestart naast reeds bestaande modules; -Eén of meer modules eindigen (vul Einddatum in). Let op: als een module eindigt en de cliënt start met een vervolgbehandeling, maak dan voor de vervolgbehandeling een nieuwe module aan. Het is NIET aan te raden om de naam van de bestaande module aan te passen, omdat alle informatie dan wordt gekoppeld aan de nieuwe naam. 9

2.2 Het Adresboek In het Adresboek kan het e-mailadres van de cliënt en het e-mailadres van andere informanten (verder aangeduid met contactpersonen ) worden opgeslagen. Dit is van belang voor het invoeren van vragenlijsten: de contactpersoon kan op die manier via e-mail worden uitgenodigd om een vragenlijst in te vullen. Om een contactpersoon toe te voegen ga je naar het Adresboek via het envelopje cliëntenscherm. Kies dan voor Nieuw. in het Toelichting Invullen Adresboek 1) Het Contacttype wordt bepaald door de relatie die de informant met de cliënt heeft. Dit kan bijvoorbeeld de moeder of de therapeut van de cliënt zijn. 2) De Naam en het E-mailadres van de contactpersoon. Na Opslaan wordt de contactpersoon opgenomen in het Adresboek. E-mailadressen kunnen op ieder moment worden bewerkt (Bewerken) of verwijderd (Verwijderen). 2.3 Gezinsleden registreren Wanneer verschillende gezinsleden aangemeld zijn voor een behandeling of zorgtraject wordt ieder gezinslid individueel geregistreerd in BergOp. De gezinsleden krijgen naast een cliënt-id (dat iedere individuele cliënt toegekend krijgt) ook een gedeeld gezins-id. Dit ID-nummer kan van pas komen bij analyses op gezinsniveau. Voor het invoeren van een nieuw gezinslid ga je naar het menu Gezinnen en kies je voor Nieuw. Het invoeren van de persoonlijke gegevens volgt dezelfde procedure als bij een cliënt (2.1). Na Opslaan zijn de gegevens van het gezin te zien. 10

Toelichting Gegevens gezin 1. Via Nieuw gezinslid kun je een ander gezinslid invoeren. Alle gezinsleden verschijnen als afzonderlijke cliënten in het overzicht Cliënten en als afzonderlijke cliënten in het overzicht Gezinnen. 11

3. Vragenlijsten Wanneer de cliënt in BergOp is geregistreerd kan de cliënt vragenlijsten invullen of kunnen andere informanten vragenlijsten invullen over de cliënt. In dit hoofdstuk: 3.1 Vragenlijsten invoeren (A) Overnemen van papier en (B) Op het scherm (C) Met wachtwoord (D) Per e-mail 3.2 Het Cliëntenportaal 3.3 Het vragenlijstprofiel 3.1 Vragenlijsten invoeren Om een nieuwe afname te starten ga je naar het menu Vragenlijsten. Daar selecteer je eerst de cliënt en kiest dan voor Nieuw. Toelichting De eerste afnamegegevens 1) Kies de Module waarbinnen de vragenlijst wordt afgenomen en het Meetmoment. Wanneer een afname aan meerdere modules verbonden is, kunnen er meerdere modules en meetmomenten worden geselecteerd. Bijvoorbeeld: bij een overplaatsing kan een vragenlijst de eindmeting zijn van een afgesloten module en de beginmeting van een nieuwe module. Kies in dat geval voor Einde bij de afgesloten module en kies na het selecteren van de nieuwe module voor Aanvang. Een afname kan ook een gekoppeld zijn aan meerdere actieve modules. 12

2) Vragenlijsten kunnen op verschillende manieren in BergOp worden ingevoerd. A) Overnemen van papier: een medewerker neemt de antwoorden die een cliënt of informant eerder op papier heeft ingevuld over in BergOp. B) Op het scherm: een medewerker vult de vragenlijst direct in BergOp in. C) Met wachtwoord: De cliënt of contactpersoon krijgt via een wachtwoord toegang tot het Cliëntenportaal (3.3) om de vragenlijst(en) in te vullen. D) Per e-mail: de cliënt of informant wordt per e-mail uitgenodigd om de vragenlijst(en) in het Cliëntenportaal in te vullen. Vragenlijsten invoeren via papier of scherm Het is belangrijk dat bij een afname onderscheid wordt gemaakt tussen de invoerwijzen: (A) Overnemen van papier (B) Op het scherm Als een vragenlijst is ingevuld op papier is daar soms al voor betaald aan de uitgever van de vragenlijst. Deze kosten worden dan niet opnieuw berekend in BergOp. Bovendien is de vragenlijst in BergOp vaak ingekort omdat de volledige instructie en vragen niet van belang zijn voor het overnemen van de antwoorden. (A) Overnemen van papier en (B) Op het scherm 13

Toelichting invoer via (A) Overnemen van papier en (B) Op het scherm 1) Nadat je de voor Overnemen van papier of Op het scherm hebt gekozen selecteer je de invuldatum. Als de antwoorden worden overgenomen van papier is de invuldatum de datum waarop de cliënt of informant de vragenlijst heeft ingevuld, en niet de datum waarop de vragenlijst wordt verwerkt in BergOp. 2) Selecteer de Vragenlijst die wordt ingevoerd. 3) Selecteer de Informant die de vragenlijst heeft ingevuld of in gaat vullen. Na Opslaan wordt de vragenlijst direct geopend. (C) Met wachtwoord Toelichting invoer via (C) Met wachtwoord 1) Nadat je voor een invoer Met wachtwoord hebt gekozen vul je de Vervaldatum in. De vervaldatum is de uiterste datum waarop de vragenlijst kan worden ingevuld. 2) Selecteer de Vragenlijst die wordt afgenomen. 3) Selecteer de Informant die de vragenlijst gaat invullen. 4) Selecteer de juiste Contactpersoon via het Adresboek van de cliënt. 5) Om meerdere vragenlijsten -voor dezelfde of voor een nieuwe contactpersoon- klaar te zetten voeg je een vragenlijst toe. Na Opslaan verschijnen de volgende gegevens: 14

- Het internetadres voor het Cliëntenportaal. - De naam van de contactpersoon (degene die de vragenlijst in dient te vullen) - De naam van de vragenlijst. - Het wachtwoord om in het Cliëntenportaal in te loggen; iedere contactpersoon krijgt een eigen wachtwoord. - De vervaldatum van de vragenlijst. Met deze gegevens kan de contactpersoon inloggen in het Cliëntenportaal. De gegevens kunnen worden afgedrukt via Printen. (D) Per e-mail Toelichting invoer via (D) Per e-mail 1) Nadat je voor een invoer Per e-mail hebt gekozen vul je de Vervaldatum in. De vervaldatum is de uiterste datum waarop de vragenlijst kan worden ingevuld. 2) Selecteer de Vragenlijst die wordt afgenomen. 3) Selecteer de Informant die de vragenlijst gaat invullen. 4) Selecteer de juiste Contactpersoon via het Adresboek van de cliënt. 5) Er wordt automatisch een e-mailtemplate (een uitnodiging voor een jongere of een uitnodiging voor een volwassene geselecteerd). De beheerder kan ook andere e- mailtemplates maken (afgestemd op bepaalde doelgroepen. Deze kunnen handmatig worden geselecteerd. 6) Om meerdere vragenlijsten -naar dezelfde of naar een nieuwe contactpersoon- te versturen voeg je een vragenlijst toe. Als je kiest voor Verzenden wordt er direct een e-mail naar de geselecteerde contactpersonen gestuurd. De contactpersoon ontvangt dan een 'Verzoek om de vragenlijst in het Cliëntenportaal in te vullen. Contacttype en Informant 15

Wanneer het aan de contactpersoon gekoppelde Contacttype overeenkomt met de Informant die aan de vragenlijst is gekoppeld, wordt de bijbehorende contactpersoon automatisch vanuit het Adresboek geselecteerd en aan de vragenlijst gekoppeld (op voorwaarde dat deze contactpersoon al eerder in het Adresboek is ingevoerd. Is dat niet het geval, dan kan deze contactpersoon alsnog aan het Adresboek worden toegevoegd en geselecteerd worden voor de betreffende vragenlijst). Het aan de contactpersoon gekoppelde Contacttype hoeft echter niet gelijk te zijn aan de Informant die voor de vragenlijst geselecteerd is. Bijvoorbeeld: Een pleegvader wordt uitgenodigd om een vragenlijst over zijn pleegkind in te vullen. De pleegvader is onder Contacttype Pleegvader in het Adresboek opgeslagen. Bij bepaalde vragenlijsten kan echter de Informant Pleegvader ontbreken en bijvoorbeeld alleen Vader als informant worden gekozen. In dat geval wordt bij Informant gekozen voor Vader en kun je de Pleegvader handmatig uit het Adresboek selecteren als contactpersoon. 3.2 Het Cliëntenportaal Een cliënt of andere informant (aangeduid als de contactpersoon) vult vragenlijsten in via zijn eigen Cliëntenportaal. De contactpersoon krijgt toegang tot dit portaal via een wachtwoord (waarmee kan worden ingelogd via www.bergop.net/portaal) of een directe link in de e-mail. Het Cliëntenportaal biedt een helder overzicht van de door de contactpersoon in te vullen (of reeds ingevulde) vragenlijsten. We nemen een kijkje in het Cliëntenportaal van Maria Jansen (een fictieve contactpersoon). Toelichting het Cliëntenportaal 1) Maria kan zelf zien dat zij nog één vragenlijst in moet vullen. 2) Vragenlijsten die al zijn ingevuld komen bij de Gesloten vragenlijsten te staan. 3) Vragenlijsten die niet zijn ingevuld voor de vervaldatum komen bij de Vervallen vragenlijsten te staan. 4) Via Open vragenlijst kan de vragenlijst worden geopend en ingevuld. 16

Een vragenlijst in het Cliëntenportaal Toelichting een vragenlijst invullen in het Cliëntenportaal 1) De contactpersoon kan de vragenlijst Tijdelijk (tussentijds) opslaan. De contactpersoon kan zo de vragenlijst op een later tijdstip afronden. 2) Als de contactpersoon de gehele vragenlijst heeft ingevuld kun je de vragenlijst Definitief opslaan en verzenden. De vragenlijst verschijnt dan bij de Gesloten vragenlijsten en wordt verstuurd naar BergOp; de vragenlijst verschijnt ingevuld in het Vragenlijstenoverzicht. 3) De contactpersoon kan de vragenlijst Printen, zowel tijdens het invullen als na afronding van de vragenlijst. Twee weken na de vervaldatum van de laatst in te vullen vragenlijst heeft de contactpersoon geen toegang meer tot het Cliëntenportaal. Wanneer er een nieuwe vragenlijst in het Cliëntenportaal wordt geopend wordt de toegang weer geactiveerd. Wijzigingen in het Adresboek Iedere contactpersoon in het Adresboek wordt gekoppeld aan een eigen Cliëntenportaal. Deze koppeling blijft bestaan, ook als er gegevens in het Adresboek (contacttype, naam of e-mailadres) worden gewijzigd. Bijvoorbeeld: van de vader van cliënt X ontvang je het bericht dat hij sinds kort een nieuw e- mailadres heeft. Je kan dan het e-mailadres van vader in het Adresboek van cliënt X zonder problemen aanpassen. Het Cliëntenportaal verandert daardoor niet; vader behoudt zijn eigen Cliëntenportaal en ontvangt in het vervolg een toegangslink via zijn nieuwe e-mailadres. Hetzelfde geldt voor wijzigingen van het contacttype of de naam van de contactpersoon. 17

Let op: deze aanpassingen zijn alleen gerechtvaardigd zolang de wijzigingen betrekking hebben op dezelfde contactpersoon. Als er sprake is van een nieuwe contactpersoon dienen alle gegevens (contacttype, naam, e-mail) altijd nieuw ingevoerd te worden in het Adresboek. Inactieve contacten kun je uit het Adresboek verwijderen: in dat geval sluit ook het gekoppelde Cliëntenportaal. 3.3 Het vragenlijstprofiel De resultaten van een ingevulde vragenlijst worden grafisch weergegeven in een profiel. Selecteer de betreffende vragenlijst in het Vragenlijstenoverzicht en kies dan voor Profiel. Toelichting het Profiel 1) In een profiel staan vaak meerdere tabbladen met grafieken, staafdiagrammen of andere diagrammen die de resultaten van de ingevulde vragenlijst weergeven, met bijbehorende scores, gemiddelden, T-scores of percentielen. 2) Het profiel met de resultaten kan op papier worden geprint. 3) Het profiel kan op de computer worden opgeslagen in PDF-formaat. 18

Effectprofiel opvragen In een Effectprofiel worden in één profiel de resultaten van twee meetmomenten van eenzelfde vragenlijst met elkaar vergeleken. Op die manier kun je bijvoorbeeld de resultaten aan het einde van een behandeling vergelijken met de resultaten aan het begin van de behandeling. Om een effectprofiel te open ga je naar het Vragenlijstenoverzicht en selecteer je twee vragenlijsten (door de CTRL-toets ingedrukt te houden) en kiest dan: Profiel. Naast een effectprofiel is het voor enkele vragenlijsten (zoals de SRS en de ORS) ook mogelijk een verloopprofiel op te vragen, hierin worden meer dan twee meetmomenten met elkaar vergeleken. Ook is het bij een aantal vragenlijsten (zoals de CBCL) mogelijk de lange versie te vergelijken met de korte versie. 19

4. Vragenlijsten Cliëntenportaal In het menu Vragenlijsten cliëntenportaal vind je een overzicht van de vragenlijsten die via het Cliëntenportaal worden afgehandeld. Het overzicht met de vragenlijsten uit het Cliëntenportaal bestaat uit twee tabbladen: op het eerste tabblad staan de vragenlijsten waarvoor een verzoek per e-mail is verzonden, op het tweede tabblad staan de vragenlijsten waarvoor een wachtwoord is gegenereerd. Zowel de e-mail als het wachtwoord geven toegang tot het (zelfde) Cliëntenportaal. In dit hoofdstuk: 4.1 Vragenlijsten: via e-mail 4.2 Vragenlijsten: via wachtwoord 4.1 Vragenlijsten: via e-mail In het overzicht van de vragenlijsten die via e-mail verzonden zijn kun je in de kolom Status eenvoudig zien welke vragenlijsten in het Cliëntenportaal zijn klaargezet (Verzonden), welke vragenlijsten volledig zijn ingevuld (Ingevuld), welke vragenlijsten met een reden niet zijn ingevuld (Nonrespons) en van welke vragenlijsten de vervaldatum is verstreken zonder opgave van reden (Vervallen). De afnamegegevens kunnen op verschillende manieren worden aangepast. Voordat je een actie of bewerking van (de afname van) een vragenlijst kunt uitvoeren, dien je een vragenlijst te selecteren. Het is ook mogelijk meerdere vragenlijsten te selecteren door de CTRL- en SHIFTtoetsen te gebruiken. Toelichting Vragenlijsten Cliëntenportaal (e-mail) 1) Wanneer een vragenlijst nog niet is ingevuld en de vervaldatum nadert, is het mogelijk een Reminder te sturen om de contactpersoon te herinneren aan het verzoek de vragenlijst in te vullen. Na het selecteren van een e-mailtemplate kies je voor Verzenden. De herinnering wordt direct naar de contactpersoon verzonden. 2) Vragenlijsten die niet zijn ingevuld en waarvan de vervaldatum inmiddels is verstreken kun je Opnieuw verzenden. Na het selecteren van een nieuwe vervaldatum en een e- mailtemplate kies je voor Verzenden. De vragenlijst wordt direct opnieuw verzonden. 20

3) Afnamegegevens kun je Bewerken via het afnamescherm. Let op: Wanneer je gewijzigde afnamegegevens opslaat zullen de oorspronkelijk afnamegegevens worden overschreven. Wijzigingen Wijzigingen in status en vervaldatum worden ook meteen zichtbaar in andere overzichten van vragenlijsten, zoals het Vragenlijstenoverzicht. 4) De afnamegegevens van de vragenlijsten in het overzicht kunnen worden geëxporteerd naar Excel. Een overzicht van de ingevulde gegevens van een vragenlijst kun je exporteren via het menu Export. 5) Je kan het Profiel van een vragenlijst opvragen door de vragenlijst eerst te selecteren. Dat kan alleen als de vragenlijst de status ingevuld heeft. 6) Voor alle vragenlijsten, ook de vragenlijsten die niet (volledig) ingevuld zijn kan een Printversie worden geopend. 4.2 Vragenlijsten: via wachtwoord Op het tweede tabblad staan de vragenlijsten die via een wachtwoord in het Cliëntenportaal worden ingevuld. In dit overzicht kun je slechts één vragenlijst tegelijk selecteren en bewerken. De mogelijkheden zijn grotendeels gelijk aan de bewerkingen bij vragenlijsten die per e-mail worden ingevuld. Toelichting Vragenlijsten Cliëntenportaal (wachtwoord) 1) Naast de mogelijkheden die in paragraaf 4.1 zijn toegelicht kun je in dit overzicht de afnamegegevens Bewerken; je wordt dan naar het afnamescherm geleid. Een vervallen vragenlijst kan opnieuw worden geactiveerd door de vervaldatum te wijzigen; er verschijnt dan een nieuw wachtwoord voor de contactpersoon. 21

5. Doelen In de zorgsector wordt vaak gebruikgemaakt van doelen die op gezette momenten gedurende het behandeltraject worden geëvalueerd. In dit hoofdstuk: 5.1 Einddoel invoeren 5.2 Werkdoel invoeren 5.3 Doelen scoren 5.1 Einddoel invoeren Voor het invoeren van een of meerdere einddoelen selecteer je in het menu Doelen de cliënt waarvoor je een doel wil aanmaken. Kies dan Bewerken en Nieuw doel. Toelichting Einddoel invoeren 1) Selecteer eerst de Module waaraan het doel gekoppeld is. 2) Voer de naam van het doel in. 3) Het is mogelijk een uitgebreidere Omschrijving van het doel te geven. 4) Bij het eerste doel is het Type doel altijd een einddoel. Daarna kunnen werkdoelen aan de einddoelen gekoppeld worden. 5) Selecteer de doelcategorie waartoe het doel behoort. Doelcategorieën worden, net als meetmomenten, door de beheerder ingesteld. 6) Voer de Startdatum en eventueel de Einddatum in. Na Opslaan verschijnt linksboven onder de naam van de cliënt het doel dat je hebt ingevoerd. Wanneer je werkdoelen wilt toevoegen aan dit einddoel of een volgend einddoel wilt invoeren, kies je voor Nieuw doel onder de naam van de cliënt 22

5.2 Werkdoel invoeren Na het invoeren van een einddoel kunnen er -meer specifieke- werkdoelen aan het einddoel worden gekoppeld. Het invoeren van een werkdoel gaat grotendeels op dezelfde manier als het invoeren van een einddoel. Er zijn ook enkele verschillen. Toelichting Werkdoel invoeren 1) Kies ditmaal bij Type doel voor: werkdoel. 2) Het werkdoel koppel je aan een eerder ingesteld einddoel. Je kan alleen kiezen voor einddoelen die tot dezelfde module behoren. 3) Na Opslaan verschijnt het werkdoel onder het einddoel. Je kunt een doel bewerken door op het desbetreffend eind- of werkdoel te klikken. Als er een einddoel wordt verwijderd, verdwijnen ook de gekoppelde werkdoelen. 23

5.3 Doelen scoren Zowel de werkdoelen als de einddoelen kunnen worden geëvalueerd. Om een doel te evalueren kies je voor: Scores. Toelichting Scoren van doelen 1) Verschillende betrokkenen kunnen aangeven in welke mate een doel behaald is. De scoremogelijkheden (GAS: Goal Attainment Scoring): - (-1) Verslechterd - ( 0) Onveranderd - (+1) Deels gehaald - (+2) Gehaald 2) De Consensusscore wordt door de betrokkenen samen bepaald. 3) De Eindscore is de definitieve evaluatie van het doel. 4) Geef ook aan wie de eindscore heeft bepaald. 5) Hetzelfde doel kan op meerdere momenten gescoord worden. Daarom is het van belang telkens de datum van de doelevaluatie in te voeren. 24

6. Monitoring De respons op de vragenlijsten (hoeveel vragenlijsten er zijn ingevuld) is terug te vinden in de responsoverzichten. In dit hoofdstuk: 6.1 Responsoverzichten opvragen 6.1 Responsoverzichten opvragen Om een responsoverzicht op te vragen ga je naar het menu Monitoring. Het responsoverzicht bestaat uit twee tabbladen: Basisgegevens en Eenheden. Toelichting Responsoverzicht opvragen (basisgegevens) 1) Bij het opvragen van de respons kun je een selectie maken op basis van het Type cliënt, de vragenlijst en/of het meetmoment. Wanneer er geen selectie wordt gemaakt worden automatisch alle vragenlijsten in het responsoverzicht opgenomen. 2) Kies het tijdvak gebaseerd op Datum afname vragenlijst of op Datum aanvang en/of einde module. In beide gevallen vul je een start- en einddatum in. 25

Naast de basisgegevens kun je op het tweede tabblad Eenheden instellen hoe de gegevens worden gepresenteerd. Toelichting Responsoverzicht opvragen (eenheden) 1) De responsgegevens kunnen worden uitgesplitst naar Locatie, Team, Module of Hulpverlener. 2) Het responsoverzicht kan worden opgevraagd in Excel, PDF of direct op het Scherm (in BergOp). In het responsoverzicht wordt het percentage cliënten dat een vragenlijst heeft ingevuld per meetmoment weergegeven. 26

7. Bijzonder gebruikersrecht: Export Gegevens die in BergOp staan opgeslagen (zoals cliëntgegevens, vragenlijstgegevens, maar ook gegevens over de organisatie) kunnen worden geëxporteerd. In dit hoofdstuk: 7.1 Gegevens exporteren 7.1 Gegevens exporteren Via het menu Export kun je gegevens exporteren. De gegevens worden weergegeven in Excel. Let op: het is mogelijk dat niet alle categorieën in jouw menu staan. De exportmogelijkheden zijn afhankelijk van je gebruikersrechten binnen BergOp. Toelichting Gegevens exporteren De volgende gegevens kunnen worden geëxporteerd: 1) Cliënten; alle cliëntgegevens worden geëxporteerd. Het is mogelijk te filteren op actieve/inactieve cliënten en op datum aanvang/einde module. 2) Contactpersonen; de contactpersonen van de actieve cliënten worden geëxporteerd, gesorteerd naar cliënt. 3) ROM-metingen per cliënt; de ROM-processen van actieve cliënten worden geëxporteerd. Per proces wordt de datum en naam van de eerste meting getoond. 4) Vragenlijsten; de vragenlijstgegevens (met cliënt-, informantgegevens en ingevulde antwoorden) worden geëxporteerd. Het is mogelijk te filteren op datum afname vragenlijst en aanvang/einde module. Daarnaast kan op locaties en modules worden gefilterd. 5) Doelen; de doelevaluatie wordt per evaluatiemoment weergegeven. Er kan worden gefilterd op start/einddatum doel of start/einddatum module, en op locaties en modules. 6) Gebruikers; alle verschillende typen gebruikers en beheerders van de instelling worden geëxporteerd, het persoonlijke e-mailadres en de gekoppelde locaties en modules worden getoond. 7) Organogram; het organogram van de instelling wordt geëxporteerd. Te zien is welke locaties gekoppeld zijn aan welke modules, teams en hulpverleners. 27

8. Bijzonder gebruikersrecht: MIS De verzamelde gegevens in BergOp kunnen via het MIS (Management Informatie Systeem) worden geanalyseerd. In dit hoofdstuk: 8.1 Het MIS (Management Informatie Systeem) 8.1 Het MIS (Management Informatie Systeem) Met behulp van het MIS (Management Informatie Systeem) kunnen statistische gegevens van ingevulde vragenlijsten in BergOp worden gegenereerd. Het MIS biedt overzichten van onder andere (verschil)scores, gemiddelden, percentages op verschillende niveaus in overzichtelijke tabellen of grafieken. Er is een aparte handleiding voor het MIS. De handleiding is te downloaden op www.bergop.info. 28

Colofon BergOp is ontwikkeld door Praktikon. Praktikon BV is een zelfstandige en onafhankelijke organisatie voor onderzoek en ontwikkeling in de jeugdzorg en onderwijsgerelateerde zorg. Meer informatie over Praktikon vindt u op: www.praktikon.nl Meer informatie over BergOp vindt u op: www.bergop.info 29