Opstarten van de module Overschrijvingen 1
Welkom in de module Beheer overschrijvingen van WinBooks on Web Dit document is ontworpen om u kennis te laten maken met de module Beheer overschrijvingen in WinBooks on Web, u uit te leggen hoe het werkt en hoe het u kan bijstaan in het effectief beheren van uw leveranciersbetalingen. Met de module Beheer van overschrijvingen kunt u: eenvoudig en snel het betalingsvoorstel berekenen (lijst van de leveranciersbetalingen) op flexibele wijze leveranciers, klanten en andere begunstigden toevoegen aan het berekende betalingsvoorstel het betalingsvoorstel als XML bestand exporteren dat naar de bank kan worden verzonden automatisch de betaling afpunten met behulp van de uitgeschreven overschrijvingen in Diverse posten Opm.: dit document is voornamelijk gebaseerd op de module Beheer overschrijvingen. Als u vragen hebt over de module Algemene Boekhouding, zoals hoe u een verkoop, een aankoop, een financiële verrichting of een diverse post moet boeken, gelieve dan het bestaand document Opstarten van de Algemene boekhouding.pdf te raadplegen. Om meer te weten over de versies van WinBooks on Web en hun prijzen, ga naar: http://www.winbooks.be/nl/prices Wij zouden graag uw mening willen horen! Als u vragen of opmerkingen hebt over de module van de Vaste Activa, gelieve contact op te nemen met uw verdeler. Wij danken u om WinBooks on Web te gebruiken. Wij hopen dat u met plezier WinBooks on Web zal ontdekken en uw bedrijf beheren. 2
De module Beheer van overschrijvingen activeren Klik in de hoofdmenu op Instellingen Configuratiescherm. Klik op Dossieropties. Selecteer tabblad Modules. Vink Beheer overschrijvingen aan. Klik op Opslaan als u klaar bent. Herstart de toepassing. 3
Opties overschrijvingen Klik in het Configuratiescherm op Overschrijvingen Opties Overschrijvingen. Aanbevolen instellingen voor het tabblad Operaties. Selecteer leveranciers op basis van hun bankrekeningen: Zonder IBAN: selecteer leveranciers zonder een bankrekening. Met nationale IBAN: selecteer enkel leveranciers met nationale bankrekeningen. Met IBAN in de SEPA zone: selecteer leveranciers met Europese bankrekeningen. Beheer valuta: vink aan om het beheer van valuta te activeren. Alle facturen in valuta: vink dit aan om alle facturen in vreemde valuta te zien. Alleen facturen in een specifieke valuta: vink dit aan om enkel facturen in één bepaalde valuta te zien. Op dit moment is enkel Betaal in EUR actief. 4
Aanbevolen instellingen voor het tabblad Export - instellingen voor de XML bestanden. Selecteer het Financiële dagboek van de opdrachtgever (de betaler). Indien de betalingsmededeling leeg is, dan zal de opmerking van de factuur gebruikt worden. Enkel het Uitgeschreven overschrijvingen dagboek wordt geselecteerd voor het boeken van de betaling in diverse posten. Klik op Opslaan om de instellingen te bewaren. 5
Overschrijvingen aanmaken Klik op Operaties Bank Overschrijvingen. In tabblad Lijst: selecteer de vervaldatum van de facturen. Vink deze optie aan indien u de facturen in vreemde valuta mee in aanmerking wil nemen. Klik op het opzoek-icoontje om leveranciers te selecteren. U kan ook per categorie filteren om leveranciers te selecteren. U kunt het betalingsvoorstel laten berekenen voor alle dagboeken of BE enkel voor de aangevinkte dagboeken door Alle dagboeken aan of uit te vinken. 6
In het tabblad Opties, kunt u de instellingen zien die u in tabbladen Export en Operaties van de Opties beheer overschrijvingen gedefinieerd hebt. Aanmaakdatum: deze datum verschijnt in het XML bestand. Uitvoeringsdatum: datum waarop de bank de betalingen dient uit te voeren. Vink dit aan om enkel facturen in één bepaalde valuta te zien. Als u deze optie aanvinkt, zullen alle betalingen van leveranciersfacturen geboekt worden in een diverse posten dagboek Uitgeschreven overschrijvingen. Na het invoeren van de instellingen, ga terug naar tabblad Lijst en klik op Berekenen om het betalingsvoorstel te bekomen. 7
Na het klikken op Berekenen, zal de lijst met facturen worden weergegeven in het tabblad Lijst. Wanneer u een verrichting uit de lijst selecteert, zal de detail van deze verrichting onderaan getoond worden. Sepa: voor de bankrekeningen in de Single European Payments Area. : klik op dit icoontje om toegang te krijgen tot de bankrekeningen van de leverancier. Datum: datum van de factuur. Ander bedrag: de som van alle verrichtingen met een bedrag > 0 (dus, in de meeste gevallen, creditnota s). Klik op Opslaan om het resultaat van het betalingsvoorstel te bewaren. Klik op Export om het resultaat van het betalingsvoorstel als XML bestand te exporteren. U kunt dit bestand naar uw bank sturen. Klik op Betalen om een diverse post in de algemene boekhouding aan te maken voor de betaling. Klik op Annuleren om het overschrijvingsscherm te sluiten. Klik op Zoom om de documenten te openen om de detail van de verrichtingen te zien. 8
Klik op Leverancier toevoegen om een extra leveranciersbetaling toe te voegen. Klik op Klant toevoegen om bijvoorbeeld een creditnota voor een klant toe te voegen. Klik op And. begunst. om een andere begunstigde toe te voegen. Dit is een persoon die op dit moment niet in uw database aanwezig is. Deze begunstigde is niet gedefinieerd, noch als klant noch als leverancier. De verrichting met deze begunstigde zal plaatsvinden op een algemene rekening en niet op een klanten- /leveranciersrekening. Klik op Alles om alle verrichtingen te selecteren. Klik op Niets om alle selecties ongedaan te maken. Wat gebeurt er wanneer u op de knop Betalen klikt? Indien u na het berekenen van het betalingsvoorstel alle facturen wenst te betalen, klik op en klik vervolgens op. 9
Na het klikken op, zullen alle facturen uit de lijst verdwijnen. Een diverse post wordt automatisch aangemaakt in het dagboek OVSCHR Rekening 581000 is de rekening van de Uitgeschreven overschrijvingen. De periode van de verrichtingen is de laatste van het dagboek OVSCHR De datum van de verrichting is de uitvoeringsdatum (zie het tabblad Opties van het betalingsvoorstel). Alvorens u deze diverse post verrichting met het financieel dagboek kan afpunten, dient u rekening 581000 afpuntbaar te maken. Open in de hoofdmenu onder Stamgegevens - Boekhouding, het scherm Algemene rekeningen - selecteer rekening 581000 en klik op tabblad Fiche. 10
Vink het veld Afpuntbaar aan en klik vervolgens op Opslaan. Na ontvangst van de bevestiging van de uitgevoerde betalingen door de bank, kunt u op eenvoudige wijze de overschrijvingen in uw financieel dagboek boeken, zodat uw boekhouding is bijgewerkt. Ga in de hoofdmenu naar Inboeken - Financiële verrichtingen en selecteer het Dagboek, de Periode en klik op Toevoegen. 11
Voer de Datum verr. (datum van de verrichting), selecteer onder Type: A (Algemene rekening), selecteer onder Referentie de rekening 581000, druk onder 581000 te zien. op de spatiebalk om de verrichtingen van rekening Selecteer de verrichting van dagboek OVSCHR en klik op Selecteren. 12
Vul de opmerking van het document in. Het document wordt automatisch bewaard na het beëindigen van elke regel. Einde van het document. Wij danken u om WinBooks on Web te gebruiken. --- 13