Infomobiel v.a. versie 12.00 Cursus klanten administratie Infomotive International B.V. Nijverheidsweg 6 5061 KL Oisterwijk http://www.infomotive.nl (C) Infomotive International B.V. 1
Klanten administratie Met behulp van de klanten administratie houdt u alle gegevens m.b.t. uw klanten bij. (C) Infomotive International B.V. 2
Klanten administratie menu 20. Overzichten klantgegevens; om allerlei overzichten te printen. 28. Afdrukken en verwerken verkoopboek; om alle facturen door te boeken in uw financiële administratie Infoboek. 40. Opvragen klantgegevens; om allerlei informatie van uw klanten te bekijken op het beeldscherm. 50. Onderhouden klantgegevens; om nieuwe klanten in te voeren, of bestaande te wijzigen of te verwijderen. 56. Onderhouden klantsoorten; Om klantsoorten aan te maken. (C) Infomotive International B.V. 3
20. Overzichten klantgegevens 1. Hiermee print u een klanten adressenlijst 2. Hiermee print u een openstaande postenlijst per klant. 3. Hiermee print u een saldi-overzicht per klant. 4. Hiermee print u een omzet specifikatie lijst per klant. 5. Hiermee print u de verkoop-historie van 1 of meerdere klanten 6. Hiermee print u adresetiketten van 1 of meerdere klanten. 7. Hiermee print u een overzicht van alle wagens die behoren bij een bepaalde klant. 8. Hiermee print u betalingsverzoeken voor 1 of meerdere klanten. 9. Hiermee print u rekeningoverzichten voor 1 of meerdere klanten. Op de volgende dia s vindt u van iedere lijst een voorbeeld. (C) Infomotive International B.V. 4
1 N/A/W-overzicht 2 Openstaande posten per klant (C) Infomotive International B.V. 5
3 Saldi-overzicht per klant 4 Omzet-specificatie per klant (C) Infomotive International B.V. 6
5 Verkoop historie 6 Adres-etiketten (C) Infomotive International B.V. 7
7 Wagenpark 8 Betalingsverzoeken (C) Infomotive International B.V. 8
9 Rekeningoverzichten (C) Infomotive International B.V. 9
28. Afdrukken en verwerken verkoopboek Alle facturen worden verzameld in het verkoopboek. Pas als u programma 28 opstart, dan worden de openstaande posten bij uw klanten aangemaakt, en de journaalposten worden doorgeboekt in uw boekhouding. (mits Infoboek gekoppeld is, anders krijgt u uitsluitend hiernaast staand overzicht geprint) Afhankelijk vanuit welke facturatie u heeft gewerkt krijgt u overzichten. Heeft u werkplaatsfacturen gemaakt dan krijgt u een verkoopboek werkplaats, zo ook voor magazijn, auto-verkopen, brandstoffacturering, onderhoudscontracten en verhuuradministratie. Bewaar deze overzichten goed in een map. Tijdens het doorboeken kunt u 1 periode aangeven waarin de omzetten geboekt moeten worden. Let er hierbij op, dat als het verkoopboek facturen van oktober en november bevat, u eerst alle facturen t/m eind oktober selecteerd, en deze door laat boeken in periode 10 (oktober). Vervolgens start u het verkoopboek opnieuw op. Deze bevat nu nog uitsluitend de verkoopfacturen van novemer welke u nu door kunt laten boeken in periode 11 (november). (C) Infomotive International B.V. 10
40. Opvragen klanten en historie Middels dit opvraagscherm krijgt u alle benodigde informatie van uw klant (debiteur). Rechts ziet u cumulatieve omzetinfo, die pas bijgewerkt wordt nadat u het hiervoor behandelde verkoopboek heeft verwerkt. Zo ook de Openstaande facturen. (O + F2 laat ook de betaalde posten zien) Met de W bekijkt u de Wagengegevens, en met de L de Lopende werkorders. F8 aanvullende gegevens (dia 12) (C) Infomotive International B.V. 11
F8 = aanvullende gegevens 1. Een aanvullende klantenkaart, stelt u in de gelegenheid zaken bij te houden die u niet in de voorgeprogrammeerde stamkaart kunt zetten. Infomotive heeft voor u een stamkaart bedacht van ongeveer 27 in te vullen velden. Zoals u hiernaast ziet, is een aanvullende stamkaart bedacht die begint met veld 50. Door het nummer op het einde van een liggend streepje (-) te voorzien geeft u aan, dat u een nieuw invulveld aanmaakt. Geef dan een korte omschrijving (50- Gezinssamenstelling:) en geef met onderliggende streepjes aan (Shift toets + liggend streepje) hoeveel ruimte u wilt reserveren om uw gegevens in te typen. 2. U maakt een aanvullende klantenkaart per klantsoort. Dat wil dus zeggen dat u voor de klantsoort P(articulieren) een andere aanvullende stamkaart kunt maken dan voor klantsoort B(edrijven) 3. U kunt de aanvullende stamkaart via Onderhouden klantgegevens muteren en via Opvragen klanten en historie bekijken. Een aanvullende klantenkaart maakt u in Diversen, Besturingsgegevens, Aanvullende stamkaarten. (C) Infomotive International B.V. 12
50. Onderhouden klantgegevens Veld 01: uniek klantnumer Veld 02: bedrijfsaanhef b.v. Gemeente Veld 03: Naam Veld 04: Adres Veld 05: Postcode en woonplaats Veld 06: Email adres en/of website Veld 07: kort en krachtige zoeknaam Veld 08: eventueel btw nummer voor bedrijven Veld 09: (Post)bankrekening en naam Veld 10: Kontaktpersoon (hoeft niet als deze dezelfde is als naam 2 (veld 03) Veld 11: Opmerking die steeds op scherm verschijnt als u deze klant oproept (dus ook op werkorder, factuur etc.) Veld 12: Allerlei telefoon/telefax nummers Veld 13: Geboortedatum in formaat DDMMJJJJ Veld 14: Geef hier uw eigen kode om later de klant makkelijk te kunnen selecteren voor mailingen (optionele mailing-module) (C) Infomotive International B.V. 13
50. Onderhouden klantgegevens Veld 21: Geslacht, M geeft op factuur de heer E. Brinkman, V geeft op factuur mevrouw E. Brinkman, B geeft op factuur de aanhef van veld 02+wat bij veld 03 staat ingevuld. Veld 22: Klantsoort om uw aanvullende stamkaart te bepalen, en om statistieken in de management informatie mee op te bouwen. Veld 23: Kontant betalen of op Rekening; indien u hier een K(ontant) invult is deze niet te wijzigen in R(ekening) tijdens facturatie. Omgekeerd kan uiteraard wel (van een R een K maken) Veld 24: BTW berekenen waarbij JA of NEE slaat op arbeid, onderdelen en diversen, en B(TW) of M(arge) op Auto in-, en verkopen. Vul in dit 2e veld altijd een M in bij Particulieren, en een B bij bedrijven. Veld 25: Betalingsverzoek: vul hier bijna altijd een J(a) in. Voor klanten, werknemers, collegabedrijven, filialen die u niet automatisch een betaalverzoek wilt sturen vult u een N(ee) in. Bij betaaltermijn vult u het aantal dagen krediet in, waarmee bij aanmaningen rekening wordt gehouden, en wordt afgedrukt op uw facturen naar deze klant. Veld 26: Kostprijs leveringen is bijna altijd N(ee). Vul hier J(a) in als u onderdelen tegen de inkoopprijs wilt doorbelasten aan een filiaal of uw eigen bedrijf (klantnummer 999998 = voorraad) Indien u met de grossiersuitbreiding werkt (optioneel) kunt u hier een K van prijs via kortingtabel invullen. Veld 27: Magazijn korting om een percentage korting toe te passen voor deze klant bij onderdelen verkopen vanuit de magazijnadministratie. In de 2e rubriek van dit veld bepaalt u of Korting afdrukken op magazijnbon/order J=ja,N=nee van toepassing is. (C) Infomotive International B.V. 14
56. Onderhouden klantsoorten Met behulp van dit programma kunt u uw klantsoorten aanmaken. Ook voor het selecteren van adressen voor mailingen, kunt u hierop selecteren. Middels rubriek 5 koppelt u de klantsoort aan een bepaald tarief factureercode. (C) Infomotive International B.V. 15