HANDMATIGE FACTURATIE Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op 12-04-2018
Table of Contents Algemene informatie... 3 Algemene informatie facturatie... 4 Inrichting facturatie (handmatig)... 8 Factuursjabloon maken... 9 Taglijst, voorbeeld templates / sjablonen, aandachtspunten...11 - Filters...13 Factuurprofiel configureren...15 Facturatierun uitvoeren...19 Exportcontrole uitvoeren... 20 Voorbewerken financiële exports en facturen...24 Uitvoeren van een facturatierun...29 Facturen inzien... 32 Factuur terugdraaien... 35
Algemene informatie Nedap healthcare Pagina 3 / 36
Algemene informatie facturatie Onderstaande handleidingen geven je achtergrondinformatie over de manier van factureren en de verschillende mogelijkheden. Tevens geven ze instructies voor een juiste inrichting om de zorg volgens de verschillende legitimaties te kunnen declareren. De inrichting en werking voor het factureren van de zorg onder de verschillende legitimaties zijn in meer of mindere mate afhankelijk van afspraken met externe partijen, zoals het zorgkantoor of de betreffende gemeente(s). Houd bij het inrichten rekening met de gemaakte afspraken, zodat de facturatie in een later stadium correct en volgens afspraak verloopt. Handmatige facturen en volgens standaarden Ons maakt onderscheid tussen handmatige facturen en facturen volgens standaarden. Facturen volgens standaarden Diverse instanties werken volgens facturatiestandaarden. Deze verschillen per legitimatie. De hiernavolgende legitimaties worden via standaarden aangeleverd. WLZ ZVW iwmo ijw MSVT DBC In de standaarden zijn landelijk afspraken gemaakt over de inhoud van dergelijke facturen/ declaraties en de vorm (bestandsformaten) waarin deze aangeleverd worden. Hiervan kan niet afgeweken worden. De declaratie van dergelijke legitimaties worden gedaan via bepaalde typen exportprofielen. Daarbij dient rekening te worden gehouden dat elk profiel zelfstandig werkt en geen samenhang vertoont met andere profielen. Dat betekent dat 2 verschillende profielen met dezelfde inrichting en filter exact dezelfde uitkomst zullen geven, ook als daar tijd overheen is gegaan en er inmiddels goedkeur is geweest. De enige uitzondering hierop is het exportprofiel tbv CAK aanlevering. Nedap healthcare Pagina 4 / 36
Handmatige facturen Met handmatige facturen, worden facturen verstaan die niet middels standaarden verwerkt worden. Vaak komen deze tot uiting in de vorm van een factuur als Excel- of Word-document. Hiervoor dienen zelf factuurprofielen geconfigureerd te worden. Dergelijke facturen zijn nuttig in geval instanties willen afwijken van de standaarden (bijvoorbeeld gemeentes die nog niet gereed zijn om iwmo declaraties te kunnen behandelen), of voor externe partijen die überhaupt geen declaraties conform standaarden kunnen verwerken, zoals particuliere cliënten (particulier gefinancierd, danwel PGB). De standaarden toegelicht Per standaard zijn verschillende soorten zorgen en declaratiestandaarden van toepassing. Deze staan hieronder toegelicht. WLZ De Wet Langdurige Zorg (WLZ) is de declaratievorm waarvan de zorglegitimatie 'Indicatiebesluit' als input gebruikt wordt. Voor enkele zorginstellingen kan het zijn dat de naamgevingen bij de zorglegitimatie nog gericht is op het vroegere AWBZ met de scheiding tussen intra- en extramuraal. Deze scheiding is met invoering van de WLZ niet meer aan de orde en AWBZ is vervangen door WLZ. De naamgeving van de legitimatie is handmatig aan te passen. Indien de zorginstelling ook WLZ-ZZP's levert, kan ook de zorglegitimatie ZZP vallen onder de WLZ. Controleer ook hier de naamgeving om onduidelijkheden te voorkomen. Soort zorg ZZP4+ (18+) SGLVG Kinderen en Jongeren met ernstige Verstandelijke, lichamelijke of Meervoudige beperkingen Declaratiestandaard iwlz, middels AW319-bestanden. ZVW Voor de zorgverzekeringswet (ZVW) wordt de ZVW-legitimatie van de cliënt gebruikt. De zorgverzekeraar van de cliënt is in dit geval de debiteur. De gegevensuitwisseling vindt plaats met de zorgverzekeraar van de cliënt. Soort zorg Nedap healthcare Pagina 5 / 36
PV (18+) VP (18+) Behandeling zintuiglijke beperking (18-) Wijkverpleging LGGZ Declaratiestandaard AW319 GZ321 (In geval van de LGGZ) iwmo De iwmo-standaard omvat de zorg die gefinancierd wordt door de gemeenten op basis van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning. Hierop zijn specifieke afspraken met de betreffende gemeente van de cliënt van toepassing. Soort zorg HH BG Declaratiestandaard WMO303 ijw De ijw-standaard omvat de zorg die gefinancierd wordt door de gemeenten op basis van de Jeudwet. Hierop zijn, net zoals met de WMO, specifieke afspraken met de betreffende gemeente van de cliënt van toepassing. Soort zorg BH BG PV Vervoer Jeugdhulp, jeugd-vb, jeugd-ggz, Jeugdzorgplus Kinderbescherming Jeugdreclassering Declaratiestandaard JW303 Nedap healthcare Pagina 6 / 36
MSVT MSVT behelst de Medisch Specilistische Verpleging in de Thuissituatie waarbij de medisch specialist eindverantwoordelijke voor de zorg is. De declaratie vindt plaats bij de zorgverzekeraar, maar wel via een aparte MSVT-legitimatie. Soort Zorg MSVT Declaratiestandaard OS301 DBC De Diagnose Behandel Combinaties zijn gericht op de geriatrische revalidatie zorg. De wijze van indicatiestelling en registratie wijkt af van andere standaarden. Soort Zorg GRZ Declaratiestandaard ZH308 De DBC handleiding is, gezien de afwijkende soort zorg en wijze van registratie, op een specifieke plek ingedeeld. Overzicht berichtstandaarden Bekijk het overzicht met berichtstandaarden die in Ons ondersteund worden. Nedap healthcare Pagina 7 / 36
Inrichting facturatie (handmatig) Nedap healthcare Pagina 8 / 36
Factuursjabloon maken Navigeren Ga naar Beheer -> Facturatie -> Factuursjablonen Overzicht De bestaande factuursjablonen zijn te zien in dit overzicht. Nieuwe factuursjablonen zijn toe te voegen middels de knop 'Nieuwe toevoegen'. Nedap healthcare Pagina 9 / 36
Nieuwe toevoegen Het factuursjabloon dient hier te worden geselecteerd. Een factuursjabloon is naar eigen wens in te richten middels de taglijst. De taglijst en een aantal voorbeeld factuursjablonen zijn hieronder te downloaden. Wanneer het factuursjabloon is geselecteerd, dient er een bestandsnaam en omschrijving te worden ingevuld. De factuursjablonen dienen een unieke bestandsnaam te hebben. Zodra een gebruikt factuursjabloon wordt verwijderd en een nieuw factuursjabloon met exact dezelfde bestandsnaam wordt weer toegevoegd, zal het factuurprofiel dit factuursjabloon niet kunnen gebruiken. Nadat de bestandsnaam en omschrijving zijn ingevoerd, dient het factuursjabloon te worden geupload middels de groene knop 'Uploaden'. Het factuursjabloon is vervolgens toegevoegd en te selecteren in een factuurprofiel. Let op: er gelden een aantal aandachtspunten rondom het te uploaden document. Meer uitleg hierover vindt je in deze handleiding. Voorbeeldbestanden De taglijst en voorbeeldbestanden van factuursjablonen zijn hier beschikbaar: Bekijk voorbeeldbestanden Nedap healthcare Pagina 10 / 36
Taglijst, voorbeeld templates / sjablonen, aandachtspunten Taglijst Facturen en brieven bestaan uit tags. Bekijk de taglijst. Voorbeelden Factuursjablonen Voorbeeld factuursjabloon Voorbeeld factuursjabloon met producttotalen Voorbeeld factuur met acceptgiro Brieven en etiketten Voorbeeld template brief Voorbeeld template etiket Voorbeeld zorgplan brief Voorbeeldsjabloon met medische cliëntinformatie Aandachtspunten Prioritering van adressen In het geval brieven en etiketten gebruikt worden, wordt een bepaalde volgorde van adressen aangehouden. Dit geeft antwoord op de vraag welk adres wordt gekozen op het moment dat er meerdere adressen bekend zijn bij de cliënt. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan verblijfadres, woonadres en correspondentieadres. De volgorde zoals deze gehanteerd wordt, staat beschreven in de taglijst bij het kopje van cliëntadressen. De volgorde zoals deze gebruikt wordt bij de print van zorgplannen, is anders. Tabellen en tekstvakken Wanneer tabellen of tekstvakken gebruikt worden in een sjabloon, dan geldt: gebruik of een tekstvak, of een tabel. Plaats geen tabel in een tekstvak, geen tekstvak in een tabel, enzovoort. De werking kan in dergelijke gevallen niet worden gegarandeerd. Nedap healthcare Pagina 11 / 36
Besturingselementen Besturingselementen zoals bijvoorbeeld macro's en ActiveX worden niet ondersteund. Indien deze aanwezig zijn in de template dan zullen deze worden gedeactiveerd. Cliëntinformatie in factuursjablonen Clienttags moeten in een factuursjabloon altijd in een "eigen" tabel opgenomen worden. Zie ook "voorbeeld factuursjabloon" bovenaan deze pagina. Koptekst en voettekst Tags kunnen alleen gebruikt worden in de hoofdtekst van het document. Het is niet mogelijk om tags aan te roepen in de koptekst en voettekst. Word-versie en bestandsextensie De bestandsindeling van de geüploadde templates dient te geschieden in een van de volgende formaten: Bij gebruik van Word 2011 of ouder: Opslaan als.docx, of als.doc formaat met de indeling "Microsoft Word 97-2003 Document". Bij gebruik van Word 2012 of nieuwer: Opslaan als.doc formaat met de indeling "Microsoft Word 97-2003 Document". Bij gebruik van Word 2012 of nieuwer kan het document niet goed verwerkt worden als het bestand als.docx-document is opgeslagen. Indien het bestand niet op de juiste wijze wordt opgeslagen, verschijnt bij het uploaden van het document een foutmelding. Nedap healthcare Pagina 12 / 36
- Filters Voor de algemene werking van filters, klik hier. Nieuw filter aanmaken 1. Geef het filter een unieke naam en beschrijving, zoals 'Aanvullende diensten' zodat makkelijk herkend kan worden waarvoor deze gebruikt wordt. 2. Kies nieuw filter aanmaken of om een kopie van een bestaand filter te maken. In dit voorbeeld wordt er een nieuw filter aangemaakt. 3. Vink 'Filter op prestatieniveau' aan. Bij optie 4 verschijnen dan alle in de applicatie ingerichte financieringgstromen. 4. Geef aan welke financieringsstromen geëxporteerd dienen te worden. De genoemde opties zijn gebaseerd op alle financieringsstromen welke in de applicatie aanwezig zijn. Uitzondering is de keuze 'Onbekend'. Deze is niet gebaseerd op een zorglegitimatie maar op niet-gelegitimeerde uren. In dit geval wordt gekozen voor 'Aanvullende diensten' 5. Kies de gewenste codering. Dit bepaalt onder welke benaming de prestatie geëxporteerd wordt. De keuzes 'Financieringsproduct...' komen uit de financieringsproduct instellingen, 'CAK-prestatiecode' is de CAK-code en de 'Vektiscode' is de Vektis-code zoals te vinden in de koppeltabel. Nedap healthcare Pagina 13 / 36
Nedap healthcare Pagina 14 / 36
Factuurprofiel configureren Navigeren Beheer -> Facturatie -> Factuurprofielen Overzicht Nedap healthcare Pagina 15 / 36
Dit is het overzicht van reeds aangemaakte factuurprofielen. In de kolom 'Standaard' worden de reeds aangemaakte exportprofielen weergegeven. Deze zijn terug te vinden onder Beheer -> Export. In de kolom 'Handmatig' worden de handmatige factuurprofielen weergegeven. Klik op 'Nieuw factuurprofiel' om een nieuw handmatig factuurprofiel aan te maken. Gegevens invoeren 1. Geef het factuurprofiel een herkenbare naam. 2. Selecteer de te exporteren registraties. Te selecteren zijn 'Zorgregels', 'Periodieke declaraties', 'ZZP declaraties', 'Gecombineerde aanlevering' of 'Eerstelijnszorg' (indien geactiveerd). 3. Kies het te gebruiken filter. Het filter zal uiteindelijk bepalen welke prestaties meegenomen worden in de facturatie. Let op: Alleen prestatiegebaseerde filters zijn te selecteren in het dropdown-menu. 4. Kies een groep debiteuren. Te selecteren zijn 'Gebruik alle debiteurgroepen (hiermee worden alle debiteurgroepen in het dropdownmenu geselecteerd), 'Gemeente' en 'Client'. Het is niet mogelijk om andere debiteuren te selecteren omdat enkel voor gemeenten en clienten handmatige facturen gemaakt kunnen worden. 5. Kies de specificatie voor 'Clienten' gekozen kan worden voor 'Alle clienten', 'Alleen nietgeheime clienten' en 'Alleen geheime clienten'. Nedap healthcare Pagina 16 / 36
6. Kies het type periode. Bij het starten van de facturatie zal de keuze die hier gemaakt wordt zichtbaar zijn; wordt er gekozen voor het type 'Maand', dan is er bij het starten van de facturatie alleen de mogelijkheid te kiezen voor een facturatierun over een maand of meerdere maanden. Indien er gekozen is voor het type 'Vier weken', dan kan de facturatierun per vier weken (periode) of over meerdere perioden gedraaid worden. Indien er gekozen is voor het type 'Een week', dan kan de facturatierun per week of over meerdere weken gedraaid worden. Bij het selecteren van 'Een dag', kan de facturatierun per dag of over meerdere dagen gedraaid worden. 7. Kies de gewenste optelling met betrekking tot de factuurregels. De keuzemogelijkheden zijn: 'Week' (per week één factuurregel), 'Dag' (per dag één factuurregel) en 'Per periode' (per periode één factuurregel). 8. Het uitvoerformaat van het te genereren rapport is Excel. In dit rapport wordt een overzicht getoond van alle factuurregels uit de facturatierun. Het uitvoerformaat is niet te wijzigen. 9. Het is mogelijk om één of meerdere sjablonen toe te voegen. Wanneer je kiest voor 'Sjabloon toevoegen', zullen er twee extra dropdownmenu's verschijnen. 10. Selecteer het sjabloon. Er kunnen eventueel meerdere sjablonen gebruikt worden middels de knop 'Sjabloon toevoegen'. 11. Voer indien nodig de betalingstermijn in in dagen 12. Geef aan of de facturen geëxporteerd dienen te worden naar de financiële administratie (journaliseren). Vinkje aan: De factuur kan gejournaliseerd worden en zal meegenomen worden in de journaliseringsexport. Vinkje uit: De factuur kan niet gejournaliseerd worden en zal niet meegenomen worden in de journaliseringsexport. 13. Indien een factuur afgekeurd wordt, kan hier ingesteld worden of in dat geval de facturen volledig gecrediteerd wordt. Bij een wijziging zal in dat geval een volledig nieuwe factuur aangemaakt wordt. Deze functionaliteit is van belang voor het factureren van PGB-facturen voor de Sociale Verzekeringsbank. Deze partij heeft verzocht om alleen het hele oorspronkelijke bedrag te crediteren en vervolgens het nieuwe bedrag te debiteren. 14. Bij deze optie kunnen één of meerdere AGB-codes geselecteerd worden voor de export. Als er een selectie gemaakt wordt zullen alleen de geselecteerde codes geëxporteerd worden, als er geen selectie gemaakt wordt, zullen alle AGB-codes meegenomen worden in de export. 15. Optioneel kan met behulp van tags, een extra Excel-bestand worden gegenereerd. De inhoud van het Excel-bestand is afhankelijk van de ingevoerd tags (kommagescheiden). Klik hier om naar de taglijst te gaan. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden indien er een specifiek Excel-bestand aangeleverd dient te worden. Daarnaast is het mogelijk om benamingen (geen tag) handmatig toe te voegen. 16. Wanneer dit vinkje aanstaat, worden alle debiteuren gefactureerd. Wanneer het vinkje uitstaat, kan er een selectie worden gemaakt van de te factureren debiteuren. Klik op de naam van de debiteur die geselecteerd dienen te worden. Selecteer de actie (alle opties naar rechts verplaatsen) / alleen geselecteerde opties naar rechts verplaatsen). Nedap healthcare Pagina 17 / 36
De geselecteerde debiteuren zijn aan de rechterkant te zien. Door op de kolomtitel te klikken (4) zijn de debiteuren alfabetisch te sorteren; dat is handig in geval van grote selecties. 17. Klik op opslaan Nedap healthcare Pagina 18 / 36
Facturatierun uitvoeren Nedap healthcare Pagina 19 / 36
Exportcontrole uitvoeren Voorafgaand aan de export kan worden gecontroleerd of er niet-gefiatteerde zorgregels in het systeem aanwezig zijn. Op basis daarvan kunnen deze regels gefiatteerd worden, zodat deze regels ook met financiële processen worden meegenomen. Groepszorg-uren worden in deze controle niet meegenomen; controleer deze dus zelf. Navigeren Ga naar Beheer > Exportcontrole. Controle starten Voer de datum in tot en met wanneer gecontroleerd dient te worden. Klik vervolgens op Start. Nedap healthcare Pagina 20 / 36
Resultaat Zodra de controle gereed is, worden alle regels zichtbaar van medewerkers waar zorgregels niet van gefiatteerd zijn. Details: Medewerkers van niet gefiatterde zorgregels zijn gesorteerd per team. Alleen de regels vanaf worden getoond. Het is dus goed mogelijk dat er meerdere regels per getoonde medewerker nog niet gefiatteerd zijn. De verantwoordelijk manager is de persoon die de rol van fiatteren heeft i.c.m. de autorisatie voor het betreffende team. De regels van de medewerkers kunnen opgezocht en desgewenst gefiatteerd worden, waarna de financiële processen uitgevoerd kunnen worden. Nedap healthcare Pagina 21 / 36
Voorbeeld verantwoordelijk manager Het autorisatieprofiel van Eva Luatie is ingesteld als volgt: 1. De rol "fiatteren" is toegewezen, 2. De teams "Wipwap V&V" en "Glijbaan V&V" zijn toegewezen * * Let op, het bolletje onder "rol heeft betrekking op" heeft voor het bepalen van teamverantwoordelijke geen functie. Het maakt dus niet uit of deze op "eigen gegevens", "alle teams" of "onderstaande teams" staat. Er wordt enkel gekeken naar de teams die zijn toegewezen via "kies teams...". Nedap healthcare Pagina 22 / 36
Hierdoor wordt Eva Luatie in de exportcontrole getoond als verantwoordelijk manager voor de teams "Wipwap V&V" en "Glijbaan V&V". Nedap healthcare Pagina 23 / 36
Voorbewerken financiële exports en facturen De optie voorbewerken kan in bepaalde situaties bij het uitvoeren van financiële exports en factuurruns een performanceverbetering en verkorting in doorlooptijd opleveren. In deze handleiding wordt uitgelegd waarom het mogelijk is om voor te bewerken, wat voorbewerken precies doet en wanneer het voor zorginstellingen een verbetering kan zijn om de optie voorbewerken te gebruiken. Indien gewenst, kan de optie voorbewerken door support worden ingeschakeld. Dit kan middels een ticket aangevraagd worden. Wanneer gebruik je de optie om voor te bewerken? De afweging om gebruik te maken van de mogelijkheid om voor te bewerken, hangt af van onderstaande factoren: 1. Wordt er gebruik gemaakt van de AW319 (WLZ of ZVW), ZH308 (DBC), OS301 (MSVT), WMO303 (iwmo), JW303 (ijw), JW321 (JeugdGGZ), PM304 (Eerstelijnszorg), FZ303 (Forensische zorg), GZ321 (GGZ), en/of handmatige facturatie-exports? 2. Worden minimaal 2 á 3 van deze exports binnen korte tijd (24 uur) uitgevoerd? 3. Rechtvaardigt het extra werk van het handmatig uitvoeren van de voorbewerken-export de verkorte doorlooptijd van de exports en performanceverbetering van de applicatie? Indien de bovenstaande vragen met "ja" beantwoord kunnen worden, kan het de moeite waard zijn van deze optie gebruik te maken. Let op: indien de optie voorbewerken geactiveerd wordt, dient voor het starten van de betreffende export een voorbewerking uitgevoerd te worden. De optie om voor te kunnen bewerken is aan te vragen via Nedap Support. Waarom voorbewerken en hoe werkt het? De bovengenoemde exporttypen en handmatige factuurruns maken tijdens elke export die gedraaid wordt een voorbewerkende berekening van de gegevens die in de betreffende export zitten. De voorbewerking is voor deze types en/of de handmatige export gelijk, wat in de praktijk betekent dat meerdere malen dezelfde voorbewerkende handeling uitgevoerd wordt. Zodra deze exports data exporteren over grofweg dezelfde periode/data, betekent dit dat tijdens elke exportrun opnieuw deze voorbewerking wordt uitgevoerd. In het geval meerdere van deze exports worden gedaan (bijvoorbeeld altijd een AW319 en daarna één of meerdere facturatieruns) zorgen deze dubbele berekeningen ervoor dat in totaal meer tijd benodigd is voor het uitvoeren van de exports, dan eigenlijk nodig zou zijn. Nedap healthcare Pagina 24 / 36
Met de aan te zetten optie "voorbewerken" is er de mogelijkheid om de voorbewerkende berekeningen van de exports eerst expliciet uit te laten voeren. Dit houdt in dat voor een bovengenoemd exporttype en handmatige facturatierun, de "voorbewerken"-export eenmalig moet worden uitgevoerd. Dit heeft, in geval van meerdere exports (AW319, OS301, CAK en/of handmatige facturatieruns), een performanceverbetering tot gevolg. Met het vooraf voorbewerken loopt de applicatie alle berekeningen van de genoemde exporttypen en handmatige facturatieruns langs. Wanneer het voorbewerken klaar is, kunnen de betreffende exports gedraaid worden. Gedurende deze exports zullen die berekeningen dan niet meer hoeven plaatsvinden, waardoor het exporteren in algemene zin sneller zal gaan. Het voorbewerken kan een performanceverbetering opleveren bij (middel)grote zorgorganisaties, zorgorganisaties met performanceproblemen bij het exporteren en zorgorganisaties met veel losse exportprofielen en/of factuurprofielen. Uit een recente analyse is gebleken dat bij dergelijke organisaties de gemiddelde doorlooptijd per export/factuurrun meer dan twee keer zo kort is. Hierbij mogen ook de testexports meegeteld worden. Voorwaarden om succesvol te kunnen voorbewerken Om voorbewerken succesvol uit te voeren zijn er een aantal zaken van belang: Voorbewerken is alleen aan de orde bij bovengenoemde exporttypen en/of handmatige facturatieruns. De periode die wordt voorbewerkt moet minimaal gelijk zijn aan de periode waarover de daaropvolgende exports gedraaid worden: als je over de maand maart wilt exporteren, dien je deze maand in zijn geheel voor te bewerken. Ook mag de periode van voorbewerken ruimer zijn; in dit voorbeeld is het ook correct als januari t/m juni zijn voorbewerkt. Daarnaast kunnen ook meerdere voorbewerk-exports uitgevoerd zijn; een van 1 maart t/m 14 maart en een van 15 t/m 31 maart. In dit geval is te exporteren over de gehele maand maart. De periodes van de te exporteren declaraties/facturen mogen van elkaar afwijken; het is geen probleem als de AW319 bijvoorbeeld per maand wordt aangeleverd en een handmatige factuur over een week. Het is aan te raden om binnen een korte periode na het voorbewerken de exports uit te voeren. Indien de voorbewerking langer dan 24 uur geleden is uitgevoerd, volgt een waarschuwingsmelding. Deze melding werkt alleen signalerend; het is dus mogelijk om deze te negeren en alsnog de export uit te voeren. De betreffende export zal in het geval de melding genegeerd wordt, mogelijk dus niet de meest recente gegevens bevatten. Is de optie 'voorbewerken' geactiveerd, dan moet er altijd voorbewerkt worden. Staat de optie aan en wordt er een export gedraaid zonder voorbewerking (waarbij de signalering is genegeerd), dan zal deze financiële export geen gegevens bevatten. De voorbewerken-export is net zoals andere exports in te plannen. Het is dus mogelijk om het voorbewerken te starten om 20:00 uur, en de AW319 en WMO303 vanaf 20:30 uur. Indien er uitvalredenen in de financiële-export voorkomen, dan kan het zijn dat het voorbewerken opnieuw dient te worden uitgevoerd. Klik hier voor meer informatie. Nedap healthcare Pagina 25 / 36
Hoe te starten met voorbewerken? De mogelijkheid om voor te bewerken is via een ticket aan te vragen bij support. Wanneer dit is geactiveerd, is via beheer - export het nieuwe exportprofiel 'voorbewerken' zichtbaar. Door te klikken op 'voorbewerken' kun je de instellingen van deze export aanpassen. Exportprofiel "Voorbewerken" aanpassen Standaard staat het tijdmodel ingesteld op "maand". Afhankelijk van de andere exports die gedraaid worden, is er de mogelijkheid om dit aan te passen: maand = keuze voor maand, meerdere maanden of eigen datakeuze. vier weken = keuze per periode, meerdere perioden of eigen datakeuze. week = keuze per week, meerdere weken of eigen datakeuze. Nedap healthcare Pagina 26 / 36
Export "Voorbewerken" starten Door te klikken op 'start export' wordt de export 'voorbewerken' gestart. Selecteer het tijdsvenster en kies er optioneel voor om de export pas te starten op het gewenste moment (uitvoeren op). Resultaat van de export "Voorbewerken" Nedap healthcare Pagina 27 / 36
Bij 'laatst gedraaide exports' is de export te zien. Door te klikken op 'toon rapport' kan het rapport van de export ingezien worden. Indien de export succesvol uitgevoerd is, zal hier 'doorboeken gereed' te zien zijn. Er wordt geen bestand geëxporteerd. Nedap healthcare Pagina 28 / 36
Uitvoeren van een facturatierun Hieronder volgt een uitleg hoe een factuurrun dient te worden uitgevoerd. Ga naar Beheer -> Facturatie - > Factuur printen Nedap healthcare Pagina 29 / 36
Kies het betreffende factuurprofiel waarvoor een factuurrun gedaan dient te worden. In dit voorbeeld kiezen voor 'PGB facturatie'. 1. Selecteer het gewenste tijdvenster waarover de factuurrun gedaan dient te worden. 2. Kies de gewenste boekingsdatum. Deze staat standaard op de dag dat de factuurrun uitgevoerd wordt. 3. Selecteer of het om een test export of productie export gaat. Genereer altijd eerst een test export om te bekijken of de uitkomst het gewenste resultaat biedt. Indien akkoord, dan kan de productie export worden gegenereerd. 4. Geef een omschrijving of kenmerk aan de factuur, voor de boekhouding. 5. Klik op 'Print' om de factuurrun te starten. Nedap healthcare Pagina 30 / 36
Het voortgangsscherm opent zich en laat de verwachtte wachttijd zien totdat de factuurrun is gegenereerd. Ondertussen kan er gewoon verder worden gewerkt, bv. het uitvoeren van een andere factuurrun. Deze zal vervolgens in de wachtrij worden geplaatst en gaan starten wanneer de voige factuurrun is gegenereerd. Nedap healthcare Pagina 31 / 36
Facturen inzien Zodra een factuurun succesvol is gegenereerd, kan deze worden gedownload onder Beheer -> Facturatie -> Factuuroverzicht Nedap healthcare Pagina 32 / 36
1. Selecteer het betreffende factuurtype die in het overzicht weergegeven dient te worden 2. Klik op dit bestand om de factuur te downloaden 3. Klik op dit bestand om de factuurrapportage te downloaden 4. Door de te klikken op 'Exportoverzicht', kunnen de bestanden die gegenereerd zijn in een facturrun in één ZIP-bestand worden gedownload. In sommige gevallen, bijvoorbeeld bij de particuliere facturen, wordt er per cliënt een factuurbestand aangemaakt. In dergelijke gevallen kan het handig zijn om de facturen ook als ZIP-bestand te kunnen downloaden. Nedap healthcare Pagina 33 / 36
Indien er meer dan 50 facturen aanwezig zijn, zal dit getoond worden middels de 3 puntjes. Om in dit geval alle facturen te downloaden is het nodig om het ZIP-bestand te downloaden. Nedap healthcare Pagina 34 / 36
Factuur terugdraaien Het kan voorkomen dat er een productie-factuurrun is uitgevoerd terwijl dit (nog) niet had gemogen. Om dit probleem op te lossen kan de betreffende factuurrun worden teruggedraaid. Ga naar Beheer -> Facturatie -> Factuuroverzicht en selecteer de betreffende factuurtype. Klik vervolgens op 'details' om alle individuele factuurregels van de betreffende factuurrun in te zien. Nedap healthcare Pagina 35 / 36
Middels de knop 'Factuur terugdraaien' kan de factuurrun worden teruggedraaid. Er verschijnt nog een waarschuwingsmelding 'Weet u zeker dat u deze factuur ongedaan wil maken?' waarna voor de keuze 'Intrekken' of Annuleren' dient te worden gekozen. Indien er voor 'Intrekken' wordt gekozen, zal de hele factuurrun ongedaan worden gemaakt en komt het factuurnummer te vervallen. Let op, in de boekhouding kunnen hierdoor de factuurnummers niet meer opvolgend zijn. Een factuur kan worden teruggedraaid indien: De gebruiker applicatiebeheerder is Er geen retourbericht voor de factuur is ingelezen of handmatig is goedgekeurd of gedeeltelijk is goedgekeurd Er geen journaliseringsexport na het genereren van de factuurrun is uitgevoerd, ongeacht welk type Er is geen nieuwe export over dezelfde periode gedaan. Nedap healthcare Pagina 36 / 36