DECLARATIESTANDAARDEN (AW319, WMO303, JW303)

Transcriptie

1 DECLARATIESTANDAARDEN (AW319, WMO303, JW303) Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op

2 Table of Contents Algemene informatie... 3 Algemene informatie facturatie... 4 Inrichting declaratie volgens standaard... 8 Inrichting declaratie iwlz... 9 Inrichting declaratie iwmo/ijw...13 Inrichting declaratie ZVW (Zintuiglijke Gehandicapten en Wijkverpleging)...17 Inrichting ZVW: AW319 exporteren per debiteur...22 Doen van declaratie-export (en controle)...24 Exportcontrole uitvoeren Voorbewerken financiële exports en facturen...29 Declaratie-export uitvoeren...34 Declaratie-exportrapport toegelicht...42 Declaratie-export: uitvallijst...47 Overschrijdingscontrole instellen en uitvoeren...50 Retourberichten declaraties...54 Afkeurredenen declaraties...56 Forensische zorg: declaratie-export FZ303 uitvoeren...60 Overige acties...61 Handmatig facturen/declaraties goedkeuren of afkeuren...62 Ongedaan maken van een ingelezen retourbericht van een declaratie...65

3 Algemene informatie Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 3 / 66

4 Algemene informatie facturatie Onderstaande handleidingen geven je achtergrondinformatie over de manier van factureren en de verschillende mogelijkheden. Tevens geven ze instructies voor een juiste inrichting om de zorg volgens de verschillende legitimaties te kunnen declareren. De inrichting en werking voor het factureren van de zorg onder de verschillende legitimaties zijn in meer of mindere mate afhankelijk van afspraken met externe partijen, zoals het zorgkantoor of de betreffende gemeente(s). Houd bij het inrichten rekening met de gemaakte afspraken, zodat de facturatie in een later stadium correct en volgens afspraak verloopt. Handmatige facturen en volgens standaarden Ons maakt onderscheid tussen handmatige facturen en facturen volgens standaarden. Facturen volgens standaarden Diverse instanties werken volgens facturatiestandaarden. Deze verschillen per legitimatie. De hiernavolgende legitimaties worden via standaarden aangeleverd. WLZ ZVW iwmo ijw MSVT DBC In de standaarden zijn landelijk afspraken gemaakt over de inhoud van dergelijke facturen/ declaraties en de vorm (bestandsformaten) waarin deze aangeleverd worden. Hiervan kan niet afgeweken worden. De declaratie van dergelijke legitimaties worden gedaan via bepaalde typen exportprofielen. Handmatige facturen Met handmatige facturen, worden facturen verstaan die niet middels standaarden verwerkt worden. Vaak komen deze tot uiting in de vorm van een factuur als Excel- of Word-document. Hiervoor dienen zelf factuurprofielen geconfigureerd te worden. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 4 / 66

5 Dergelijke facturen zijn nuttig in geval instanties willen afwijken van de standaarden (bijvoorbeeld gemeentes die nog niet gereed zijn om iwmo declaraties te kunnen behandelen), of voor externe partijen die überhaupt geen declaraties conform standaarden kunnen verwerken, zoals particuliere cliënten (particulier gefinancierd, danwel PGB). De standaarden toegelicht Per standaard zijn verschillende soorten zorgen en declaratiestandaarden van toepassing. Deze staan hieronder toegelicht. WLZ De Wet Langdurige Zorg (WLZ) is de declaratievorm waarvan de zorglegitimatie 'Indicatiebesluit' als input gebruikt wordt. Voor enkele zorginstellingen kan het zijn dat de naamgevingen bij de zorglegitimatie nog gericht is op het vroegere AWBZ met de scheiding tussen intra- en extramuraal. Deze scheiding is met invoering van de WLZ niet meer aan de orde en AWBZ is vervangen door WLZ. De naamgeving van de legitimatie is handmatig aan te passen. Indien de zorginstelling ook WLZ-ZZP's levert, kan ook de zorglegitimatie ZZP vallen onder de WLZ. Controleer ook hier de naamgeving om onduidelijkheden te voorkomen. Soort zorg ZZP4+ (18+) SGLVG Kinderen en Jongeren met ernstige Verstandelijke, lichamelijke of Meervoudige beperkingen Declaratiestandaard iwlz, middels AW319-bestanden. ZVW Voor de zorgverzekeringswet (ZVW) wordt de ZVW-legitimatie van de cliënt gebruikt. De zorgverzekeraar van de cliënt is in dit geval de debiteur. De gegevensuitwisseling vindt plaats met de zorgverzekeraar van de cliënt. Soort zorg PV (18+) VP (18+) Behandeling zintuiglijke beperking (18-) Wijkverpleging LGGZ Declaratiestandaard Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 5 / 66

6 AW319 GZ321 (In geval van de LGGZ) iwmo De iwmo-standaard omvat de zorg die gefinancierd wordt door de gemeenten op basis van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning. Hierop zijn specifieke afspraken met de betreffende gemeente van de cliënt van toepassing. Soort zorg HH BG Declaratiestandaard WMO303 ijw De ijw-standaard omvat de zorg die gefinancierd wordt door de gemeenten op basis van de Jeudwet. Hierop zijn, net zoals met de WMO, specifieke afspraken met de betreffende gemeente van de cliënt van toepassing. Soort zorg BH BG PV Vervoer Jeugdhulp, jeugd-vb, jeugd-ggz, Jeugdzorgplus Kinderbescherming Jeugdreclassering Declaratiestandaard JW303 MSVT MSVT behelst de Medisch Specilistische Verpleging in de Thuissituatie waarbij de medisch specialist eindverantwoordelijke voor de zorg is. De declaratie vindt plaats bij de zorgverzekeraar, maar wel via een aparte MSVT-legitimatie. Soort Zorg Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 6 / 66

7 MSVT Declaratiestandaard OS301 DBC De Diagnose Behandel Combinaties zijn gericht op de geriatrische revalidatie zorg. De wijze van indicatiestelling en registratie wijkt af van andere standaarden. Soort Zorg GRZ Declaratiestandaard ZH308 De DBC handleiding is, gezien de afwijkende soort zorg en wijze van registratie, op een specifieke plek ingedeeld. Overzicht berichtstandaarden Bekijk het overzicht met berichtstandaarden die in Ons ondersteund worden. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 7 / 66

8 Inrichting declaratie volgens standaard Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 8 / 66

9 Inrichting declaratie iwlz WLZ is de vervanging van de AWBZ. Om volgens de WLZ te kunnen declareren dienen de onderstaande stappen uitgevoerd te worden: Filter WLZ aanmaken. Exportprofiel WLZ aanmaken en inrichten. Tarieven instellen. Let op! Om WLZ-toewijzingen te kunnen declareren, dient de status van de client op 'Inzorg' te staan. Er moet dus een MAZ aangemaakt zijn op de toewijzing van de client. Zorglegitimatie behorende bij de WLZ De zorglegitimatie "indicatiebesluit" hoort bij het declareren volgens de WLZ, gelijk aan wat voorheen het declareren volgens de AWBZ was. Voor enkele zorginstellingen kan het zijn dat de naamgevingen bij de zorglegitimatie nog gericht is op het vroegere AWBZ met de scheiding tussen intra- en extramuraal. Deze scheiding is met invoering van de WLZ niet meer aan de orde en AWBZ is vervangen door WLZ. Pas indien nodig de naamgeving aan. Kies hierbij voor de zorglegitimatie "indicatiebesluit". Indien de zorginstelling ook WLZ-ZZP's levert, kan ook de zorglegitimatie ZZP vallen onder WLZ. Controleer ook hier de naamgeving om onduidelijkheden te voorkomen. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 9 / 66

10 Filter WLZ aanmaken Maak een nieuw filter. Kies in dit geval voor de volgende onderstaande opties. Kies voor een filter op prestatieniveau. Naast extramuraal heb je de keuze voor intramuraal en aanvullende diensten. Deze keuzes worden hieronder nader toegelicht. - Als de zorginstelling WLZ-ZZP's levert, is het belangrijk om intramuraal ook aan te vinken. Indien de zorginstelling geen WLZ-ZZP's levert, hoeft deze optie niet geactiveerd te worden. - Aanvullende diensten kunnen ook toegevoegd worden aan dit filter. In principe is dit voor de WLZ niet nodig, maar er kan een situatie zijn waarin dit gewenst is. Dit is een eigen keuze van de zorginstelling. De financieringsvorm is altijd indicatiebesluit en ZZP. Zet deze opties altijd beide aan, ook als in de vorige stap alleen gekozen is voor extramuraal. De codering is op basis van vektiscode, omdat dit de codering is die door het zorgkantoor wordt gehanteerd. Klik vervolgens op "opslaan" om de wijzigingen op te slaan. Indien het filter aangemaakt wordt op basis van bovenstaande uitleg, zijn alle prestaties op basis van het indicatiebesluit geactiveerd. Exportprofiel aanmaken Maak een exportprofiel. Kies daarbij voor de volgende onderstaande opties. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 10 / 66

11 Geef het exportprofiel een duidelijke naam, bijvoorbeeld "AW319 WLZ". Kies voor het type "AW319". Geef als datum " " op, omdat dit de start is van declareren volgens de WLZ. Klik vervolgens op Opslaan. Exportprofiel inrichten Het nieuw aangemaakte exportprofiel is zichtbaar in de lijst. Klik het exportprofiel aan om de werking van het exportprofiel op de juiste manier in te richten. 1. De naam van het exportprofiel wordt ook automatisch gevuld op basis van de gemaakte keuze uit de vorige stap. Indien gewenst kan de naam worden aangepast. 2. Kies hier het filter wat aangemaakt is in stap 1 van deze handleiding. In dit geval het filter"wlz". 3. De begindatum van het WLZ-exportprofiel is Optioneel kan ervoor gekozen worden de facturen mee te nemen in de journalisering. 5. Het tijdmodel bij het declareren van WLZ is altijd maandelijks, mits er specifieke afspraken zijn gemaakt met het betreffende zorgkantoor. 6. Kies hier voor het declaratietype "Wet Langdurige Zorg". 7. Deze optie is er om alle zorg onder één AGB-code aan te leveren bij het zorgkantoor. Dit is de zogeheten koepelcode. Deze optie mag alleen gebruikt als er specifieke afspraken gemaakt zijn met het betreffende zorgkantoor. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 11 / 66

12 8. Geef hier de koepelcode (ook wel beheerstichtingcode genoemd) in waaronder de AGBcodes bij het zorgkantoor worden aangeleverd. Welke AGB-codes onder deze koepelcode gaan vallen, kan ingesteld worden onder stap Het is mogelijk de facturen voor de eigen administratie een vier karakters lang voorvoegsel te geven. Dat kan hier ingevoerd worden. De factuurnummers van de betreffende facturen uit dit exportprofiel zullen dan altijd beginnen met het hier ingestelde voorvoegsel. 10. Deze optie biedt twee mogelijkheden: - Indien in stap 8 gekozen is voor een koepelcode, kunnen hier de AGB-codes worden ingevoerd die onder die koepelcode meegenomen moeten worden. Wordt/worden hier geen AGB-code(s) ingevoerd, dan gaan alle AGB-codes mee onder de koepelcode. - Als er geen gebruik wordt gemaakt van een koepelcode, kan deze optie worden gebruikt om een aantal AGB-codes te selecteren. Alleen de hier ingevoerde AGB-codes zullen worden geëxporteerd. Andere AGB-codes zullen derhalve niet meegenomen worden in de export. Zodra alle keuzes naar wens zijn ingevoerd, kan het exportprofiel worden opgeslagen door op de knop "Opslaan" te klikken. Tarieven Zonder ingevoerde tarieven is het niet mogelijk te exporteren en te declareren. Bekijk de handleiding "Tarieven instellen". Kies in eerste instantie voor de optie indicatiebesluit om de prestaties die door de zorginstelling worden geleverd en die vallen onder de zorglegitimatie "indicatiebesluit", te voorzien van tarieven. Als de zorginstelling ook WLZ-ZZP's levert die volgens de WLZ worden gedeclareerd, dan moeten de betreffende prestaties onder de zorglegitimatie "ZZP" ook van tarieven worden voorzien. De tarieven worden vastgesteld op basis van afspraken met zorgkantoren. Tarieven kunnen aangemaakt worden per zorgverzekeraar en in de meeste gevallen zullen er dus meerdere tarieven per prestatie worden aangemaakt. De tarieven worden doorgaans per 1 januari van het nieuwe jaar herzien. Let er bij het invoeren van de nieuwe tarieven op dat de oude, vanaf 1 januari 2015 niet meer geldige tarieven worden afgesloten. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 12 / 66

13 Inrichting declaratie iwmo/ijw Instellen van gemeentedebiteuren Voor het declareren dienen allereerst gemeentedebiteuren ingesteld te worden. Bekijk de algemene handleiding voor het instellen van debiteuren. Kies vervolgens het type 'gemeente' en vul de gemeentes toe. Het is verplicht de viercijferige-gemeentecode en de contactpersoon in te voeren; zonder deze gegevens kan er niet gedeclareerd worden. Indien de gemeentecode uit 3 cijfers bestaat; dient een voorloopnul ingevoerd te worden. De gemeentecodes worden landelijk vastgesteld. Via de website van het CBS is een lijst met gemeentecodes te vinden. Lijst met gemeentedebiteuren De debiteuren en gemeentecodes die onder de lijst van gemeentedebiteuren staan, zullen weergegeven worden onder de legitimatie iwmo. Controleer dus altijd eerst of alle gemeentes in de lijst met debiteuren staan. Legitimatie en producten Pas de legitimatie en producten aan conform de WMO 303-specificaties. Bekijk deze handleiding hoe dat is te doen. Uursoorten Geef per uursoort aan door welke legitimatie deze gefinancierd wordt. Bekijk de handleiding "Uursoorten financieren". Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 13 / 66

14 Filters Voor wat betreft de filters zijn er twee opties: 1. Als de producten binnen (een groep van) gemeentes gelijk zijn, kan het filter voor meerdere financieringsstromen (en gemeenten) gebruikt worden. In dat geval dient in het exportprofiel of factuurprofiel aangegeven te worden voor welke gemeente(s) deze gelden. 2. Als er (veel) verschillende gemeentes zijn met ieder hun eigen afspraken en producten, is het nodig dat voor elke financieringsstroom een apart filter wordt aangemaakt. Bekijk de handleiding Filters Instellen. Gebruik bij het maken van het filter de volgende instellingen: Naam en beschrijving: De naam van het filter en beschrijving. Het meest handig om hier de gemeentenaam in aan te geven. Maak een nieuw filter. Het filter is op prestatieniveau. De financieringsvorm; dat zijn de legitimaties. Selecteer de gemaakte WMO financieringsvorm van de gemeente waarvoor ook het filter gemaakt wordt. Voor de WMO303-export kies je de financieringsvorm WMO2015. Gewenste codering: Vektiscode / productcode. Sla het filter op. Selecteer vervolgens in het filter de producten die van toepassing zijn en geëxporteerd dienen te worden. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 14 / 66

15 Exportprofiel De laatste stap is het aanmaken van een exportprofiel, bij voorkeur met de naam iwmo2015. Dit exportprofiel dient van het type WMO303 te zijn. Deze is toe te voegen via beheer, export, toevoegen... Zodra dat is gedaan, is de inhoud van het profiel te wijzigen: 1. Het type exportprofiel. Niet aanpasbaar. 2. De naam van het exportprofiel. Naar eigen wens in te voeren. 3. Selecteer het filter dat voor de iwmo legitimatie voor de betreffende gemeente is aangemaakt. 4. Selecteer de begindatum; deze is Selecteer of de factuur meegenomen wordt in de journalisering. 6. Kies het tijdmodel. Deze is afhankelijk van de afspraak met de gemeente. 7. De koepelcode hoeft bij gemeenten niet ingevoerd te worden. 8. De koepelcode hoeft bij gemeenten niet ingevoerd te worden. 9. Voer optioneel een voorvoegsel voor het factuurnummer in. 10. Selecteer of alleen zorg van geselecteerde AGB-codes geëxporteerd hoeft te worden. 11. Selecteer hier of dit exportprofiel gebruik moet maken van alleen specifieke gemeentes. Vul de gemeentecodes (WZA) hier in, kommagescheiden. Indien niks ingevuld wordt, wordt van alle gemeentes geëxporteerd. (niet te verwarren met het debiteurnummer). 12. Selecteer of dit profiel als factuur of als declaratie geldt. Welke optie gekozen moet worden is in overleg met de gemeente. De gemaakte instelling heeft gevolgen voor de journalisering. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 15 / 66

16 13. Geef aan of met dit profiel uitsluitend niet-geheime cliënten, of wel-geheime cliënten geëxporteerd worden. Klik tot slot op opslaan. Het exportprofiel is gemaakt en kan gebruikt worden voor declaratie middels de iwmo standaard. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 16 / 66

17 Inrichting declaratie ZVW (Zintuiglijke Gehandicapten en Wijkverpleging) Bij het declareren van de ZVW zijn twee stromen te herkennen: Zintuiglijke gehandicapten (ZG) en de Wijkverpleging (WV). In deze handleiding worden beide stromen stap voor stap beschreven welke acties er ondernomen dienen te worden voor het op een juiste manier declareren van deze zorg. Wanneer je zowel de ZG als de WV wilt declareren, zullen twee nieuwe filters en twee exportprofielen aangemaakt moeten worden. De te nemen stappen zijn vrijwel gelijk. Daar waar ze verschillen wordt dit aangegeven. Filters Voor het declareren van de zorg dient een filter aangemaakt te worden. Maak (indien nodig) voor zowel de ZG als WV een apart filter. Filter configureren Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 17 / 66

18 1. Geef hier aan wat de naam van het filter is. Het advies is om een duidelijke benaming aan het filter te geven. Optioneel kan ook de omschrijving worden gevuld. In het voorbeeld gebruiken we de naam: AW319 ZG. Voor de WV is een aparte naam raadzaam. 2. Hier kiezen we voor de optie om een nieuw filter aan te maken. 3. Het dient een filter op prestatieniveau te zijn. 4. Bij de financieringsvorm dient te worden gekozen voor ZVW De gewenste codering bij dit filter is de Vektiscode. De laatste stap is het "Opslaan" van het nieuwe filter. Filter completeren: codes porteren In het aangemaakte filter zitten alle codes voor de WV en ZG. Het is van belang om de prestaties behorende bij de WV danwel ZG uit te sluiten van de export. Dit is te doen door op de naam van een prestatie te klikken en het vinkje bij "porteren" uit te schakelen. Voor een WV filter: Gebruik de codes 1000 t/m 1008 (wel porteren). Voor een ZG filter: Gebruik alleen de codes 2000 t/m 2003 (wel porteren). Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 18 / 66

19 Exportprofiel Maak voor zowel de WV als de ZG een apart exportprofiel. Exportprofiel aanmaken Maak een nieuw exportprofiel van het type AW319. Kies een begindatum vanaf Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 19 / 66

20 Exportprofiel instellen 1. Het type exportprofiel wordt geselecteerd aan de hand van de instellingen die in de vorige stap zijn gemaakt. 2. De naam van het exportprofiel komt ook voort uit de gemaakte keuzes in de vorige stap. 3. Selecteer hier het betreffende filter; dit is het filter wat was aangemaakt zoals in de vorige stap is omschreven. Kies in geval van het ZG exportprofiel, voor het ZG filter en in het geval van het WV exportprofiel, het WV filter. 4. Geef hier de begindatum van het profiel aan. Ook hier wordt de datum overgenomen vanuit de instellingen van de vorige stap. 5. Optioneel kan ervoor gekozen worden de facturen mee te nemen in de journalisering. 6. Bij het tijdmodel dien je een bepaalde periode te selecteren. Deze keuze maak je op basis van de gemaakte afspraken met de representanten (zorgverzekeraars). 7. Bij het declaratietype dient het juiste declaratietype te worden gekozen. Kies in geval van het ZG exportprofiel, voor Zintuiglijke Gehandicapten en in het geval van het WV exportprofiel voor Wijk Verpleging. 8. Hier kun je aanvinken of de koepelcode gebruikt moet worden in de AW319 export. 9. Hier kun je de koepelcode invullen. 10. Het is mogelijk de facturen voor de eigen administratie een vier karakters lang voorvoegsel te geven. Dat kan hier ingevoerd worden. De factuurnummers van de betreffende facturen uit dit exportprofiel zullen dan altijd beginnen met het hier ingestelde voorvoegsel. 11. Wanneer je hier bepaalde AGB-codes invult, zullen alleen deze codes worden geëxporteerd. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 20 / 66

21 Tarieven instellen De tarieven worden vastgesteld op basis van afspraken met de zorgverzekeraar. Tarieven kunnen aangemaakt worden per zorgverzekeraar en in de meeste gevallen zullen er dus meerdere tarieven per prestatie worden aangemaakt. De tarieven worden doorgaans per 1 januari van het nieuwe jaar herzien. Let er bij het invoeren van de nieuwe tarieven op dat de oude, vanaf 1 januari 2015 niet meer geldige tarieven worden afgesloten. Zonder ingevoerde tarieven is het niet mogelijk te exporteren en te declareren. Configureer de tarieven per legitimatie zoals is overeengekomen (in dit geval de ZVW 2015 legitimatie). Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 21 / 66

22 Inrichting ZVW: AW319 exporteren per debiteur Het is mogelijk om de export uit te voeren voor enkele specifieke debiteuren. Deze debiteurkeuze is op te geven bij het starten van de export. Deze keuze is aanwezig voor de WMO303, JW321, JW303, ZH308, ZH310. Voor de ZVW export kan deze alleen uitgevoerd worden indien deze van het juiste type is. Inrichting In het ZVW (AW319) exportprofiel dient aan de volgende voorwaarden voldaan te worden: Het type exportprofiel is "AW319". Het declaratietype is "Zintuiglijke Gehandicapten" of "Wijkverpleging". Ook is de selectie aanwezig in het geval "Eerstelijnsverblijf" is geselecteerd. Maken van een voorselectie Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 22 / 66

23 Het is mogelijk om een voorselectie toe te passen. Dit verkleint de kans op het maken van fouten. Alleen de hier ingegeven debiteuren kunnen bij het starten van de export worden geselecteerd. (indien het veld leeg wordt gelaten, zijn alle debiteuren te selecteren) AW319 export uitvoeren Bij het starten van een AW319 export waarbij bovenstaande instellingen zijn gedaan, is het veld "debiteurselectie" aanwezig. Indien een voorselectie is gemaakt, zijn alleen de daarin geplaatste debiteuren te selecteren. Aan de linkerzijde staat de lijst met niet te exporteren debiteuren, aan de rechterzijde de debiteuren waarvoor wel geëxporteerd wordt. In het veld ' filter' is met tekst te zoeken naar een debiteur. Door te klikken op een debiteur wordt deze naar de andere lijst verplaatst. Maak de gewenste keuze door de debiteuren naar de rechterzijde te verplaatsen. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 23 / 66

24 Doen van declaratie-export (en controle) Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 24 / 66

25 Exportcontrole uitvoeren Voorafgaand aan de export kan worden gecontroleerd of er niet-gefiatteerde zorgregels in het systeem aanwezig zijn. Op basis daarvan kunnen deze regels gefiatteerd worden, zodat deze regels ook met financiële processen worden meegenomen. Groepszorg-uren worden in deze controle niet meegenomen; controleer deze dus zelf. Navigeren Ga naar Beheer > Exportcontrole. Controle starten Voer de datum in tot en met wanneer gecontroleerd dient te worden. Klik vervolgens op Start. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 25 / 66

26 Resultaat Zodra de controle gereed is, worden alle regels zichtbaar van medewerkers waar zorgregels niet van gefiatteerd zijn. Details: Medewerkers van niet gefiatterde zorgregels zijn gesorteerd per team. Alleen de regels vanaf worden getoond. Het is dus goed mogelijk dat er meerdere regels per getoonde medewerker nog niet gefiatteerd zijn. De verantwoordelijk manager is de persoon die de rol van fiatteren heeft i.c.m. de autorisatie voor het betreffende team. De regels van de medewerkers kunnen opgezocht en desgewenst gefiatteerd worden, waarna de financiële processen uitgevoerd kunnen worden. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 26 / 66

27 Voorbeeld verantwoordelijk manager Het autorisatieprofiel van Eva Luatie is ingesteld als volgt: 1. De rol "fiatteren" is toegewezen, 2. De teams "Wipwap V&V" en "Glijbaan V&V" zijn toegewezen * * Let op, het bolletje onder "rol heeft betrekking op" heeft voor het bepalen van teamverantwoordelijke geen functie. Het maakt dus niet uit of deze op "eigen gegevens", "alle teams" of "onderstaande teams" staat. Er wordt enkel gekeken naar de teams die zijn toegewezen via "kies teams...". Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 27 / 66

28 Hierdoor wordt Eva Luatie in de exportcontrole getoond als verantwoordelijk manager voor de teams "Wipwap V&V" en "Glijbaan V&V". Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 28 / 66

29 Voorbewerken financiële exports en facturen De optie voorbewerken kan in bepaalde situaties bij het uitvoeren van financiële exports en factuurruns een performanceverbetering en verkorting in doorlooptijd opleveren. In deze handleiding wordt uitgelegd waarom het mogelijk is om voor te bewerken, wat voorbewerken precies doet en wanneer het voor zorginstellingen een verbetering kan zijn om de optie voorbewerken te gebruiken. Indien gewenst, kan de optie voorbewerken door support worden ingeschakeld. Dit kan middels een ticket aangevraagd worden. Wanneer gebruik je de optie om voor te bewerken? De afweging om gebruik te maken van de mogelijkheid om voor te bewerken, hangt af van onderstaande factoren: 1. Wordt er gebruik gemaakt van de AW319 (WLZ of ZVW), ZH308 (DBC), OS301 (MSVT), WMO303 (iwmo), JW303 (ijw), JW321 (JeugdGGZ), PM304 (Eerstelijnszorg), FZ303 (Forensische zorg), GZ321 (GGZ), en/of handmatige facturatie-exports? 2. Worden minimaal 2 á 3 van deze exports binnen korte tijd (24 uur) uitgevoerd? 3. Rechtvaardigt het extra werk van het handmatig uitvoeren van de voorbewerken-export de verkorte doorlooptijd van de exports en performanceverbetering van de applicatie? Indien de bovenstaande vragen met "ja" beantwoord kunnen worden, kan het de moeite waard zijn van deze optie gebruik te maken. Let op: indien de optie voorbewerken geactiveerd wordt, dient voor het starten van de betreffende export een voorbewerking uitgevoerd te worden. De optie om voor te kunnen bewerken is aan te vragen via Nedap Support. Waarom voorbewerken en hoe werkt het? De bovengenoemde exporttypen en handmatige factuurruns maken tijdens elke export die gedraaid wordt een voorbewerkende berekening van de gegevens die in de betreffende export zitten. De voorbewerking is voor deze types en/of de handmatige export gelijk, wat in de praktijk betekent dat meerdere malen dezelfde voorbewerkende handeling uitgevoerd wordt. Zodra deze exports data exporteren over grofweg dezelfde periode/data, betekent dit dat tijdens elke exportrun opnieuw deze voorbewerking wordt uitgevoerd. In het geval meerdere van deze exports worden gedaan (bijvoorbeeld altijd een AW319 en daarna één of meerdere facturatieruns) zorgen deze dubbele berekeningen ervoor dat in totaal meer tijd benodigd is voor het uitvoeren van de exports, dan eigenlijk nodig zou zijn. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 29 / 66

30 Met de aan te zetten optie "voorbewerken" is er de mogelijkheid om de voorbewerkende berekeningen van de exports eerst expliciet uit te laten voeren. Dit houdt in dat voor een bovengenoemd exporttype en handmatige facturatierun, de "voorbewerken"-export eenmalig moet worden uitgevoerd. Dit heeft, in geval van meerdere exports (AW319, OS301, CAK en/of handmatige facturatieruns), een performanceverbetering tot gevolg. Met het vooraf voorbewerken loopt de applicatie alle berekeningen van de genoemde exporttypen en handmatige facturatieruns langs. Wanneer het voorbewerken klaar is, kunnen de betreffende exports gedraaid worden. Gedurende deze exports zullen die berekeningen dan niet meer hoeven plaatsvinden, waardoor het exporteren in algemene zin sneller zal gaan. Het voorbewerken kan een performanceverbetering opleveren bij (middel)grote zorgorganisaties, zorgorganisaties met performanceproblemen bij het exporteren en zorgorganisaties met veel losse exportprofielen en/of factuurprofielen. Uit een recente analyse is gebleken dat bij dergelijke organisaties de gemiddelde doorlooptijd per export/factuurrun meer dan twee keer zo kort is. Hierbij mogen ook de testexports meegeteld worden. Voorwaarden om succesvol te kunnen voorbewerken Om voorbewerken succesvol uit te voeren zijn er een aantal zaken van belang: Voorbewerken is alleen aan de orde bij bovengenoemde exporttypen en/of handmatige facturatieruns. De periode die wordt voorbewerkt moet minimaal gelijk zijn aan de periode waarover de daaropvolgende exports gedraaid worden: als je over de maand maart wilt exporteren, dien je deze maand in zijn geheel voor te bewerken. Ook mag de periode van voorbewerken ruimer zijn; in dit voorbeeld is het ook correct als januari t/m juni zijn voorbewerkt. Daarnaast kunnen ook meerdere voorbewerk-exports uitgevoerd zijn; een van 1 maart t/m 14 maart en een van 15 t/m 31 maart. In dit geval is te exporteren over de gehele maand maart. De periodes van de te exporteren declaraties/facturen mogen van elkaar afwijken; het is geen probleem als de AW319 bijvoorbeeld per maand wordt aangeleverd en een handmatige factuur over een week. Het is aan te raden om binnen een korte periode na het voorbewerken de exports uit te voeren. Indien de voorbewerking langer dan 24 uur geleden is uitgevoerd, volgt een waarschuwingsmelding. Deze melding werkt alleen signalerend; het is dus mogelijk om deze te negeren en alsnog de export uit te voeren. De betreffende export zal in het geval de melding genegeerd wordt, mogelijk dus niet de meest recente gegevens bevatten. Is de optie 'voorbewerken' geactiveerd, dan moet er altijd voorbewerkt worden. Staat de optie aan en wordt er een export gedraaid zonder voorbewerking (waarbij de signalering is genegeerd), dan zal deze financiële export geen gegevens bevatten. De voorbewerken-export is net zoals andere exports in te plannen. Het is dus mogelijk om het voorbewerken te starten om 20:00 uur, en de AW319 en WMO303 vanaf 20:30 uur. Indien er uitvalredenen in de financiële-export voorkomen, dan kan het zijn dat het voorbewerken opnieuw dient te worden uitgevoerd. Klik hier voor meer informatie. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 30 / 66

31 Hoe te starten met voorbewerken? De mogelijkheid om voor te bewerken is via een ticket aan te vragen bij support. Wanneer dit is geactiveerd, is via beheer - export het nieuwe exportprofiel 'voorbewerken' zichtbaar. Door te klikken op 'voorbewerken' kun je de instellingen van deze export aanpassen. Exportprofiel "Voorbewerken" aanpassen Standaard staat het tijdmodel ingesteld op "maand". Afhankelijk van de andere exports die gedraaid worden, is er de mogelijkheid om dit aan te passen: maand = keuze voor maand, meerdere maanden of eigen datakeuze. vier weken = keuze per periode, meerdere perioden of eigen datakeuze. week = keuze per week, meerdere weken of eigen datakeuze. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 31 / 66

32 Export "Voorbewerken" starten Door te klikken op 'start export' wordt de export 'voorbewerken' gestart. Selecteer het tijdsvenster en kies er optioneel voor om de export pas te starten op het gewenste moment (uitvoeren op). Resultaat van de export "Voorbewerken" Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 32 / 66

33 Bij 'laatst gedraaide exports' is de export te zien. Door te klikken op 'toon rapport' kan het rapport van de export ingezien worden. Indien de export succesvol uitgevoerd is, zal hier 'doorboeken gereed' te zien zijn. Er wordt geen bestand geëxporteerd. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 33 / 66

34 Declaratie-export uitvoeren In dit artikel wordt beschreven hoe een declaratie-export wordt uitgevoerd. Hiervoor is het nodig dat het gewenste exportprofiel is geconfigureerd. Navigeren Ga naar Beheer -> Export Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 34 / 66

35 Overzicht Dit is het ovezicht van alle gemaakte exportprofielen. Om een exportprofiel te wijzigen, klik op de naam van het betreffende profiel. Om een export te starten, klik op 'start export'. Om reeds gegenereerde exports te bekijken, klik op 'Toon rapport'. In dit voorbeeld aan we naar 'start export' van het exportprofiel ZVW Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 35 / 66

36 Vul de velden in 1. Selecteer het gewenste tijdvenster. Wanneer in deze data een overlap wordt aangegeven t.o.v. voorgaande exports, worden alleen de nog niet geëxporteerde zorgregels geexporteerd. Dit geldt alleen voor productie-exports. 2. Selecteer vervolgens of het om een test-export of productie-export gaat. Let op, kies in 1e instantie altijd voor een test-export. Een test-export kan oneindig maal worden gegenereerd. Indien de aanwezige uitvalredenen zijn opgelost vanuit de eerder gegenereerde test-export(s), dan kan de productie-export worden gekozen. Deze werkwijze voorkomt veel voorkomende problemen. 3. Kies optioneel het moment (datum én tijdstip; gebruik voor een juiste invoer de datepicker (kalender-icoon)) waarop de export ingepland wordt. Dit houdt in dat de export op het gewenste moment achteraan in de wachtrij wordt geplaatst. Indien er geen andere exports op dat moment worden uitgevoerd of in de wachtrij staan, zal de export op het ingevoerde tijdstip gestart worden. Exports die al worden uitgevoerd zullen niet worden onderbroken. Indien geen moment wordt ingevuld zal de export direct in de wachtrij geplaatst worden. Let bij deze functionaliteit er op dat bij gebruik van apart voorbewerken, een recente voorbewerk-export uitgevoerd is op het geplande moment. 4. Kies de gewenste boekingsdatum. Deze datum wordt gebruikt voor de journalisering. Standaard staat de dag ingevuld waarop de export gegenereerd wordt. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 36 / 66

37 5. Selecteer welke debiteuren al dan niet geëxporteerd dienen te worden. Deze optie is alleen aanwezig voor de AW319 ZVW wijkverpleging of zintuigelijk gehandicapten, WMO303, JW321, JW303, ZH308, ZH Start de export. Aandachtspunt bij dagtekekening testexport (WMO en JW) Bij het uitvoeren van een testexport voor de WMO303 en de JW303 zal de dagtekening van de export altijd met 1 maand verhoogd zijn. Op deze wijze kan de testexport ingezet worden om gegevens over de aankomende maand te testen. Bepaalde gegevens komen namelijk alleen naar voren als deze binnen de grens van de dagtekening vallen. Deze optie is niet noodzakelijk bij AW319-testexports: hier bevinden zich namelijk geen gegevens in die afhankelijk van de dagtekening wel of niet weergegeven worden. Jaarovergang Bij het doen van een declaratie-export met daarin een jaarovergang, geldt een iets andere werkwijze. Dit wordt veroorzaakt doordat in 2015, week 1 / periode 1 begint in 2014 en week 53 / periode 13 eindigt in Deze werkwijze geldt voor de AW319, WMO303, JW303, JW321 en PM304. Als een jaarovergang gekozen wordt, bestaat de keuze voor het exporteren van het oude, of het nieuwe jaar. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 37 / 66

38 Als gekozen wordt voor een export over week 1 t/m week of periode 1 t/m periode dan wordt er gedeclareerd van t/m Het is mogelijk om de jaarovergang in één export te genereren voor de WMO303 en JW303. Als er gekozen wordt om periode te exporteren en 'Complete periode exporteren', dan wordt er gedeclareerd van t/m in één bestand. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 38 / 66

39 Voortgang Op de overzichtspagina van de export is te zien welke exports momenteel worden uitgevoerd, in de wachtrij staan of staan ingepland. De exports in de wachtrij en de geplande zijn te annuleren. Afhankelijk van de grootte van de export (gekozen tijdvenster, aantal cliënten, geregistreerde zorg, etc.) kan het proces enige tijd in beslag nemen. Export is voltooid Wanneer de export is voltooid, is deze zichtbaar in het overzicht 'Laatst gedraaide exports' en onder de 'Factuurexports'. Klik op 'Toon rapport' in het overzicht 'Laatst gedraaide exports' om een verkort overzicht te krijgen van de gegenereerde export. Mocht de export niet gegeneerd kunnen worden, dan kan er een foutmelding in dit rapport verschijnen. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 39 / 66

40 Exportrapport bekijken Het exportrapport toont detailinformatie over de gedraaide export. Zo zijn een aantal basisgegevens zichtbaar (zoals de periode, het gebruikte filter, de medewerker die de export heeft uitgevoerd), maar ook specifieke informatie die alleen voor de betreffende export geldt. In dit voorbeeld (een WMO303 export) is informatie zoals het feit of het een declaratie/ facturatie is, of het feit of de export enkel geheime cliënten bevat, zichtbaar. Gegenereerde exportbestanden Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 40 / 66

41 Klik op 'Toon rapport' onder de 'Factuurexports' van, in dit voorbeeld, ZVW 2015 Menzis. In dit overzichtscherm worden alle gegeneerde exports weergegeven. Een test-export wordt getoond met de letter 'T', een productie-export wordt getoond met de letter 'P'. 1. Het Excel-bestand betreft een rapportage die inhoudelijk inzicht geeft over de uitgevoerde export 2. Het diskette-icoon betreft het exportbestand dat aangeleverd kan worden. In dit voorbeeld (AW319 voor ZVW 2015 Menzis) is aan de bestandsnaam het Uzovi-nummer van de verzekeraar te herleiden. De diskette is te downloaden door er op te klikken, Dit bestand kan vervolgens worden aangeleverd bij de betreffende ketenpartner. 3. Alle gegenereerde exportbestanden kunnen ook in één zip-bestand worden gedownload. Verwerken van mutaties en-/of correcties Het kan voorkomen dat er mutaties en-/of correcties op bestaande zorgregels of declaraties worden gedaan. Om deze mutaties en-/of correcties mee te laten komen in de declaratieexport, dien je in het tijdvenster van het betreffende exportprofiel aan te geven vanaf welke maand/periode t/m welke maand/periode geexporteerd dient te worden. Stel; je selecteert januari 2015 t/m mei 2015, dan worden mutaties vanaf januari 2015 meegenomen in de export. Indien er gebruik wordt gemaakt van het voorbewerken, dan kan het bij bepaalde redenen van uitval nodig zijn dat er opnieuw moet worden voorbewerkt. Onderstaande uitvalredenen zijn reden waardoor er opnieuw dient te worden voorbewerkt over dezelfde periode: Een product ontbreekt Een debiteur ontbreekt Een AGB code ontbreekt Een tarief ontbreekt Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 41 / 66

42 Declaratie-exportrapport toegelicht Bij het genereren van een factuurexport wordt ook een declaratie-exportrapportage aangemaakt. Het rapport is een Excel-bestand dat inhoudelijk inzicht geeft over het uitgevoerde export. We zullen hieronder de verschillende tabbladen uit het rapport kort toelichten. 1. Overzicht: Hier wordt een overzicht weergegeven van de uitgevoerde export Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 42 / 66

43 2. Uitvallijst: Veel meldingen op de uitvallijst zijn dermate duidelijk dat hier geen extra uitleg over benodigd is. In sommige gevallen kan de omschrijving van de uitvalreden wellicht onduidelijk zijn. Klik hier voor voor een uitleg over een aantal specifieke uitvalredenen. 3. Waarschuwingen: Er kan een waarschuwing worden weergegeven bij een factuurregel. Dit geldt enkel ter waarschuwing, de factuurregel zal wel worden geëxporteerd. Een veelvoorkomende waarschuwing is 'De factuurregel is correct aangemaakt, maar locatie Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 43 / 66

44 Groenlo heeft geen kostenplaats ingevuld. Vul een kostenplaats in bij deze locatie om deze factuur te kunnen journaliseren.' 4. Totalen: Hier wordt een overzicht weergegeven van het totaal te declareren aan factuurregels uit de export. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 44 / 66

45 5. Totalen(debetcreditsplit): Hier wordt een overzicht weergegeven van het totaal te declareren aan factuurregels gesplitst in debet en credit uit de export. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 45 / 66

46 6. Controleoverschrijding: Hier wordt een overzicht weergegeven tussen de legitimatie en de geleverde zorg. De berekeningen hierop zijn van toepassing zoals is ingesteld bij de overschrijdingscontrole. Wanneer bijvoorbeeld 3 maanden zijn aangegeven terwijl nog maar 1 maand is verstreken, zal het maximum toegestane gedeeld moeten worden door 3. Klik hier voor een uitleg hoe de overschrijdingscontrole is in te stellen. 7. Hier wordt een overzicht weergegeven van alle factuurregels uit de export, per AGB-code- /zorgkantoorcode. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 46 / 66

47 Declaratie-export: uitvallijst Veel meldingen op de uitvallijst zijn dermate duidelijk dat hier geen extra uitleg over benodigd is. In sommige gevallen kan de omschrijving van de uitvalreden wellicht onduidelijk zijn. Hieronder zijn een aantal specifieke uitvalredenen nader uitgelegd. Melding: 'Alle prestaties van deze cliënt zijn al eerder geëxporteerd' Deze uitval gaat enkel over prestaties die al in een eerdere aanlevering zijn aangeleverd. Ons Administratie houdt bij welke prestaties al eerder zijn aangeleverd, om zo dubbeling in de aanlevering te voorkomen. Op het moment dat je deze melding ziet op de uitvallijst, hoef je verder geen actie te ondernemen. De verklaring hiervoor is dat de prestaties bij deze cliënten al in een eerder aanlevering zijn verstuurd. Deze melding geeft aan dat over de gekozen periode een aantal declaraties al zijn gedaan. Deze melding zal vanaf 2015 niet langer getoond worden. Melding: 'Cliënt is eerder gefactureerd en nu declaratie is gewijzigd' Volledige melding: 'Cliënt is eerder gefactureerd en nu declaratie is gewijzigd. De originele zorgtoewijzing is echter verwijderd. We kunnen deze regel niet crediteren. In exports over toekomstige perioden zal dit probleem niet meer voorkomen.' Deze melding kan voorkomen bij factuurregels uit het voorgaande jaar waarbij de einddatum van de factuur abusievelijk op 1 januari staat i.p.v. 31 december. Dit levert voor de export verder geen problemen op en de melding zal de volgende keer niet meer verschijnen. Deze melding zal vanaf 2015 niet langer getoond worden. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 47 / 66

48 Melding: 'Mutatie' Uitval om deze reden heeft te maken met de instelling om mutatiedagen wel of niet te exporteren. Deze instelling is te vinden via Beheer -> Facturatie -> Instellingen Als er bij een cliënt mutatiedagen zijn vastgelegd als declaratie in een periode eerder dan bovenstaande ingangsdatum, dan ontstaat er uitval in de AW319 met als reden 'Mutatie'. Melding: 'Postcode ontbreekt of is onjuist' De specificaties van de AW319,OS301 en ZH308 schrijven voor dat het voor elke cliënt noodzakelijk is een GBA adres of een verblijfadres te hebben. Indien deze gegevens niet ingevoerd zijn bij de algemene instellingen van de cliënt en de cliënt heeft bijvoorbeeld alleen een tijdelijk verblijfadres, dan zal deze cliënt uitvallen in de AW319 met de melding 'Postcode ontbreekt of is onjuist'. Wanneer er wel een geldig adres aanwezig is, controleer dan of dit adres geldig is in de exportperiode. Wanneer je bijvoorbeeld de AW319/OS301/ZH308 draait over januari, moet het GBA-adres minimaal vanaf 1 januari geldig zijn. Oplossing: Voer bij de cliënt een GBA-/of verblijfadres is en controleer de geldigheidsdatum van het adres. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 48 / 66

49 Melding: 'Geen debiteur' Er dient een debiteur bekend te zijn om de declaratie naar de juiste ontvanger te versturen. Ga bij deze melding na wie de debiteur zou moeten zijn en of deze debiteur is opgegeven voor de cliënt. Voor de AW319 is de debiteur normaliter de zorgverzekeraar, dus controleer of de zorgverzekeraar is ingevuld en of de geldigheid juist is. Melding: 'Geen tarief' Er dient een geldig tarief voor de te declareren prestatie te zijn ingevoerd. Klik hier hoe de tarieven zijn in te stellen. Niet geïndiceerd / Meeliftende partner Declaraties van meeliftende partner van cliënt is niet meegenomen in declaratie. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 49 / 66

50 Overschrijdingscontrole instellen en uitvoeren Om gebruik te maken van de overschrijdingscontrole in de AW319-export, dienen de volgende instellingen gedaan te worden: Overschrijdingscontrole Ga naar Beheer -> Facturatie -> Overschrijdingscontrole Overzicht Hier verschijnt een overizicht van de overschrijdingscontrole instellingen. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 50 / 66

51 Het is mogelijk om per zorgkantoor een aparte instellingsregel in te stellen. Wanneer alle zorgkantoren dezelfde regels hanteren, kan ook een algemene instelling ingericht worden. Klik op toevoegen om een nieuwe regel toe te voegen of op wijzigen om een bestaande te wijzigen. Instellingen 1. Selecteer of het om een algemene instelling gaat of een specifiek zorgkantoor. 2. Selecteer het aantal maanden waarop de berekening van toepassing is. Wanneer 3 maanden gekozen wordt, is de berekening van de legitimatie en toegestane declaratie van 3 maanden van toepassing. Tijdens het uitvoeren van de maandelijkse export zal de legitimatie vastgesteld zijn op 3 maand, terwijl de declaratie in dat geval op ongeveer 1/3e deel uit zou moeten komen. 3. Een klasse wordt zoals bekend per 0,9 uur opgegeven. Er zijn drie opties te kiezen hoe hiermee omgegaan moet worden. 0,9 = 60 minuten, 0,9 = een uur, minus 1 minuut (59 minuten) 0,9 = 0,9 uur, dus 54 minuten. Wanneer de instellingen zijn gedaan, moeten deze opgeslagen worden en is de configuratie voltooid. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 51 / 66

52 Instellingen in het exportprofiel 1. In het exportprofiel dient ingesteld te worden dat er per maand geexporteerd moet worden. De overschrijdingscontrole vindt namelijk ook maandelijks plaats. Wanneer deze op 4 weken staat, zullen fouten ontstaan omdat 4 weken gelijk wordt gesteld aan een maand. 2. De functionaliteit is alleen beschikbaar voor de WLZ AW319. Test-export uitvoeren Ga naar Beheer -> Export. Selecteer vevolgens 'Start export' van de betreffende AW319-export, het gewenste tijdvenster en of het een test-/of productie-export dient te zijn. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 52 / 66

53 Overschrijdingscontrole in export-rapportage Wanneer de export-rapportage is afgerond, klik dan op het Excel-bestand om de details in te zien. Het tabblad 'Controleoverschrijding' geeft een overzicht van de legitimatie met declaratie. De berekeningen hierop zijn van toepassing zoals is ingesteld bij de overschrijdingscontrole. Wanneer dus bijvoorbeeld 3 maanden zijn aangegeven terwijl nog maar 1 maand verstreken is, zal het maximum toegestane dus gedeeld moeten worden door 3. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 53 / 66

54 Retourberichten declaraties Zodra declaraties volgens een van de standaarden zijn gemaakt en de bestanden zijn aangeleverd bij de betreffende instantie, zullen retourberichten volgen. In deze retourberichten staat informatie over de status van de declaratie, getoetst op technisch en inhoudelijk vlak. Het resultaat daarvan is een bevestiging dat de declaratie is goedgekeurd, gedeeltelijk goedgekeurd of afgekeurd. Op basis daarvan kan in Ons eventueel informatie worden aangepast om tot een kloppende declaratie te komen. De berichten kunnen op twee manieren met VeCoZo uitgewisseld worden; handmatig of semi-automatisch via de berichtenbox. Dit artikel geeft uitleg over de handmatige verwerking. Soorten retourberichten Het soort retourbericht is afhankelijk van het soort declaratie. Bekijk het overzicht met berichtstandaarden. Retourberichten inlezen Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 54 / 66

55 Het inlezen van retourberichten gebeurt op dezelfde pagina als het inlezen van indicaties/ legitimaties. Ga naar Beheer > Berichten inlezen. Selecteer het betreffende retourbericht en klik op inlezen. Overzicht van ingelezen (retour)berichten Op dezelfde pagina is een overzicht te zien van ingelezen berichten. Onder aan de pagina is te filteren op het type bericht. Status van ingelezen berichten Zodra een bericht is ingelezen, is middels een icoon de status ervan te zien: Stopbord: het bericht is niet ingelezen; het is een belangrijke fout die niet genegeerd mag worden. Een gele waarschuwing met uitroepteken: dat is een signaal dat het bericht gedeeltelijk goed is verwerkt, maar dat er specifieke waarschuwingen in aanwezig zijn. Een grijze vink houdt in dat het bericht volledig is ingelezen. Voor alle ingelzen berichten is een inleesrapport beschikbaar. Door daar op te klikken, zijn specifieke details en redenen van fouten te zien. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 55 / 66

56 Afkeurredenen declaraties Na het inlezen van het retourbericht is inzichtelijk welke regels zijn goedgekeurd en welke zijn afgekeurd. In deze handleiding nemen we de meest voorkomende afkeurredenen door. De aanleveringen kunnen op het overzichtsscherm drie verschillende inhoudelijke statussen krijgen: goedgekeurd, gedeeltelijk goedgekeurd, en afgekeurd. Via Beheer -> Facturatie -> Factuuroverzicht -> Selecteer het gewenste factuurype. In dit voorbeeld selecteren we de AW319 waardoor er een overzicht volgt van alle AW319's. Zodra het AW320-retourbericht is ingelezen, verschijnt er een status. Zolang deze niet is ingelezen, verschijnt "geen retourbericht. 1. Afgekeurd betekent dat het gehele bericht door Vecozo is afgekeurd om technische redenen. 2. Gedeeltelijk goedgekeurd betekent dat het bericht één of meer declaratieregels (dat kunnen ze ook allemaal zijn) inhoudelijk zijn afgekeurd. 3. Goedgekeurd betekent dat het bericht geheel is goedgekeurd, dus zowel technisch als inhoudelijk. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 56 / 66

57 Wanneer je klikt op 'details, krijg je meer informatie over de status van de betreffende factuur. Hierin kan je bijvoorbeeld zien wat de afkeurreden(en) zijn. Status 'Afgekeurd' 1. Deze status geeft de technische status van het bericht weer: Goedgekeurd of Afgekeurd. Bij algehele afkeur van de factuur is de reden hiervan altijd duidelijk aangegeven bij de status. Op basis van de hier aangegeven reden kan intern de juiste actie uitgezet worden. 2. Hoewel bij de individuele declaratieregels 'Goedgekeurd' is vermeld, zijn deze regels NIET beoordeeld door het zorgkantoor. Bij algehele afkeur hoeven de individuele regels niet beoordeeld te worden. Deze regels worden bij een correctie-aanlevering automatisch opnieuw meegenomen. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 57 / 66

58 Status 'Gedeeltelijk goedgekeurd' In een technisch goedgekeurd bericht kunnen wel afgekeurde detailregels voorkomen: 1. Wanneer er één of meerdere declaratieregels zijn afgekeurd, is dit per regel terug te zien. Indien er sprake is van een groot aantal regels, kan op 'Toon alleen afgekeurd' geklikt worden om enkel de afgekeurde regels weer te geven. 2. Onder het kopje 'Melding' is de afkeurreden aangegeven. In de meeste gevallen is de afkeurreden duidelijk. Hieronder behandelen we de meest voorkomende afkeurredenen en de oplossingsrichting: Er is geen machtiging afgegeven: Dit houdt in, dat er geen legitimatie is voor (een gedeelte van) de gedeclareerde zorg. Controleer of de cliënt in de gedeclareerde periode een geldige zorglegitimatie heeft voor de gedeclareerde prestatie. Gedeclareerde prestatie valt buiten de gemachtigde periode of gedeclareerde zorgperiode valt buiten de zorgleveringsperiode op basis van MAZ en MEZ: Dit houdt in, dat er geen legitimatie is voor (een gedeelte van) de gedeclareerde zorg. Controleer of de cliënt in de gedeclareerde periode een geldige zorglegitimatie heeft voor de gedeclareerde prestatie. Tarief prestatie ontbreekt of is niet in overeenstemming met landelijke of contractafspraken: Het tarief wat wordt gedeclareerd, is niet in overeenstemming met het afgesproken tarief. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 58 / 66

59 Controleer je tarieven op de hier beschreven wijze. Neem bij twijfel contact op met het zorgkantoor. Record is niet beoordeeld (wegens afkeuring boven-of ondergeschikte records): Deze melding houdt in, dat er een probleem is met de basisgegevens van de cliënt, zoals BSN of NAWgegevens. Door met de muis op de melding te gaan staan, is de exacte reden te zien. Indien er een code getoond wordt, dan kan deze worden opgezocht via de Vektis retourcodezoeker. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 59 / 66

60 Forensische zorg: declaratie-export FZ303 uitvoeren Zodra de Forensische zorg is ingericht en bij cliënten declaraties zijn toegevoegd, zijn deze te declareren middels de FZ303-export. Ga naar Beheer > Export en klik achter je aangemaakte exportprofiel op Start export. Selecteer het tijdvenster en het soort export (test of productie). Klik vervolgens op Start export. Zodra de export gereed is zijn een FZ303-bestand en exportrapportage te downloaden. De exportrapportage is op dezelfde manier te lezen als overige exportrapportages. Retourbericht (FZ304) verwerken Het retourbericht (FZ304) dat vanuit Vecozo wordt aangeleverd is in te lezen en op de reguliere manier als overige retourberichten te verwerken. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 60 / 66

61 Overige acties Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 61 / 66

62 Handmatig facturen/declaraties goedkeuren of afkeuren Een aantal verzekeraars en gemeenten sturen (nog) geen retourberichten op ingediende declaraties. Ze keuren wel facturen goed of af, maar dit gebeurt via andere communicatiemiddelen (zoals ). Het gevolg is dat er een onjuiste status kan ontstaan van de factuurregels en er mogelijk niet of onjuist, gecrediteerd wordt. Om met deze situatie om te gaan is functionaliteit aanwezig waarmee per debiteur is in te stellen of declaraties handmatig goedgekeurd of afgekeurd kunnen worden. Voorwaarden en configuratie Het handmatig goed- of afkeuren van een factuur kan alleen indien de factuur aan de volgende eisen voldoet: De factuur is voor een debiteur waarbij is ingesteld dat daarvoor facturen handmatig mogen worden verwerkt. De factuur staat nog op de status "geen retourbericht ingelezen". De gebruiker heeft voldoende rechten om deze handeling uit te voeren. Er is nog geen journaliseringsexport uitgevoerd. Instellen van debiteur De functionaliteit is per debiteur in te schakelen, met uitzondering van debiteuren van het type "cliënt". Ga hiervoor naar Beheer > Facturatie > Debiteuren [selecteer een type] > Selecteer de debiteur. Onderin het scherm is de optie "handmatig facturen goed of afkeuren" in te schakelen. Rechten De gebruiker die het overzicht van facturen kan zien, kan ook facturen afkeuren. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 62 / 66

63 Navigatie Ga naar Facturatie> Factuuroverzicht > selecteer een factuurtype > klik achter de debiteur op 'details'. Het volgende overzicht wordt zichtbaar. De rood omlijnde opties worden hieronder toegelicht. Gehele factuur goedkeuren of afkeuren Door te klikken op Volledig goedkeuren of Volledig afkeuren, wordt de factuur, na bevestiging, volledig goedgekeurd danwel afgekeurd. Zowel de status als de melding bij de individuele regels worden aangepast. De status bevat, naast de informatie of deze handmatig is goedgekeurd, ook de gebruikersnaam van de gebruiker door wie en de datum en tijd waarop dit is gedaan. De factuurregels worden voorzien van een gepaste melding en het toegekende en berekende bedrag worden gelijk getrokken met het totaalbedrag. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 63 / 66

64 Enkele regels goedkeuren of afkeuren Door te klikken op Gedeeltelijk goedkeuren (1), is per factuurregel te selecteren of deze goedgekeurd moet worden. Door de bovenste checkbox aan te vinken, worden het vinkje bij alle regels aan, danwel uit gezet. Vervolgens is individueel per regel een keuze te maken. Alle regels met een vinkje worden goedgekeurd. Alle regels zonder een vinkje worden afgekeurd. Klik tot slot op opslaan om het te verwerken. Goedkeur of afkeur ongedaan maken Indien een factuur gedeeltelijk of volledig is goedgekeurd of afgekeurd, bestaat de mogelijkheid om dit ongedaan te maken. Door op die knop te klikken, worden alle regels weer hersteld en is de status hersteld. Er zal te zien zijn dat er geen retourbericht is ingelezen en dat er geen regels zijn goedgekeurd of afgekeurd. Daarna zijn eventueel weer losse regels goed- of af te keuren. Let op, indien de factuur is gejournaliseerd, kan deze handeling niet meer ongedaan worden gemaakt. Retourbericht inlezen Indien alsnog een retourbericht wordt verzonden door de ketenpartij, dan kan deze alleen ingelezen worden indien de goed- of afkeur van de betreffende factuur ongedaan is gemaakt. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 64 / 66

65 Ongedaan maken van een ingelezen retourbericht van een declaratie Het kan voorkomen dat door een fout in de keten het wenselijk is om een reeds ingelezen retourbericht van een declaratie te kunnen intrekken. Deze actie heeft geen verwerking in de journalisering; indien reeds is gejournaliseerd dienen dus handmatig aanpassingen in de boekhouding doorgevoerd te worden! Gebruik deze knop alleen in bijzondere omstandigheden. Het intrekken is om deze reden alleen mogelijk gemaakt voor medewerkers met het recht applicatiebeheer. Navigeren Ga naar Beheer > Facturatie > Factuuroverzicht. Selecteer het gewenste factuurtype en klik vervolgens op de details van de betreffende factuur waarop reeds een retourbericht is ingelezen. Nedap healthcare Declaratiestandaarden (AW319, Pagina 65 / 66