Factsheet Mobiliteitsbudgetten

Factsheet Mobiliteitsbudgetten Auteurs Datum : maart 2015 : Gerard Tertoolen en Kim Ruijs, XTNT in opdracht van CROW Achtergrond Reiskosten zijn voor bedrijven en instellingen vaak hoog. Uit het document praktische handvatten voor een mobiliteitsbudget blijkt dat Nederlandse bedrijven en instellingen gemiddeld 2.000 per medewerker per jaar kwijt zijn aan reiskosten (zowel woon-werkverkeer als zakelijke kilometers). Voor een medewerker met een leaseauto is de werkgever al snel meer dan 10.000 per jaar kwijt. Daarnaast is er ook nog sprake van bijkomende kosten zoals productiviteitsverlies door files en beheer en administratiekosten door het verwerken van declaraties. Het mobiliteitsbudget is een reiskostenregeling die een positief effect heeft op de kosten van een bedrijf / instelling. Medewerkers van een bedrijf krijgen dan per maand een budget voor woonwerkverkeer en zakelijke reizen. Ze mogen hun reiskilometers vervolgens zelf inrichten. De mate van keuzevrijheid en flexibiliteit van medewerkers rondom reisgedrag neemt hierdoor toe. Ook gunstig voor de medewerkers is dat zij het bedrag dat overblijft mogen houden. Ze worden dus financieel beloond voor bewust reisgedrag. De bedrijven besparen daarnaast ook kosten doordat hun werknemers zich bewuster worden van de kosten van hun reisgedrag. Mensen die in een auto van de zaak rijden worden vaak niet geprikkeld om slim of anders te reizen. Als de auto ook privé wordt gebruikt, betalen zij hiervoor een bijtelling. De kosten voor de auto zijn al betaald en dus ontbreekt de stimulans om zuinig te rijden, andere vervoermiddelen te gebruiken of goedkoop te tanken. Er bestaan verschillende vormen van mobiliteitsbudgetten: Financiële prikkel (niet-lease): een financiële prikkel al dan niet in budgetvorm voor de gewone forens. Er zijn hierbinnen twee varianten: een vast en een variabel budget. In het eerste geval krijgen alle medewerkers hetzelfde budget. In het andere geval krijgen medewerkers afhankelijk van de hoeveelheid (zakelijke) kilometers een aanvullend budget voor bijvoorbeeld woon-werkverkeer. 1

Het afzie-budget: Hier ziet een medewerker af van een (arbeidsvoorwaardelijke) leaseauto ten gunste van een vaste vergoeding (vaak gebaseerd op het normleasebedrag) waar de betreffende medewerker verder zelf zijn reiskosten van betaalt. Het autokeuze budget: leaserijders die voor een goedkopere of schonere leaseauto kiezen dan de norm, steken het verschil in eigen zak. Vaak is voor de werkgever duurzaamheid hierbij het motief en voor de medewerker de lagere bijtelling. Het gebruiksbudget (bonus-malus leasebudget): dit budget geeft de leaserijder een financiële prikkel om minder en zuiniger te rijden, op andere manieren te reizen (fiets, OV, carpool) en goedkoper te tanken en te parkeren. Rijdt en verbruikt de medewerker meer dan gemiddeld? Dan voelt hij dat in zijn portemonnee (de malus). Blijft hij onder het gemiddelde? Dan houdt hij geld over (de bonus). Het budget werkt dus twee kanten op. Naast een kostenbesparing stimuleren mobiliteitsbudgetten ook duurzaam gedrag. Het gebruiken van andere vervoermiddelen of zuinig rijden zorgen voor een verhoudingsgewijze lagere CO 2- uitstoot. Uit het document praktische handvatten voor een mobiliteitsbudget blijkt dat het inzetten van mobiliteitsbudgetten steeds populairder wordt. 12% van het totale aantal Nederlandse bedrijven en instellingen werkt al met een mobliteitsbudget. Daarnaast blijkt uit het Nationale Zakenauto Onderzoek dat 28% van de Nederlandse bedrijven serieuze interesse heeft in het invoeren van een mobiliteitsbudget. In de volgende paragraaf bespreken we een aantal factoren waarmee rekening dient te worden gehouden bij een succesvolle implementatie van een mobliteitsbudget. Factoren voor een succesvolle implementatie Weerstanden wegnemen en draagvlak creëren Mensen zijn gewoontedieren en houden niet zo van verandering. Mobiliteitsbudgetten kunnen mensen aan het denken zetten over hun verplaatsingsgedrag en gedragsverandering in gang zetten. Maar juist omdat mensen weerstand hebben tegen verandering kan het invoeren van mobiliteitsbudgetten (in het uiterste geval) leiden tot onrust binnen een bedrijf. Als mensen het mobiliteitsbudget als een verkapte bezuiniging zien, het ervaren als een inbreuk op hun privacy (reisgedrag wordt immers vastgelegd) en als afbreuk aan hun flexibiliteit, dan is een zorgvuldige introductie vereist. Zo n zorgvuldige implementatie kent de volgende elementen: stel je als bedrijf vooraf goed op de hoogte van eventuele drempels (weerstanden), zodat je hierop kunt anticiperen; maak vooraf de voordelen van mobiliteitsbudgetten aan werknemers duidelijk; geef werknemers keuzevrijheid bij het inrichten van hun reisgedrag. In principe biedt een mobiliteitsbudget al keuzevrijheid. Men kan het budget immers naar eigen invulling besteden. Belangrijk is dat er niet te veel voorwaarden hieraan kleven. Ook helpt het als medewerkers 2

kunnen kiezen uit een pakket van verschillende mobiliteitsbudgetten. Zij kunnen hierdoor het budget kiezen dat het beste aansluit bij hun wensen en behoeften; laat werknemers van bedrijven die al langer met mobiliteitsbudgetten werken, vertellen over hun ervaringen. Feedback Om je reisgedrag binnen het mobiliteitsbudget zo efficiënt mogelijk te kunnen inrichten, heb je inzicht nodig in je reisgedrag en de kosten die daaraan verbonden zijn. Hét middel bij uitstek om dit inzicht te verkrijgen is feedback. Dit kan bijvoorbeeld door het toepassen van een tool (registratiesysteem) waarbij alle ritten worden geregistreerd en inzicht wordt gegeven in het resterende mobiliteitsbudget. Om irritatie / frustratie te voorkomen, is het belangrijk dat het registratiesysteem goed functioneert en eenvoudig in het gebruik is. Ook is het belangrijk dat het registratieststeem actueel is zodat mensen hun gedrag optimaal kunnen afstemmen op hun resterend budget. Uit een onderzoek van MuConsult naar mobiliteitsbudgetten binnen verschillende bedrijven bleek dat medewerkers behoefte hadden aan het snel kunnen inzien van de actuele stand van het budget. Uit hetzelfde onderzoek van MuConsult bleek ook dat een groot deel van de medewerkers behoefte heeft aan achterliggende berekeningen zodat ze zelf kunnen nagaan welke gedragingen kunnen leiden tot een positief saldo. Ook bleek een deel van de medewerkers behoefte te hebben aan inzicht van het reisgedrag van hun collega s. Binnen de psychologie is bekend dat sociale invloeden grote invloed hebben op ons eigen gedrag. Het reisgedrag van collega s kan worden ingezet om mensen te motiveren om hun eigen reisgedrag zo slim mogelijk in te richten. Indien mogelijk raden wij dan ook sterk aan om gebruik te maken van deze functie in een registratiesysteem. Naast feedback over het vertoonde gedrag, is het ook mogelijk om gebruik te maken van feed forward. Laat bijvoorbeeld zien welke winst er nog te behalen is en laat zien hoe men zijn / haar reisgedrag hiervoor moet inrichten. Stap voor stap Binnen de psychologie is bekend dat bij veel gedragsveranderingsprocessen het best stap voor stap te werk kan worden gegaan. Op deze manier worden mensen niet overweldigd door de 3

vereiste gedragsverandering en kunnen ze langzaam aan wennen aan het nieuwe gedrag. De beste manier om een mobiliteitsbudget te implementeren is dan ook door op een kleine schaal te beginnen binnen een organisatie. Geleidelijk aan dient de systematiek te worden uitgebouwd. Concreet betekent dit dat er begonnen dient te worden met een beperkt aantal deelregelingen en uitzonderingen bij het mobiliteitsbudget en deze in de loop der tijd kunnen worden uitgebreid. Er kan bijvoorbeeld bij de invoering van een mobiliteitsbudget worden begonnen met een pilotgroep. Een voordeel hiervan is dat men zo op een relatief weinig bedreigende wijze kan nagaan of de gekozen mobiliteitsbudgetten aansluiten op de behoeften van de werknemers en dat eventuele kinderziektes kunnen worden vastgesteld. Daarnaast geldt dat als de deelnemers aan de pilot positief zijn, zij kunnen worden ingezet als promotors (ambassadeurs) voor het mobiliteitsbudget richting de overige werknemers. Bekend is dat mensen eerder geneigd zijn iets aan te nemen van een persoon die op hen lijkt (bijvoorbeeld een collega) dan iemand die ver(der) van hun af staat (bijvoorbeeld de directie). Maatregelen en effecten In deze paragraaf beschrijven we een aantal voorbeelden van bedrijven die een mobiliteitsbudget binnen hun organisatie hebben ingevoerd. We geven hierbij aan hoe de maatregel is geïmplementeerd en wat de effecten ervan waren. SNS Reaal In 2009 stelde SNS Reaal een nieuwe visie op waarin duurzaamheid hoog in het vaandel stond. Het doel was om in 2015 de CO 2-uitstoot van leaseauto s met minstens 4% te verlagen. In lijn hiervan wilde men bereiken dat medewerkers meer met het OV en fiets reisden en minder met de auto. Om dit te bereiken werden stapsgewijs het mobliteitsbudget en andere regelingen (bijvoorbeeld fietsregeling) geïmplementeerd. De nieuwe regelingen werden gecommuniceerd via intranet en er gingen medewerkers langs alle vestigingen om persoonlijk uitleg te geven over de regeling. Om het gewenste gedrag te bereiken werden (per modaliteit) de volgende maatregelen genomen: Auto Leaserijders konden kiezen voor een afzieregeling of compensatieregeling (positief aspect: er is sprake van keuzevrijheid tussen verschillende regelingen). Bij de afzieregeling kregen leasers het normleasebedrag inclusief brandstofbudget uitgekeerd. Bij de compensatieregeling kreeg de medewerker 48.000 uitgekeerd. Leaserijders werden aangesproken op hun reisgedrag op het moment van een grote wijziging (verhuizing of als de leaseauto moet worden vervangen). Nieuwe medewerkers werden daarnaast gewezen op alle alternatieve reismogelijkheden. Bekend is dat mensen op momenten van grote veranderingen meer open staan voor gedragsverandering. Strenger parkeerbeleid. Alternatieven voor de leaseauto worden eenvoudig en aantrekkelijk gemaakt. Bijvoorbeeld door het mogelijk te maken om ook e-scooters en e-bikes uit te proberen. 4

Fiets Fietsers krijgen een fietskilometervergoeding van 0,09 per kilometer. Ook kunnen ze via deelname aan het actieprogramma Trappers sparen voor een beloning. De beloning voor de fiets is hierdoor hoger dan voor de auto (autokilometervergoeding 0,09 per kilometer). Medewerkers krijgen via de werkkostenregeling een vergoeding van 1.500 voor de aanschaf van een fiets. Ook kunnen medewerkers gebruik maken van een renteloze lening om een nieuwe (elektrische) fiets te kopen. De lening wordt dan afgelost via hun reiskostenvergoeding. OV Reizen met het OV wordt volledig vergoed, ongeacht de reisafstand. De mobiliteitsregeling is geëvalueerd. Het evaluatieonderzoek laat zien dat het aantal fietsers is gestegen met 300. Daarnaast zijn er kosten bespaard op leaserijders en is het gebruik van het OV licht gestegen. Exacte cijfers hierover worden niet vermeld. Mn Services Aanleiding van het invoeren van een mobiliteitsbudget voor Mn Services was een verhuizing naar een nieuwe locatie met een beperkt aantal parkeerplaatsen. Uitgangspunt van het mobiliteitsbudget was dat het aan medewerkers voldoende flexibiliteit en keuzevrijheid bood op het gebied van woonwerkverkeer en leefpatronen. Kostenbesparing was geen uitgangspunt. Om dit laatste te bekrachtigen bood Mn Services iedereen aan om het lopende leasecontract open te breken en te kiezen voor het mobiliteitsbudget. De extra kosten als gevolg van het vroegtijdig inleveren van de leaseauto nam Mn Services op zich. De invoering van het nieuwe mobiliteitsbudget werd breed gecommuniceerd. Zo werd er onder andere een brief verstuurd over de nieuwe regeling met een verwijzing naar een helpdesk voor persoonlijke ondersteuning bij het bepalen van de beste manier van reizen en de keuze tussen verschillende opties in de reiskostenregeling. Ook werd er en speciale website opgezet met informatie over de maatregelen. Een overzicht van de andere ingezette communicatiemiddelen is te vinden in het document Slim reisbeleid in de praktijk (eerste bron onder kopje geraadpleegde bronnen ). De nieuwe regeling bestond uit 4 onderdelen: 1. Reiskostenregeling voor niet-leasegerechtigden: keuze tussen verschillende typen reiskostenvergoedingen (onder andere: autovergoeding 0,19 per kilometer, OV-vergoeding 2 e klas reizen, poolauto s). 2. Tweewielerregeling: aanschafkorting voor tweewieler en mogelijkheid tot renteloze lening voor overige aanschafbedrag. 3. Regeling voor leaserijders: onder andere keuze uit uitbetalen normleasebedrag en brandstofbudget bij afzieregeling, bonus malus leasebudget of NS-Businesscard (1 e klasse). 4. Regeling voor parkeerbeleid: beperkte groep medewerkers heeft recht op parkeerplek. 5

Een volledig overzicht van alle onderdelen van de regelingen is te vinden in het document Slim reisbeleid in de praktijk (eerste bron onder kopje geraadpleegde bronnen ). Het nieuwe mobiliteitsbeleid van Mn Services is geëvalueerd. Resultaten laten zien dat het aantal medewerkers dat gekozen heeft voor het mobiliteitsbudget gestegen is van 19 naar 33 medewerkers (looptijd is onbekend). Ook is het aantal medewerkers met de auto als hoofdvervoersmiddel gedaald van ca. 65% naar 25% (looptijd is onbekend). Het aantal medewerkers dat van de eenmalige fietsbijdrage gebruik heeft gemaakt was in 2011: 28 en in 2012: 57. Verder maakten 26 medewerkers in 2011 gebruik van de renteloze lening en in 2012 waren dat 33 medewerkers. Deloitte Deloitte voerde een nieuw mobiliteitsbeleid in uit duurzaamheids- en kostenoverwegingen. Om de implementatie zo soepel mogelijk te laten verlopen worden leerervaringen meegenomen, staat men open voor feedback en worden evaluaties uitgevoerd als bepaalde zaken niet goed blijken te werken. Binnen Deloitte bestaan er verschillende regelingen: Afzieregelingen De leasegerechtigde medewerker kan kiezen uit drie typen afzieregelingen, namelijk: Cashoptie : medewerkers die voor deze optie kiezen krijgen 80% van het normleasebedrag vergoed en het gemiddeld brandstofgebruik. Kilometerdeclaraties: voor het woon-werkverkeer wordt 0,19 per kilometer uitgekeerd. Zakelijke kilometers kunnen tot een maximum worden gedeclareerd. OV-jaarkaart: medewerkers ontvangen een OV-jaarkaart waarmee ze 1 e klas kunnen reizen. Het gebruik hiervan wordt volledig vergoed. Leaseregeling Bij de keuze van een auto wordt er gebruik gemaakt van een bonus-malus leasebudget waarbij medewerkers die voor een schonere auto kiezen beloond worden (extra opties kiezen of verschil laten uitbetalen). Fietsplan Iedere deelnemer die aangeeft minimaal de helft van het aantal werkdagen van zijn woonwerkritten of zakelijke reizen te fietsen, kan deelnemen aan het fietsplan. Het is onbekend wat dit plan inhoudt. 6

Uit de evaluatie van het mobiliteitsplan kwam naar voren dat van de 3.270 medewerkers met een leaseauto, 700 voor een van de afzieregelingen hebben gekozen. 440 daarvan kozen voor de cashoptie, 10 voor een OV-jaarabonnement en 250 mensen kozen voor de kilometerdeclaratie. Ongeveer 450 medewerkers maakten gebruik van het fietsplan. Het is niet bekend hoe medewerkers met de bonus-malus leasebudget zijn omgegaan. Belangrijkste lessen op een rijtje Bestaande mobiliteitsregelingen bij bedrijven verschillen dermate dat vergelijken erg lastig is. Ook zijn de gegevens op basis waarvan verantwoorde vergelijkingen zouden kunnen worden gemaakt (nog) niet voorhanden. Wél kunnen we een aantal elementen aanwijzen die op basis van de bovenstaande informatie belangrijk lijken te zijn bij het implementeren van mobiliteitsbudgetten, namelijk: Brede communicatie naar werknemers bij de invoering van mobiliteitsprojecten is noodzakelijk. Met andere woorden: zorg dat medewerkers goed op de hoogte zijn van de verschillende regelingen en faciliteer een steunpunt waar zij met vragen terecht kunnen. Persoonlijke hulp bij het kiezen van de meest geschikte regeling is aan te bevelen. Maak de overstap van autogebruik naar andere vervoerwijzen extra aantrekkelijk. Een aanschafpremie (financiële bijdrage) voor de fiets spreekt relatief veel mensen aan. Een renteloze lening voor de aanschaf van een nieuwe fiets lijkt minder in trek. Het OV lijkt medewerkers in mindere mate aan te spreken als alternatief voor de auto. Voer maatregelen waar mogelijk gefaseerd in om enorme weerstand ineens te voorkomen. Maak gebruik van discontinuïteiten: het is binnen de psychologie bekend dat mensen meer gevoelig zijn voor gedragsverandering tijdens grote veranderingen in leefpatronen of werkomstandigheden. Verhuizingen van bedrijven of het verminderen van parkeermogelijkheden zijn hier voorbeelden van. Biedt voldoende keuze om weerstand te voorkomen: alle bedrijven bieden een ruim pakket uit regelingen waaruit medewerkers kunnen kiezen. Afzieregelingen waarbij het normleasebedrag in combinatie met brandstof wordt uitgekeerd lijken onder de medewerkers het meest populair te zijn. Laat bedrijven die al werken met mobiliteitsbudgetten hun ervaringen delen met bedrijven die dit nog niet doen, maar er wel voor openstaan. Positieve praktijkervaringen van vergelijkbare bedrijven zullen andere bedrijven en hun werknemers eerder over de streep halen dan overheden of belangenorganisaties. Geraadpleegde bronnen http://www.slimwerkenslimreizen.nl/documenten/305.pdf Workaway. Praktische handvatten voor een mobiliteitsbudget. MuConsult (2013). 1-meting Anders omgaan met de leaseauto. Workaway. De ins & outs van een mobiliteitsbudget. https://www.google.nl/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&cad=rja&uact=8&ved=0c CoQFjAA&url=http%3A%2F%2Fwww.slimwerkenslimreizen.nl%2Fdocumenten%2F305.pdf&ei =42EBVbLGO4K8UdlhPAO&usg=AFQjCNHILjjsyRJp8ZsTLVpbwiX8TgTRIA&bvm=bv.87920726,d.ZWU 7