Samenwerken met icounting Beschrijving samenwerken compleet
Inhoudsopgave 1 Samenwerken 3 2 Samenwerken compleet 3 2.1 Inkoopfacturen 3 2.1 Verkoopfacturen 3 2.3 Mutaties inlezen 3 3 Hoe werkt het? 4 3.1 Inkoopfacturen 4 3.2 Verkoopfacturen 4 3.3 Mutaties inlezen 4 4 Inrichting 5 4.1 Inkoopfacturen 5 4.2 Verkoopfacturen 5 4.3 Mutaties inlezen 7 5 Inkoopfacturen verwerken 7 6 Betalingen fiatteren 8 7 Betalingen uitschrijven 12 8 Verkooporders invoeren 15 9 Aanmaningen versturen 17 10 Informatie over debiteuren en crediteuren 18 10.1 De functie Informatie 18 10.2 De functie Rapporten 19 11 Bankafschriften inlezen 21 12 Kas inlezen 23 13 Loonjournaalposten inlezen 25 14 Prijzen 26 15 Slot 26 2
1 Samenwerken Wij zijn verheugd dat u heeft gekozen voor een samenwerking met icounting, waarbij u gebruik maakt van samenwerken compleet. In deze gebruikershandleiding worden de volgende processen beschreven: inboeken en betalen van inkoopfacturen het verwerken en versturen van verkoopfacturen inlezen van bankafschriften, kasmutaties en loonjournaalposten Mocht u naar aanleiding van het lezen van deze handleiding nog aanvullende vragen hebben, dan kunt u uiteraard contact met ons opnemen op telefoonnummer 072 511 25 27 of via het e-mailadres info@icounting.nl. 2 Samenwerken compleet Bij samenwerken compleet bent u zelf verantwoordelijk voor het voeren van de volledige administratie. icounting zal periodiek de administratie voor u nalopen. 2.1 Inkoopfacturen Voordat u de inkoopfacturen met icounting kunt betalen, dienen de facturen in de administratie verwerkt te worden. Wij noemen dit het inboeken van de inkoopfacturen. Na het inboeken van de facturen, staan ze gereed om betaald te worden. 2.1 Verkoopfacturen Voordat de verkoopfacturen aangemaakt kunnen worden, dient de basis van de administratie juist en volledig te worden ingevuld. Op deze manier kunnen verkoopfacturen per e-mail worden verzonden, maar per post is ook nog mogelijk. Tevens kunnen contracten maandelijks worden gefactureerd. Doordat u gebruik maakt van samenwerken compleet, worden de facturen automatisch in de administratie verwerkt en kunt u vanuit icounting aanmaningen versturen. Hierdoor zijn er geen dubbele systemen noodzakelijk, zijn alle verkoopfacturen correct en direct ingeboekt en per e-mail verzonden naar de klant. 2.3 Mutaties inlezen Met icounting kunt u zelf de bank- en kasmutaties zelf inlezen, net als de loonjournaalposten. Dit scheelt u veel handmatige handelingen en daarmee dus ook veel tijd! Tevens is de kans op fouten gering. Voordat u kunt inlezen, dienen er een aantal gegevens ingevuld te worden, zoals het IBAN nummer van uw bankrekening. Daarnaast dient u te beschikken over het juiste formaat bestand om te kunnen inlezen. 3
3 Hoe werkt het? 3.1 Inkoopfacturen U logt in op uw administratie bij icounting. Vervolgens boekt u of één van uw bevoegde medewerkers de inkoopfacturen in. U heeft de mogelijkheid om de facturen aan de boeking te koppelen, maar dat is aan u zelf. Voordeel hiervan is wel dat de papieren facturen niet bewaard hoeven te blijven. Vervolgens kunt u in uw administratie de facturen fiatteren en betalen door middel van een SEPA bestand. Dit bestand wordt gebruikt voor betalingen binnen de EU. 3.2 Verkoopfacturen Als eenmaal de basisgegevens van de administratie zij ingevoerd, is het zeer eenvoudig factureren. U maakt de verkoopfactuur aan binnen icounting. De verkoopfactuur wordt door icounting per e-mail naar het opgegeven e-mailadres gestuurd en de factuur wordt automatisch in het systeem verwerkt. Kortom: als u factureert met icounting, zal het u tijd en portokosten besparen. Daarnaast kunt u op basis van de openstaande posten zelf bepalen welke debiteuren u wilt aanmanen via icounting. 3.3 Mutaties inlezen U downloadt de bankmutaties in uw internet bankieren omgeving en slaat het bestand op als bijvoorbeeld een MT940 formaat. Dit bestand bevat alle bij- en afschrijvingen van een geselecteerde periode en neemt de data, bedragen en omschrijvingen hierin mee. Dit bestand kunt u eenvoudig inlezen bij icounting. Wanneer u de kasmutaties in een Excel bestand bijhoudt, kunnen ook deze mutaties ingelezen worden met icounting. Op deze manier hoeft u de mutaties slechts eenmaal in te vullen. Voor het inlezen van de loonjournaalposten ontvangt u van de loonadministratie een XML bestand. Hierin staan de grootboekrekeningen, bedragen, periode, datum en omschrijvingen. Dit XML bestand is net als het Excel bestand eenvoudig in te lezen met icounting. 4
4 Inrichting 4.1 Inkoopfacturen Voordat u kunt starten met het inboeken, fiatteren en betalen van facturen via icounting, dient de administratie ingericht te worden. Zo dienen de bevoegde medewerkers aangemaakt te worden en hun bevoegdheden vast gelegd te worden. Daarnaast dienen de vaste gegevens van uw leveranciers ingevoerd te worden. Het gaat hierbij om de NAW gegevens, maar ook om de financiële gegevens, zoals het KvK nummer, BTW nummer, IBAN nummers en betalingstermijnen. In overleg met u kunnen wij de inrichting voor onze rekening nemen of kunt u de inrichting zelf doen. 4.2 Verkoopfacturen Ook voor het factureren met icounting dienen eerst een aantal gegevens ingevuld te worden. Zo dienen de basisgegevens van uw onderneming ingevuld te worden, zoals de rechtsvorm van uw onderneming en uw IBAN nummer. Deze gegevens zullen op uw factuur vermeld worden en zijn van belang in verband met de factuurvereisten die door de Belastingdienst zijn gesteld. Deze basisgegevens kunt u invullen bij Tabellen Algemeen Basisgegevens algemeen. 5
Vervolgens dient het tabblad Kamer van Koophandel ingevuld te worden. Hierbij is uw KvK-nummer van belang. Daarnaast dienen de vaste gegevens van uw afnemers ingevoerd te worden. Het gaat hierbij om de NAW gegevens, maar ook om de financiele gegevens, zoals de betalingscondities. Deze condities kunnen zowel voor uw debiteuren als crediteuren gelden. Om efficiënter te werken kunnen de condities gekoppeld worden aan de debiteuren en crediteuren. Op die manier hoeft u ze slechts eenmaal in te vullen. In onze standaard administratie hebben wij alvast een aantal betalingscondities voor u aangemaakt. Deze kunt u uiteraard aanvullen, zodat u ze kunt toepassen voor uw eigen administratie. Nadat alle basisgegevens zijn ingevuld, kunt u starten met het invoeren van verkooporders. 6
4.3 Mutaties inlezen In onze standaard administratie zijn de dagboeken en grootboekrekeningen al voor u aangemaakt. Het enige wat nog aangemaakt dient te worden is de bankrekening die u wilt inlezen. In overleg met u kunnen wij de inrichting voor onze rekening nemen of kunt u de inrichting zelf doen. 5 Inkoopfacturen verwerken Met Boeken kunt u, of een bevoegde medewerker de inkoopfacturen inboeken. U geeft in de regels aan om welke crediteur het gaat en vult het factuurnummer, de factuurdatum, het factuurbedrag, het BTW bedrag en een omschrijving in. Daarnaast dient u aan te geven op welke grootboekrekening de kosten geboekt moeten worden. Wij hebben de voorkeur om zoveel mogelijk met vaste tegenrekeningen bij crediteuren te werken, zodat u minder handelingen hoeft te verrichten. Een vaste tegenrekening kan bijvoorbeeld # 4635 Mobiele telefonie bij de leverancier KPN zijn. Door dit eenmalig in te stellen, heeft u er elke maand profijt van. Vervolgens kunt u per boeking de facturen in bijvoorbeeld PDF formaat toevoegen aan de boeking. Zo kunt u deze op een later tijdstip gemakkelijk inzien en hoeft u geen ordners meer door te bladeren op zoek naar die ene factuur. 7
Facturen kunnen toegevoegd worden door op Documenten te klikken. 6 Betalingen fiatteren Met Betalingen fiatteren (onder de functie Bankieren) kunt u of een bevoegde medewerker de inkoopfacturen nakijken op juistheid. In het scherm Betalingen fiatteren staan alle openstaande inkoopfacturen die naar uw e-mailadres gestuurd zijn. De facturen zijn hier te openen in PDF. 8
Facturen zijn eenvoudig te openen met Documenten. In de afbeelding hieronder is een voorbeeld van een inkoopfactuur te zien, welke in PDF is opgeroepen. Mocht u het niet eens zijn met een inkoopfactuur, dan kunt u in dit scherm aangeven dat de factuur betwist is door middel van Betwist. Betwiste facturen kunnen dan niet gefiatteerd worden voor het uitschrijven van een betaling. Voor de betwiste facturen dient contact opgenomen te worden met de leverancier voor een creditnota of een aanvullende factuur. 9
Links onderin uw scherm is de legenda opgenomen, evenals de informatie van de crediteur. In de legenda wordt een uitleg gegeven over de status van een factuur. Tevens kunt u onderin het scherm op Crediteur aanpassen klikken. Hiermee komt u in Tabellen en kunt u de vaste gegevens van de crediteur bewerken of aanvullen. In het scherm Betalingen fiatteren kunt u zelf aangeven welke facturen getoond dienen te worden: alle facturen, alleen betwiste facturen of alleen de te fiatteren facturen. Inkoopfacturen die middels een automatische incasso betaald worden, dienen uiteraard niet meegenomen te worden in het betaalbestand wat u gaat uitschrijven. U wilt facturen immers niet dubbel betalen. Per crediteur kunt u aangeven of u een machtiging tot incasso heeft afgegeven. In het scherm Betalingen fiatteren kunt u vervolgens zien voor welke crediteuren een automatische incasso is afgegeven. 10
Facturen fiatteren kunt u eenvoudig doen door op Fiatteren inkoopfactuur te klikken, maar u kunt het ook doen door dubbel te klikken op een factuur. De factuur is nu gefiatteerd. Reeds gefiatteerde facturen kunnen niet als betwist aangemerkt worden. Hiervoor dient de factuur eerst als niet gefiatteerd aangemerkt te worden, om hem vervolgens de status betwist mee te geven. Dit kunt u doen door op Niet gefiatteerd te klikken of door weer dubbel te klikken op de regel. 11
Indien een factuur gefiatteerd is, wordt hij zichtbaar in het scherm Betalingen uitschrijven. In dit scherm komen dus alleen de gefiatteerde facturen. Nadat u of uw medewerker klaar is met het fiatteren van facturen, kunnen de betalingen worden uitgeschreven. Hiervoor gaat u naar Bankieren Betalingen uitschrijven. 7 Betalingen uitschrijven In het scherm betalingen uitschrijven komen alleen de gefiatteerde facturen voor. Ook in dit scherm is het mogelijk om de facturen op te roepen in PDF door op Documenten te klikken. Het kan voorkomen dat u het niet eens bent met een gefiatteerde factuur. U kunt dan hier nog de fiattering terugdraaien en de factuur de status Betwist meegeven. Deze facturen verdwijnen dan in het scherm Betalingen uitschrijven. 12
Bij het uitschrijven van betalingen dient u aan te geven met welke bankrekening u betalingen wilt gaan verrichten. Dit kunt u bovenin aangeven. Indien u het prettig vindt, is het mogelijk om vooraf een lijst van de nog te betalen facturen uit te draaien. Tevens kunt u, voordat u de betalingen daadwerkelijk gaat uitschrijven, een lijst van de geselecteerde betalingen afdrukken. Op de manier kunt u op een later tijdstip nog terugzien welke facturen zijn meegenomen in het betaalbestand van bijvoorbeeld 15 september. Geselecteerde betalingen kunnen nog gewijzigd worden, bijvoorbeeld in het geval van betalingskorting of een uitgestelde betaling. Zo kunt u per betaling het bedrag en de gewenste verwerkingsdatum aanpassen. De gewenste verwerkingsdatum staat standaard op direct betalen. 13
Ook in het scherm Betalingen uitschrijven is links onderin uw scherm de legenda opgenomen, evenals de informatie van de crediteur. In de legenda wordt een uitleg gegeven over de status van de factuur. Tevens kunt u ook hier onderin het scherm op Crediteur aanpassen klikken en daarmee de vaste gegevens, zoals het IBAN nummer van de crediteur bewerken of aanvullen. Om de geselecteerde facturen uit te schrijven, klikt u op Betalingen uitschrijven. Het SEPA bestand wordt dan uitgeschreven naar de locatie op uw computer die ingevuld staat. U kunt vervolgens in uw omgeving voor internet bankieren het SEPA bestand inlezen en de betalingen verrichten. 14
8 Verkooporders invoeren Verkooporders kunnen worden ingevoerd via Verkoop - verkooporders invoeren. Bij de order dient u aan te geven voor welke debiteur u een factuur wilt maken. Vervolgens geeft u aan welke artikelen u heeft geleverd of verricht. Deze artikelen zijn gekoppeld aan artikelgroepen. Het voordeel van werken met artikelgroepen is dat deze gekoppeld kunnen worden aan de juiste grootboekrekening. Wanneer u dan een factuur maakt waarin deze groep voorkomt, wordt de omzet direct op de juiste grootboekrekening geboekt. 15
U kunt bij het maken van een verkooporder de prijs ingeven. U kunt er ook voor kiezen om te werken met standaard verkoopprijzen. Deze kunnen per artikel ingesteld worden. Zo hoeft u bij het maken van de verkoopfactuur de prijs niet handmatig in te vullen. De prijzen, maar ook andere gegevens met betrekking tot de artikelen of artikelgroepen, kunt u invullen bij Tabellen Artikelen/werksoorten. Als u alle informatie met betrekking tot de verkoopfactuur heeft ingevuld, kunt u eerst een proforma factuur afdrukken om de factuur te beoordelen. Dit gaat via Bewerken - Proforma factuur afdrukken. Indien u akkoord gaat met de factuur, kan deze afgedrukt en verwerkt worden. Dit doet u middels Bewerken - Factuur afdrukken. Nadat de factuur is afgedrukt, wordt deze automatisch ook geboekt in de administratie. 16
9 Aanmaningen versturen Via Rapporten Financieel Debiteur kunt u aanmaningen afdrukken voor de openstaande facturen. Hierbij dient u de datum van de aanmaning in te vullen en aan te geven tot welke datum de laatste betalingen verwerkt zijn. Een voorbeeld van een aanmaning ziet u hieronder: 17
10 Informatie over debiteuren en crediteuren Informatie over de debiteuren en crediteuren is op twee manieren te verkrijgen, namelijk via Informatie op je scherm of via Rapporten als uitdraai. 10.1 De functie Informatie Via de functie Informatie kunt u de actuele stand van uw debiteuren en crediteuren inzien. Hierbij kunt u kiezen om alle of alleen de openstaande debiteuren of crediteuren te tonen. Per debiteur of crediteur ziet u dan het actuele saldo. 18
Een overzicht van de openstaande posten kun je via Informatie per debiteur of crediteur afdrukken. Een lijst van alle openstaande debiteuren of crediteuren kun je via Rapporten afdrukken. Dit wordt in het volgende hoofdstuk beschreven. Door dubbel te klikken op een debiteur of crediteur, wordt de kaart geopend. Hier ziet u de achterliggende informatie, zoals de betalingsdatum. Ook hier heeft u de keuze om alle posten of alleen de openstaande posten te tonen. De facturen zijn hier ook in PDF te benaderen en de vaste gegevens van de debiteuren of crediteuren kunnen ook via Informatie aangepast worden. 10.2 De functie Rapporten Informatie over de debiteuren of crediteuren kunt u via Rapporten als uitdraai benaderen en afdrukken naar de printer of exporteren naar een Excel bestand. 19
U heeft hier de keuze uit verschillende rapporten, zoals een lijst van de openstaande posten, maar ook is het mogelijk om de historische mutaties per debiteur of crediteur per jaar af te drukken of een overzicht van het in- en verkoopsaldo. Via Rapporten Bankieren kunt u rapporten afdrukken inzake de betalingen. U heeft hier de keuze uit de Gefiatteerde of Geselecteerde betalingen, maar ook uit de Nog te betalen facturen. Deze rapporten kunt u per crediteur of van alle crediteuren tezamen afdrukken. Ook kunt u via Rapporten een kopie van de gemaakte (proforma) facturen afdrukken. 20
11 Bankafschriften inlezen Met Afschriften inlezen (onder de functie Bankieren) kunt u eenvoudig de bankmutaties inlezen. Hiervoor dient u een download te maken van de bankmutaties van de afgelopen periode in uw internet bankieren omgeving. Dit bestand (MT940, STA of text bestand) slaat u ergens op uw computer op, waar u het ook weer gemakkelijk terug kunt vinden. Dit bestand gaat u immers inlezen. 21
U geeft aan van welke bankrekening u de mutaties wilt inlezen en zoekt vervolgens het bestand op. Nadat het bestand is ingelezen, staan alle bankmutaties klaar om verwerkt te worden. U kunt aangeven of het om een debiteuren- of crediteuren betaling gaat, of dat u rechtstreeks op een grootboekrekening wilt boeken. Door bankrekeningen van afnemers en leveranciers te koppelen aan de debiteuren- en crediteurenadministratie, herkent het programma zelf al om welke debiteur of crediteur het gaat. Daarnaast kunnen kosten door middel van een herkenningscode gekoppeld worden aan een grootboekrekening. U zult merken dat het programma de volgende mutaties hierna zal herkennen. Nadat alle mutaties zijn verwerkt, kunnen de boekingen doorgeboekt worden. Ze worden dan daadwerkelijk verwerkt in de administratie. In het scherm Boeken zijn de mutaties weer terug te vinden in het betreffende Bank Dagboek. 22
12 Kas inlezen Voor het inlezen van kasmutaties hebben wij een Excel bestand opgesteld, waarin u de mutaties kunt bijhouden. Dit bestand is geschikt om in te lezen in uw administratie. Op deze manier hoeft u de mutaties maar één keer in te voeren! In dit Excel bestand vult u de datum, een omschrijving en de uitgaven en inkomsten in. In de laatste kolom wordt automatisch het kassaldo berekend na elke mutatie. Door veel te werken met dezelfde omschrijvingen, kunnen we hier ook gebruik maken van herkenningscodes. Zo kan de omschrijving omzet gekoppeld worden aan de grootboekrekening # 8000 Omzet en de omschrijving Kruispost aan de grootboekrekening # 1100 Kruisposten. Op die manier heeft u binnen enkele minuten de kas bijgewerkt. 23
Via Algemeen XML/Excel inlezen kunt de zowel de kasmutaties als de loonjournaalposten inlezen. U zoekt het Excel bestand op en geeft de periode aan die u wilt inlezen. Binnen enkele seconden zijn de mutaties terug te vinden in het Dagboek Kas, wat u via Boeken kunt benaderen. 24
13 Loonjournaalposten inlezen Het inlezen van loonjournaalposten werkt bij icounting hetzelfde als het inlezen van kasmutaties. Met XML/Excel inlezen (onder de functie Algemeen) kunt u het XML bestand met daarin alle mutaties met betrekking tot de lonen en salarissen inlezen. Dit bestand ontvangt u van de loonadministratie. In het XML bestand zijn de boekingen met betrekking tot de lonen en salarissen opgenomen, zoals het brutoloon, de loonbelasting en de te betalen nettolonen. Dit bestand slaat u op uw computer op, waar u het weer gemakkelijk terug kunt vinden. Vervolgens geeft u aan in welke dagboek u de boekingen wilt inlezen en klaar! De mutaties zijn ingelezen en zijn terug te vinden via Boeken in het dagboek Lonen. 25
14 Prijzen In de tabel hieronder staan de prijzen beschreven voor samenwerken compleet. Er zijn bij deze rol ook extra modules beschikbaar waar u gebruik van kunt maken. Rol Functies Klant Prijs per maand icounting werkzaamheden Indicatie Tarief Samenwerken compleet - Inkoopfacturen handmatig boeken + koppelen van PDF facturen - Betalen crediteuren - Verkoopfacturen maken en versturen - Werken met contracten - Aanmaningen versturen - Bankafschriften inlezen - Kas inlezen - Journaalposten inlezen 45,- - Nalopen administratie 300,- per kwartaal Extra opties - Extra rol voor autorisatie facturen - Urenregistratie - Voorraadbeheer 5,- 75,- 75,- - Inrichten administratie 200,- eenmalig *Alle prijzen zijn excl. btw 15 Slot Met deze beknopte handleiding hopen wij u een goed beeld te hebben gegeven van Samenwerken compleet binnen icounting. Heeft u nog vragen, neem contact op met onze deskundige medewerkers die u graag verder helpen. Wij gaan de samenwerking graag met u aan! Contactgevens 1814 XC Alkmaar Telefoon: 072 5112527 E-mail: info@icounting.nl 26