HANDLEIDING ONLINE DOSSIER (CODEX)
2019 Van Brug Software Niets uit deze opgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronica of op welke andere wijze ook en evenmin in een retrieval systeem worden opgeslagen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Van Brug Software. Hoewel deze handleiding met zeer veel zorg is samengesteld, aanvaarden noch de auteur, noch Van Brug Software enige aansprakelijkheid voor enige schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit document. Voor vragen of opmerkingen betreffende deze of andere documentatie gaarne contact opnemen met: Van Brug Software Kantooradres: Wapenrustlaan 10-31, 10 e verdieping, 7321 DL Apeldoorn Tel.: (085) 2030600 Fax: (085) 2030699 E-mail: info@vanbrug.nl Web: www.vanbrug.nl 2 Versie: januari 19
Inhoudsopgave Inleiding 4 Inloggen 5 Medewerkers 5 Mijn Profiel 6 Kantoorinstellingen 6 Afmelden 7 Account aanmaken voor cliënten 8 Documenten klaarzetten en versturen 9 4.1 Rechten toekennen 9 4.2 Rechten per document 9 4.3 Rechten per cliënt 10 Rechten ontnemen 10 4.4 Versturen van berichten naar cliënten 10 Uploaden documenten 11 Accorderen documenten 12 Verwijderen van documenten 13 Overzicht documenten 13 Versie: januari 19
Inleiding INLEIDING U gaat gebruik maken van het verzenden van documenten aan uw cliënten via Online dossier van Van Brug Software. U kunt via de software van Van Brug Software documenten uploaden naar het Online dossier, waarna deze documenten door uw cliënten op een veilige manier kunnen worden ingezien. Als beheerder kunt u in uw portaal voor het Online dossier een aantal zaken regelen zoals bijvoorbeeld uw kantoorlogo of de stijl van de gebruikte kleuren. Om een beheerdersaccount en wachtwoord te ontvangen, dient u vanuit het e-mailadres dat u daarvoor wilt gebruiken een aanvraag te doen via info@vanbrug.nl. Daarna ontvangt u instructies om daadwerkelijk in te kunnen loggen. Het inloggen en gebruik wordt hier onder besproken. 4 Versie: januari 19
Inloggen INLOGGEN Door Van Brug Software zal een beheeraccount aangemaakt worden. Met dit account kunt u inloggen op het [Beheerportaal] om uw instellingen te wijzigen: In Codex: open een dossier en ga naar het menu-item: [Online dossier]. In het lint treft u een knop voor het beheerdersportaal aan: Na het aanklikken van deze knop zal het beheerportaal in uw standaard internetbrowser worden geopend. Nadat u bent ingelogd krijgt u een overzicht van de aanwezige kantoren van uw praktijk. Tevens wordt daarbij de status aangegeven en welke medewerkers zijn gekoppeld aan het betreffende kantoor: Tevens heeft u aan de linkerzijde van het scherm de beschikking over een keuzemenu: Overzicht Medewerkers Mijn profiel Kantoorinstellingen Medewerkers Via de optie [Medewerkers] kunt u uw medewerkers onderhouden die namens uw kantoor op het Online dossier-portaal kunnen werken. U ziet hier eerst het overzicht met de reeds aangemaakte medewerkers: Via de knop [Maak nieuwe gebruiker] kunt u een nieuwe medewerker toevoegen aan uw portaal. U vult in het betreffende scherm de gevraagde gegevens in en klikt op [Opslaan]. U Versie: januari 19 5
kunt bij het aanmaken van een nieuwe medewerker alleen maar kiezen voor de rol: [Medewerker]. Inloggen In het overzicht van de medewerkers staat achter iedere naam een knop [Bewerk], waarmee u de gegevens van de medewerkers kunt aanpassen. Indien een medewerker uw kantoor verlaat, kunt u door middel van het aanpassen van het account, zoals hiervoor vermeld, het account geheel verwijderen of de status op [inactief] zetten zodat deze medewerker niet meer kan inloggen op Online dossier. Via [Zoeken] kunt u in de lijst zoeken waarbij u tevens kunt aangeven in welke velden u wilt zoeken: Mijn Profiel Via de menu optie [Mijn Profiel] kunt u (beperkt) gegevens aanpassen van uw beheerders account. De enige opties die aan te passen zijn: uw naam, e-mailadres en het wachtwoord. Kantoorinstellingen Via de menu optie [Kantoorinstellingen] kunt u een aantal instellingen, welke gebruikt worden voor uw Online dossier portaal aanpassen, namelijk: Naam: de naam van uw kantoor. 6 Versie: januari 19
Inloggen E-mailadres: het e-mailadres van uw kantoor waarop bijvoorbeeld de bevestigingen binnenkomen dat uw cliënt het document/de documenten heeft ingezien. De URL naar uw kantoorlogo. Dit logo wordt onder andere aan uw cliënten getoond wanneer zij inloggen op hun Online dossier, nadat door u documenten zijn geplaatst. Dit logo wordt door het Online dossier- platform aangepast naar een resolutie van maximaal 160 x 55 pixels. U kunt hiervoor bijvoorbeeld een link naar uw logo op uw eigen website gebruiken. Primaire huisstijl kleur: de kleur voor het menublok aan de linkerzijde, in dit geval donkerblauw. Zodra u op de balk achter [Primaire huisstijl kleur] klikt, krijgt u een pop-up met een kleurenkiezer, waarmee u een kleur kunt bepalen. Mocht u bekend zijn met de RGB code in het formaat #000000 die u wilt gebruiken (bijvoorbeeld van uw website, eventueel op te vragen bij uw websitebeheerder) dan kunt u deze ook direct ingeven. Secundaire huisstijl kleur: de kleur voor de balk achter het menublok aan de linkerzijde, in dit geval groen. Zodra u op de balk achter [Secundaire huisstijl kleur] klikt, krijgt u een pop-up met een kleurenkiezer waarmee u een kleur kunt bepalen. Mocht u bekend zijn met de RGB code in het formaat #000000 die u wilt gebruiken (bijvoorbeeld van uw website, eventueel op te vragen bij uw websitebeheerder) dan kunt u deze ook direct ingeven. Afmelden Wanneer u klaar bent met uw activiteiten, dient u zich af te melden. Dit doet u via de afmeldknop rechtsboven. Nadat u zich heeft afgemeld, volgt het afmeldscherm. Versie: januari 19 7
Account aanmaken voor cliënten ACCOUNT AANMAKEN VOOR CLIËNTEN Via de knop [Account aanmaken/bijwerken] kunt u een Online dossier account aanmaken of, indien er reeds een account aanwezig is, de gegevens wijzigen nadat bijvoorbeeld het bestaande email adres of mobiele telefoonnummer is gewijzigd. U kunt daarbij kiezen of u de betreffende actie wilt uitvoeren voor cliënt of voor zijn/haar partner. Voor het aanmaken van een account is het verplicht dat de velden [E-mail privé] en [Mobiel nummer] gevuld te zijn op de cliëntkaart. Als uw cliënt al over een Online dossier account via uw kantoor beschikt, wordt dit getoond op de cliëntkaart bij [Online dossier account] onder de gegevens [Communicatie]. 8 Versie: januari 19
Documenten klaarzetten en versturen DOCUMENTEN KLAARZETTEN EN VERSTUREN Voor het klaarzetten en verzenden van documenten naar cliënten via Online dossier gaat u via de [Dossierdocumenten] naar de documenten. U vindt hier de aangemaakte documenten. U kunt één of meerdere documenten tegelijk naar Online dossier verzenden door deze eerst aan te vinken: Daarna kunt u klikken op de knop [Klaarzetten]. Door middel van deze actie worden de geselecteerde documenten naar het Online dossier verzonden en klaargezet om gekoppeld te worden aan de betreffende cliënt(en). 4.1 Rechten toekennen U komt vervolgens terecht in [Online dossier) en hier kunt u de rechten toewijzen aan de cliënten naar wie u het/de document(en) wenst te versturen. Het toekennen van rechten gaat op de volgende wijze: 4.2 Rechten per document Via het tabblad [Rechten per document] kunt u per document aangeven welke cliënt het recht krijgt deze in te zien. U kunt hier echter maar één document selecteren, maar wel meerdere cliënten per keer. Versie: januari 19 9
Documenten klaarzetten en versturen U selecteert eerst een document in het linker venster, daarna kunt u in het rechter venster de betreffende cliënt(en) selecteren die het document mogen inzien. U dient deze selecties te bevestigen via de knop [Opslaan recht(en)] of u kunt de actie annuleren via de knop [Annuleer opslaan recht(en)]. Indien een geselecteerde cliënt niet beschikt over een Online dossier account, maar het mobiele telefoonnummer en het email adres zijn wel ingevuld op de cliëntkaart, zal deze cliënt automatisch worden aangemaakt voor een Online dossier account. Indien één van deze gegevens ontbreekt, zal de betreffende cliënt niet geselecteerd kunnen worden. Dit wordt als zodanig ook vermeld in de kolom [Online dossier account], zodat u eerst de cliëntkaart dient bij te werken met deze gegevens. U kunt daartoe via de knop [Openen cliënt] de cliëntkaart direct openen. 4.3 Rechten per cliënt Via het tabblad [Rechten per cliënt] kunt u per cliënt vastleggen, welk(e) document(en) deze mag inzien. U kunt hier maar één cliënt, maar wel meerdere documenten per keer selecteren. U selecteert eerst een cliënt in het linker venster, daarna kunt u in het rechter venster de/het betreffende document(en) selecteren. Dit kunt u voor alle cliënten doen aan wie u rechten wenst te geven waarna u deze selecties dient te bevestigen via de knop [Opslaan recht(en)] of kunt u de actie annuleren via de knop [Annuleer opslaan recht(en)]. Ook hier geldt dat indien een geselecteerde cliënt niet beschikt over een Online dossier account deze, mits zowel een mobiele telefoonnummer als een email adres is ingevuld op de cliëntkaart, automatisch zal worden aangemaakt. Indien één van deze gegevens ontbreekt zal/zullen voor de betreffende cliënt geen document(en) geselecteerd kunnen worden. Dit wordt als zodanig ook vermeld in de kolom [Online dossier account] zodat u eerst de cliëntkaart dient bij te werken met deze gegevens. U kunt daartoe via de knop [Openen cliënt] de cliëntkaart direct openen. Rechten ontnemen Indien u onterecht rechten heeft toegewezen aan een cliënt kunt u deze ook weer ontnemen, zodat de betreffende cliënt het/de document(en) niet meer kan inzien. 4.4 Versturen van berichten naar cliënten Nadat de rechten zijn toegewezen en opgeslagen kunt u de documenten gaan versturen. U heeft dan de beschikking over de knoppen [Verstuur link via Online dossier] of [Verstuur link via Outlook]. Deze link heeft uw cliënt nodig om te kunnen inloggen op zijn/haar Online dossier om de door u verzonden documenten te kunnen inzien. Als u kiest voor [Verstuur link via Online dossier] dan zal Online dossier het bericht voor u versturen naar de cliënt. Indien u kiest voor [Verstuur link via Outlook] zal het document met uw eigen 10 Versie: januari 19
Documenten klaarzetten en versturen kantoorgegevens naar de cliënt worden verzonden. U kunt deze gegevens eventueel voordat u deze verstuurt nog aanpassen. U dient dan wel Outlook reeds geopend te hebben. Voor het versturen van de documenten heeft u nog de beschikking over een aantal opties: Upload vereist Accorderen vereist U plaatst hiervoor een vinkje onder de betreffende kolommen achter het geselecteerde document onder [Upload vereist] of [Accorderen vereist]. Onder de kolom [Laatst ingezien] kunt u zien wanneer uw cliënt het verstuurde document voor het laatst heeft bekeken. Uploaden documenten In het Online dossier kan er een verzoek naar uw cliënt worden verstuurd om een document te uploaden. Hiervoor plaatst u onder [Upload vereist] een vinkje. Versie: januari 19 11
Documenten klaarzetten en versturen Alle documenten die door de partijen zijn verstuurd voor het Online dossier staan onder [Geüploade documenten] onder [Online dossier]. Via de knop [Download geüploade documenten] kunnen deze documenten gedownload worden. Indien er een legitimatiebewijs is geüpload door uw cliënt en hiervoor heeft de cliënt een vinkje geplaatst voor [Legitimatiebewijs], dan zal dit legitimatiebewijs ook onder de [Dossierdocumenten] van de cliënt worden geplaatst onder [Online dossier]. Accorderen documenten Indien een document geaccordeerd dient te worden door de cliënt en u verstuurt dit document dan zult u zien dat in de kolom [Accordering] de status [In afwachting] wordt geplaatst. 12 Versie: januari 19
Documenten klaarzetten en versturen Als uw cliënt vervolgens akkoord is gegaan met het document dan ziet u dat na het verversen van Online dossier onder [Accordering], waar de status is veranderd in [Geaccordeerd]: Als uw cliënt niet akkoord is gegaan met dit document dan zal onder [Accordering] de status [Afgewezen] zijn. Verwijderen van documenten Via de knop [Verwijder document] kunt u een geselecteerd document geheel uit het Online dossier verwijderen. Deze is dan ook niet meer voor de cliënt die eerder rechten op dit document heeft verkregen zichtbaar in het Online dossier. Overzicht documenten De uploaddatum van de documenten in het Online dossier is te zien bij [Rechten per document] en [Rechten per cliënt] onder [Uploaddatum] bij [Documenten]. Als u klikt op het filter naast de kolom [Uploaddatum] dan kunt u aangeven hoe er gefilterd moet worden. Er kan gekozen worden voor [Toon alle] of [Filteren op bepaalde datum]. Versie: januari 19 13
Documenten klaarzetten en versturen 14 Versie: januari 19