functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Het Departement Kanselarij en Bestuur zoekt een Klantenadviseur merkbeleid Statutair Niveau: B Rang: B2 Graad: Hoofddeskundige Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: 28292 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Als klantenadviseur merkbeleid slaag je erin alle entiteiten van de Vlaamse overheid mee aan boord te krijgen zodat ook zij de huisstijl van de Vlaamse overheid toepassen. Je gaat meedenken met je klanten hoe zij best hun eigen huisstijl kunnen integreren in deze van de Vlaamse overheid. Je vervult hierin een adviserende rol. 2 FUNCTIECONTEXT Het Departement Kanselarij en Bestuur treedt op als een center of government. Het departement: biedt directe ondersteuning aan de minister-president en de Vlaamse Regering als ploeg voor de werking van de regering en voor regeringsbrede aangelegenheden garandeert de kwaliteit, coherentie en rechtszekerheid van de Vlaamse regelgeving heeft een uitgesproken verbindende rol binnen de Vlaamse overheid zelf, maar ook als belangrijke partner in netwerkorganisatie met burgers, verenigingen, bedrijven, kennisinstellingen, andere overheden en de financiële wereld om samen het beleid voor te breiden, uit te voeren en te evalueren staat in voor strategische planning op basis van een langetermijnvisie op de samenleving die geldt als ankerpunt en toetssteen voor het beleid over de beleidsdomeinen heen (i.s.m. Statistiek Vlaanderen
monitort ontwikkelingen in de samenleving, de internationale context en de beleidsuitvoering op basis van gekwantificeerde, gedragen en internationaal vergelijkbare langetermijndoelstellingen (i.s.m. de Statistiek Vlaanderen) biedt structurele beleidsondersteuning en programmawerking met het oog op doordachte, duurzame en gedragen oplossingen voor regeringsbrede maatschappelijke uitdagingen staat in voor de coördinatie en ondersteuning bij specifieke horizontale prioriteiten, zoals het kerntakenplan, hervorming van het adviesstelsel en Vlaams bestuursrecht, de uitbouw van een Vlaams inspectie- en handhavingsbeleid, de centrale coördinatie van de managementgroep, de ondersteuning van de minister-president inzake de samenwerking met andere deelstaatregeringen heeft controle over de risicobeheersing via preventie, crisismanagement, bedrijfscontinuïteit en rampenbeheersing stimuleert en ondersteunt communicatie van de Vlaamse overheid vanuit een open houding, op maat van en in dialoog met alle doelgroepen. neemt het voorzitterschap waar van het Voorzitterscollege. Als Center of Government ondersteunen we de minister-president van de Vlaamse regering en willen we een verbindende rol opnemen zowel binnen de Vlaamse overheid als tussen allerlei andere overheidsactoren, verenigingen en individuele burgers. We zijn een lerende, zelfsturende netwerkorganisatie die alert reageert op ontwikkelingen in de samenleving, ruimte biedt voor creativiteit en vernieuwing en snel en slim inspeelt op nieuwe opdrachten en opportuniteiten. De medewerkers hebben de gedeelde verantwoordelijkheid om de vooropgestelde doelstellingen te behalen. Vertrouwen, wendbaarheid en een open, verbindende communicatie zijn de basis voor samenwerking in DKB. De medewerkers dragen de waarden van de Vlaamse overheid uit in hun werk en in het contact met collega s en partners. Als medewerker bij DKB: - werk je zelfstandig en neem je initiatief; - neem je gedeeld leiderschap op in een zelfsturend team; - ben je leergierig en breed inzetbaar en sta je ervoor open om aan nieuwe projecten mee te werken; - werk je graag en goed samen met actoren van binnen en buiten de Vlaamse overheid. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Vanuit een specialisatie in het merkbeleid en de huisstijl professioneel advies of begeleiding geven aan klanten met als doel deze klanten (proactief) oplossingen aan te reiken of maximaal te ondersteunen in het vinden van een gepast antwoord op hun nood of vraag. Het kan zowel gaan over interne (de eigen organisatie) als externe (de maatschappij) klanten. pagina 2 van 9
3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Probleemanalyse Resultaat Vervolledigen, verhelderen en analyseren van de vraag/problematiek met als doel over de nodige gegevens en inzichten te beschikken om een gepaste dienstverlening of doorverwijzing te kunnen uitwerken. Voorbeelden van activiteiten - Opvangen en interpreteren van signalen, specifieke behoeften en noden bij de klanten rond merkbeleid - Intakegesprekken houden met de klanten - Beluisteren, doelgericht bevragen en beantwoorden van telefonische, schriftelijke of persoonlijke oproepen - Onderzoeken van de vraag van de klant en analyse maken van de situatie in functie van de dienstverlening Informatie en advies Verstrekken van informatie, formuleren van een advies en / of opstellen van een actie-of begeleidingsplan met als doel de klant een passend antwoord of voorstel te bieden op zijn / haar situatie. Begeleiding en opvolging Samen met de betrokkenen het advies, of het actie- of begeleidingsplan uitvoeren en/of opvolgen met als doel de vooropgezette doelstellingen zo goed mogelijk te realiseren. Context: Binnen het kader van de dienstverlening van de functie en/of organisatie. Rapportering Registreren en analyseren van gegevens met als doel kwaliteitsvol verslag uit te brengen, optimale dienstverlening te garanderen en/of input te geven aan het beleid. - Eerstelijns advies en informatie verstrekken over het merkbeleid - Fungeren als aanspreekpunt voor de klant in geval van merkbeleid gerelateerde vragen, problemen - (Technische) gegevens opzoeken en analyseren om de klant te kunnen adviseren over het merkbeleid - Checken of het advies werkbaar is - Klanten informeren, begeleiden en doorverwijzen naar de passende diensten - Systematisch opvolgen van gedane acties/ondernomen stappen in het kader van het merkbeleid - Bespreken van knelpunten in de uitvoering van een advies met de klanten - Begeleiden van de klant - Proactief contact opnemen met de klant voor advisering en bijsturing van reeds opgestarte projecten rond merkbeleid - - - Kwaliteitsvol registreren van learnings - Databanken invullen - Rapportering over de klant naar collega s toe - Optimaliseren van het aanbod via gerichte analyse van gegevens - pagina 3 van 9
- Adviezen geven aan de klant over de te nemen maatregelen Bekendmaking van de dienstverlening en prospectie Bekendheid creëren rond de dienstverlening met als doel mogelijke klanten en/of partners te informeren en/of aan te trekken. - De doelgroepen bewust maken door schriftelijke en mondelinge communicatie (bv: website, publicaties, workshops...) - Blinde vlekken in het aanbod en nieuwe klanten opsporen - Sensibiliseren - Bekend maken en positioneren van het merkbeleid en de ondersteunende dienstverlening Kennis m.b.t. het vakgebied Netwerken en actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. - Deelnemen aan vorming, studiedagen, cursussen rond grafische vormgeving, huisstijl en merkbeleid - Deelnemen aan werkgroepen, interne vergaderingen en overleg - Uitwisselen van interessante informatie en ervaringen met collega s - Capteren en kanaliseren van signalen, trends en tendensen binnen het vakgebied en het werkterrein - Netwerken onderhouden en gebruiken om kennis op peil te houden 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarden: 1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen het Departement Kanselarij en Bestuur in de graden van deskundige of programmeur ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen het Departement Kanselarij en Bestuur én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de graden van van deskundige of programmeur. 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november pagina 4 van 9
2) Je beschikt op datum van datum van indiensttreding over minstens 6 jaar relevante beroepservaring binnen het domein van grafische vormgeving en huisstijlontwikkeling binnen de Vlaamse overheid, waarvan minstens 2 jaar relevante beroepservaring in het kader van het merkbeleid van de Vlaamse overheid. 3) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Els Vandekerckhove, els.vandekerckhove@kb.vlaanderen.be, 0499 59 38 46). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt kennis van het merkbeleid, de huisstijlrichtlijnen en de toepassing van de huisstijl door de verschillende entiteiten. Je hebt kennis van de werking en organisatie van de Vlaamse overheid Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 2) Inleving: Je bent alert voor gevoelens en behoeften van anderen en reageert hierop adequaat (niveau 2) Netwerken: Je ontwikkelt en bestendigt professionele relaties, allianties en coalities en wendt deze aan om informatie, steun en medewerking te verkrijgen (niveau 1) 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). pagina 5 van 9
Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn voor de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden medisch geschikt zijn voor deze functie Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van hoofddeskundige (rang B2) met de bijbehorende salarisschaal B211. Je eerste 4 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 6 van 9
6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 6 december 2018 (datum onder voorbehoud). 6.2. EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET CASE Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. De case vindt plaats op de dag van het jurygesprek. Tijdens deze selectiefase beoordelen we: Je motivatie Je visie op en inzicht in de functie Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in het Herman Teirlinck gebouw (Havenlaan 88, 1000 Brussel) in de week van 7 januari 2019 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager kiest uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat voor de functie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? pagina 7 van 9
Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.3. NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 4 december 2018. Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer 28292. of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 4 december 2018 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Sollicitatieformulieren moeten in het Nederlands ingevuld worden. Sollicitatieformulieren die niet in het Nederlands worden ingediend, zijn ongeldig en worden niet beoordeeld. Het sollicitatieformulier vind je bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, tel. 02 553 01 08. 8 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Leontien Demeyere leontien.demeyere@vlaanderen.be pagina 8 van 9
tel 0499 46 95 83 Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Els Vandekerckhove selectieverantwoordelijke Els.vandekerckhove@kbvlaanderen.be Tel. 0499 59 38 46 Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen februari 2019. Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar els.vandekerckhove@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. pagina 9 van 9