Voorstel raad en raadsbesluit Gemeente Landgraaf Programma Documentnummer: B.18.0333 B.18.0333 Landgraaf, 21 februari 2018 ONDERWERP: Aanbesteding accountantscontrole 2019 Raadsvoorstelnummer: 9 PROGRAMMA 1. Bestuur en ondersteuning Verantwoordelijke portefeuillehouder(s): C.P.G. Wilbach Behandelend ambtenaar voor technische vragen: A.H.P. Jansen Telefoonnummer: 045-5695189 Organisatieonderdeel: Planning en Control Behandeld in BenW d.d.: 27 februari 2018 Behandeling in oordeelvormende raad d.d.: advies auditcommissie Behandeling in besluitvormende raad d.d.: 12 april 2018 1. Samenvatting Op 1 januari 2012 is een overeenkomst gesloten tussen de gemeente Landgraaf en Ernst & Young Accountants BV tot het verrichten van de algemene accountantscontrole van de Gemeente Landgraaf. Deze overeenkomst eindigde op 31-12-2016, maar is vervolgens twee maal met 1 jaar verlengd. Deze verlengingsmogelijkheid is thans niet meer mogelijk. De huidige overeenkomst van dienstverlening met Ernst & Young Accountants BV expireert daardoor formeel op 31-12-2018. 2. Waarom naar de raad Op grond van artikel 213, lid 2 van de gemeentewet dient de gemeenteraad een accountant aan te wijzen, die belast is met de controle van de jaarrekening, het verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Verder heeft de gemeenteraad overeenkomstig artikel 213, lid 1 van de gemeentewet een Controleverordening gemeente Landgraaf 2004 vastgesteld. Hierin is o.m. geregeld dat de raad de periode van benoeming van de accountant bepaalt en ook het programma van eisen vaststelt indien er een Europese aanbesteding voor een accountantscontrole plaatsvindt. 3. Doelstelling en beoogd meetbaar effect De huidige overeenkomst met onze accountant, Ernst & Young Accountants BV eindigt per 31-12-2018 en er dient dus een nieuw contract te worden afgesloten.
4. Argumentatie en alternatieven In de door de raad vastgestelde "Controleverordening gemeente Landgraaf" is in artikel 2 o.m. bepaald dat: - de benoeming van een accountant geschiedt voor een periode van 5 jaar. - het college verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole; - de raad het programma van eisen voor de aanbesteding vaststelt; - in geval van Europese aanbesteding de raad de selectie- c.q. gunningscriteria vaststelt. De opdrachtverlening van de accountantscontrole valt onder de volledige werking van de herziene Aanbestedingswet 2012. Hoewel de aanbesteding in 2011 heeft geresulteerd in een laag basisbedrag is toch gebleken dat de werkelijke accountantskosten de laatste jaren duidelijk zijn toegenomen. Jaarlijks wordt ca. 40.000 tot 50.000 uitgegeven voor accountantskosten. Dit o.m. als gevolg van uitbreiding van de taakgebieden en verscherpte controlenormen (o.a. AFM). Om geen risico s te lopen is het volgen van een Europese aanbesteding de veiligste keuze 5. Hoe gaan we dat bereiken en is er evaluatie nodig Volgens het vastgestelde inkoopbeleid dient bij Europese aanbestedingen gebruik worden gemaakt van een inkoopteam dat: - bestaat uit één of meerdere materiedeskundigen, medewerkers van de betrokken afdeling en een medewerker Inkoop & Aanbestedingen. - de aanbestedingsprocedure begeleidt en uitvoert waarbij de verschillende fasen van het tactische inkoopproces (specificeren van de opdracht, selecteren en contracteren van de leverancier) gestructureerd worden doorlopen. De materiedeskundigen in het inkoopteam zijn verantwoordelijk voor het leveren van de inhoudelijke, de materiekennis en het opstellen van het programma van eisen (inclusief het maken van een voorstel voor selectie- en gunningcriteria met daarbij behorende weging). De medewerker Inkoop & Aanbestedingen is verantwoordelijk voor het leveren van inkoopdeskundigheid i.c. het opstellen van geschiktheids- en gunningscriteria in samenwerking met de materiedeskundigen, het opstellen van de overige aanbestedingsdocumenten etc. en het procesmatig uitvoeren van het aanbestedingstraject. De budgethouder (i.c. de griffier) is de opdrachtgever en tevens verantwoordelijk voor het gunnen van de opdracht. Het inkoopteam gezamenlijk beoordeelt de binnengekomen offertes en selecteert de geschikte leverancier. De accountant werkt in opdracht van de raad en rapporteert tevens zijn bevindingen aan de raad. B.18.0333 Pagina 2 van 5
De gemeenteraad is daarom formeel de opdrachtgever bij de aanbesteding van de accountantscontrole. Als ambtelijk verantwoordelijke treedt daarvoor dan de griffier op. Het inkoopteam wordt samengesteld uit de volgende personen: - de griffier, tevens voorzitter van het inkoopteam, - het hoofd van de afdeling Planning & Control, - de senior medewerker financieel beheer. tevens verantwoordelijk voor procedure en opstelling van de jaarrekening, - de interne controlefunctionaris, - de medewerker inkoop & aanbesteding, - een lid van de auditcommissie. Het seniorenconvent heeft op 22 februari 2018 ingestemd om namens de gemeenteraad c.q. de auditcommissie de heer P.J.C. Mevissen zitting te laten nemen in het inkoopteam. 6. Communicatie Het inkoopteam zal tevens als beoordelingscommissie fungeren. Het resultaat van de aanbesteding zal uiteindelijk in een gunningsvoorstel ten behoeve van de gemeenteraad worden verwerkt. Voorgesteld wordt om dit gunningsvoorstel vooraf ter advisering aan de auditcommissie voor te leggen. 7. Kosten, baten, dekking, risico's In de meerjarenbegroting is een structureel budget opgenomen ad 27.500 voor accountantskosten ten behoeve van de controle van de jaarrekening en het verstrekken van een accountantsverklaring met controlerapport. De laatste jaren is gebleken dat dit bedrag ontoereikend is. In het Beleidsalternatievenplan 2019 zal een autonome ontwikkeling worden opgenomen voor de meerjarenbegroting 2020-2021 volgens een zo goed mogelijke inschatting. 8. Het voorstel De gemeenteraad wordt voorgesteld om - het bij dit voorstel gevoegde plan van aanpak aanbesteding accountantscontrole 2019 vast te stellen, - de aanbesteding uit te laten voeren door een inkoopteam - het resultaat van de aanbesteding ter advisering aan de auditcommissie voor te leggen; - een voorstel tot opdrachtverlening voor de accountantscontrole ter vaststelling aan de gemeenteraad aan te bieden. De leden van de auditcommissie zijn schriftelijk geraadpleegd en adviseren positief. B.18.0333 Pagina 3 van 5
Burgemeester en wethouders van Landgraaf, de secretaris, de burgemeester, ir. J.M.C. Rijvers mr. R.J.H. Vlecken 9. a. Stukken behorende bij het besluit Het Plan van aanpak aanbesteding accountantscontrole 2019, inclusief tijdschema. b. Onderliggende stukken - de huidige overeenkomst met Ernst & Young Accountants BV, - de controleverordening gemeente Landgraaf 2004 B.18.0333 Pagina 4 van 5
Besluit 1. het voorliggende plan van aanpak aanbesteding accountantscontrole 2019 vast te stellen; 2. de aanbesteding uit te laten voeren door een inkoopteam zoals aangegeven; 3. het resultaat van de aanbesteding ter advisering aan de auditcommissie voor te leggen; 4. een voorstel tot opdrachtverlening voor de accountantscontrole ter vaststelling aan de gemeenteraad aan te bieden. Aldus besloten in de openbare besluitvormende raad, gehouden op 12 april 2018. De griffier, De voorzitter, B.18.0333 Pagina 5 van 5