Vergadering gemeenteraad d.d. 27 september 2018 Agenda nummer 3 Portefeuillehouder: burgemeester de heer G. Beukema Onderwerp: Plan van aanpak herindeling DAL-gemeenten Korte inhoud: De raden van de gemeenten Appingedam, Delfzijl en Loppersum hebben de intentie uitgesproken om te komen tot een herindeling per 1 januari 2021. Voor het proces om te komen tot een herindeling is een Plan van Aanpak opgesteld. Dit plan ligt ter vaststelling voor bij de raden van Delfzijl, Appingedam en Loppersum. Delfzijl, 11 september 2018 Aan de raad Voorstel Uw raad wordt voorgesteld het plan van aanpak herindeling DAL-gemeenten, versie 9 d.d. 4 september 2018, vast te stellen en een bestemmingsreserve herindeling te vormen voor een bedrag van 762.000 en dit bedrag te onttrekken uit de algemene reserve. Zodra het voorschot op de vergoeding van de frictiekosten vanuit het Rijk ad. 762.000 in 2020 is ontvangen, dit bedrag ten gunste brengen van de algemene reserve. Aanleiding De bestuurlijke organisatie in de provincie Groningen is al enige tijd in ontwikkeling. Vanuit deze ontwikkelingen is voor de DAL-regio het perspectief ontstaan waarin de DAL-gemeenten een vorm willen vinden waarbinnen zij zelfbewust en krachtig kunnen inspelen op de regionale opgaven, in staat zijn flexibel om te gaan met snel veranderende omstandigheden en nieuwe ontwikkelingen en verbindingen kunnen leggen tussen verschillende partijen in de samenleving. Op 16 november 2017 spraken de gemeenteraden van de DAL-gemeenten de intentie uit om te komen tot een herindeling van hun gemeenten. De drie gemeenteraden hebben hun colleges de opdracht gegeven om de voorbereidingen ter hand te nemen. De herindeling moet uiterlijk op 1 januari 2021 een feit zijn. Nu ligt voor het Plan van Aanpak (verder: PvA) voor het herindelingsproces van de DAL-gemeenten. Het PvA is het spoorboekje voor het gehele herindelingstraject. Het schetst de projectorganisatie en alle onderwerpen worden uitgewerkt in processtappen. Het PvA is opgebouwd uit de volgende hoofdstukken: 1. Inleiding 2. Doelstelling, ambitie en uitgangspunten 3. Hoofdlijn aanpak 4. Wettelijk spoor en visievorming (vanaf 2018) 5. Veranderspoor 6. Fusiespoor (vanaf 2019) 7. Projectorganisatie verander- en fusiespoor (2019 e.v.) 8. Communicatie en betrekken raden en inwoners 9. Tijdpad herindelingsproces 10. Herindelingsbegroting
Een gemeentelijke herindeling is een bijzondere en complexe opgave. Om te komen tot een nieuwe gemeente worden drie sporen onderscheiden: 1. het wettelijk spoor: de procedurele stappen die volgen uit de Wet arhi en andere (wettelijke) kaders; 2. het fusiespoor: de samenvoeging van de organisaties, met bouwstenen voor de nieuwe gemeente; 3. het veranderspoor: de impact van de herindeling op mensen op alle niveaus en hun betrokkenheid, houding, gedrag en onderlinge verhoudingen in het herindelingsproces. Voorliggend PvA geeft invulling aan alle drie de sporen, waarbij: - In 2018 de nadruk ligt op het doorlopen van het wettelijk spoor (het opstellen van een herindelingsontwerp en -advies) en op het ontwikkelen van een gezamenlijke gedeelde toekomstvisie op de nieuwe gemeente. Dit betreft een visie op hoofdlijnen, voor zover deze vereist is voor het wettelijk spoor. - we 2019 en 2020 benutten voor het fusiespoor en het veranderspoor en het verder concretiseren van de toekomstvisie, om te dienen als basis voor de uitwerking van de besturingsfilosofie, het dienstverleningsconcept en de wijze van overheidsparticipatie. Argumenten Het PvA is een belangrijk middel om gedurende het fusieproces te kunnen sturen, de voortgang te bewaken en terug te kunnen grijpen op gemaakte afspraken Het PvA is een belangrijk document. Daarin is bepaald welke stappen worden genomen, wie daarbij betrokken zijn en hoeveel tijd er is voor de verschillende activiteiten. De ambitie, de doelstelling en de uitgangspunten voor de nieuwe gemeente staan omschreven in het PvA. Op een strategische niveau zijn de kaders geschetst waarbinnen de projectorganisatie aan de slag zal gaan. Vaststelling biedt de raden waarborg voor het vervullen van hun kaderstellende en controlerende rol De raden hebben een kaderstellende, controlerende, begeleidende en signalerende functie ten aanzien van de doelstellingen en voortgang van het fusietraject. Met de vaststelling van dit plan van aanpak en het beschikbaar stellen van het benodigde krediet, vervullen de raden hun kaderstellende rol. De raden kunnen de inhoudelijke voortgang volgen via de raadsklankbordgroep en via regelmatige bijeenkomsten met de drie raden gezamenlijk. Daarnaast zullen we gaan werken met een intranetpagina (of speciale website over de herindeling) waarmee ook raadsleden op de hoogte blijven van de voortgang. In het PvA waarborgen we verder dat de raden hun kaderstellende, controlerende, begeleidende en signalerende rol kunnen vervullen; bijvoorbeeld door: - het vaststellen van het PvA; - het formuleren van de (budgettaire) kaders (beschikbaar stellen krediet); - het instellen van een raadsklankbordgroep; - het vaststellen van het herindelingsontwerp; - de raden een belangrijke rol te geven in het traject van visievorming en de ontwikkeling van uitgangspunten voor de besturingsfilosofie; - het vaststellen van kaders/uitgangspunten voor het dienstverleningsconcept en de werkwijze van overheidsparticipatie. De gemeenteraad heeft budgetrecht voor de kosten die gemaakt worden in het kader van het fusietraject, de zogenaamde frictiekosten Als uitwerking op hoofdstuk 10 van het PvA herindeling DAL-gemeenten is een concept projectbegroting voor de herindeling opgesteld. Hierin is onder meer een uitwerking gegeven van de maatstaf herindeling algemene uitkering uit het Gemeentefonds en zijn mogelijkheden tot doorrekening van de effecten herindeling aangeduid. Ook zijn enkele uitgangpunten en richtlijnen vastgelegd, de kernproducten benoemd en is inzage gegeven in rollen en verantwoordelijkheden.
Voor de dekking van het herindelingstraject ontvangen gemeenten een tijdelijke uitkering uit het Gemeentefonds (tijdelijke maatstaf herindeling). De indicatieve berekening van deze tijdelijke maatstaf herindeling is geraamd op 11.426.000. Het bedrag van de verdeelmaatstaf wordt in vier termijnen uitgekeerd. In het eerste jaar (2021) ontvangt de nieuwgevormde gemeente 40% van het toegekende bedrag. In de drie daarop volgende jaren (2022-2024) jaarlijks 20%. Om gemeenten te faciliteren bij herindeling is de tijdelijke maatstaf herindeling verruimd. In het jaar voorafgaande aan de herindeling ontvangen de gemeenten al een tegemoetkoming. De omvang van deze extra uitkering in 2020 bedraagt 25% van de huidige maatstaf. In 2020 ontvangt iedere gemeente dus afzonderlijk een bedrag van 762.000; totaal DAL 2.286.000. Voor wat betreft de concept projectbegroting is uitgegaan van de beschikbaar komende middelen in 2020. In de loop van het traject neemt het inzicht in de benodigde middelen uiteraard toe, zowel wat betreft de projectkosten als ten aanzien van specifieke investeringen op het gebied van onder andere huisvesting en ICT. Uitgangspunt is een gelijke verdeling van de kosten (ieder een derde van de kosten). Dit betekent dat de geraamde frictiekosten voor 2018, 2019 en 2020 per gemeente minimaal 762.000 zullen bedragen. Aangezien wij reeds vanaf 2018 frictiekosten maken, is het voorstel om nu een bestemmingsreserve herindeling te vormen voor een bedrag van 762.000 en dit bedrag te onttrekken uit de algemene reserve. Zodra het voorschot op de vergoeding van de frictiekosten vanuit het Rijk ad. 762.000 in 2020 is ontvangen, kan dit bedrag ten gunste worden gebracht van de algemene reserve. Kanttekeningen Geen statisch document Het PvA zal in de praktijk niet het karakter hebben van een statisch document. Een gemeentelijke herindeling is een dynamisch proces en vraagt om ruimte om tussentijds te kunnen bijsturen. Daarnaast bevat het PvA verschillende onderwerpen die de komende periode nader worden uitgewerkt. Daarbij is steeds aangegeven op welke wijze dat gebeurt in samenspraak met alle betrokken partijen. Het fusieproces is een veranderproces Het risico van een herindeling is dat deze zich primair richt op structuren, plannen en resultaten, waarbij vaak wordt vergeten dat een herindeling als veranderproces uiteindelijk mensenwerk is. Een herindeling is een verandering voor mensen: inwoners, raadsleden, burgemeesters, wethouders, managers en medewerkers. Aanpak/uitvoering Op basis van de Wet arhi zijn de colleges van burgemeester en wethouders van de herindelende gemeenten formeel verantwoordelijk voor de voorbereidende werkzaamheden van een herindeling. Zij zijn tijdens het fusieproces, samen met hun raden, het bevoegd gezag voor het herindelingsproces. Besluiten die de nieuwe gemeente aangaan kunnen officieel echter pas door de raad of het college van de nieuwe gemeente genomen worden. De colleges kunnen daarom slechts voorlopige besluiten nemen over de nieuwe organisatie, die vervolgens na de fusiedatum formeel bekrachtigd worden. De DAL-colleges hebben eind mei 2019 besloten om bij de 'Stuurgroep herindeling DAL-gemeenten' de bestuurlijke verantwoordelijkheid te beleggen voor het herindelingsproces. Bevoegdheden van de Stuurgroep zijn: Bestuurlijke leiding fusieproces en bestuurlijke verantwoordelijkheid voor alle aspecten van fusieproces, binnen (budgettaire) kaders van de raden Besluiten nemen en andere (rechts)handelingen verrichten die nodig zijn voor voorbereiding van de nieuw te vormen gemeente (deze handelingen zijn beschreven in het PvA), voor zover dit betrekking heeft op de bevoegdheden van het college van burgemeester en wethouders
(binnen de kaders van de Wet arhi en binnen de (budgettaire) kaders van de gemeenteraden) De raden kunnen de inhoudelijke voortgang volgen via de raadsklankbordgroep en via regelmatige bijeenkomsten met de drie raden gezamenlijk. Daarnaast zullen we gaan werken met een intranetpagina (of speciale website over de herindeling) waarmee ook raadsleden op de hoogte blijven van de voortgang. De momenten en de wijze waarop de raden en de samenleving bij de verdere concretisering van onder meer de visie op hoofdlijnen worden betrokken, zal in de tweede helft van 2018 en in samenspraak met de raden (de raadsklankbordgroep), worden uitgewerkt in een communicatieplan en in een gedetailleerde planning voor de activiteiten vanaf 2019. In het communicatieplan komt ook een nadere uitwerking voor het vormgeven van de communicatie met de medewerkers tijdens het gehele fusieproces. Inspraak/overleg met externen Ons college heeft een concept PvA herindeling DAL-gemeenten, versie 7 (mei 2018) begin juni van dit jaar ter informatie naar de DAL-raden gestuurd en tijdens de gezamenlijke informatieve bijeenkomst van de DAL-raden op 12 juni 2018 is dit PvA nader toegelicht door Carla de Rie (één van de stellers van het PvA en werkzaam bij Lysias Consulting Group). Op woensdag 4 juli 2018 hebben de voorzitters van raadsfracties van de DAL-gemeenten het PvA besproken en is het instellen van een raadsklankbordgroep aan de orde geweest. Er is een gezamenlijke reactie opgesteld en de opmerkingen op het PvA, gedateerd 9 juli 2018, zijn op 11 juli 2018 per mail ontvangen. De griffiers van de DAL-gemeenten hebben in een eerder stadium hun reactie op het PvA gegeven. In een eerder stadium hebben ook de managementteams (MT's) van de drie gemeenten hun opmerkingen op het PvA aangereikt. De opmerkingen van de fractievoorzitters van de DAL-gemeenten, de DAL-griffiers alsmede van de Bijzondere Ondernemingsraad (verder: BOR) en de MT s op eerdere versies van het PvA zijn zoveel als mogelijk verwerkt in de nu voorliggende versie van het PvA, dan wel aan de betrokkenen is teruggekoppeld op welke wijze deze opmerkingen later in het proces aandacht zullen krijgen. Op basis van de reactie van de BOR is het PvA aangepast door in hoofdstuk 9.2. (globale planning verander- en fusiespoor 2019-2020) op te nemen dat 'bij het nader uitwerken van de precieze planning aandacht dient te zijn voor voldoende doorlooptijd voor een zorgvuldig plaatsingsproces'. Voor het samenstellen van de werkgroepen zal worden vertrokken vanuit de uitgangspunten zoals geformuleerd in paragraaf 2.5 van het PvA, waarbij voor dit onderdeel de volgende uitgangspunten in het bijzonder van toepassing zijn: Samenwerken vanuit gelijkwaardigheid en vertrouwen; en Ontwikkeltraject van de organisatie (de herindeling is een inspirerend en waardevol proces voor iedereen. De herindeling voelt niet als een verplicht nummer, maar als een gezamenlijk ontwikkeltraject. Het is belangrijk dat medewerkers invloed hebben op de toekomst van hun werk.) Met de stuurgroep zullen in onderling overleg heldere afspraken worden gemaakt over de informatievoorziening en de positionering van de raadsklankbordgroep. Deze informatievoorziening en positionering zijn van belang om te waarborgen dat de raden, de raadsklankbordgroep en de werkgroepen vanuit de raden tijdig over de juiste informatie beschikken en op de juiste momenten de benodigde besluiten genomen kunnen worden. De stuurgroep zal daarom optimale transparantie betrachten en de vertegenwoordiger van de griffiers tijdig de informatie verstrekken zoals deze in de stuurgroep aan de orde komt. Daarnaast zal de voorzitter van de stuurgroep overleg hebben met de voorzitter van de raadsklankbordgroep over informatie-uitwisseling en afstemming over het besluitvormingsproces.
Financiën De frictiekosten worden gedurende de jaren 2018 2020 geraamd in totaliteit op minimaal 762.000; uitgaande van de beschikbare middelen in 2020. Deze lasten kunnen dan worden gedekt uit de bestemmingsreserve herindeling. Bijlagen Concept Plan van Aanpak herindeling DAL-gemeenten, versie 9 d.d. 4 september 2018; Projectbegroting herindeling, zoals vastgesteld door de Stuurgroep herindeling d.d. 4 september 2018; Aandachtspunten van de raadsfracties d.d. 9 juli 2018, inclusief de reactie daarop van de Stuurgroep d.d. 4 september 2018; Aandachtspunten van de DAL-griffiers d.d. 24 mei 2018 op het PvA herindeling DALgemeenten, inclusief de reactie daarop van de Stuurgroep d.d. 28 juni 2018; Advies van de BOR over het PvA herindeling DAL-gemeenten; Reactie op advies BOR d.d. 20 juni 2018, verzonden op 21 juni 2018. Burgemeester en wethouders van Delfzijl, burgemeester (G. Beukema) secretaris (P. Leeuw) Behandeld door E. Boersma, tel. (0596) 63 99 95
Nummer 3 De raad van de gemeente Delfzijl; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 11 september 2018; BESLUIT: 1. Het plan van aanpak herindeling DAL-gemeenten, versie 9 d.d. 4 september 2018, vaststellen. 2. Een bestemmingsreserve herindeling te vormen voor een bedrag van 762.000, dit bedrag te onttrekken uit de algemene reserve en zodra het voorschot op de vergoeding van de frictiekosten vanuit het Rijk ad. 762.000 in 2020 is ontvangen, dit bedrag ten gunste brengen van de algemene reserve. Delfzijl, 27 september 2018 De raad voornoemd, voorzitter. (G. Beukema) griffier. (O. Rijkens)