Managing Variability Agenda Wat is variabiliteit Management of Variability Program Effecten van variabiliteit Illustraties
Wat is variabiliteit Ziekenhuizen zijn continu op methoden om de kwaliteit, veiligheid, patiënt-/servicegerichtheid en doelmatigheid/productiviteit van de zorg te verbeteren Ziekenhuizen worden meer dan andere sectoren gekenmerkt door variabiliteit in de vraag naar zorg Zorglogistieke wetmatigheid no. 1: uitsluitend een stabiel proces leidt tot het beste resultaat Wat is variabiliteit Hoe ziet variabiliteit in praktijk eruit?
Wat is variabiliteit? Hoe ziet variabiliteit eruit? Piekbelasting in capaciteitsvraag Opnamestops, wachtlijsten Onjuiste plaatsing/overplaatsing Werkdruk Fouten/patientveiligheid Onvrede patient, medewerkers, arts Dalbelasting in capaciteitsvraag Suboptimale benutting capaciteit Productieverlies Wat is variabiliteit Welke voorspelbare variabiliteit willen we zien? Bron: Jeroen van Oostrum
Wat is variabiliteit Bron: Jeroen van Oostrum Wat is variabiliteit Variability is any deviation from the optimum process that delivers efficient, reliable and safe healthcare services on time, every time J. Heinzer & B. Render
Wat is variabiliteit Hoe gaat u om met variabiliteit? Wat is variabiliteit Hoe gaan we om met variabiliteit?
Effecten van variabiliteit Voor een deel is de mate van variabiliteit inherent aan zorg (onvermijdbaar) Voor een deel is de mate van variabiliteit georganiseerd (vermijdbaar) Gedetailleerde toewijzing van capaciteiten gegeven de dynamiek van een ziekenhuis Suboptimale toewijzing van beddencapaciteit (o.b.v. gemiddelden, verpleegdagen) Onevenwichtige sessieverdeling Wijze waarop omgegaan wordt met spoed in OK (uitval van electieve ingrepen) Geen grip op beddencapaciteit, instroom en uitstroom (proactief beddenmanagement) Suboptimale inzet van verpleegkundig en/of OK-personeel Niet op juiste gronden scheiden van en/of interferentie tussen patientstromen Grootte van verpleegeenheden (schaalomvang.flexibiliteit) Wijze van opnameplanning Gedragingen, (on)geschreven regels Effecten van variabiliteit Variabiliteit kan onvoorspelbaar zijn Diverse wetenschappelijke studies tonen aan dat op momenten met hoge piekbelasting variabiliteit van processen leidt to extra stress en hogere risico s voor patiënt en omgeving
Effecten van variabiliteit Variabiliteit in patiëntprocessen kan negatieve effecten hebben op het prestatieniveau van ziekenhuizen afname bezettingsgraad (doelmatigheid, kosten) afname serviceniveau (toegenomen kans op wachten, weigeren, langere doorlooptijden SEH, polikliniek, verkeerde bed) afname patiëntbeleving afname werkbeleving (werkdruk, stress/burnout) afname kwaliteit en veiligheid (toenemende kans op mortaliteit) *Bron: Journal on quality & patient safety, 2005, Journal of the American Medical Association, 2002 Management of Variability Program
Evidence als basis! Boston Management of Variability Program Het programma heeft tot doel het bereiken van verbeteringen in de doelmatigheid, kwaliteit en servicegerichtheid van het patiëntenproces door het reduceren van variabiliteit De methode is specifiek ontwikkeld voor toepassing binnen ziekenhuizen In ziekenhuizen wereldwijd toegepast
Management of Variability Program Belangrijkste kenmerken programma Systeembenadering waarbij patiëntenproces centraal staat Sterke focus op expertise-ontwikkeling binnen de organisatie Zoveel als mogelijk fact based Veranderen op basis van versnellingsprogramma (doorbraakmethode) Verbetermethode en besturingsconcept Veel aandacht voor expertiseontwikkeling, draagvlak en borging Management of Variability Program Business case 0-meting E-meting Performance measurement Quick scan Bronnen analyse & Best Practices Versnellingsprogramma Managen en verbeteren Kennisprogramma Management development Optimizing variability Managing variability
Effecten van variabiliteit Illustratie: Elke dag worden er exact 4 patiënten opgenomen Elke patiënt verblijft exact 5 dagen (120 uur) Hoeveel bedden benodigd? Effecten van variabiliteit
Effecten van variabiliteit (illustraties) Elke dag worden er gemiddeld 4 patiënten opgenomen Elke patiënt verblijft gemiddeld 5 dagen (120 uur) Hoeveel bedden benodigd? Effecten van variabiliteit
Illustratie (2) Totaal gemiddeld benodigde beddencapaciteit 148 Spreiding in benodigde beddencapaciteit (SD) 18,9 Vraag: op basis van variabiliteit acute opname afdeling of niet?. Illustratie (2) Oude situatie Nieuwe situatie Totaal kliniek kliniek AOA Gemiddeld aantal benodigde bedden 148 132 16 Standaarddeviatie 18,9 19,7 3,2
Illustratie (3) 219 bedden Illustratie(3) 219 bedden Hoeveel bedden nodig?
Illustratie (3) Oorzaken van Uitbijters achterhalen 219 bedden 95% van de waarnemingen ligt tussen de 278 en 159 bedden http://www.vumc.nl/afdelingen/pica/software/calc1/
Weigerkans, bezettingsgraad & economies of scale Bron: Arnoud de Bruin - VUmc Weigeringen, bedbezetting & economies of scale Het percentage weigeringen als de bedbezetting gelijk is aan 85% (rode lijn) De maximale bedbezetting waarbij het percentage weigeringen gelijk gesteld is aan 5% (blauwe lijn) Weigeringskans op een afdeling van 10 bedden bij 85% bezetting is gelijk is 33% Om het aantal weigeringen te reduceren naar 5% moet de bezetting omlaag naar 59% (zie blauwe lijn) Een grote afdeling van 50 bedden weigert bij 85% bedbezetting slechts 5% van de patiënten Het is dus niet realistisch om deze afdelingen op dezelfde normbezetting af te rekenen. Grote afdelingen hebben aanzienlijk minder restcapaciteit nodig hebben om de variatie op te vangen: daarmee zijn ze efficiënter in het gebruik dan kleinere afdelingen ( economies of scale ) Wet van de afnemende meeropbrengsten
Vragen??