Functiebeschrijving: Budgethouder Functiefamilie organisatieondersteunend Voor akkoord Naam leidinggevende Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + Handtekening
1. Context van de functie 1.1. Waarden van Kind en Gezin Jouw inzet draagt bij tot de realisatie van de missie van Kind en Gezin, namelijk voor elk kind waar en hoe het ook geboren is of opgroeit, zoveel mogelijk kansen creëren samen met de partners van Kind en Gezin. Wat je bijdrage hiertoe concreet kan betekenen, vind je terug in de functiebeschrijving. In de dienstverlening stelt Kind en Gezin een aantal waarden centraal: respect voor de rechten van het kind en respect voor diversiteit. We verwachten dat je bewust rekening houdt met de diversiteit van onze klanten en je collega s omdat Kind en Gezin gelooft in de kwaliteiten van elkeen, ongeacht hun geslacht, leeftijd, afkomst, geaardheid, levensvisie, levensstandaard, gezondheidstoestand, scholingsniveau. In het bijzonder verwachten we dat je kinderen beschouwt als volwaardige personen, hoe klein en onmondig ook. Daarnaast verwachten we dat je op een open, positieve, deskundige en gedreven manier onze klanten verder helpt en dat je het cultuurkompas van Kind en Gezin hanteert als richtingwijzer. Om een functie succesvol te kunnen uitvoeren bij Kind en Gezin vragen wij eveneens van al onze medewerkers een zekere kennis over de werking van Kind en Gezin en een aantal basisvaardigheden inzake informaticatoepassingen. We noemen ze generiek omdat ze gelden voor al onze medewerkers, ongeacht de functie die ze vervullen. 1.2. Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? De functiehouders organiseren zichzelf, nemen 1 of meerdere HR- of leiderschapsrollen op binnen het zelforganiserend team, rapporteren aan het team en aan de bevoegde personen van het management. 2
1.3. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: 2. Doel van de functie Ramen, opmaken, monitoren en beheren van de begroting en het budget dat jou als budgethouder wordt toegewezen en optreden als financieel expert voor dit team om bij te dragen tot een goede budgettaire inschatting en monitoring van de beleidsmiddelen van Kind en Gezin. Bijdragen tot de ontwikkeling van een mathematisch model en systemen voor data-analyse en simulaties, teneinde een goede analyse, raming en monitoring van de beleidskredieten van Kind en Gezin. Context: rekening houdend met het beleid van het functioneel domein (beleid geformuleerd door de Vlaamse overheid en de entiteit) en in overleg en in samenwerking met de collega s en de bevoegde personen van het management. De functie is ingebed in een multidisciplinaire, zelforganiserende teamwerking. 3. Resultaatgebieden Eens je op kruissnelheid bent zal je takenpakket de volgende resultaatsgebieden en mogelijke taken omvatten: Behoefteanalyse Resultaat (Proactief) analyseren van de behoeften van de organisatie en de sectoren met als doel een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Voorbeelden van activiteiten - Samen met de collega s behoeften aan rekenkundige, simulatie- en datamodellen, detecteren en bespreken met de bevoegde personen van het management - Mee de aanpak en behoeften rond het proces van de beleidskredieten uitklaren - De behoeften aan rapporteringen en indicatoren bepalen - Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie - Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen - Uitvoeren van (probleem)analysen - Beantwoorden van ad hoc vragen 3
Financiële processen uitbouwen en/ of optimaliseren Op basis van het beleid en de behoefteanalyse de financiële processen binnen het vakgebied proactief mee definiëren, implementeren en bijsturen met als doel de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met collega s van de betrokken teams en de bevoegde personen van het management. Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, processen, methoden en technieken in nauw overleg met de klant met als doel door algemeen toepasbare of maatgerichte producten, processen en diensten de gedefinieerde financiële processen te kunnen uitvoeren. Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit de financiële expertise met als doel deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. - Begroting opmaken en opvolgen voor de beleidskredieten - Benodigde beleidsmiddelen ramen - Input leveren voor de raming van de benodigde betaalkredieten bij het Centraal Financieringsorgaan - Rapportering omtrent de uitvoering van de beleidskredieten - Meerjarenraming opstellen - Opmaken van begrotingscontroles - Opmaken van rapporten, ramingen en kengetallen, - Definiëren van langere termijnplanning - Beantwoorden van vragen m.b.t. budget, begroting, data - Weten waar welke data beschikbaar zijn en juiste betekenis ervan kennen - Samen met de collega s opzetten van een rekenmodel voor de berekening van de beleidskredieten voorzieningenbeleid - Mee opzetten van modellen en systemen voor data-analyse, simulaties, ramingen - Werkinstrumenten en hulpmiddelen m.b.t. het toegewezen budget en -begroting ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken - Mee ontwikkelen van databestanden, concepten voor rapportering en financieel beheer, rekenmodellen, IT-programma s, databanken, - Invoeren van systemen van zelfcontrole om de taken correct af te leveren, te evalueren en bij te sturen - Meetbaar maken van de input, processen en output met het oog op bijsturen en verbetering - Mee uitdenken van nieuwe aanpak/opmaak van budget- en databeheer die aansluit bij de wijzigende behoeften binnen de organisatie - Mee uitwerken van procedures, richtlijnen, en optimaliseren - Antwoorden op inhoudelijke vragen van bedrijfsrevisor en het Rekenhof - Ondersteunen van de medewerkers uit de afdeling rond financiële onderwerpen, onder meer door het geven van advies bij nota s met financiële onderwerpen of advies bij nota s met een financiële weerslag, opmaken van simulaties over financiële gevolgen,.. 4
- Adviseren van lijnverantwoordelijken inzake budget en begroting, interpretatie van data, - Verstrekken van advies over het budget waarvoor je budgethouder bent - Fungeren als aanspreekpunt voor dit budget - - Inspelen op specifieke vragen van het management - Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen - Proactief knelpunten signaleren Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van de financiële processen met als doel een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Communicatie en contacten Communiceren over de financiële processen met als doel de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de werkinstrumenten gebruik te maken. - Erop toezien dat afspraken, rekenmodellen, wet- en regelgeving worden gerespecteerd - Uitvoeren van controle op de aanwending van de middelen - Organiseren van controles op de betalingen - Bewaken van de correcte toepassing van rekenmodellen, interpretatie van gegevens en berekeningen, procedures, normen, - Proactief verbeterpunten en doelstellingen aanbrengen m.b.t. de kwaliteit - Voorstellen doen voor verbetering om zo foutieve (onlogische) invoer te vermijden - Input leveren voor managementrapportering - Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren - Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen - Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie - Samenwerken met de collega s van de afdeling die bezig zijn met de inhoudelijke materie, met de gegevensstromen, en met deze die instaan voor de data-analyses en simulaties, alsook met de K&G-collega s van financieel management en wetenschappelijk advies. - Samenwerken met de collega s van de financiële dienst Vlaamse overheid, alsook met het team Voorzieningenbeleid. - Opbouwen en onderhouden van netwerken o.a. deelnemen aan budgethouders vergadering - Onderhouden van contacten en systematisch overleg plegen met de financieel adviseur, collega s budgethouder en de boekhouding - Communiceren over de budgettaire stand van zaken - Fungeren als aanspreekpunt 5
Kennis uitbouwen en inzetten binnen de organisatie Netwerken, actief bijhouden, uitwisselen en inzetten van kennis en ervaring met als doel de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren en input te geven aan het beleid van de organisatie. 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie. Niveau 2 Handelt in het belang van de organisatie Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit Communiceren Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen. Niveau 2 - Verzorgt de interactie Kiest een communicatiewijze naargelang de behoeften, mogelijkheden of eigenheden van het doelpubliek - Deelnemen aan intern overleg, interne projectgroepen en leercirkels - Organisatiebreed meewerken aan het optimaliseren van de dienstverlening en het uitwerken van inhoud (projecten) die ten dienste staat van de organisatie. - Voortdurend bewaken en/of verbeteren van de kwaliteit van de eigen dienstverlening - Intern en extern netwerken onderhouden en gebruiken om kennis op peil te houden - Capteren en kanaliseren van signalen, trends en tendensen binnen het vakgebied en het werkterrein - Zichzelf op de hoogte houden van diverse ontwikkeling via het lezen, het bijwonen van studiedagen, - Uitwisselen van interessante informatie en ervaringen met collega s Oordeelsvorming Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau 1 - Trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens en formuleert een hypothese Komt tot een synthese van de verzamelde informatie Evalueert de beschikbare informatie met een gezonde kritische ingesteldheid Weegt alternatieven tegen elkaar af Redeneert logisch en ziet de voor de hand liggende effecten van acties Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Niveau 1 - Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) 6
Hanteert een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, interactief, Richt zich tot het publiek en neemt het in zijn gedachtegang mee Zorgt voor een correcte uitwisseling van informatie (gaat na of zijn boodschap duidelijk is, vat de boodschap van anderen samen, Stimuleert de communicatie in twee richtingen (stelt vragen, verzoekt om inbreng, ) Analyseren Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie. Niveau 2 - legt verbanden en ziet oorzaken Benadert het probleem of vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie Benoemt de oorzaken van problemen Detecteert onderliggende problemen Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete problemen op te lossen Gaat uit zichzelf achter informatie aan Ziet werk liggen en gaat over tot actie Grijpt de kansen die zich aandienen Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren. Niveau 1 - Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en financiële processen 4.2. Vaktechnische competenties 7
Kennis hebben van: De visie, missie, waarden, kernactiviteiten van Kind en Gezin De plaats van Kind en Gezin als entiteit binnen de Vlaamse overheid De organisatie- en beslissingsstructuur van de instelling kennis van financiële simulaties en prognoses Begroting en boekhouden in de overheidssector Relevante regelgeving m.b.t. Voorzieningenbeleid, begroting en boekhouden Inzicht hebben in: De samenwerkingsmechanismen van een grote organisatie Financiële managementtechnieken in al hun aspecten (bv. Kosten-baten analyses) Overheidsstructuren en administratieve procedures Het kunnen hanteren van: Basisvaardigheden informatica Excel of gelijkaardige rekentoepassingen SAP of gelijkaardige systemen Concepten rond begroting en budgetontwikkeling Overlegprocessen en vergadertechnieken 5. Andere functierelevante informatie Functie waarvoor een werk- en denkniveau vereist is overeenstemmend met een master met enkele jaren ervaring (3 tot 6 jaar). Glijdende werkuren, mogelijkheid tot alternatief werken 8