Handleiding CareAssist Online Mobiele applicatie E.E. Brantjes Versie 0.2 Datum 4-7-2017 1
Inhoud 1. Hoe log ik in?... 3 2. Hoe kan ik CareAssist mobile eenvoudig opstarten vanuit het beginscherm van mijn mobiele applicatie?... 5 3. Welke afspraken heb ik vandaag en de komende dagen staan?... 6 4. Hoe kan ik mijn afspraken wijzigen?... 7 5. Hoe kan ik mijn afspraken accorderen?... 9 6. Hoe kan ik een afspraak toevoegen?... 10 7. Hoe kan ik een afspraak overdragen aan een collega?... 14 8. Hoe kan ik een declaratie indienen?... 21 9. Op welke tijdstippen wordt CareAssist Offline met Online gesynchroniseerd?... 23 2
1. Hoe log ik in? Onafhankelijk van de gebruikte internetbrowser op de tablet of de smartphone, kan in de adresbalk het adres rinettezorg.careassistonline.nl worden ingevuld. Afhankelijk van de gebruikte internetbrowser op de tablet of smartphone, wordt onderstaand inlogscherm getoond (afbeelding 1). Afbeelding 1 Stappen De inloggegevens zijn exact hetzelfde als degene die worden gebruikt voor het inloggen op www.careassistonline.nl. 1. Vul de organisatienaam in. 3
2. Vul de gebruikersnaam in. 3. Vul het wachtwoord in. 4. Plaats een vinkje als de organisatienaam en de gebruikersnaam automatisch gevuld moeten zijn bij een volgend bezoek. Let op, het wachtwoord wordt nooit opgeslagen, onthoud deze dus goed. Een wachtwoord kan worden opgevraagd, door de organisatienaam en gebruikersnaam in te vullen (stap 1 en 2) en vervolgens te drukken op 'Wachtwoord opvragen' (punt 6, afbeelding 1). Er wordt een e-mailbericht verzonden aan het e-mailadres dat is ingevuld bij 'Gebruikersnaam' (stap 2). 5. Druk vervolgens op 'Inloggen'. 4
2. Hoe kan ik CareAssist mobile eenvoudig opstarten vanuit het beginscherm van mijn mobiele applicatie? Er kan eenvoudig een icoontje worden geplaatst op het beginscherm van je mobiele applicatie. De werkwijze voor het plaatsen van het icoontje is afhankelijk van het type mobiele applicatie. Iphone/ Ipad/ I pod touch 1. Open CareAssist mobile met je standaard browser. 2. In de browser geheel onderin wordt een knop getoond met een + teken, of een vierkantje met een pijltje (afhankelijk van de IOS versie). Tik erop en kies voor 'Voeg toe aan beginscherm (Add to home screen)'. 3. In het getoonde schermpje kan optioneel de titel worden gewijzigd. 4. Tik op 'Voeg toe (Add)' en het icoontje wordt op het beginscherm geplaatst. Android 1. Open CareAssist mobile met je standaard browser. 2. Tik op het sterretje om CareAssist mobile toe te voegen aan de lijst met bladwijzers. 3. Zoek CareAssist mobile op in de lijst met bladwijzers en druk langer dan twee seconden op de bladwijzer. 4. Selecteer in het menu de optie om de webpagina toe te voegen aan het beginscherm/startscherm. Windows Phone 1. Open CareAssist mobile met je standaard browser. 2. Tik op 'Meer...' 3. Tik op 'Aan startscherm vastmaken' en het icoontje wordt op het beginscherm geplaatst. 5
3. Welke afspraken heb ik vandaag en de komende dagen staan? Na het inloggen worden de afspraken getoond, die zijn gepland op de dag van vandaag. Afbeelding 1 Toelichting 1. Met deze knoppen kan eenvoudig vooruit en terug worden gekeken. Door te drukken op het pijltje naar links, worden de afspraken van gisteren weergegeven. Door te drukken op het pijltje naar rechts, worden de afspraken van mogen weergegeven. Door te drukken op het kalendertje, kan een specifieke datum, waarvan de afspraken moeten worden weergegeven, worden gekozen. 2. Het afsprakenblok. 6
4. Hoe kan ik mijn afspraken wijzigen? Afspraken kunnen vanaf 17.00uur tot 2 dagen na de route worden gewijzigd door het drukken op de 'I', in overzichtsscherm van de afspraak (afbeelding 1). Afbeelding 1 Stappen 1. Om een afspraak te wijzigen dient te worden gedrukt op de 'I'. 2. Er zijn meerdere situaties mogelijk: a. Wijzigen van het tijdstip van de zorg 7
i. De begintijd kan worden gewijzigd door te drukken in het veld met de begintijd. Afhankelijk van het type smartphone wordt de mogelijkheid tot het wijzigen van de begintijd via bijvoorbeeld een teller geboden. ii. De eindtijd kan worden gewijzigd door te drukken in het veld met de eindtijd. Afhankelijk van het type smartphone wordt de mogelijkheid tot het wijzigen van de begintijd via bijvoorbeeld een teller geboden. b. Geen zorg geleverd, en zorg niet declareren: i. een vinkje plaatsen bij 'Afspraak komt te vervallen'. ii. Geef een reden van de afwijking op. Door te drukken in het rondje aan de linkerkant naast te reden, wordt de reden geselecteerd. 3. Het veld bijzonderheden is bij het wijzigen van een afspraak verplicht. Geef hier een toelichting waardoor op kantoor duidelijk wordt waaruit de wijziging bestond. 4. Druk op 'OK', om de wijzigingen in de afspraak te bewaren. Om de wijzigingen ongedaan te maken en het scherm te verbergen, klik op 'Sluiten'. 5. Controleer of de route nog netjes aansluit. Bij het accorderen van werkzaamheden is het belangrijk dat alle clienten op de juiste volgorde en op de juiste tijden staan genoteerd. 8
5. Hoe kan ik mijn afspraken accorderen? Afspraken kunnen vanaf 17.00uur tot 2 dagen na de route worde eenvoudig worden geaccordeerd, door te 'swipen' (vegen) over de afspraak (afbeelding 2). Afbeelding 2 Stappen 1. 'Veeg' met een vinger over de afspraak (van links naar rechts, of andersom), waarvan het roze vierkantje nog in het geheel roze is. 2. De afspraak is geaccordeerd (er is een vinkje geplaatst is het vierkantje). Let op, door stap 1 te herhalen wordt het accorderen ongedaan gemaakt. Het vinkje verdwijnt, waardoor het geheel roze vierkantje weer wordt weergegeven. 9
6. Hoe kan ik een afspraak toevoegen? Helaas kunnen afspraken pas worden toegevoegd op de dag zelf, tot 2 dagen er na. a. Een activiteit welke betrekking heeft op een cliënt, en die bij cliënt thuis plaats heeft toevoegen 1. Als je bent ingelogd zie je op het tabblad Afspraken de knop 'Afspraak toevoegen' (afbeelding 1, punt 1). 2. Klik op 'Afspraak toevoegen'. 3. Selecteer de juiste datum en het juiste team. 4. Selecteer bij soort afspraak direct want het betreft een activiteit welke je bij de cliënt gaat declareren. 5. Selecteer de cliënt. 6. Dossier, zorgdossier en handeling zijn automatisch ingevuld., en vul de afspraakgegevens in. De afspraak wordt toegevoegd, als je klikt op toevoegen. Vergeet vervolgens niet om je afspraak te accorderen. 7. Geef de correcte begintijd en eindtijd op. Dit is erg belangrijk i.v.m. de reiskilometers bij aansluitende afspraken. 8. Selecteer bij vervoersmiddel auto 9. Selecteer het soort uren (dag, nacht, waaknacht). 10. Klik op Toevoegen, om de afspraak toe te voegen. b. Activiteit welke betrekking heeft op een cliënt, en die niet bij cliënt thuis plaats heeft toevoegen 1. Als je bent ingelogd zie je op het tabblad Afspraken de knop 'Afspraak toevoegen' (afbeelding 1, punt 1). 2. Klik op 'Afspraak toevoegen'. 3. Selecteer de juiste datum en het juiste team. 4. Selecteer bij soort afspraak direct want het betreft een activiteit welke je bij de cliënt gaat declareren. 5. Selecteer de cliënt. 6. Dossier, zorgdossier en handeling zijn automatisch ingevuld., en vul de afspraakgegevens in. De afspraak wordt toegevoegd, als je klikt op toevoegen. Vergeet vervolgens niet om je afspraak te accorderen. 7. Geef de correcte begintijd en eindtijd op. Dit is erg belangrijk i.v.m. de reiskilometers bij aansluitende afspraken. 8. Selecteer bij vervoersmiddel geen reiskilometers (CareAssist rekent dan niet automatisch de reiskostenvergoeding uit). 9. Selecteer het soort uren (dag, nacht, waaknacht). 10. Klik op Toevoegen, om de afspraak toe te voegen. 11. Declareer vervolgens de reiskosten. Zie voor een toelichting: Hoe kan ik een declaratie indienen? c. Teamoverleg of scholing toevoegen 1. Als je bent ingelogd zie je op het tabblad Afspraken de knop 'Afspraak toevoegen' (afbeelding 1, punt 1). 10
2. Klik op 'Afspraak toevoegen'. 3. Selecteer de juiste datum en het juiste team. 4. Selecteer bij soort afspraak indirect want het betreft een activiteit welke je niet bij de cliënt gaat declareren. 5. Selecteer het soort indirecte uren: a. 20 V&V voor teamoverleggen. b. 70 Scholing voor de tijd die werkbegeleiders en docenten besteden aan het begeleiden van medewerkers die in opleiding zijn. Let op: deze tijd dient beperkt te blijven. Medewerkers die een stage lopen of tijd investeren om hun bekwaamheid op orde te brengen, mogen deze tijd zonder toestemming van de manager V&V niet declareren. 6. Geef de correcte begintijd en eindtijd op. Dit is erg belangrijk i.v.m. de reiskilometers bij aansluitende afspraken. 7. Selecteer bij vervoersmiddel geen afstand (CareAssist rekent dan niet automatisch de reiskostenvergoeding uit). 8. Klik op Toevoegen, om de afspraak toe te voegen. 11
Afbeelding 1 In de afbeelding hieronder zie je dat de afspraak is toegevoegd. Je kunt de afspraak accorderen. 12
Afbeelding 2 13
7. Hoe kan ik een afspraak overdragen aan een collega? In CareAssist is het mogelijk een afspraak welke op je route staat over te zetten naar een collega. Ook dit kan weer vanaf 17.00uur op de dag waarop de route staat, tot 2 dagen er na. Vaak is het daarom handiger om de afspraak simpelweg uit de route te verwijderen en de collega de afspraak te laten toevoegen. Voordeel van het direct doorzetten naar de collega is dat de indicatietijden zichtbaar zijn. Stappen: 1 Klik op mijn CareAssist/Agenda. 2 Klik op de afspraak. 3 Klik op het potloodje om de afspraak te bewerken en klik vervolgens op doorzetten (onderin het scherm) 4 Selecteer de collega aan wie je de afspraak wilt doorzetten. 5 Klik op doorzetten. 6 Het roze icoontje wijzigt in een blauw rondje met een pijltje er in. 14
6 Als de afspraak succesvol is doorgezet, dan geeft CareAssist dit aan. 7 Het roze hokje wijzigt dan in een blauw rondje met een pijltje. 15
8 Als je klikt op de afspraak die je hebt doorgezet, dan wordt in de afspraak details aangegeven dat de afspraak is doorgezet. Dit doorzetten kan je hier ongedaan maken. Als je er voor kiest om de afspraak ongedaan te maken, dan wordt het blauwe rondje met het pijltje weer gewijzigd in een roze hokje. 16
9 De zorgverlener aan wie de afspraak is doorgezet kan deze herkennen aan de afspraak waarin een oranje rondje met een pijltje wordt weergeven. 17
10 Als wordt geklikt op de afspraak, dan wordt aangegeven dat de afspraak is doorgezet. In de melding kan de zorgverlener aangeven of hij/zij de afspraak van zijn/haar collega kan/wil accepteren. Klik op Accepteren om de afspraak te accepteren. Klik op wijzigen om de afspraak te wijzigen. In dit laatste geval verdwijnt de afspraak weer uit de agenda en wordt deze weer in de agenda van de collega weergegeven (dus de oorspronkelijke planning). 18
11 Als de afspraak wordt geaccepteerd, dan geeft CareAssist dit aan. 12 De afspraak wordt vervolgens getoond in de agenda van de zorgverlener die de doorgezette afspraak heeft geaccepteerd. 19
20
8. Hoe kan ik een declaratie indienen? Een declaratie kan eenvoudig worden ingediend door te drukken op het tabblad declaraties en door op de geselecteerde datum te drukken op de knop Declaratie toevoegen. Afbeelding 1 Stappen 1. Druk op het tabblad Declaraties. 2. Selecteer de datum waarop je de declaratie wilt toevoegen. Dit kan door gebruik te maken van de pijltjes of het kalendertje. Standaard wordt de dag van vandaag weergegeven. 3. Druk op Declaratie toevoegen. 21
4. Selecteer het juiste contract en het soort reiskosten en vul de juiste waarde in. LET OP, de knop Declaratie toevoegen wordt alleen getoond in de bewerkbare periode. 22
9. Op welke tijdstippen wordt CareAssist Offline met Online gesynchroniseerd? De planning wodt gemaakt in CareAssist offline. Van tijd tot tijd worden gegevens die in CareAssist offline staan, naar online gekopieerd. Dit gebeurt op de volgende tijdstippen: 6.15 uur 12.00 uur 16.00i uur 17.15 uur 23