Introductie... 1 Inloggen... 2 Knoppen... 3 Vind je weg in het rooster... 4 Rooster bekijken... 4 Rooster lay-outs... 5 Alle diensten... 7 Rooster printen... 8 Urenregistratie... 10 Per dienst... 10 Per week... 11 Ruilen... 13 Afwezigheidsverzoek... 14 Profiel... 17 Wachtwoord... 17 Raadplegen saldi... 18 Rapporten... 19 Verschillende rapporten... 19 Nieuws... 21 Rooster printen... 22 ical download rooster... 23 Uurwerk Online app voor medewerkers... 25
Introductie Uurwerk is een roosterprogramma voor evenementgebonden personeel van organisaties in de culturele sector. Het is ontwikkeld vanuit een jarenlange praktijkervaring bij, en in samenwerking met, grote en kleine theaters en evenementenbedrijven. Medewerkers geven online hun beschikbaarheid op, planners maken evenementen aan of importeren die uit een planningsprogramma, vertalen evenementen in diensten en roosteren daarop de medewerkers in op grond van hun kwalificaties. Het rooster wordt direct gecontroleerd op naleving van de voorwaarden van CAO en Arbeidstijdenwet. Medewerkers krijgen een signaal als het rooster klaarstaat en raadplegen het rooster online of downloaden het voor hun eigen digitale agenda. Zijn ze verhinderd, dan dienen ze een ruilverzoek in met een collega. De planner accordeert zo n verzoek, waarna het in het rooster wordt verwerkt. Wijzigingen in het eigen rooster zien de medewerkers zodra ze inloggen. Medewerkers vullen hun gewerkte uren in voor zover die afwijken van de planning. Leidinggevenden accorderen de afwijkingen, waarmee direct de verlof- en overurensaldi worden geactualiseerd. In deze handleiding vind je een gedetailleerde beschrijving van de functionaliteit van het programma, met schermvoorbeelden geïllustreerd. pagina 1
Inloggen Je werkt in Uurwerk met een browser. Dat kan elke browser zijn op elk platform, alleen werken niet alle browsers (en browserversies) even snel. Internet Explorer 9 werkt bijvoorbeeld goed, maar oudere versies hebben een probleem met de taal waarin Uurwerk is geschreven. De snelste browser, en daarom favoriet, is Chrome. Dit is het inlogscherm. Je ziet op de kalender de actuele dag omrand. Rechts zie je een boodschap die de planner kan bewerken. Inloggen doe je met je gebruikersnaam en wachtwoord. Automatisch inloggen zet je alleen aan als er verder niemand anders op jouw computer werkt. pagina 2
Knoppen Bovenaan alle schermen zie je dezelfde knoppen Met Hoofdscherm kun je naar het rooster: om het in te zien, afwezigheidsverzoeken te doen en gewerkte uren in te vullen. Via Beheer ga je naar je profiel om bijvoorbeeld je wachtwoord te wijzigen. Rapporten is voor het maken van overzichten. Met de kop Nieuws kun je altijd terug naar de nieuwsberichten en roosterwijzigingen. Via de knop? kom je in de handleiding. Met Uitloggen sluit je je sessie af. pagina 3
Vind je weg in het rooster Het rooster inzien Als medewerker zie je alleen de roosters die door de planner zijn gepubliceerd. Over zo'n publicatie ontvang je automatisch een mail. Je ziet in Uurwerk dus altijd je definitieve rooster. Als de planner het rooster wijzigt en daarna opnieuw publiceert krijg je een mail met de wijzigingen in je eigen rooster Het rooster kun je bekijken in vijf verschillende lay-outs: per Dag, Week, Week (samenvatting), Maand of als Tijdbalk. Als je Diensten per medewerker hebt geselecteerd kun je via Opties > Kies medewerkers aangeven of je alleen je eigen rooster wilt zien, of ook dat van collega's uit je afdeling. Afhankelijk van de gekozen lay-out zie je de verschillende medewerkers naast of onder elkaar. In alle lay-outs kun je op een aantal manieren naar een datum gaan: 1. Klik op Vandaag, of ga met de pijlen links en rechts ervan een dag/week/maand terug of vooruit. 2. Tik een datum in het datumvak en druk op Enter. 3. Haal met het pijltje rechts van het datumvak een kalender tevoorschijn en selecteer een datum. Rooster bekijken Je kunt zelf bepalen welke andere medewerkers je in je rooster wilt zien. Selecteer Diensten per medewerker > Opties > Kies medewerkers. Hier bepaal je van welke medewerkers je in je rooster wilt zien. Door vakje van de afdeling aan te vinken selecteer je alle medewerkers van die afdeling, of je kunt individuele medewerker aan vinken. Het rooster toont maximaal 5 medewerkers per keer, je kunt meer dan 5 medewerkers selecteren maar er worden maar 5 medewerkers in het scherm getoond. Als je meer dan 5 medewerkers geselecteerd hebt, kun je met onderstaande knoppen door de medewerkers te bladeren. De pijltjesknoppen werken als volgt: << ga naar de eerste medewerker uit de selectie << ga 5 medewerkers (1 scherm) terug < ga 1 medewerker terug (dit is dus de manier om door de medewerkers te scrollen) pagina 4
> ga 1 medewerker vooruit >> ga 5 medewerkers (1 scherm) vooruit >> ga naar de laatste medewerker uit de selectie In het venster ernaast zie je de namen van de medewerkers die momenteel zichtbaar zijn. Met het pijltje ernaast kun je een medewerker kiezen; diegene komt dan boven- of vooraan te staan. Wijs de naam van een medewerker aan en je ziet mailadres en mobiel telefoonnummer van diegene: Wijs met je muis een dienst aan in het rooster en je ziet in een tooltip allerlei details: Rooster lay-outs Het rooster kun je bekijken in vijf verschillende lay-outs: per Dag, Week, Week (samenvatting), Maand of als Tijdbalk. De dag-, week- en maandlay-outs lijken veel op de Outlook agenda. In alle lay-outs kun je op een aantal manieren naar een datum gaan: 1. Klik op Vandaag, of ga met de pijlen links en rechts ervan een dag/week/maand terug of vooruit. 2. Type een datum in het datumvak en druk op Enter. 3. Haal met het pijltje rechts van het datumvak een kalender tevoorschijn en selecteer een datum. Dag lay-out pagina 5
Week lay-out Week (samenvatting) lay-out pagina 6
Maand lay-out Kleuren worden hier gebruikt om de locatie van de werkzaamheden aan te geven. Tijdbalk lay-out Dit is een handige lay-out om het rooster van meerdere medewerkers te vergelijken. pagina 7
Alle diensten In plaats van Diensten per medewerker kun je ook kiezen voor Alle diensten. In deze lay-out zie je bij elke dag alle diensten. Diensten in groen zijn voldoende bezet, diensten in rood onderbezet en diensten in geel overbezet. Gebruik deze informatie als je graag extra wilt werken. Rooster printen Een PDF van het weekrooster is in verschillende formaten beschikbaar. Om het gewenste rooster te selecteren ga je naar Opties > Rapporten en kies hier het gewenste roosterrapport. Voorbeeld van een Roosterrapport. pagina 8
pagina 9
Urenregistratie Zodra je dienst is begonnen kun je in Uurwerk de werkelijk gewerkte uren invullen. Het is niet mogelijk om voor aanvang van de dienst al de gewerkte uren in te vullen. Je kunt de gewerkte uren invullen: per dienst per week Per dienst Rechtsklik op de dienst die je wilt invullen en kies Gewerkte tijden invullen. Als er geen wijzingen in de tijden zijn kun je het vinkje bij Gewerkt volgens rooster aan laten staan en klik vervolgens op Verwerken. Als je gewerkte tijd afwijkt van de ingeroosterde tijd dan verwijder je het vinkje bij Gewerkt volgens rooster, je kunt nu de Starttijd, Eindtijd en Pauzetijden aanpassen, licht desgewenst toe in een Notitie en klik Verwerken. pagina 10
Per week Voor Urenregistratie per week kies vanuit het rooster Opties > Urenregistratie per week. Je ziet bij Nog in te vullen bij welke week je nog hoeveel diensten niet hebt ingevuld. Klik op de + bij een week om de gewerkte uren in te vullen. Kijk ze na, wijzig eventueel (vinkje weghalen bij Vlg. rooster, tijden wijzigen, klik Verwerken) en klik OK. Wil je niet bij alle diensten de uren invullen, vink dan uit wat je open wilt laten. Per ongeluk Verwerken geklikt? Je kunt in het rooster de tijden per dienst nog aanpassen zolang ze nog niet zijn goedgekeurd. pagina 11
In het rooster, en in de roosterrapporten, zie je direct dat bij een dienst de gewerkte uren zijn ingevuld, want het balkje verkleurt van blauw naar oker: Zijn de gewerkte uren door de leidinggevende goedgekeurd dan wordt het balkje groen: pagina 12
Ruilen Je kunt in je rooster een ruilverzoek doen. Dit is geen ruilverzoek aan je collega, maar een gezamenlijk verzoek van jou, en de collega met wie je wilt ruilen, aan de planner. Rechtsklik op de dienst die je wilt ruilen en kies Geplande dienst ruilen. Je kunt een ruilverzoek doen vanaf twee dagen in de toekomst. Selecteer nu met welke collega je wil ruilen en klik op Verwerken. De planner krijgt nu een e-mail en zal het verzoek af- of goedkeuren en het rooster aanpassen. Beide betrokken krijgen een CC van het verzoek aan de planner. Bij afkeuring krijgen beide betrokkenen direct een e-mail, bij goedkeuren zodra het gewijzigde rooster wordt gepubliceerd. pagina 13
Afwezigheidsverzoek In je eigen rooster kun je, tot de afgesproken deadline, je beschikbaarheid opgeven. Je doet dit door het maken van Afwezigheidsverzoeken. In de dag- of weeklay-outs kun je een blok trekken om voor die tijd een afwezigheidsverzoek te maken. In de andere lay-outs rechtsklik je op een dag of trek je een blok van meerdere dagen. Je kiest uit het menu > Afwezigheidsverzoek indienen. Je naam en de datum staan al ingevuld, evenals de tijd. Als je vanuit de Week (samenvatting), Maand- of Tijdbalk lay-out een verzoek indient, zie je als begintijd 08:00 en als eindtijd 00:00 ingevuld. Dit beschouwt Uurwerk als een verzoek voor de hele dag. Dit om te voorkomen dat je, als je op donderdag vrij wilt, ineens niet meer beschikbaar bent voor een avonddienst op woensdag die tot na middernacht duurt. Je kunt de tijden direct aanpassen als je bijvoorbeeld de vorige avond niet later dan tot 02:00 kunt werken. Het opgeven van een Reden is niet verplicht, maar kan wel handig zijn; dan weet de planner waar hij of zij rekening mee moet houden. Het standaard Type is Vrij, maar je kunt dit veranderen in Noodzaak als je echt niet kunt werken die dag en er desnoods een verlofdag voor over hebt, of in Bijzonder als je bijzonder verlof wilt aanvragen. pagina 14
Vink Herhaalpatroon aan om meerdere verzoeken tegelijk te maken: een vakantieweek, of een terugkerende activiteit waardoor je niet beschikbaar bent om te werken. Let op dat je als Startdatum van het herhaalpatroon niet de datum van je verzoek kiest, anders maak je er op die datum twee. Kies dus de datum waarop de herhaling start. Je ziet elk afwezigheidsverzoek in je rooster. De lengte van het blauwe balkje geeft de begin- en eindtijd aan. Je kunt het via een rechtsklik bewerken of verwijderen. Maakt het deel uit van een door middel van een herhaalpatroon gemaakte reeks, dan kun je ook de reeks bewerken. pagina 15
pagina 16
Profiel inhoud van de tweede pagina Iedereen heeft in Uurwerk een eigen profiel. Je hebt je gebruikersnaam en wachtwoord gekregen, je adresgegevens et cetera zijn door de planners ingevuld. Als je rechtsboven Beheer > Profiel kiest ga je naar je profiel en kun je je wachtwoord wijzigen. Wachtwoord Je wachtwoord moet minimaal 6 karakters lang zijn, en minimaal één van deze tekens bevatten: ()`~!@#$%^&*-+= \{}[]:; <>,.?/ Als je je wachtwoord bent vergeten kun je de planner of applicatiebeheerder vragen het wachtwoord te resetten. Je krijgt dan per e-mail je nieuwe wachtwoord toegestuurd om mee in te loggen. Daarna kun je via je profiel weer een nieuw wachtwoord aanmaken. Na 5 mislukte inlog pogingen wordt je account geblokkeerd, je kunt de planner of applicatiebeheerder dan vragen een nieuw account aan te maken. pagina 17
Raadplegen saldi Als je als medewerker saldi mag inzien dan staan ze in het inlogscherm: Momenteel ziet de medewerker het actuele Verlofsaldo en het aantal Opgenomen verlofuren. Deze saldi zijn altijd de saldi van vandaag, de dag waarop je kijkt. pagina 18
Rapporten Rapporten zijn overzichten van gegevens uit Uurwerk, volgens door de gebruiker op te geven Parameters. Een rapport kan direct op het scherm worden bekeken, en opgeslagen als Pdf, Excel- of tekstdocument, in HTML of als afbeelding. Dit is bijvoorbeeld een rapport voor Avondbedrijfsleiders waarop per dag, locatie en evenement te zien is welke diensten er zijn en wie daarop is gepland. Compleet met mobiel nummer om wie niet op tijd verschijnt direct te kunnen bellen. Parameters zijn de start- en einddatum. Verschillende rapporten Een tabel met alle rapporten die voor medewerkers beschikbaar zijn: naam, beschrijving, parameters, welke roostergegevens worden getoond, en of het rapport zichtbaar is voor planners en medewerkers. In rapporten met saldi en waar je op datum kunt selecteren, worden saldi getoond zoals ze waren, zijn of zullen zijn op de gekozen datum. Naam Beschrijving Parameters Fase Medewerker pagina 19
Avondbedrijfsleiders Overzicht, per locatie en per dag, van alle evenementen met de erbij behorende diensten en de daarop geplande medewerkers, op volgorde van locatie Start datum Eind datum Gepubliceerd rooster Ja Avondbedrijfsleiders (op datum) Overzicht, per locatie en per dag, van alle evenementen met de erbij behorende diensten en de daarop geplande medewerkers, op volgorde van datum Start datum Eind datum Gepubliceerd rooster Ja Diensten per week Het aantal geplande diensten per medewerker per week Jaar Gepubliceerd rooster Ja Medewerkerslijst Alle actieve medewerkers, gegroepeerd per afdeling, met NAW- en contractgegevens n.v.t. n.v.t. Ja Medewerkersrooster Roostergegevens, 1 pagina per persoon, op chronologische volgorde Start datum Eind datum Gepubliceerd rooster Ja Open diensten Lijst met alle nog niet ingevulde diensten op chronologische volgorde Start datum Eind datum Gepubliceerd rooster Ja Rooster met collega s Overzicht van collega s waar je samen mee op een dienst bent ingeroosterd Start datum Eind datum Gepubliceerd rooster Ja Ureninvullijst Kopie van Avondbedrijfsleiders, met ruimte voor werkelijke eindtijd en paraaf per medewerker per dienst Start datum Eind datum Gepubliceerd rooster Ja Urenlijst Geplande en gewerkte uren vergeleken: 1 pagina per persoon, alle diensten op chronologische volgorde Start datum Eind datum Gepubliceerd rooster Ja Verjaardagenlijst Actieve medewerkers met NAW-gegevens en verjaardag n.v.t. n.v.t. Ja Rapport zoeken Om een rapport te zoeken type je het gewenste rapport en Uurwerk zoekt alles in de lijst waar die lettercombinatie in voorkomt: pagina 20
Nieuws Via Nieuws kom je op de nieuwspagina. Je ziet op de kalender de actuele dag omrand. Rechts ervan zie je nieuwsberichten die de planner heeft geplaatst. De zichtbare nieuwsberichten zijn ook van andere roostergroepen, maar je ontvangt per mail alleen nieuwsberichten van je eigen roostergroep. Daaronder zie je het gedeelte met recente wijzigingen in je eigen rooster. De pagina toont steeds wat er is gewijzigd, bijgekomen of vervallen in het eigen rooster. De wijzigingen blijven zichtbaar totdat je op Gezien hebt geklikt. pagina 21
Rooster printen Een PDF van het weekrooster is in verschillende formaten beschikbaar. Om het gewenste rooster te selecteren ga je naar Opties > Rapporten en kies hier het gewenste roosterrapport. Voorbeeld van een Roosterrapport. pagina 22
ical download rooster Je kunt het eigen rooster bestand downloaden naar je digitale agenda en/of smartphone. Als je in je rooster in weergave Diensten per medewerker bent kies dan Opties > Exporteer rooster: Kies in het volgende scherm begin- en einddatum en vervolgens Verwerken en je bestand staat klaar: Klik op de link om het rooster te downloaden en importeer het vervolgens. Hoe dat gaat verschilt per agenda en per apparaat, maar ics is een standaardformaat en geschikt voor bijvoorbeeld Outlook, Google Calendar, Mac/iCal, ipad, iphone etc.. In Outlook ziet het er b.v. zo uit: pagina 23
Als het rooster wijzigt moet je wel de download opnieuw doen en de vorige verwijderen. pagina 24
Uurwerk Online app voor medewerkers De Uurwerk Online app voor medewerkers is beschikbaar voor Android in de Play Store, voor iphone in de AppStore. Nadat je de app hebt gedownload log je in (dit doe je eenmalig, de telefoon onthoudt je). Om in te loggen is een relatie code, gebruikersnaam en wachtwoord nodig. De gebruikersnaam en wachtwoord zijn dezelfde als in Uurwerk Online. De relatie code is uniek per organisatie, deze kun je opvragen bij de applicatiebeheerder van Uurwerk Online binnen de organisatie. Dit is het inlogscherm: Na het inloggen zie je de kalender, en swipet van maand naar maand. Als je op een dag met een stip klikt, zien je onderaan in het scherm je diensten of afwezigheidsverzoeken. Klik op één van die vermeldingen en je komt in een scherm met meer gegevens over je dienst of het verzoek: pagina 25
Je gaat terug naar het rooster door links bovenaan het scherm op het pijltje te klikken Met het wieltje rechts bovenin de kalender bekijk je je gegevens of log je uit. pagina 26
A R Afwezigheidsverzoek 14 Alle diensten 7 Raadplegen saldi 18 Rapporten 19 Rooster bekijken 4 Rooster lay-outs 5 Rooster printen 8, 22 Ruilen 13 I ical download rooster 23 Inloggen 2 Introductie 1 K U Knoppen 3 Urenregistratie 10 Uurwerk Online app voor medewerkers 25 N V Nieuws 21 P Per dienst 10 Per week 11 Profiel 17 Verschillende rapporten 19 Vind je weg in het rooster 4 W Wachtwoord 17 pagina 27