Ervaringen op het kruispunt van aanbesteding, toezicht en bedrijfskwaliteit Een blik vanuit de wereld van de adviseur Henk Koster, Royal HaskoningDHV secretaris VKB
De vijf kwaliteitscriteria van VKB 1. Gunning mede op kwaliteit in plaats van uitsluitend de laagste prijs 2. Doe zelf ook wat je van de inschrijver verwacht 3. Zorg voor een transparant aanbestedingsproces 4. Zorg voor een reëel tijdspad voor het proces van aanbesteding 5. Denk aan de maatschappelijke kosten bij de uitvraag
Enquête onder de VKB-leden vraag score 1 Tevredenheid aanbesteden en opdrachtverlening provincies 4,0 2 Tevredenheid aanbesteden en opdrachtverlening gemeenten 5,0 3 Tevredenheid aanbesteden en opdrachtverlening professionele bedrijfsopdrachtgevers 6,4 4 Duidelijke uitvraag van provincies? 5,2 5 Duidelijke uitvraag van gemeenten? 4,7 6 Duidelijke uitvraag van professionele bedrijfsopdrachtgevers? 6,8
vraag score 7 Tevredenheid inkoopvoorwaarden provincies 4,5 8 Tevredenheid inkoopvoorwaarden gemeenten 4,4 9 Tevredenheid inkoopvoorwaarden professionele bedrijfsopdrachtgevers 5,5 10 Ruimte voor aanpassing in opdracht of meerwerk provincies 5,2 11 Ruimte voor aanpassing in opdracht of meerwerk gemeenten 5,8 12 Ruimte voor aanpassing in opdracht of meerwerk professionele bedrijfsopdrachtgevers 6,8
vraag score 13 Voldoende aandacht voor kwaliteit bij provincies 5,3 14 Voldoende aandacht voor kwaliteit bij gemeenten 5,5 15 Voldoende aandacht voor kwaliteit bij professionele bedrijfsopdrachtgevers 7,0 16 Zijn de EMVI-criteria duidelijk bij provincies 4,1 17 Zijn de EMVI-criteria duidelijk bij gemeenten 3,7 18 Zijn de EMVI-criteria duidelijk bij professionele bedrijfsopdrachtgevers 5,4
vraag score 19 Tevredenheid eigen inschrijving? 7,4 20 Tevredenheid inschrijving concurrenten voor zover zichtbaar? 4,4 21 Is de adviesbranche in staat om professioneel opdrachtnemerschap te realiseren? 6,2
Voorbeeld 1 Offertetraject Beleidsvraag grote gemeente Drie partijen uitgevraagd, meervoudig onderhands Vrij vage uitvraag; iedere partij vult dat naar eigen inzicht in Na drie maanden komt OG tot zelfde inzicht: nieuwe vraag om alle partijen naar zelfde niveau te brengen Nieuwe uitvraag gebaseerd op één van de ingediende offertes Offertekosten drie partijen circa 100% van opdrachtsom
Voorbeeld 2 Uitvraag Marktconsultatie mogelijkheden ondergrond gemeente Openbare aanbesteding, 10 gerenommeerde inschrijvers Leveren alle input, tijd en middelen Leidt niet tot uitvraag of perspectief Beeld dan dus: onduidelijke kennisvergaring
Voorbeeld 3 Openbare aanbesteding onderzoek, sanering, begeleiding Circa 25 inschrijvers Eis: 3 veldwerkers, allen met >5 jaar ervaring, voor de protocollen SIKB 1001, 1002, 1003, 2001, 2002, 2003, 2018, 2101 Proportioneel? NvI combinatie-eis vervalt, en vervalt ook 2003, terwijl er vrij veel waterbodemervaring noodzakelijk is. Gaat een handhaver hier straks op toezien?
Voorbeeld 4 Openbare aanbesteding veldwerk Meer dan 20 inschrijvers, grote prijsdruk Eis: inpassen van Social Return, inzet van maatschappelijk kansarmen, sociaal en duurzaam Publiek toezicht verbiedt niet geregistreerden als veldwerkers: Tweede man in het veld Dus: Social Return lukt op dat punt niet: gemiste kans
Wens: Transparantie in het proces Criteria zijn vooraf kenbaar Criteria zijn duidelijk voor iedereen Criteria zijn vooraf kenbaar gemaakt Resultaat van de weging is transparant en openbaar
Wens: zorgvuldige afweging tussen prijs en kwaliteit Gunning op basis van prijs en kwaliteit; Selectiecriteria gunningscriteria! Certificaat, erkenning etc. zijn knock-out-criteria, en minimumeis; Gunningscriteria: prijs, kwaliteitsaspecten (EMVI-criteria) als duurzaamheid, ervaring en vakmanschap, innovatie en vernieuwing, realiteit van de planning en kwaliteit van het product;
Wens: Realiteit en evenredigheid in criteria Wijzig tijdens proces de criteria niet Geef inschrijver voldoende tijd voor vragen Geef inschrijver voldoende tijd voor de definitieve inschrijving Stel criteria op die in verhouding zijn met de omvang van het te leveren product Vraag stukken pas op in geval van gunning Maak het proces een digitaal proces
John Ruskin (1819-1900) It's unwise to pay too much, but it's worse to pay too little. When you pay too much, you lose a little money - that's all. When you pay too little, you sometimes lose everything, because the thing you bought was incapable of doing the thing it was bought to do