Kernformulier PerspeKtief Toelichting op het kernformulier - methodische onderbouwing
Het kernformulier Een instrument voor het goede gesprek en zichtbaar maken van de voortgang Het kernformulier is een co-productie tussen PerspeKtief en Novire. Het kernformulier is een hulpmiddel bij de uitvoering van de zorg. Een hulpmiddel bij het voeren van het goede gesprek en bij het zichtbaar maken van de voortgang van de zorgverlening. In deze brochure leest u een nadere toelichting op het kernformulier en ziet u waar deze toelichting in de tooling concreet wordt gemaakt. U kunt dit verder bekijken in de bijbehorende slides en instructiefilmpjes. Vragenlijsten die de ambitie, urgentie en vaardigheden op de volgende leefgebieden meten: wonen en leefomstandigheden, werk en opleiding, financien, gezinsrelaties, sociaal netwerk, psychische gesteldheid en welbevinden, lichamelijke gesteldheid en welbevinden en tenslotte ook zingeving. Stellingen die de klant in een volgorde plaatst en welke dan teruggeven wat voor type mens de klant is, wat zijn waarden zijn en wat de leermethoden en gewenste bejegening zijn. Het vertrekpunt is de klant Wie hij of zij is als persoon (wat zijn waarden zijn); Wat zijn of haar stip op de horizon, ofwel zijn of haar ambitie, is (dit kan meer zelfredzaamheid of participatie zijn, maar ook het zoveel mogelijk behoud van kwaliteit van leven in een periode waarin genezing niet mogelijk is); Wat zijn of haar netwerk aan formele en informele zorg is; Wat de huidige situatie is ten aanzien van vaardigheden en zelfredzaamheid op alle leefgebieden, weergegeven in de zelfredzaamheidsmatrix en participatieladder; Wat risico s en aandachtsgebieden zijn; Op welke wijze er op basis van gedragskenmerken gesignaleerd en gerapporteerd kan worden; Wat de urgentie is van de vraag; Wat de stappen voor de komende periode zijn om aan te werken.
Risicoscreeningsinstrumenten die een concrete rode, oranje of groene kleur opleveren op het lichamelijk, sociaal-emotioneel en veiligheidsvlak. Meetinstrumenten waarmee de ervaren kwaliteit van leven in kaart wordt gebracht. Het kernformulier heeft door haar samenwerking met het Centrum voor Toegepast Onderzoek en Wetenschap (CTOW) de beschikking over wetenschappelijk gevalideerde vragenlijsten. De ingevulde antwoorden op deze vragen worden door het CTOW verwerkt tot een concrete scores op bijvoorbeeld de zelfredzaamheidsmatrix en de participatieladder. De uitkomsten worden gebruikt voor het monitoren van resultaten. Wanneer organisaties geen gevalideerde vragenlijsten hanteren, dan is het ook mogelijk om in de tooling andere vragenlijsten (bijvoorbeeld op basis van het zorgleefplan) te hanteren en de uitkomsten in dashboards te tonen. Deze leveren echter geen gevalideerde score op. Een tooling waarmee het sociale netwerk in kaart wordt gebracht. Daarop volgt een plan en een product Op basis van wat aansluit op de vraag van de klant én op basis van wat de organisatie in huis heeft, wordt het plan opgesteld met doelen voor de lange termijn (de stip op de horizon) en de komende periode (voor de duur van het plan). Zeer weloverwogen zijn deze twee stappen ingebouwd; zodat namelijk goed omkaderd voor een beperktere periode SMART doelen kunnen worden geformuleerd die goed uitvoerbaar zijn. Maar dat ook de grote lijn in de stip op de horizon wel continue op het netvlies blijft. Acties uit een deelplan kunnen zo geen eigen leven gaan leiden, maar blijven altijd geijkt aan het lange termijn doel, de stip op de horizon. Op basis van de ingevulde vragenlijsten worden er suggesties gedaan voor de einddoelen en tussendoelen. De organisatie kan dat ook zelf beheren en zo het productportfolio doorontwikkelen. Binnen ieder tussendoel (het concrete doel binnen het desbetreffende plan voor deze periode) kunnen vervolgens acties worden aangemaakt en worden toegekend aan de klant zelf en aan iedere persoon in het sociale netwerk van de klant. Ook aan de professionele zorg, maar ook aan de informele zorgers. Op deze wijze wordt het één plan voor de klant, maar is wel het totale netwerk betrokken. Het plan en de agenda
Het leveren van de zorg Bij het uitvoeren van de zorg wordt er aan de hand van het plan gewerkt. Gedurende de uitvoering worden rapportages toegevoegd. De rapportages staan niet zomaar op zichzelf, maar zijn te koppelen aan de actuele doelen uit het plan. Rapportages zijn ook te wegen; gaat het goed met de klant? of heeft het contactmoment bijgedragen aan het behalen van de doelen? Een waarde op deze items kan worden meegegeven met de rapportage. Ook kunnen bij de rapportages de kenmerken van de klant uit het signaleringsplan worden opgenomen. Voor de signalering is namelijk vastgelegd welke gedragskenmerken de klant laat zien wanneer het goed gaat, wanneer het minder gaat en wanneer het slecht gaat. Het tijdig signaleren op basis van de gedragskenmerken is een belangrijk hulpmiddel bij de risicosignalering. Dit is echter niet het enige. Gedurende de zorg gaan er zaken goed, maar kunnen er ook zaken niet goed gaan. Er kunnen afwijkingen zijn. Incidenten wellicht. Of klachten en uitingen van onvrede. Deze worden gekoppeld aan het dossier van de klant geregistreerd en volgens een vaste procedure afgehandeld, zodat ook de corrigerende en preventieve maatregelen inzichtelijk zijn. Omdat stapels rapportages of meldingen niet in één oogopslag inzicht geven, laat staan helpen om risico s te signaleren vanuit trends in plaats van alleen uit enkele incidenten, geeft het klantdossier hier dwarsdoorsnedes terug. Grafiekjes over langere periode waarbij een stijgende lijn aangeeft dat het goed en een dalende lijn dat het minder goed gaat. Waarbij de groene kleur aangeeft dat op basis van de gedragskenmerken het goed gaat en een oranje kleur dat het minder gaat en rood dat het niet goed gaat. En waarbij incidenten en klachten als stippen worden toegevoegd en uitkomsten van risicometingen op klantniveau worden getoond met een kleur. Dalende lijnen, toenemende rode kleuren en toenemende vlekjes van incidenten trekken zo direct de aandacht. Geen stapels papier, maar directe dwarsdoorsnedes. Meer effect en rendement van administratieve gegevens. De rapportagetooling en het rapportagedashboard Om vervolgens periodiek de voortgang te meten Wanneer de termijn van het plan is vertreken, dienen zich herinneringen uit de agenda aan. Iedereen die een actie toegewezen heeft gekregen, krijgt de vraag om de uitgevoerde acties te evalueren. Dit levert automatisch een evaluatie op van de tussendoelen en de einddoelen. Het gaat hier echt om actie- en doelrealisatie; in welke mate zijn de afgesproken acties uitgevoerd? Dit is één indicator over de voortgang. Belangrijker is of er voortgang is geboekt in het verkrijgen van vaardigheden (toenemende zelfredzaamheid en participatie), in ervaren kwaliteit van leven, en of risico s zijn afgenomen. Tenslotte ook uiteraard of de waardering van de klant en/of de informele zorger goed is. Dit wordt opnieuw gemeten bij iedere evaluatie. Door het meten van de resultaten en waardering op klantniveau krijgt de organisatie maximaal inzicht in waar het in de organisatie goed gaat en waar aandachtspunten liggen. Zo kan er vooraf al maximaal gestuurd worden op het behalen van goede resultaten bij bijvoorbeeld de CQ index. De evaluatie van het plan (doelrealisatie) en de hiervoor genoemde meetinstrumenten Inzicht in het proces Op basis van dashboards op klantniveau is te zien of alle acties tijdig worden uitgevoerd. Of het proces goed loopt. Maar vooral de uitkomsten in de mate van zelfredzaamheid en participatie zijn van belang. Nemen urgenties af? Worden ambities behaald? Nemen risico s af en nemen vaardigheden toe? In dashboards waarbij overzichtelijk de ontwikkeling over tijd kan worden gevolgd, is dit zo navolgbaar. Op basis van de uitkomsten gaan klant en medewerker opnieuw het gesprek aan en maken zij het plan op voor de volgende periode. Een cyclisch proces. Het dashboard op klantniveau
Inzicht in de uitkomsten op medewerker-, afdelingsen organisatieniveau Klanten zijn gekoppeld aan medewerkers (eerst verantwoordelijken) en medewerkers aan afdelingen. Op deze manier zijn de resultaten op klantniveau via medewerkers en afdelingen te aggreren naar het overstijgende organisatieniveau.andersom is daarom ook mogelijk: op organisatieniveau de totale ontwikkeling in de zelfredzaamheid, in de risicoscreenings of de klantwaardering volgen over tijd heen. Wat is de ontwikkeling bij een eerste, tweede of volgende meting? En dan ook kunnen doorklikken? Wat is het verschil tussen afdeling A en B? Hoe zijn de resultaten van de medewerkers binnen afdeling C? Door welke klanten komt het dat medewerker X een goede score heeft en medewerker Y wat achterblijft? Wat zijn best-practices? Wat werkt wel en hoe kunnen we de werkwijzen die werken breder uitdragen binnen de hele organisatie? Het dashboard op organisatie-, afdeling- en medewerkniveau Inzicht in de uitkomsten afgezet tegen de doelstellingen Tenslotte gaan we nog één stap verder. De voorgaande dashboards geven al zeer veel inzicht. Geven dwarsdoorsnedes en inzoommogelijkheden. Maar kunnen we dat met een extra dimensie uitbreiden? Kunnen we de uitkomsten en resultaten niet alleen enkelvoudig bekijken maar ook afzetten tegen doelen? Waardoor de uitkomsten relatief zijn? Het doel halen is dan weergeven als groen. Deels halen is oranje en niet halen is rood. Op basis van de doelen die de organisatie zelf stelt, worden de instellingen bepaald. Bijvoorbeeld: bij klanttype A willen we zelfstandig werk conform de participatieladder hebben bereikt binnen 12 maanden. Wanneer meer dan 75% van de klanten van klanttype A dit haalt, dan wordt de score in het dashboard groen. Het dashboard met meervoudige informatie. Relatief weergegeven (wat is het resultaat tov het doel) in kleuren en scores: door rekenregeld gekoppeld aan de strategische doelstellingen van de organisatie Inzicht door externen Als allerlaatste, finale stap, kunnen we de gegevens uit het klantdossier ook geanonimiseerd beschikbaar stellen aan onze stakeholders. Aan de inspectie of de verzekeraars. Die dan online in kunnen zoomen en reactie kunnen geven. De data wordt hiervoor geanonimiseerd afgestort in een aparte database, welke daarom ook niet meer onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens valt. De kerngedachte van het kernformulier; van het faciliteren van het goede gesprek tot aan maatschappelijke verantwoording nieuwe stijl