Functieprofiel Datum: Augustus 2018 Operationeel Manager C.G. Chicago Functiefamilie Lijnmanagement Functiegroep Operationeel Manager Schaal 7 (Lokaal) / 8 (BBRA) Aantal uren 40 1. Doel van de functie Is uitvoeringsverantwoordelijk en aanspreekpunt voor: het coördineren van en het realiseren van de doelen van het cluster Interne Zaken de dienstverlening (en bewaking daarvan) van de interne organisatie van de post de operationele doelstellingen het geven van informatie aan de leiding van de post 2. Plaats in de organisatie en werkomgeving CdP plvcdp Operationeel Manager 3. Belangrijkste werkzaamheden De Operationeel Manager is naast meewerkend voorman medeverantwoordelijk voor de inhoudelijke aansturing van en toezicht op de volgende disciplines en haalt daarbij de volgende resultaten: Resultaatgebied: Personeelsmanagement Het zorgdragen voor een stimulerend, veilig en integer werkklimaat. Het aansturen van dienstverleners. Resultaatgebied: Management Team Volwaardig lid van Management Team (m.u.v. personeelsschouw) Resultaatgebied: Financiën Het doelmatig inzetten van bedrijfsmiddelen. Controleren van gegevens en opdrachten op juistheid en volledigheid. Inkoopopdrachten zijn afgesloten binnen de gestelde (juridische) kaders. Resultaatgebied: Huisvesting 1
Het onderhouden van contacten met de eigenaar van het kantoorgebouw, de residentie en dienstwoning. Het informeren van uitgezonden medewerkers betreffende huisvestingsaangelegenheden. Resultaatgebied: Beveiliging Als plaatsvervangend beveiligingsambtenaar zorgdragen voor een veilige en goed beveiligde werkomgeving, zorgen dat collega s weten wat te doen bij een calamiteit. Resultaatgebied: Informatievoorziening en ICT Het zorgdragen voor een effectieve ondersteuning van de post op het gebied van informatiesystemen. Resultaatgebied: Algemene Ondersteuning De leiding van de post is effectief ondersteund. Informatie aan de leiding van de post is van goede kwaliteit en binnen de gestelde kaders. Onderhoud voor zijn/haar functie een relevant netwerk. Diensten, werken en leveringen door derden worden conform afspraak opgeleverd. De administratie is op orde. Beheert de CHI en CHI-AZ dienstpostbus. Resultaatgebied: Consulaire dienstverlening Vervangingsrelatie met Senior Medewerker AZ/CZ. Taken Personeelsmanagement: Medeverantwoordelijk voor de coördinatie en ondersteuning van de medewerkers van de afdeling in de breedste zin van het woord. Aansturen van en toezicht houden op ondersteunend personeel (schoonmakers e.d.). Functioneert als aanspreek punt voor HR vragen, PUW vragen en RRLok vragen voor het CG en NFIA medewerkers. Beheert People Inc voor CG en NFIA staf en fungeert als eerste aanspreekpunt bij vragen. Financiën: Verantwoordelijk voor de debiteuren en crediteuren administratie, de controle hierop, taken voor afwikkeling door de RSO en het leveren van een bijdrage aan het bestedingsplan van de post. Bepaalt de keuze van leveranciers en bereidt bestelopdrachten, zowel als onderhouds-, service- en afroepcontracten voor, plaatst zelf bestellingen binnen de gemandateerde grenzen en legt bestellingen voor hogere bedragen ter vaststelling voor aan (Plv) CdP. Gebruik, beheer en administratie kleine kas en credit card. Huisvesting: Het bijhouden van huur en onderhoud contracten. Verantwoordelijk voor het beheer van de inventaris kantoor en residentie, het bijhouden van de inventarisstaten en klein onderhoud en reparaties. Het verstrekken van informatie over woningen, regelen van afspraken, behulpzaam zijn bij het aanvragen van offertes over verhuizingen, coördineren van inklaren van goederen etc. 2
Informatievoorziening en ICT: Verantwoordelijk voor een goed functionerende IT-infrastructuur op de post. Bij storingen en problemen wordt snel actie ondernomen om tot een oplossing te komen. Het verrichten van ondersteunende werkzaamheden als Gebruikers Ondersteuner (GO er) en toezien op goed functioneren van de automatiseringsmiddelen. Beveiliging in opdracht van de BVA en afhankelijk van de veiligheidssituatie van het land: Bij storingen en calamiteiten wordt snel actie ondernomen om tot een oplossing te komen. Waarborgen van de veiligheid door toezicht op periodiek onderhoud (testen) van apparatuur, correcte naleving en het actualiseren van de beveiligingsprocedures. Verrichten van ondersteunende werkzaamheden als assistent BVA m.b.t. beveiliging, ontruiming en bedrijfshulpverlening. Lid Management Team van de post: Ondersteunt als lid van het Management Team de leiding in het dagelijks reilen en zeilen van de post en geeft waar relevant aanwijzingen om de bedrijfsprocessen te optimaliseren. Algemene ondersteuning: Medeverantwoordelijk voor ondersteuning bij en coördinatie van diverse taken ten behoeve van een soepele bedrijfsvoering en de organisatie van speciale gelegenheden. Medeverantwoordelijk voor de niet financiële bedrijfsvoeringtaken. Beheert CHI-AZ dienstpostbus. Beheert CHI dienstpostbus. Het op belang en urgentie inschatten van binnengekomen correspondentie, en het op eigen initiatief en naar eigen inzicht toevoegen van voor de afhandeling benodigde informatie. Consulair: Bij afwezigheid Senior Medewerker AZ/CZ overname waar nodig van werkzaamheden zoals omschreven in de van toepassing zijnde FIF Medewerker AZ/CZ. 4. Speelruimte De Operationeel Manager is verantwoording schuldig voor wat betreft de juistheid van de verstrekte informatie en de rechtmatige toepassing en uitvoering van vigerende wettelijke regelingen, procedures en instructies. Het kader wordt gevormd door samenhangende wet- en regelgeving, procedures, richtlijnen, en relevante PDC s zoals de PDC RSO/Posten en de PDC 3W. De Operationeel Manager neemt beslissingen bij de uitvoering van de onder punt 3 genoemde resultaatgebieden en taken. De Operationeel Manager informeert over en is (mede)verantwoordelijk voor: o de wijze waarop het cluster wordt gecoördineerd. o De wijze waarop sturing aan ondersteunend personeel wordt gegeven. o de bijdrage aan het jaarplan binnen het MT van de post. 3
o de realisatie van de in het jaarplan genoemde doelen ten aanzien van de Interne dienstverlening. 5. Opleidingseisen HBO+ werk- en denkniveau en 3 a 5 jaar relevante werkervaring. Goede kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift. 6. Overige kennis en vaardigheden Kennis van bedrijfsvoering, waaronder financiën, administratie, facilitair management, HR, ICT en beveiliging. Coördinerende vaardigheid: het bevorderen van een open cultuur die is gericht op samenwerking en op het bereiken van resultaten. Sociale en communicatieve vaardigheden. Vaardigheid in het omgaan met verschillende belangen. Vaardigheid in het signaleren en ontrafelen van ontwikkelingen en problemen. Vaardigheid in het effectief oplossen van praktische problemen. Dienstverlenende houding. Talenkennis, Engels 7. Competenties FGR Klantgerichtheid Kwaliteitsgerichtheid Organisatiesensitiviteit Integriteit Samenwerken Omgevingsbewustzijn Plannen en organiseren Voortgangscontrole Zelfontwikkeling 8. Contacten Met de leiding van de post om te informeren over alle aspecten van Interne Zaken. Met de collega s van de post en het NFIA over adviezen op financieel en administratief gebied en bij de uitvoerring van toepasselijke regelgeving, om voorstellen te doen in geval van knelpunten en op oplossingsrichtingen en adviezen aan te geven. Met de RSO om af te stemmen over de dienstverlening van de RSO aan de post. Met 3W om af te stemmen over de dienstverlening van 3W aan de post. Met andere posten om informatie en ervaringen uit te wisselen. Met het lokale OFM Met RSO WEU Met proceseigenaren op het departement over zaken die niet (conform de PDC) via de RSO lopen. 4
Met lokale autoriteiten, (overheid)instanties en bedrijven voor het verkrijgen van documenten/vergunningen/informatie/dienstverlening en hen te informeren/toelichting te geven over de interpretatie van bepaalde wetten en regelgeving. Met bedrijven en leveranciers voor het verkrijgen van informatie over de aankoop/levering/uitvoering van goederen en diensten. Aanvullende informatie: Het Consulaat-Generaal in Chicago is onderdeel van het diplomatieke netwerk van het Koninkrijk der Nederlanden in de VS en (momenteel) verantwoordelijk voor 14 staten in het Middenwesten van het land. Op CG Chicago werken elf medewerkers, 3 uitgezonden en 8 lokale medewerkers, waarvan 4 werkzaam voor het Netherlands Foreign Investment Agency (NFIA). Het team wordt regelmatig aangevuld met stagiairs en/of trainees. Het CG werkt tevens samen met 6 honorair consuls, die zich binnen hun regio (onbezoldigd) inzetten voor zowel economische diplomatie als consulairmaatschappelijke zaken. Het takenpakket van de post omvat overwegend werkzaamheden op economisch gebied (incl handelsen investeringsbevordering), werkzaamheden op het gebied van maatschappelijk-consulaire aangelegenheden en culturele en publieksdiplomatieke aangelegenheden. Vanwege de geringe omvang van het team en de brede taakopdracht van het consulaat hebben de individuele medewerkers een grote mate van zelfstandigheid. Ook komt het voor dat medewerkers taken verrichten die buiten hun kernopdracht ligt. Flexibiliteit is dan ook een voorwaarde. De werksfeer is goed en informeel. Het Consulaat is gevestigd in een modern kantoorpand aan de rivier in downtown Chicago (East Wacker Drive) en uitstekend bereikbaar met het openbaar vervoer. De kandidaat dient in het bezit te zijn van een geldige werkvergunning voor de VS. Het is voor niet-ingezetenen mogelijk om in aanmerking te komen voor een zg A-2 visum. Dit visum staat de medewerker toe om gedurende een periode van maximaal 5 jaar in de VS te werken en is gekoppeld aan de functie op het CG. Eventuele partners van een A-2 visumhouder komen niet in aanmerking voor een werkvergunning. Contactpersonen: Voor nadere informatie omtrent deze functie kan contact worden opgenomen met Louis Piët, Consul-Generaal (3127801301) of Bianca Oudshoff, plaatsvervangend Consul-Generaal (3127801302). 5