Orbis Software Case Study Deze Case Study vertelt het succesverhaal van de samenwerking tussen Orbis Software Benelux BV en Zevenboom.
Zevenboom www.schildersvoordeel.nl In 1842 begon dhr. Zevenboom in Amsterdam een kwastenfabriek onder de naam Aug. Zevenboom & Zoon. De firma werd in 1993 overgenomen door de gebroeders Vink uit s-hertogenbosch. Met deze nieuwe eigenaren werd het assortiment fors uitgebreid. Als enige groothandel in Nederland produceert Zevenboom in Den Bosch zelf een groot assortiment muurverven. Deze worden onder de merknaam Azet in de markt gezet. Door de aanvulling van het assortiment met Azet Muurverf en Azet Lakken ontwikkelde Zevenboom zich tot een landelijke groothandel met een compleet assortiment voor de schilder. Zevenboom is de oplossingen van Orbis Software jaren geleden gaan inzetten. Wat begon met een paar simpele taken met Orbis TaskCentre, is nu enorm uitgebreid. Automatisch debiteurenbeheer met Debman4U werd al snel onderdeel van Zevenboom en later bouwde ze hun professionele webshop met Store4U van Orbis Software. Sinds kort is ook Workflow4U in gebruik. Het concept van Orbis Software sprak me vanaf het begin al aan, vertelt Rob Vink, algemeen directeur. Het kan onze bedrijfsprocessen automatiseren, zodat wij er zelf geen werk meer aan hebben. Dat vind ik heel mooi, zeker omdat er ook een koppeling met Exact gemaakt wordt. P01 P02
Marketing binnen Zevenboom Het eerste automatische proces heeft te maken met de omzet. Middels een Orbis taak wordt elke avond automatisch de dagomzet gemaild. Iedere vertegenwoordiger ontvangt een mail met de orders die Door de inzet van Orbis TaskCentre kunnen wij toch marketingrapportages draaien uit Exact deze dag zijn uitgeleverd aan zijn klanten. Daarnaast maakt Zevenboom gebruik van Orbis taken voor automatische marketingrapportages. Wij krijgen elke week automatisch bericht met een lijst van klanten die al 14 dagen niks besteld hebben. Buiten dat het vergeten werd, was het ook erg omslachtig om deze gegevens uit Exact te halen. Exact heeft hier geen goed systeem voor, zo vertelt ons Rob Vink. Ook ontvangen wij maandelijks automatisch een lijst van klanten die voor minimaal 10% minder hebben gekocht dan afgelopen jaar tot die tijd. Ook hierop kunnen wij nu tijdig inspringen door deze klanten snel wat extra aandacht te geven. Soms zijn er logische verklaringen voor, maar vaak is er toch een reden om de klant te bellen. Wij willen graag weten of er zaken spelen die de verminderde omzet veroorzaken. Wij worden nu heel snel getriggerd om te reageren en actie te ondernemen. Dat zijn tevens goede handvaten voor onze buitendienst om hun tijd efficiënt in te delen. Bovenstaande taken waren onze eerste taken die wij maakten met Orbis TaskCentre en wij gebruiken ze nog steeds. Het zijn bewezen nuttige tools. Je ziet in Exact heel goed wie er wel orders plaatst, maar niet wie er geen orders meer plaatst. De marketingtaken die wij ingericht hebben met Orbis TaskCentre zijn voor ons heel nuttig, aldus Rob Vink P03 P04
Veiligheidsbladen Zevenboom is verplicht om de veiligheidsbladen van verfartikelen aan de klant te verstrekken bij aankoop. Dit mag op papier of digitaal. Handmatig is dit niet te doen. Wij moeten iedere klant voorzien van de juiste veiligheidsbladen bij hun aankoop en ook moeten wij nieuwe veiligheidsbladen verstrekken als de fabrikant een wijziging heeft aangebracht. Hier gebruiken wij ook Orbis TaskCentre voor. Elke avond wordt er automatisch een bestand aangemaakt met orderregels van geleverde verfproducten. In het bestand staat tevens de code van het veiligheidsblad en het mailadres van de klant. Dit bestand wordt automatisch geüpload naar een externe partij die dezelfde nacht zorgt voor de distributie voor alle branche partijen. Door de inzet van Orbis TaskCentre hoeven wij geen handmatige handelingen met betrekking tot de veiligheidsbladen te verrichten en hebben wij voldaan aan onze verplichtingen. Wij hebben er zelf geen omkijken meer naar. Digitaal factureren Binnen Exact is digitaal factureren erg lastig voor Zevenboom omdat ze gebruik maken van verschillende handelsnamen. Per handelsnaam maken zij gebruik van een andere lay-out voor de facturen. Orbis TaskCentre herkent op basis van het debiteurennummer welke handelsnaam er gebruikt wordt en in welke lay-out de factuur opgemaakt moet worden. Voor ons debiteurenbeheer is Debman4U een welkome aanvulling. Wij hebben maar 1 medewerker op onze debiteurenbeheer en als zij ziek is of met vakantie dan bleef alles liggen. Juist bij ons als klein bedrijf is automatisch debiteurenbeheer met Debman4U van grote invloed. Het helpt ons enorm. Bij afwezigheid van onze medewerker op de debiteurenadministratie, hebben wij toch controle op openstaande facturen. Alle herinneringen en aanmaningen worden automatisch verzonden. Het belangrijkste proces verloopt automatisch en loopt door terwijl de medewerker afwezig is. Daarnaast hebben wij dankzij Debman4U ook een heel duidelijk beeld van welke acties er moeten worden ondernomen. Debman4U zouden wij niet kunnen missen! Debman4U is flexibel naar eigen wens in te richten. Wij hebben ervoor gekozen dat er na 2 aanmaningen een belactie moet plaatsvinden. Zodra er een belactie moet plaatsvinden, krijgt onze medewerker automatisch bericht. Ook is er een duidelijk overzicht van de status van openstaande facturen. P05 P06
Webshop Schildersvoordeel.nl In 2010 ontwikkelde Zevenboom een webshop om haar klanten nog beter van dienst te zijn. Klanten kunnen nog steeds hun orders plaatsen via fax en telefoon, maar sinds 2010 ook 24/7 via het internet. Dit heeft ervoor gezorgd dat schilders uit het hele land bereikt worden; van Maastricht tot de Waddeneilanden. In de webshop vinden klanten alle producten met een afbeelding en een beschrijving. Bovendien kunnen ze alle facturen en orders uit het verleden raadplegen. De koppeling met Exact werkt voor ons heel goed. Orbis TaskCentre plaatst de binnenkomende orders van de webshop meteen in ons ERP-systeem Exact. Ook worden alle artikelmutaties die in Exact gedaan worden direct doorgevoerd in de webshop. Wij maken in Exact de selectie welke artikelen op de webshop geplaatst moeten worden. Er wordt 2x per dag gesynchroniseerd en alles wordt automatisch aangepast. Wij kunnen dus heel gemakkelijk zelf artikelen aan de webshop toevoegen of eraf halen. Wij maken gebruik van aanbiedingen. Ook dit gaat heel simpel; wij selecteren het artikel in Exact en geven de aanbiedingsprijs in. Deze wordt dan automatisch in de aanbiedingssectie op de webshop geplaatst. Het is een enorm voordeel dat wij nu 24/7 open zijn voor onze klanten. Vooral kleine schildersbedrijven en ZZP ers doen hun administratie en bestellingen namelijk in het weekend. Verder verloopt het bestelproces ook automatisch. De orderbevestiging gaat rechtstreeks per e-mail naar de klant toe en Zevenboom ontvangt ook een mailtje met de bestelling. P07 P08
Plannen voor Workflow4U Wij zien ernaar uit om naast Orbis TaskCentre, Debman4U en Store4U nu ook Workflow4U te gaan gebruiken. Wij hebben geen CRM-systeem. Standaard CRMsystemen passen niet bij onze organisatie. Workflow4U heeft vele mogelijkheden, hiermee kunnen wij eindelijk zelf onze CRM inrichten. Wij staan binnenkort voor het eerst op een beurs. Tijdens de beurs kunnen wij Workflow4U meteen inzetten als CRM-systeem voor het registreren van prospects. Wij gaan ervoor zorgen dat er dan al een opvolgingstraject ingericht is. Zo kunnen wij tijdens de beurs meteen contacten registreren en starten met het hele traject van opvolging in plaats van het bewaren van losse A4 tjes en visitekaartjes. Wij willen tijdens de beurs de geïnteresseerde bezoekers direct registreren en hen automatisch e-mail sturen. Zo besteden wij al direct aandacht aan onze nieuwe relaties. Daarnaast willen wij alle mailboxen van onze medewerkers gaan inlezen in Workflow4U zodat iedereen mail van klanten kan inzien. Deze losse E-mails van klanten staan nu vaak bij 1 medewerker in de mailbox en er is verder geen enkele registratie. Dit moet nu mooi geregistreerd gaan worden in Workflow4U zodat direct alle klantcontacten zichtbaar zijn in 1 systeem. Als Orbis TaskCentre ermee stopt missen wij een hoop kansen in de markt! Juist voor een kleine onderneming als ons is Orbis Software een geschikte partner. De software van Orbis neemt heel veel processen over waar anders mensen voor nodig zouden zijn of, nog erger, die anders niet uitgevoerd zouden worden! Voor ons neemt het heel veel werk uit handen en de investering verdient zich snel terug. Alle processen lopen gewoon door als er iemand niet aanwezig is. Aldus Rob Vink. P09 P10
Meer informatie omtrent onze producten en/of diensten? Neem dan contact met ons op: Orbis Software Benelux BV Geldropseweg 250 5643 TR Eindhoven, Nederland Tel: +31 (0) 40 290 1640 Fax: +31 (0) 40 290 1649 Email: verkoop@orbis-software.nl WWW: http://www.orbis-software.nl