functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Het Facilitair Bedrijf zoekt twee Dossierbeheerders aankoop Statutair Niveau: D Rang: D2 Graad: hoofdassistent Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: 26476 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 FUNCTIECONTEXT Je komt terecht bij Het Facilitair Bedrijf, dat instaat voor de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid op vlak van facilitair management, vastgoedbeheer, ICT-diensten en overheidsopdrachten. Wij zoeken een dossierbeheerder aankoop voor buitenlandse zendingen én een dossierbeheerder aankoop voor bureelbenodigheden. Je bent verantwoordelijk voor de behandeling van aanvragen van jouw klanten, die toekomen in een modern IT-systeem. Daarna verken je wanneer nodig de markt, organiseer je prijsvragen of gebruik je bestaande contracten voor het plaatsen van de bestelling. Geregeld heb je telefonisch contact met klanten, zodat ze vragen kunnen verduidelijken. In het financiële systeem maak je kredietreservaties en zorgt je er voor dat de elektronische facturatie vlot kan verlopen.
2 TAKENPAKKET 2.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Beheren en behandelen van aankoopdossiers en gegevens, teneinde ervoor te zorgen dat het aankoopproces efficiënt, correct en klantvriendelijk verloopt en dat procedures, wet- en regelgeving worden gerespecteerd. 2.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: pagina 2 van 8
Gegevensverzameling Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. Controle van gegevens Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Verwerken van gegevens en behandeling van dossiers Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. Informatie-uitwisseling Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren. Werkrelaties Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. - Ontbrekende gegevens opzoeken - Gegevens importeren in een registratiesysteem - Ontvangst van facturen bevestigen en facturen ingeven - Samenstellen en achterhalen van gegevens in een financieel dossier - Interne controlepunten inbouwen en optimaliseren - Vaststellen van foutieve boekingen en voorstellen doen voor correctie - Controleren of aanvragen in lijn zijn met het statuut - Berekeningen uitvoeren - Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van dossiers, bestanden, documenten,... - Uitzoeken hoe wetgeving het best kan toegepast worden - Opmaken van overzichten en rapporten - Databanken uitbouwen - Opmaken van contracten en besluiten - Voorbereiden en uitvoeren van financïele verrichtingen - Aanvragen verwerken - Analyseren van processen en uittekenen in Orafin - Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en klanten hierover adviseren. - Fungeren als aanspreekpunt voor klanten - Informatie verstrekken aan leveranciers betreffende de financiële dossiers - Rapporteren over de stand van zaken - Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen - Bespreken van dossiers met collega's - Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en klanten hierover adviseren - Fungeren als aanspreekpunt voor klanten - Informatie verstrekken aan leveranciers - Rapporteren over de stand van zaken - Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen - Bespreken van dossiers met collega's - Ondersteunen van het teamhoofd om nieuwe en bestaande processen up-to-date te houden pagina 3 van 8
3 PROFIEL 3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen Het Facilitair Bedrijf in de graden van assistent, technisch assistent of speciaal assistent ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen de Het Facilitair Bedrijf én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de graden van assistent, technisch assistent of speciaal assistent. Je beschikt op datum van 12 april 2017 over minstens 6 jaar relevante beroepservaring met Orafin of met het behandelen van facilitaire aanvragen. Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Jurgen Brems, jurgen.brems@kb.vlaanderen.be, 0492 08 94 99). 3.2 COMPETENTIES Technische competenties - Functioneel gebruik van Orafin, met inbegrip van het luik rapportering - Functioneel gebruik van Facilipunt - Dagelijkse kennis van de reglementering rond overheidsopdrachten. - Goede kennis van de organisatiestructuur aan klantzijde - Goede kennis van de dienstverlening en situering daarvan in het Facilitair Bedrijf. - Kennis van de mogelijkheden van de markt voor facilitaire aankopen Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 4 van 8
Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. 3.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden en proeftijd 4. Je slaagt in de selectieprocedure. 5. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 4 AANBOD - Je wordt bevorderd in de graad van hoofdassistent (rang D2) met de bijbehorende salarisschaal D211. - De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. - Je eerste 4 maanden vormen een proeftijd. Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: o voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde pagina 5 van 8
o je in dienstactiviteit bevinden; o ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn. - Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 5 SELECTIEPROCEDURE 5.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de criteria vermeldt onder punt 3.1 Deze cv-screening gebeurt door de selector, in overleg met de lijnmanager van de afdeling waar de vacature zich situeert. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 10 april 2017 (datum onder voorbehoud). 5.2. EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET CASE EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 26 april (datum onder voorbehoud). pagina 6 van 8
Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 5.3. NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 6. HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op woensdag 12 april 2017. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur - via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer 26476. - of per post naar: Dienst Rekrutering en Selectie, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je je kandidatuur uiterlijk op woensdag 12 april 2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op pagina 7 van 8
7. VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Griet De Bruycker teamhoofd griet.debruycker@kb.vlaanderen.be +3225538416 Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Jurgen Brems selectieverantwoordelijke jurgen.brems@kb.vlaanderen.be 0492 08 94 99 Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 8. FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen midden mei 2017. Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar jurgen.brems@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. pagina 8 van 8