Handleiding DonorHub Inhoud Handleiding DonorHub... 2 Overzicht tabbladen in DonorHub... 2 Thuis/Home... 2 Donaties/Donations... 3 Donateurs/Ministry Partners... 3 Boekhouding /Account Report... 4 Downloaden naar Excel... 8 Voorbeeld... 8 Pagina 1 van 12
Handleiding DonorHub Wycliffe Bijbelvertalers Nederland, hierna ook WBN genoemd, gebruikt DonorHub om inzage te geven in de financiële situatie van leden. In Donorhub komt informatie samen vanuit twee systemen. 1. CRM; in het CRM systeem worden alle giften van de leden vastgelegd inclusief de donateursgegevens. 2. Navision; in Navision worden alle financiële transacties van WBN vastgelegd. Donorhub kan worden opgestart door de volgende link te activeren. https://www.mytntware.com/dataserver/wycliffe-nl/staffportal/ Voor inloggegevens en aanmeldinstructie kan contact opgenomen worden met Christiaan Nieuwenhuize (christiaan.nieuwenhuize@wycliffe.nl). Bij het openen zijn een aantal tabbladen zichtbaar: 1. Thuis/Home 2. Donaties/Donations: Overzicht giften 3. Donateurs/Ministry Partners: Informatie over giftgevers 4. Boekhouding/Accountsreport: Totaaloverzicht 5. Contact us/neem Contact op; niet gebruiken s.v.p. Voor vragen over DonorHub mail naar finance@wycliffe.nl 6. Control Panel; niet gebruiken s.v.p. 7. Log out / Log uit; bij het afsluiten van de website gebruiken of op het kruisje rechts bovenin klikken. Een uitleg per tabblad volgt hieronder. Overzicht tabbladen in DonorHub Thuis/Home Hier staat een overzicht van het lid of de leden waar je toegang voor hebt in DonorHub. Dit ziet er als volgt uit: Pagina 2 van 12
FondsID; het household ID van het lid, het unieke nummer dat voor het lid wordt gebruikt in de internationale systemen van WBN en de partnerorganisaties; Naam; de naam van het lid; Maandelijks Gemiddelde (EUR); het gemiddelde maandbedrag aan giften; Tot nu toe deze maand (EUR); het totaal aan giften van de huidige maand. Donaties/Donations Als je klikt op het tabblad Donaties verschijnt een overzicht van alle giften die tot op dat moment zijn verwerkt in CRM. DonorHub synchroniseert elke avond met CRM. Naam Het scherm opent met de laatste maand waarin giften zijn toegevoegd in CRM. Door op de knop [Vorige Maand] en [Volgende Maand] te klikken, kun je naar een andere maand gaan. De kolommen in de bruine balk bevatten de volgende gegevens (van links naar rechts): DonorID; het unieke nummer van de donateur in CRM; Donateur; de naam en voorletters van de donateur. Op deze naam kun je dubbelklikken om in de donateursgegevens te komen (zie tabblad Donateurs hierna); Datum ; de datum waarop de gift in CRM is verwerkt; Memo; de omschrijving die de donateur heeft meegegeven in de bankoverschrijving; Type; WBN gebruikt dit niet; Hoeveelheid (EUR); het bedrag van de gift in EUR. Sommige donaties bevatten geen DonorID of naam. Dit zijn giften afkomstig van buitenlandse Wycliffe-organisaties. Het is niet mogelijk om de gevers uit het buitenland te specificeren. Voorbeeld: Ook kunnen onder de donaties uit het buitenland in 2017 reimbursements 1 verantwoord zijn. Donateurs/Ministry Partners Het tabblad Donateurs bevat een lijst van de donateurs die aan het lid gegeven hebben. Klik je op de naam van een gever (Donateur / Ministry Partner), dan kom je bij de informatie die over de donateur is vastgelegd in CRM, zoals adresgegevens. Daarbij is zichtbaar welke giften wanneer zijn gegeven volgens CRM. Per maand zie je een totaal van de giften/donaties met het aantal gevers. Voorbeeld: 1 In 2017 kan deze post ook reimbursements (vergoede declaraties) bevatten. Reimbursements zijn kostendeclaraties die een lid indient bij een Wycliffekantoor buiten Nederland. Deze declaratie wordt via het interne systeem bij WBN ontvangen. De declaratie wordt vervolgens door WBN uitbetaald aan het lid. In 2017 is dit niet consequent goed geboekt, zowel de boeking via het interne systeem als de uitbetaling niet. In 2018 worden de reimbursements van leden en de uitbetalingen aan de leden op een zelfde code geboekt. Pagina 3 van 12
Datum ; de datum waarop de gift in CRM is verwerkt; Staff/Project Name; de naam van het lid; Hoeveelheid (EUR); het bedrag van de gift in EUR; Type; WBN gebruikt dit niet; Memo; de omschrijving die de donateur heeft meegegeven in de bankoverschrijving en door WBN is vastgelegd in CRM. Boekhouding /Account Report Het tabblad Boekhouding / Account Report bevat een financieel overzicht over de aangegeven periode. De informatie in dit tabblad komt uit Navision. Als de financiële transacties in Navision zijn verwerkt, worden ze zichtbaar in dit scherm. Navision wordt altijd later bijgewerkt dan CRM. Dit kan betekenen dat in het tabblad Donaties/Donations giften staan die nog niet onder de Inkomsten in het tabblad Boekhouding/Account Report zichtbaar zijn. De Start Balans is het saldo van het lid aan het begin van de geselecteerde periode. De Eind Balans is een telling van de Start Balans + inkomsten -/- uitgaven. Het totaal aan inkomsten zijn alle giften (inclusief assessment) die WBN voor het lid ontvangen heeft. Het totaal aan uitgaven zijn alle kosten (inclusief assessment) die WBN namens het lid gemaakt heeft. Bovenstaand voorbeeld is beknopt. Er zijn meer posten die verantwoord worden onder de inkomsten en uitgaven. De bedoeling van bovenstaand overzicht is om te laten zien hoe het tabblad Boekhouding/Account Report gelezen moet worden. Hierna volgt hierover een uitleg met alle mogelijke inkomsten- en uitgavencategorieën. Uitleg van de schermen in het tabblad Boekhouding/Account Report. Zowel de inkomsten als de uitgaven hebben vier kolommen: Datum ; de datum van de laatste transactie op de betreffende regel; Type; naam van de interne grootboekrekening waarop de transactie verantwoord is; Omschrijving; naam van de interne grootboekrekening met tussen haakjes het aantal transacties op de betreffende grootboekrekening; Hoeveelheid (EUR); het totaalbedrag van de transacties in EUR; Pagina 4 van 12
Inkomstencategoriën - de assessment over de giften van het lid; dit is verantwoord onder de regel Assessments - de inkomsten van het lid; dit wordt verantwoord onder verschillende regels: 80005 Inkomsten leden Nederland; 90% van de giften van donateurs; 80010 - Inkomsten AG; 90% van de giften van donateurs; (transacties tot en met 31 mei zijn hier op geboekt, wordt vanaf 1 juni 2017 niet meer gebruikt); 80015 Inkomsten NAG; 100% van de giften, hier worden de Membergifts en de giften uit het buitenland op geboekt; 80050 assessment leden Nederland; 10% assessment wordt hierop geboekt. Het totaalbedrag aan inkomsten moet gelijk te zijn aan het totaalbedrag in het tabblad donations in dezelfde periode. Uitgavencategorieën de assessment over de giften van het lid; dit is verantwoord onder de regel Assessments. Het bedrag aan ontvangen assessments wordt gebruikt voor ter dekking voor kosten van SIL en Wycliffe en zijn daarmee uitgaven voor het lid. De assessment onder de uitgaven moet gelijk zijn aan de assessment die onder de inkomsten is verantwoord. 05200 Eigen stortingen; de reimbursements vanuit andere Wycliffe organisaties en de daarbijbehorende uitbetaling aan het lid van de reimbursement 2 ; 40020 Basic Living & Ministry Cost; de uitgaven en overboekingen vanuit WBN ten behoeve van het lid; 40021 BLF-niet Nederlandse Leden (90%); de uitgaven die WBN doet namens een niet- Nederlands lid en de uitbetaling van de giften WBN heeft ontvangen namens het niet- Nederlandse lid; 40030 Verzekeringskosten; de uitgaven en overboekingen vanuit WBN die onder de categorie Verzekeringen vallen; 40040 Verlofkosten; de overboekingen vanuit WBN die onder de categorie verlof vallen; 40090 Vereffeningsrekening afdracht; dit betreffen afdrachten voor niet-nederlandse leden. Vanaf 2018 wordt 40090 niet meer gebruikt. Details van de transacties in Account Report De bovengenoemde overzichten zijn totaalbedragen per maand. Het is ook mogelijk om andere perioden te kiezen zoals bijvoorbeeld een jaaroverzicht. Ga dan naar [Verander Datum en andere Opties] of [Change Date and Other Options] De informatie beschikbaar vanaf 1 januari 2017. Het volgende scherm wordt geopend met daarin vier selecties: 1. Selectie van de Datum / Periode 2. Selectie van de categorieën uitgaven en inkomsten 3. Selectie van de sortering 2 Zoals eerder aangegeven: de reimbursements in 2017 niet consequent op 05200 eigen stortingen geboekt. Pagina 5 van 12
4. Knop met Get transactions Ad. 1 Selectie van de Datum / Periode Door op het pijltje van bij 1 te klikken heb je de volgende opties zoals in onderstaand scherm te zien is. Ad 2. Selectie van de categorieën uitgaven en inkomsten Hier selecteer je de grootboekrekening waarvan je de detailtransacties wilt zien door het vinkje uit te zetten. Voorbeeld: ik wil graag alle detailtransacties op 40020 Basic Living & Ministry cost zien, dan ziet het selectiemenu er als volgt uit: Pagina 6 van 12
Ad 3. Selectie van de sortering Hier selecteer je de wijze van sortering. Soms kan het handig zijn om op omschrijving of bedrag te sorteren. Dan komen de detailtransacties zoals in menuoptie 2 geselecteerd in de hier gekozen sortering op het scherm. Ad 4. Knop met Get transactions Door op deze knop te klikken kom je weer terug in het scherm Boekhouding / Account Report. Pagina 7 van 12
Je kunt nu de details van de transacties zien zoals aangegeven in de selecties 1 tot en met 3. Downloaden naar Excel Opmerkingen vooraf Voor het downloaden van gegevens naar Excel werkt de browser Microsoft Edge goed. Google Chrome werkt niet goed omdat bedragen niet als bedragen worden gedownload naar Excel. Sommige gebruikers bekijken meerdere ledenrekeningen. Kies onder Designation de rekening die je wilt bekijken of downloaden. Onderaan elk tabblad van DonorHub staan een aantal knopjes om de gegevens van dat scherm in Excel, een tekstbestand (csv) of naar het programma TNTconnect te downloaden. Het kan handig zijn om transacties naar Excel te downloaden om vervolgens in Excel een rapportage te maken. Bij het downloaden naar Excel kies je voor download xls. Voor de mensen die thuis zijn in Excel kan het handig zijn om in Excel verder overzichten te maken. Voorbeeld Hieronder volgt een voorbeeld van een export van de boekhouding/account report met een mogelijke rapportage in de vorm van een draaitabel. Bij het gebruik van Excel kan er eindeloos gevarieerd worden. Het voorbeeld is bedoeld om te laten zien wat er mogelijk is voor leden / penningmeesters die weinig ervaring met Excel hebben. Pagina 8 van 12
Selecteer eerst bij [Verander Datum en andere Opties] vraag 1 een periode. Zet onder vraag 2 vinkjes uitgezet van de categorieën, zodat alle transacties naar Excel worden gedownload. Klik op de knop Get Transactions. Je komt weer terug in het tabblad van Boekhouding/AccountReport en ziet alle transacties voor het betreffende lid: 1. Klik op het icoon van xls onder aan het scherm. 2. De volgende popup verschijnt: 3. Klik voor openen of opslaan als voor het opslaan op een plek op de computer. 4. Het bestand heeft standaard de naam Expense_Report 5. Kies voor Opslaan 6. 7. En open het bestand. 8. De volgende vraag verschijnt: Pagina 9 van 12
9. Kies voor ja 10. Je komt nu in een Excelwerkblad 3 met veel data waarvan de bovenste rij er als volgt uitziet: 11. Klik vervolgens op Invoegen in het werklint bovenin (zorg ervoor dat je altijd in één cel staat die binnen de tabel met gegevens valt). 12. 13. Een nieuw werklint, de eerste button links is draaitabel klik hierop. Klik op draaitabel maken 14. Je krijgt het volgende scherm te zien: 15. Klik op Ok 16. Er verschijnt nu in een nieuw werkblad het volgende: Aan de linkerkant van het werkblad: 3 Dit voorbeeld is gemaakt met Excel2010. Bij het gebruik van andere Excelversies kunnen wat verschillen zijn ten opzichte van het voorbeeld. Pagina 10 van 12
Aan de rechterkant van het werkblad: Sleep (klik met je muis in de omschrijving van een veld bovenin, houd je rechtermuisknop ingedrukt en sleep het veld naar de plek die je wilt hebben) Bijvoorbeeld: Ik heb GLAccountCode en GLAccountDescription naar het gebied rijlabels gesleept en Amount naar waarden Pagina 11 van 12
Aan de linkerkant verschijnt nu het volgende overzicht: Hiermee kan verder geanalyseerd worden. Bij het klikken op een bepaald bedrag opent Excel een nieuw werkblad en worden de transacties zichtbaar die verantwoord zijn onder dat bedrag. In Excel zijn vele mogelijkheden verder om goede rapportages met de data te maken. Pagina 12 van 12