GEZONDE HANDEL? HANDEL GEZOND! Stappenplan verbeteren arbeidsveiligheid

GEZONDE HANDEL? HANDEL GEZOND! Stappenplan verbeteren arbeidsveiligheid

GEZONDE HANDEL? HANDEL GEZOND! Met deze brochure kunt u aan de hand van een eenvoudig stappenplan bepalen waar u als organisatie staat op het gebied van arbeidsomstandigheden. Van elke stap wordt uitleg gegeven op de daarop volgende pagina s. De brochure sluit af met een aantal praktische middelen dat u kan ondersteunen bij het communiceren met medewerkers. WAT IS UW IDEAAL? U denkt vast na over de toekomst. Is uw bedrijf dan even groot, of gaat u groeien? Levert u dezelfde producten, of gaat dat veranderen? Neemt u extra medewerkers mensen aan? Het zijn ambities waar u iets voor zult moeten doen. Hetzelfde geldt voor veilig en gezond gedrag: is uw bedrijf over vijf jaar veiliger dan nu? Hebben de medewerkers dan meer plezier in hun werk dan nu? Ook dit zijn ambities die een inspanning van u vragen. SAMEN VERANTWOORDELIJK Niemand wil tijdens het werk een ongeluk krijgen, of ziek worden van het werk. Ook wilt u als werkgever niet dat uw werknemers zoiets overkomt. Toch nemen we vaak dat risico. Hoe komt dat? Er zijn verschillende verklaringen, die u vast wel herkent: Het is niet altijd duidelijk waar de grens ligt tussen onveilig en veilig werken. Er is productiedruk. Het werk moet af en dan besteden we weleens minder tijd aan voorzorgsmaatregelen. EIGEN VERANTWOORDELIJKHEID Bij veilig en gezond werken heeft iedereen zijn verantwoordelijkheid: werkgevers, werknemers en uitzendkrachten. En ook anderen in uw bedrijf, zoals personeel van een andere firma, of bezoekers. Eigen verantwoordelijkheid mag niet verward worden met zoek het zelf maar uit. Eigen verantwoordelijkheid houdt in dat iedereen bijdraagt aan de veiligheid van iedereen. Van u als werkgever mag verwacht worden dat u de leiding neemt en de condities schept waaronder iedereen veilig kan werken. Daar hoort bij dat u de inzet van alle anderen organiseert. VEILIG EN GEZOND WERKEN HEEFT VEEL VOORDELEN Veilig en gezond werken hoeft niet te betekenen dat de resultaten van uw bedrijf er onder leiden. Op korte termijn kan dat zo lijken, maar op langere termijn bent u met veilig en gezond werken altijd beter af. Een bedrijf met goede arbeidsomstandigheden heeft vele voordelen, zoals: Een lager personeelsverloop, minder ziekteverzuim, een lagere instroom in de WIA en een beter bedrijfsresultaat. Medewerkers die veilig en gezond werken zullen meer plezier in hun werk hebben en zullen dus productiever zijn. Goede arbeidsomstandigheden leiden tot minder fouten. Niet alleen de productie is daar bij gebaat, maar ook de kwaliteit en voedselveiligheid. Arbeidsongeschiktheid en ongelukken kunnen nare gevolgen hebben voor medewerkers en ze vragen veel tijd en inspanning van u en uw bedrijf. Tot slot, ook het imago van uw bedrijf is in het geding. Als u goed presteert op veilig en gezond werken, dan draagt dat bij aan een positief imago van uw bedrijf. Zowel klanten als werkzoekenden op de arbeidsmarkt zijn hier gevoelig voor. Het GF Groothandelfonds heeft verschillende instrumenten ontwikkeld om u te helpen met het realiseren van goede arbeidsomstandigheden. Ze zijn te vinden op www.gezondehandel.nl. De belangrijkste instrumenten zijn de branche RI&E AGF Groothandels en de Arbocatalogus. 2 3

AANPAKKEN MET DE ARBOCATALOGUS Start In de Arbocatalogus van het GF Groothandelsfonds (www.gezondehandel.nl) staan maatregelen voor het oplossen en/ of beheersen van risico s op het gebied van fysieke belasting, intern transport, geluid, klimaat en veiligheid. Zijn de risico s bekend? ja nee STAP 1 (p. 6) Aan de slag met RI&E STAP 2 (p. 8) Breng de structuur ARBOCATALOGUS GF GROOTHANDELSFONDS De Arbocatalogus is tot stand gekomen door samenwerking tussen werknemersorganisaties (RMU, FNV en CNV) en de werkgeversorganisatie Frugi Venta en is goedgekeurd door de Arbeidsinspectie. WAAR STAAT U ALS BEDRIJF? Volg onderstaande stroomdiagram en bepaal waar u staat met uw bedrijf op het gebied van arbeidsomstandigheden. Op de volgende pagina s wordt per stap een uitleg gegeven. Zijn TVB s goed belegd? ja Werkt de cultuur mee? ja Wordt blijvend veiliger gewerkt? nee nee nee op orde STAP 3 (p. 10) Aandacht organiseren voor arbeidsveiligheid STAP 4 (p. 12) Borging van uw stap Aanpakken met de Arbocatalogus ja Gezonde handel 4 5

STAP 1 AAN DE SLAG MET DE RI&E Met de branche RI&E AGF Groothandel brengt u alle gezondheidsen veiligheidsrisico s in kaart. Het instrument besteedt niet alleen aandacht aan de belangrijkste risico s uit de keten, te weten fysieke belasting, intern transport, geluid, klimaat en veiligheid, maar kijkt ook naar andere risico s, zoals werkdruk, brandgevaar en risico s van beeldschermwerk. Mochten er knelpunten zijn, dan helpt de RI&E AGF Groothandel bij het stellen van prioriteiten. Vanuit de prioriteiten kunt u een Plan van Aanpak opstellen om de knelpunten op te lossen. RI&E AGF GROOTHANDEL Elk bedrijf in Nederland is verplicht een Risico Inventarisatie en Evaluatie op te stellen, inclusief een Plan van Aanpak. De RI&E AGF Groothandel is speciaal ontwikkeld voor de bedrijven in de sector Groothandel in Aardappelen, Groenten en Fruit en wordt gratis ter beschikking gesteld aan bedrijven die aangesloten zijn bij het AGF Groothandelsfonds. De RI&E is door de sociale partners erkend. Dit heeft als voordeel dat bedrijven met 25 of minder medewerkers de RI&E met Plan van Aanpak niet hoeven te laten toetsen door een gecertificeerde arbo-kerndeskundige. Een RI&E hoeft niet jaarlijks gedaan te worden, maar zo vaak als nodig is. Bijvoorbeeld als de vorige versie niet meer bruikbaar is, omdat er veel is veranderd in uw bedrijf of in de wetgeving. U hoeft ook niet het hele bedrijf in één keer te doen. U kunt bijvoorbeeld eerst de kantoren doen en volgend jaar de productie en het jaar daarna de facilitaire afdeling. GEZAMENLIJK VORMEN DE DEEL RI&E S DE TOTALE RI&E De sociale partners hebben als vuistregel afgesproken dat de RI&E tenminste eenmaal per vier jaar volledig geactualiseerd moet zijn. DE RI&E ZELF UITVOEREN OF LATEN DOEN? De RI&E kunt u zelf uitvoeren, of laten doen. Betrek in ieder geval de preventiemedewerker bij de uitvoering. Het is zijn (wettelijke) rol en het geeft hem de inzichten in de praktijk. Met die achtergrond kan hij u het best helpen met het stellen van prioriteiten en kiezen van maatregelen. Bespreek met de preventiemedewerker ook de voorbereidingen van de RI&E. Een goede voorbereiding vergroot het rendement van de RI&E. BETREK UW MEDEWERKERS Een belangrijke bron van informatie vormen de medewerkers van uw bedrijf. Zij hebben direct belang bij goede werkomstandigheden en zijn met een vragenlijst eenvoudig te bereiken. Vooral de minder zichtbare onderwerpen, zoals werkdruk en psychosociale arbeidsbelasting (bedreigd voelen, pesten, intimidatie, etc.) zijn goed met een vragenlijst te inventariseren. Deze psychosociale factoren zijn in toenemende mate de oorzaak van verzuim en ongewenst verloop. Als uw bedrijf een medewerkers-tevredenheidsonderzoek (MTO) houdt waarin deze thema s zijn verwerkt, dan kunt u de resultaten daaruit voor uw RI&E gebruiken. Bespreek de resultaten van de RI&E met de ondernemingsraad (OR), de personeelsvertegenwoordiging (PVT) of belanghebbende medewerkers. 6 7

STAP 2 BRENG DE STRUCTUUR OP ORDE Iedereen in uw organisatie draagt bij aan veilig en gezond werken. Als u een kleine organisatie heeft, kunt u zelf de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (TVB) op het gebied van arbeidsomstandigheden op u nemen. In grotere organisaties worden de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vaak gedelegeerd naar anderen, bijvoorbeeld de leidinggevenden, de arbocoördinator of de preventiemedewerker. UW ROL ALS WERKGEVER Uiteindelijk bent u als werkgever de eindverantwoordelijke. Of u de TVB heeft gedelegeerd of zelf doet, in beide gevallen is het belangrijk dat u laat zien dat u arbeidsveiligheid belangrijk vindt. Maak bijvoorbeeld regelmatig een rondgang door het bedrijf. Als het goed is, treft u tijdens de rondgang geen onveilige situaties aan. Maar zodra dat wel het geval is, is dat een signaal dat de gewenste samenwerking voor veilig en gezond werken niet goed functioneert. En dat is een moment om in actie te komen. LEIDINGGEVENDEN De leidinggevenden zijn verantwoordelijk voor veilig en gezond gedrag van de werknemers die het werk uitvoeren. Betrek bij het opstellen van het Plan van Aanpak van de RI&E de leidinggevenden. Zij moeten de uitvoering bewaken en zijn gebaat bij haalbare en veilige oplossingen. Als het hun afdeling betreft, is het handig om ze ook de verantwoordelijkheid te geven voor het uitvoeren van de maatregelen. PREVENTIEMEDEWERKER De preventiemedewerker is bekend met de gang van zaken binnen uw bedrijf en kent de risico s op het gebied van veiligheid en gezondheid. Het is dus verstandig om de preventiemedewerker elke maand even te spreken over dit onderwerp. De preventiemedewerker kan u laten zien en vertellen waar extra aandacht nodig is. Heeft u nog geen preventiemedewerker? Vraag een medewerker deze rol te vervullen en laat hem een cursus over dit onderwerp volgen. WAT ZEGT DE WET? Elke werkgever van meer dan 25 werknemers moet een Preventiemedewerker aanstellen. Bij minder werknemers mag de werkgever zelf de taken van de Preventie medewerker uitvoeren. De Preventiemedewerker heeft de volgende wettelijke taken: - Meewerken aan het uitvoeren en opstellen RI&E - Bijdrage leveren aan uitvoeren Plan van Aanpak - Adviseren van OR, PVT of belanghebbende medewerkers. ARBOCOÖRDINATOR Heeft u een arbocoördinator? Dan helpt die u met het inrichten van een doelmatig en efficiënt arbeidsomstandighedenbeleid, bijvoorbeeld met de middelen die in opdracht van het GF-Groothandfonds zijn ontwikkeld. De arbocoördinator en de preventiemedewerker kunnen één persoon zijn. MULTIDISCIPLINAIR ARBO-TEAM Een multidisciplinair arbo-team werkt goed bij het maken en borgen van de verbeterstappen die de hele organisatie aan gaan. Het team bestaat bijvoorbeeld uit de leidinggevenden, de technische dienst, P&O en OR of PVT. Ook de preventiemedewerker hoort hier bij. Stel een voorzitter aan die het verbeterproces leidt. DESKUNDIGE PARTIJ Aanvullend kan het zinvol zijn om af en toe een deskundige partij te laten kijken naar uw zorg voor goede arbeidsomstandigheden, of naar een specifiek onderwerp. 8 9

STAP 3 AANDACHT ORGANISEREN VOOR ARBEIDSVEILIGHEID Met een goede structuur is veilig en gezond werken nog geen vanzelfsprekendheid. Hier past ook een goede cultuur bij. Een goede cultuur wil zeggen dat onveilige situaties bespreekbaar zijn. Met u als baas, met het management, maar ook tussen collega s. En het betekent ook dat vanzelfsprekend gekozen wordt voor de veilige manier van werken. HET PLAN VAN AANPAK VANUIT DE RI&E ALS COMMUNICATIEMIDDEL Het Plan van Aanpak dat is opgesteld als onderdeel van de RI&E, biedt u een mooie gelegenheid om de aandacht voor arbeidsveiligheid levend te houden bij uw medewerkers. Deel uw ambities en laat het hún plan worden. Uw inspanningen als werkgever zullen hierdoor nog meer renderen. Maak jaarlijks de balans op. Zet met de leidinggevenden de voortgang van het Plan van Aanpak op papier en bespreek de resultaten met de ondernemingsraad (OR) en de personeels vertegenwoordiging (PVT) of belanghebbende medewerkers. 10 11

STAP 4 BORG UW STAP VOORWAARTS Door het uitvoeren van de RI&E en het Plan van Aanpak wordt helder welke maatregelen nodig zijn om de geconstateerde risico s aan te pakken. Wat is een effectieve manier om deze maatregelen uit te voeren? Ervaringen uit verschillende sectoren laten zien dat het gaat om de juiste mix van activiteiten. Samengevat staan hier de negen voorwaarden voor succes: 1 Deel uw ambitie. Maak bekend wat uw ambities zijn en waarom u het belangrijk vindt dat verbetermaatregelen op het gebied van veilig en gezond gedrag worden uitgevoerd. 2 Stel een multidisciplinair arbo-team samen en geef ze de opdracht de verbeterplannen uit te voeren. 3 Formuleer met elkaar de gewenste eindsituatie. Dit hoeft niet precies het punt op de horizon te zijn, maar kan ook een wolk zijn, die zich gaandeweg tot een punt transformeert. 4 Geef aan op welke wijze de eindsituatie bereikt moet worden. Wat is de route? Wie doet wat? En wanneer? Het plan is pas goed als u als werkgever 100% achter dit plan staat. 5 Maak het plan bekend aan de mensen die het betreft. Leg uit waarom de maatregelen nodig zijn en vraag ieders medewerking. Breng het regelmatig aan de orde. Gebruik ook andere middelen, bijvoorbeeld de posters, om uw boodschap kracht bij te zetten. 6 Neem zoveel mogelijk obstakels weg, zodat de plannen gerealiseerd kunnen worden. 7 Zorg dat op korte termijn al successen worden geboekt, zorg dus voor haalbare stappen in het begin van het traject. Zo wint u vertrouwen in het veranderen en in de toekomst. 8 Houd de vaart erin en kijk nog voor het einde van een stap naar de volgende stap. 9 Borgen. De gewenste eindsituatie betekent misschien een nieuwe manier van werken. Zorg dat het geborgd wordt in de organisatie. Voorbeelden hiervan zijn het aanpassen van een functie, of van de werkplekken, het trainen van medewerkers in een nieuwe werkwijze. 12 13

ONDERSTREEP UW STAP MET EEN POSTERCAMPAGNE Er zijn verschillende manieren om aandacht te vragen voor veilig en gezond werken. Een voorbeeld hiervan is de inzet van posters. Het is uiteraard wel belangrijk dat de poster is ingebed in een bredere context van communicatiemiddelen. De sociale partners hebben een poster ontwikkeld voor de bedrijven in de GF sector. Hiermee kan aandacht voor veilig en gezond werken worden gevraagd. Gebruik de posters met beleid. Hang ze niet zomaar op. Kies samen met het arbo-team, of met de preventiemedewerker de poster die u passend vindt bij de verbeterstap die u wilt maken. Kies een geschikt moment om de poster te onthullen. En bedenk wat u bij de onthulling gaat vertellen, over het verbeterpunt, maar ook over uw ambities. MIX VAN ACTIVITEITEN EN COMMUNICATIEMIDDELEN De grootste kans op succes ontstaat door een goede mix van communicatiemiddelen en activiteiten aan te bieden. Denk aan een mix van structurele activiteiten en projectmatige activiteiten, zoals een bewustwordingscampagne. Denk ook aan een mix van voorlichtingsmaterialen (oa personeelsblad en poster), digitale communicatie (intranet, e-learning, dvd) en interpersoonlijke communicatie (werkoverleg, toolboxmeeting, event, training). Zo kunt u bijvoorbeeld structurele informatie plaatsen in het personeelsblad, maar ook een impuls geven via een poster, een event of een training. Het is belangrijk dat er samenhang is tussen de verschillende middelen die u voor hetzelfde doel inzet. 14 15