Plan van aanpak Evaluatie Drechtstedendinsdag Inleiding In september 2010 is gestart met de Drechtstedendinsdag volgens het besluit van de Drechtraad op 16 juni 2010. Naast dit besluit is tevens afgesproken de Drechtstedendinsdag tussentijds te evalueren eind 2010 en uitgebreid te evalueren in het derde kwartaal van 2011. Via het programma Netwerkdemocratie Drechtsteden wordt invulling gegeven aan de uitgebreide evaluatie. Het programma bestaat uit vier dossiers: aangaan externe allianties, lobby Drechtsteden, monitoren Drechtstedendinsdagen en strategische communicatie. In de Drechtraad van 5 april jl. zijn de vier dossiers vastgesteld. De tussentijdse evaluatie ligt inmiddels achter ons. Voor u ligt het plan van aanpak voor de uitgebreide evaluatie, waarin de tussentijdse evaluatie wordt meegenomen, dit alles onder de noemer Evaluatie Drechtstedendinsdag. Opdrachtgever & Eigenaarschap De evaluatie van de Drechtstedendinsdag is zowel van het Drechtstedenbestuur als van de Drechtraad. Dit betekent dat het evaluatierapport aanbevelingen bevat voor het geheel van de Drechtstedendinsdag en dat zowel het Drechtstedenbestuur als de Drechtraad opdrachtgever zijn. De coördinatiegroep Drechtstedendinsdag bestaande uit de secretaris Drechtsteden, dhr. G.J. Vogelaar, lid van de Netwerkdirectie Drechtsteden, mevr. A.M. van den Berg, en de coördinerend griffier, dhr. A. Overbeek draagt zorg voor het proces van de evaluatie. Bestuurlijk portefeuillehouders zijn de heren A.A.M. Brok en A.B. Blase. Doel Het doel van de evaluatie is de Drechtstedendinsdag tot een succes te maken, waarbij de Drechtstedendinsdag leidt tot een verstevigde programmatische samenwerking tussen bestuurders, raadsleden en maatschappelijke partners met als resultaat daadkrachtige besluitvorming én uitvoering van concrete projecten. 1 Doelgroep Doelgroep van de evaluatie is alle beoogde deelnemers aan de Drechtstedendinsdag: collegeleden (w.o. leden van de Netwerkdirectie Drechtsteden), Drechtraadsleden, (w.o. leden van de Agendacommissie Drechtraad), raadsleden (w.o. de Regiogriffie) en maatschappelijke partners. Context van de evaluatie - Het Drechtstedenbestuur en de Drechtraad zijn opdrachtgever voor de evaluatie. De coördinatiegroep Drechtstedendinsdag voert deze opdracht uit. - Volgens het besluit van de Drechtraad d.d. 16 juni 2010, wordt de Drechtstedendinsdag geëvalueerd. - Het evaluatierapport bevat aanbevelingen voor het geheel van de Drechtstedendinsdag. - De evaluatie is een proces op zichzelf, maar moet in nauwe samenhang met het Regionaal Meerjarenprogramma (rmjp) voor de Drechtraad worden gezien. Met andere woorden: wat betekent uitvoering van het rmjp voor de bestuurlijke en ambtelijke organisatie rondom de Drechtstedendinsdag? - De evaluatie maakt deel uit van dossier drie van het programma Netwerkdemocratie: Monitoren Drechtstedendinsdagen. Proces Bij een evaluatie wordt bepaald of de doelen van het te evalueren onderwerp zijn gehaald; je wilt weten of je de goede dingen doet en goed doet. De doelen van de Drechtstedendinsdag zijn begin 2010 door de commissie Scholten II bij de evaluatie van de bestuurlijke samenwerking geformuleerd. Deze doelen zijn te onderscheiden op de thema s betrokkenheid, inhoud, vorm en organisatie. Bij beschrijving van fase 2 wordt hier verder op in gegaan. Evalueren doe je volgends een bepaalde opzet. De validiteit / geldigheid van je conclusies is van belang, de wijze waarop je tot conclusies komt moet betrouwbaar en inzichtelijk zijn en uiteraard moeten de resultaten van de evaluatie bruikbaar zijn. Het moment waarop de 1 Notitie Kader Drechtstedendinsdag vastgesteld door het Drechtstedenbestuur op 26 augustus 2010
Drechtstedendinsdag geëvalueerd wordt is ook van belang en bepaalt mede de vormgeving van de evaluatieopdracht. Vanuit deze uitgangspunten is bij de opzet van de evaluatie gekozen voor een proces dat op zichzelf voldoet aan de beoogde wijze van de samenwerking in de Drechtsteden: interactief, creatief en doeltreffend. De evaluatie van de Drechtstedendinsdag wordt opgedeeld in vier fases: Fase 1: Tussentijdse evaluatie eind 2010 / begin 2011. Het Drechtstedenbestuur en de Drechtraad zijn gevraagd aanbevelingen te doen voor het verbeteren van de Drechtstedendinsdag (zowel inhoudelijk als logistiek). Fase 2: In deze fase wordt door de coördinatiegroep Drechtstedendinsdag nagedacht over de uitgebreide evaluatie in het derde kwartaal van 2011. Een plan van aanpak is in het tweede kwartaal gereed, en gaat voor akkoord naar het Drechtstedenbestuur en wordt in de Drechtraad over besloten. Fase 3: In het derde kwartaal vindt de uitgebreide evaluatie plaats. In de zomerperiode wordt een korte vragenlijst uitgezet bij alle betrokkenen. De vragen zijn zodanig geformuleerd dat de antwoorden input zijn voor inhoudelijke workshops in september en oktober. Eind derde kwartaal wordt het evaluatierapport geschreven. Fase 4: Het evaluatierapport wordt in het vierde kwartaal opiniërend behandeld in één grote bijeenkomst voor alle raads- en collegeleden van de Drechtsteden. De Drechtraad besluit over het evaluatierapport in haar laatste vergadering van 2011. Resultaten van de uitgebreide evaluatie zijn dan van kracht per 01-01-2012. Uitwerking fases Fase 1 Tussentijdse evaluatie De tussentijdse evaluatie van de Drechtstedendinsdag gaat over de periode september 2010 tot januari 2011. In deze periode zijn er vier Drechtstedendinsdagen geweest. Eind november 2010 heeft het Drechtstedenbestuur de Drechtstedendinsdag geëvalueerd. 1 februari 2011 hebben raadsleden de Drechtstedendinsdagavond geëvalueerd in een opiniërende kamer. Naar aanleiding van de aanbevelingen van het Drechtstedenbestuur en de raadsleden (zie raadsinformatiebrief d.d. 24 februari jl.) wordt een verbeteringsslag gemaakt. De verbeteringsslag wordt in de aanloop naar het tweede kwartaal gemaakt; aanbevelingen zijn meegegeven aan de Agendacommissie, Regiogriffie en de coördinatiegroep Drechtstedendinsdag. Fase 2 Voorbereiding uitgebreide evaluatie Om de uitgebreide evaluatie goed voor te bereiden, wordt gekeken naar de doelen van de Drechtstedendinsdag. Bij een evaluatie wordt immers bepaald of de doelen van het te evalueren onderwerp zijn gehaald en of de instrumenten om de doelen te bereiken moeten worden bijgesteld / aangevuld. De doelen van de Drechtstedendinsdag zijn begin 2010 door de commissie Scholten II bij de evaluatie van de bestuurlijke samenwerking als volgt geformuleerd: - Betrokkenheid: het creëren van mogelijkheden voor gemeenteraadsleden, burgemeesters en wethouders om regionaal meer betrokken te zijn bij de onderwerpen van hun keuze; - Inhoud centraal en daaromheen een meer flexibel regionaal bestuursmodel organiseren; - Het versterken van de regionale duale verhoudingen en een scherper onderscheid tussen informeel (informatie, inspiratie en opinie) en formeel (besluitvorming) overleg. Verschillende fases van besluitvorming vragen om verschillende breedtes van betrokkenheid. Opinie en debat voor vertegenwoordigers en bestuurder die willen, besluitvorming voor hen die daarvoor zijn aangesteld; - Forse verbeterslag op van buiten naar binnen werken. Intensiveren van de samenwerking met maatschappelijke partners en andere overheden; - Kwalitatieve verbetering van de organisatie van het regionale democratisch proces (zoals agendasetting, kwaliteit en tijdigheid van stukkenstroom). 2 2 Rapport commissie Scholten II: Resultaat door betrokkenheid Verbetervoorstellen bestuurlijke organisatie Netwerkstad Drechtsteden, 10 februari 2010
Afbakening Gepeild wordt of de Drechtstedendinsdag volgens betrokkenen voldoet aan de vooraf gestelde doelen en of de vooraf gestelde doelen tot succes leiden. Belangrijk is om het hoofddoel van de uitgebreide evaluatie voor ogen te houden: de Drechtstedendinsdag tot een succes te maken, waarbij de Drechtstedendinsdag leidt tot een verstevigde programmatische samenwerking tussen bestuurders, raadsleden en maatschappelijke partners met als resultaat daadkrachtige besluitvorming én uitvoering van concrete projecten. 3 De uitgebreide evaluatie wordt op drie manieren vormgegeven, door een korte vragenlijst, workshops (fase 3) en een plenaire bijeenkomst waarin het evaluatierapport wordt besproken (fase 4). De thema s betrokkenheid, inhoud, vorm en organisatie, afgeleid van de door de commissie Scholten II opgestelde doelen, vormen de basis voor het opstellen van een vragenlijst en inrichting van de workshops. Fase 3 De uitgebreide evaluatie De uitgebreide evaluatie van de Drechtstedendinsdag start met een korte vragenlijst voor de doelgroep. De beantwoording van deze vragenlijst (zomerperiode) moet leiden tot input voor de workshops (najaar). Zie bijlage 1 voor voorbeeld vragen. Inrichting workshops De workshops worden ingericht op basis van de thema s betrokkenheid, inhoud, vorm en organisatie. Opvallende antwoorden op de vragenlijst worden in de workshops uitgelicht en besproken. Uitkomsten van deze workshops worden verwerkt in het evaluatierapport. Van elke workshop wordt een sfeerverslag gemaakt. Voor inrichting en begeleiding van de workshops wordt dhr. R. Wever (BMC) benaderd om gebruik te maken van zijn expertise en ervaring. Dhr. Wever heeft immers bijgedragen aan het ontstaan van de Drechtstedendinsdag als secretaris van de externe visitatiecommissie Meijdam. Fase 4 Het evaluatierapport Het evaluatierapport geeft een weergave van de uitkomsten van de vragenlijst en workshops. Op basis van deze uitkomsten worden aanbevelingen gedaan voor een verder vervolg van de Drechtstedendinsdag. Het evaluatierapport wordt besproken in een opiniërende themabijeenkomst voor college- en raadsleden en maatschappelijke partners. Financiële consequenties De evaluatie van de Drechtstedendinsdag wordt grotendeels in eigen beheer uitgevoerd door Bureau Drechtsteden. Voor fase 3 wordt een beroep gedaan op de expertise van het Onderzoekcentrum voor het toetsen en verwerken van de vragenlijst. Voor de begeleiding van de workshops wordt een externe gespreksleider gezocht. De gespreksleider verzorgt tevens, met ondersteuning van Bureau Drechtsteden, de eindrapportage. De heer R. Wever van BMC wordt hiervoor benaderd en gevraagd om offerte uit te brengen. De evaluatie van de Drechtstedendinsdag en het doen van aanbevelingen voor de toekomst is onderdeel van het Plan van Aanpak Netwerkdemocratie dat op 5 april door de Drechtraad is vastgesteld. Bij dit besluit is nadrukkelijk uitgesproken dat de kosten van onder meer de evaluatie uit het budget van Bureau Drechtsteden komen. Voorlopig wordt een bedrag geraamd van 15.000,- ten laste van de post communicatie/abz Bureau Drechtsteden (programma Bestuur van het regionaal Meerjarenprogramma). Het Drechtstedenbestuur wordt via de portefeuillehouder geïnformeerd over de definitieve kosten in de vergadering van 25 mei 2011. Communicatie In de communicatie naar alle betrokkenen worden communicatiemiddelen als Intranet, Drechtsteden Info en Public Affairs bulletin worden gebruikt. De projectleiding- en ondersteuning draagt hier zorg voor. 3 Notitie Kader Drechtstedendinsdag vastgesteld door het Drechtstedenbestuur op 26 augustus 2010
Bijlage 1: Concept vragen Voor het opstellen van de vragenlijst wordt een beroep gedaan op de expertise van het Onderzoekcentrum Drechtsteden. Algemeen - Bent u regelmatig aanwezig bij de Drechtstedendinsdag? - Voldoet de Drechtstedendinsdag als vorm voor het vergroten van betrokkenheid bij de regio? - Is er op de Drechtstedendinsdag voldoende ruimte voor ontmoeting / netwerken? - De Drechtstedendinsdag is een intern gerichte dag (stelling) - Drechtstedendinsdag in een notendop is een goed middel voor terugkoppeling van de Drechtstedendinsdag (stelling) - De Drechtstedendinsdag biedt mogelijkheden voor het ontwikkelen van een regiocultuur (stelling) - Ervaart u wisseling van locatie als toegevoegde waarde voor de Drechtstedendinsdag? Ten aanzien van het middagprogramma - Vindt er verkokering plaats in de portefeuillehoudersoverleggen (pfo s)? - De pfo s moeten het ontmoetingsplatform worden voor bestuurders en maatschappelijke partners (stelling) - Is de parallelle programmering van de pfo s werkbaar? - Is er voldoende tijd om onderwerpen op een effectieve manier te behandelen in de pfo s? Ten aanzien van het avondprogramma - Is het besluitvormingsproces effectiever met eerst opiniërende bespreking in de carrousel en vervolgens besluitvorming in de Drechtraad de maand erop, ten opzichte van de oude situatie (3x per jaar Drechtraad, 3x per jaar carrousel)? - Door het open karakter van informerende en opiniërende bijeenkomsten in de carrousel zijn niet-drechtraadsleden meer betrokken bij de regio (stelling) - Door het fractie-overleg op de Drechtstedendinsdagavond zijn meer raadsleden aanwezig bij de carrousel / Drechtraad (stelling) - De opiniërende bijeenkomsten in de carrousel zijn het platform waar de discussie moet plaatsvinden, zodat in de Drechtraad onderwerpen afgehamerd kunnen worden (stelling) - De portefeuillehouder / Agendacommissie / Regiogriffie is verantwoordelijk voor het nakomen van procesmatige toezeggingen (omcirkel wat van toepassing is). Ten aanzien van de themabijeenkomsten college- en raadsleden - De themabijeenkomsten sluiten aan bij regionale onderwerpen die behandeld worden in de Drechtraad (stelling) - De onderwerpen die in de themabijeenkomsten worden behandeld zorgen voor verbinding tussen colleges en raden (stelling)
Bijlage 2: Processchema Wanneer Wat Toelichting 14 april Netwerkdirectie Drechtsteden TK 13 april Drechtstedenbestuur Eerste bespreking 21 april Bespreking plan van aanpak in Agendacommissie Drechtraad 10 mei Bespreking plan van aanpak in griffiersoverleg 10 mei Bespreking plan van aanpak carrousel Drechtstedendinsdag Opiniërend 25, 26 mei Drechtstedenbestuur Tweede bespreking 21 juni Vaststellen plan van aanpak Drechtraad Direct na DDD 21 juni Uitzetten vragenlijst Sluiting vragenlijst: 1 juli (voor zomervakantie) Zomerperiode Verwerken vragenlijst 6 september Workshops Oktober Evaluatierapport schrijven Opiniërende themabijeenkomst raad- en collegeleden en maatschappelijke 1 november partners 6 december Besluit Drechtraad In de vergadering van de stuurgroep Netwerkdemocratie wordt regelmatig de voortgang van de Evaluatie Drechtstedendinsdag besproken.