Ziekteverzuimprotocol Melding Ziekteverzuim Bij ziekteverzuim neemt de werknemer voor aanvang van de werkzaamheden contact op met zijn leidinggevende of diens vervanger. Werknemers die in de loop van de dag werkzaamheden stoppen wegens ziekte, dienen zich bij vertrek ziek te melden. Op de eerste dag vindt in ieder geval telefonisch contact plaats tussen de werknemer en de leidinggevende. De verantwoordelijkheid om bereikbaar te zijn ligt bij de werknemer. In dit gesprek worden minimaal de volgende zaken besproken: - hoe het met de werknemer gaat; - hoe lang het verzuim naar verwachting duurt; - op welk telefoonnummer en adres waar werknemer te bereiken is; - of de werknemer lopende afspraken heeft en welke werkzaamheden aandacht behoeven; - of er sprake is van een arbeidsongeval of een ongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is; - wat de vervolgafspraken zijn. Verwerking melding De leidinggevende zorgt er per omgaande voor dat de melding wordt verwerkt in het verzuimmanagementsysteem. Met deze actie wordt automatisch het re-integratiedossier aangemaakt waarvan de documenten later gebruikt kunnen worden bij een eventuele WIA aanvraag. Er wordt geen medische informatie vastgelegd, dit is voorbehouden aan de arbodienst die dit in het medische dossier van de werknemer vastlegt. Begeleiding De leidinggevende draagt zorg voor de begeleiding van de zieke werknemer voor de eerste twee jaar van arbeidsongeschiktheid. Controle en ondersteuning hierop vindt plaats door de Preventiemedewerker. Bij langdurig verzuim rapporteert de leidinggevende zo vaak als nodig is (minimaal tweewekelijks). De arbodienst kan op verzoek versneld worden ingeschakeld. Frequent ziekteverzuim Frequent verzuim (2 of meer ziekmeldingen in de afgelopen 12 maanden) is in eerste instantie onderwerp van bespreking tussen de leidinggevende en werknemer. De Preventiemedewerker heeft een signaalfunctie richting leidinggevenden. Zo nodig kan de arbodienst hier in ondersteunen. SOPOW ziekteverzuimprotocol pagina -1-01-05-2017
Ziekteverzuim langer dan zes weken Indien het verzuim langdurig dreigt te worden zal uiterlijk binnen zes weken de bedrijfsarts een advies geven over de nemen stappen tot herstel en werkhervatting. Het accent ligt daarbij op de arbeidsmogelijkheden. Dit wordt de Probleemanalyse genoemd. Voordat de bedrijfsarts de probleemanalyse opstelt is contact tussen leidinggevende en/of Preventiemedewerker met de arbodienst. Op basis van de probleemanalyse wordt een Plan van aanpak opgesteld. Dit dient door leidinggevende en werknemer te worden ingezien, eventueel te worden aangevuld en te worden ondertekend. Eén exemplaar is voor de werknemer, het andere wordt opgenomen in het re-integratiedossier. De Preventiemedewerker attendeert zo nodig de leidinggevende op eventueel uit te voeren acties. Alle acties worden vastgelegd in het re-integratiedossier. Alle werkzaamheden waarbij werkzaamheden worden verricht en al dan niet loonwaarde wordt toegekend worden met de Preventiemedewerker besproken. De Preventiemedewerker en het stafbureau brengen wetstechnische kennis in en bewaakt de communicatie met de salarisadministratie. De arbodienst heeft zoveel contact met de werknemer als nodig is. In de regel is dit minimaal één maal per 4 tot 6 weken. Uiterlijk bij 20 weken na de ziekmelding wordt de afweging gemaakt een verkort arbeidsdeskundig onderzoek te doen. Hierin worden de mogelijkheden onderzocht op terugkeer in eigen werk, mogelijkheden van aanpassing van het eigen werk, mogelijkheden op ander werk binnen de eigen organisatie én eventueel buiten de organisatie. Dit moment wordt ook gebruikt door de Preventiemedewerker om de werknemer en leidinggevende te informeren over de toekomstige financiële gevolgen voor de werknemer. Uiterlijk in de 42 e week na de ziekmelding zal het stafbureau de verplichte melding van langdurig verzuim aan het UWV doen. Het UWV is er dan van op de hoogte dat de werknemer langdurig ziek is stuurt in ongeveer de 20 e maand na ziekmelding een bericht aan de werknemer dat er een WIA-uitkering aangevraagd kan worden. Uiterlijk in de 48 e week na ziekmelding dient de 1 e -jaars evaluatie plaats te vinden door leidinggevende en werknemer. Besproken en vastgelegd wordt hoe het proces tot nu toe is verlopen en hoe het proces verder vorm gegeven wordt. Dit is in de regel ook het moment waarbij er (aanvullend) arbeidsdeskundig onderzoek gedaan wordt (op het eerder verrichte verkort arbeidsdeskundig onderzoek). In dit onderzoek door de arbeidsdeskundige wordt de werknemer, leidinggevende en de Preventiemedewerker betrokken. SOPOW ziekteverzuimprotocol pagina -2-01-05-2017
De arbeidsdeskundige geeft advies over de mogelijkheden op terugkeer in eigen werk, mogelijkheden van aanpassing van het eigen werk, mogelijkheden op ander werk binnen de organisatie én eventueel buiten de organisatie (het zogenaamde 2 e spoor). WIA-aanvraag WIA-beoordeling Uiterlijk 11 weken voordat de werknemer 104 weken jaar ziek is dient de werknemer de WIA-aanvraag te doen bij het UWV. De werknemer wordt hierin begeleidt door de arbodienst. Het UWV beoordeelt of de re-integratie-inspanningen voldoende zijn geweest en of werknemer in aanmerking komt voor een WIA-uitkering. Het UWV brengt de werknemer en de werkgever op de hoogte van haar beslissing. Nadere toelichting op het ziekteverzuim protocol Arbeidsongeschiktheid en bijzondere omstandigheden. Arbeidsongeschiktheid veroorzaakt door een van onderstaande situaties dient doorgegeven te worden bij de ziekmelding (op formulier bij opmerkingen). Deze situaties vereisen namelijk aanvullende acties van de werknemer en/of leidinggevende en/of Preventiemedewerker en/of arbodienstverlener. Het betreft: arbeidsongeschiktheid waarvoor een derde aansprakelijk gesteld kan worden (bijvoorbeeld ten gevolge van een verkeersongeluk); arbeidsongeschikt ten gevolge van een bedrijfsongeval; verzuim als gevolg van orgaandonatie; arbeidsongeschikt door een ziekte als gevolg van zwangerschap of bevalling; arbeidsongeschikt bij einde dienstverband; Indien er voor de werknemer redenen zijn om bepaalde informatie niet te verstrekken aan de leidinggevende, dan dient deze informatie doorgeven te worden aan de arbodienst. Medisch advies De leidinggevende is geen (bedrijfs)arts en kan en mag niet op de stoel van de bedrijfsarts gaan zitten. De werknemer hoeft geen medische informatie te verstrekken aan de leidinggevende. Als de werknemer zelf over een medisch traject vertelt, dan wordt dit niet vastgelegd in het verzuimmanagementsysteem en/of andere dossiers. De werknemer moet wel openheid van zaken geven aan de bedrijfsarts, die rekening houdt met de privacy aspecten. Als er een medisch advies nodig is, kan de werknemer opgeroepen worden bij de bedrijfsarts. Soms heeft de leidinggevende en/of Preventiemedewerker onvoldoende informatie over de beperkingen of belastbaarheid. De leidinggevende/preventiemedewerker zal de bedrijfsarts een duidelijke, concrete vraag stellen om te beoordelen of de werknemer vanwege ziekte niet in staat is om te werken of wat de beperkingen zijn. SOPOW ziekteverzuimprotocol pagina -3-01-05-2017
Hersteld melding Net als de ziekmelding, dient de werknemer zich ook hersteld te melden bij de leidinggevende. Indien een werknemer langer dan 26 weken ziek is geweest, dan vindt er geen volledige herstel melding plaats zonder duurzaamheidstoetsing. De leidinggevende beoordeelt in een evaluatiegesprek of de werknemer weer alle eigen werkzaamheden kan uitvoeren en communiceert dit met de Preventiemedewerker. Second opinion Werknemer heeft in bepaalde gevallen de mogelijkheid om het oordeel van de bedrijfsarts te laten voorzien van een second opinion. De aanvraag hiervoor dient te geschieden bij de Preventiemedewerker. Open spreekuur Het open spreekuur wordt ook wel eens arbeidsomstandighedenspreekuur of preventiespreekuur genoemd. Door de bedrijfsarts, adviseur Arbeid en Gezondheid of een andere deskundige vroegtijdig in te schakelen kan dikwijls verzuim of verdere toename van klachten of gezondheidsschade worden voorkomen. Werknemers en werkgever kunnen hier met al hun vragen rondom gezondheid in relatie tot het werk terecht. Dit kan het geval zijn bij: dreigend verzuim; (mogelijke) werk gerelateerde gezondheidsklachten en of -gezondheidsschade. In dit kader is het ook denkbaar om gebruik te maken van het open spreekuur als de werknemer twijfelt om zelf een stap terug te willen doen, bijvoorbeeld als het niet lekker loopt op en/of in het werk of als voorbereiding op pensionering van de werknemer. Werknemers kunnen via de leidinggevende en/of Preventiemedewerker een afspraak maken. De werkgever wordt niet geïnformeerd over het bezoek aan het open spreekuur. Naast de werknemer zelf kunnen ook leidinggevenden en/of Preventiemedewerker een afspraak laten maken voor het open spreekuur. Deelname is echter altijd op basis van vrijwilligheid van de werknemer en kan niet worden verplicht. De werkgever wordt niet geïnformeerd over het bezoek aan het open spreekuur. Om gebruik te maken van het open spreekuur, dan kan dat door per e-mail een afspraak te maken via info@jansen-devries.nl of per telefoon via 0544-353335. Externe vertrouwenspersoon Werknemers kunnen op hun werk geconfronteerd worden met vormen van ongewenst gedrag, zoals pesten, seksuele intimidatie, discriminatie en agressie. Een werknemer die hier mee te maken krijgt kan er voor kiezen om zijn problemen, meldingen en klachten te uiten bij een vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon gaat altijd vertrouwelijk om met de informatie van werknemer en heeft geheimhoudingsplicht. SOPOW ziekteverzuimprotocol pagina -4-01-05-2017
De (externe) vertrouwenspersoon is te bereiken op telefoonnummer 0544-353335 of via info@jansen-devries.nl. Vragen om contact op te nemen is voldoende. SOPOW ziekteverzuimprotocol pagina -5-01-05-2017