Datum raadsvergadering / Nummer raadsvoorstel 4 juli 2018 / 38/2018 Onderwerp Regionaal rekenkameronderzoek Grip krijgen op Veilig Thuis Programma Bestuur & Middelen, Zorg en Welzijn Portefeuillehouder H.M.F. Bruls, B. Frings Voorstel van de Rekenkamer d.d. 23 april 2018 Samenvatting De rekenkamer(commissie)s van de gemeenten Berg en Dal, Beuningen, Heumen, Nijmegen, West Maas en Waal en Wijchen hebben onderzoek gedaan naar de inrichting en het bestuur van Veilig Thuis Gelderland Zuid (VTGZ). In het eindrapport Grip krijgen op Veilig Thuis doen de rekenkamers verslag van de bevindingen, trekken zij conclusies en geven zij een aantal aanbevelingen om de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraden bij bestuurlijke samenwerking te versterken. De Rekenkamer Nijmegen brengt in een Oplegnotitie nog een aantal specifiek Nijmeegse zaken naar voren. Op basis van het rapport en de oplegnotitie, en de reactie van het college daarop, heeft de Rekenkamer voorliggend raadsvoorstel opgesteld. Voorstel om te besluiten 1. Het college te verzoeken uiterlijk 1 oktober 2018 een voorstel voor aanpassing van de Gemeenschappelijke Regeling GGD Gelderland Zuid voor zienswijzen voor te leggen, waarin de aanbevelingen van de Rekenkamer verwerkt zijn: a. Aanpassing van de procedure voor de totstandkoming van het vierjarige beleidsplan, zodanig dat de raden daarbij actief betrokken zijn; b. Aanpassing van de procedure voor de totstandkoming van de begroting door toevoeging van een Kadernota, waarop de raden hun zienswijzen kunnen geven; c. Toevoegen van een artikel betreffende de publicatie van een besluitenlijst van de DB-vergaderingen d. Toevoegen van een artikel betreffende de toezending van het concept AB verslag aan de gemeenteraden kort nadat de vergadering heeft plaatsgevonden e. Schrappen van artikel 8 Ondergeschikt belang, zodat de raden altijd in de gelegenheid moeten worden gesteld hun zienswijze naar voren te brengen bij wijzigingen in een gemeenschappelijke regeling. 2. Het college te verzoeken, gelijktijdig met het aanbieden van het voorstel voor aanpassing van de Gemeenschappelijke Regeling GGD Gelderland Zuid, verslag aan de raad uit te brengen over de gevoerde gesprekken met de regio gemeenten, daarmee bereikte resultaten en nog uit te voeren activiteiten voor alle gemeenschappelijke regelingen waarin de gemeente Nijmegen participeert, betreffende: a. De (planning van de) aanpassing van de gemeenschappelijke regelingen op de punten genoemd in beslispunt 1; aadsvoorstel Opgesteld door Jelly Smink, 024-3292338, j.smink@nijmegen.nl
b. De gehanteerde overwegingen bij de recente benoemingen van leden van het DB; c. De aanpassing van de financiële verordeningen betreffende de programmaindeling van de begroting en jaarstukken; d. De te volgen procedure op het moment dat gemeenten in de toekomst in samenwerking een (nieuwe) taak moeten oppakken; e. Het opstellen van een informatieprotocol; f. Het op één centrale plek bij elkaar brengen van alle informatie betreffende de gemeenschappelijke regelingen; g. Het actueel, volledig en goed geordend hebben en houden van de onderliggende dossiers; h. De wijze waarop ervaringen met controle en toezicht uit andere sectoren hierbij zijn of nog worden meegenomen. 3. Het college te verzoeken om uiterlijk 1 oktober 2018 de evaluatie van de Kadernota verbonden partijen aan de raad voor te leggen en: a. Daarin aandacht te besteden aan alle onderdelen die in de bijlage van de Nijmeegse oplegnotitie worden genoemd en in het bijzonder aan: b. De herzieningstermijn voor specifieke kaders. c. Zaken waarover nadere afspraken gemaakt moeten worden in het specifieke kader. d. De informatie die per verbonden partij op de website gedeeld wordt. e. Naar aanleiding daarvan een voorstel aan de raad te doen voor de door te voeren aanpassingen in de Kadernota verbonden partijen. 4. Het delegatiebesluit voor het geven van zienswijzen per 1 juli 2018 in te trekken. 5. De griffier te verzoeken om: a. Een werkgroep uit de raad samen te stellen die invulling gaat geven aan het systeem van raadsrapporteurs; b. in regionaal verband één of meer bijeenkomsten te beleggen voor het verkennen van de mogelijkheden en het maken van afspraken voor het instellen van een intergemeentelijke werkgroep bestuurlijke samenwerking en een regionale invulling van een systeem van raadsrapporteurs; c. uiterlijk 1 oktober 2018 verslag uit te brengen aan de raad over de resultaten van beslispunt 5a en 5b, zodat er in samenhang met de resultaten uit beslispunten 1, 2 en 3 over gesproken en waar nodig besloten kan worden door de raad. d. Bij de behandeling van de begroting en jaarstukken de paragraaf verbonden partijen te agenderen, inclusief de bevindingen van de (regionale) raadsrapporteurs; te starten vanaf de jaarstukken 2018. e. in de toekomst, in het geval nieuwe taken op de gemeente af komen, één of enkele bijeenkomsten te beleggen, waarin de nieuwe taak benaderd wordt vanuit de risico s die zich kunnen voordoen. 6. Het college te verzoeken om: a. uiterlijk 1 december 2018 de geactualiseerde Kadernota Verbonden Partijen voor de periode 2019 2011 aan de raad ter besluitvorming aan te bieden; b. uiterlijk 1 februari 2019 de aangepaste specifieke kaders voor de verbonden partijen waarin de gemeente Nijmegen participeert ter informatie aan de raad aan te bieden. Aan de Raad van de gemeente Nijmegen
1 Inleiding Sinds 1 januari 2015 functioneren in Nederland 26 regionale Veilig Thuis-organisaties. Veilig Thuis is het advies- en meldpunt voor huiselijk geweld en kindermishandeling. In de regio Gelderland Zuid is Veilig Thuis ondergebracht bij de GGD Gelderland Zuid. In de tweede helft van 2015 voerden Rijksinspecties de eerste stap uit van het toezicht bij alle 26 Veilig Thuis-organisaties. Uit dit onderzoek bleek dat Veilig Thuis Gelderland Zuid (VTGZ) op 16 van de 24 toetsingscriteria een onvoldoende scoorde. Daarop is het toezicht op VTGZ geïntensiveerd. Later, in april 2016, werd VTGZ zelfs onder verscherpt toezicht van de inspecties geplaatst. Naar aanleiding van het instellen van het verscherpt toezicht bij VTGZ leefden er bij de gemeenteraden van de betrokken gemeenten veel vragen en is er een aanzienlijke informatiestroom in de richting van de gemeenteraden op gang gekomen. Voor de rekenkamer(commissie)s van de gemeenten Berg en Dal, Beuningen, Heumen, Nijmegen, West Maas en Waal en Wijchen (voor de leesbaarheid verder: regio Nijmegen) waren deze vragen aanleiding om een gezamenlijk onderzoek te starten. De rekenkamers zijn van mening dat het maatschappelijk, bestuurlijk en financieel belang van Veilig Thuis groot is en het daarmee dus hoog scoort op de criteria die zij hanteren bij het kiezen van een onderwerp voor onderzoek. Breder bezien is de casus van Veilig Thuis een voorbeeld van een bestuurlijk samenwerkingsverband dat gemeenteraden van de deelnemende gemeenten voor uitdagingen stelt ten aanzien van controle en kaderstelling. Ondanks diverse recente adviezen en handreikingen, worstelen gemeenteraden overal in het land met de vraag hoe zij invloed kunnen uitoefenen op de inrichting van samenwerkingsverbanden en op de uitvoering van taken door die verbanden. 1.1 Wettelijk kader of beleidskader De gemeenteraad van de gemeente Nijmegen heeft op grond van artikel 81a van de Gemeentewet een Rekenkamer ingesteld (Verordening op de Rekenkamer 2013). De Rekenkamer heeft een onafhankelijke positie binnen de gemeente. Haar doel is de gemeenteraad een extra handvat te bieden zijn controlerende taak uit te voeren. Daartoe voert zij onderzoek uit op het gebied van: Doeltreffendheid: heeft de gemeente met haar beleid bereikt wat zij wil? Doelmatigheid: heeft de gemeente het beschikbare geld goed besteed? Rechtmatigheid: heeft de gemeente zich aan de regels en wetten gehouden? 1.2 Relatie en programma Bestuur&Middelen, Zorg en Welzijn 2 Doelstelling Het doel van het onderzoek Grip krijgen op Veilig Thuis was om, aan de hand van de casus Veilig Thuis, na te gaan hoe gemeenteraden hun kaderstellende en controlerende rol beter kunnen invullen bij bestuurlijke samenwerking tussen gemeenten.
3 Argumenten De centrale vraag van het onderzoek was: Welke inzichten en concrete handvatten voor versterking van de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraden bij bestuurlijke samenwerking kunnen uit de casus Veilig Thuis worden afgeleid? De bevindingen uit het onderzoek laten zien dat sprake was van meerdere problemen, die vooral zijn ontstaan doordat verschillende actoren op verschillende momenten zaken hebben nagelaten. De hoofdconclusies van het onderzoek zijn: 1. De besluitvorming over Veilig Thuis is onvoldoende voorbereid en onderbouwd, zowel in de voorbereidings- als uitvoeringsfase. 2. De besluitvorming over Veilig Thuis, zowel voor als na 1 januari 2015, is moeilijk traceerbaar, nagenoeg onnavolgbaar, weinig transparant en daardoor moeilijk controleerbaar. 3. Rollen en verantwoordelijkheden ten aanzien van Veilig Thuis zijn in de praktijk onvoldoende gescheiden. 4. Bestuurders hadden onvoldoende oog voor de verandercapaciteit van de uitvoeringsorganisatie. 5. De gemeenteraden zijn onvoldoende betrokken bij en geïnformeerd over de besluitvorming en zijn daardoor niet in staat geweest hun kaderstellende en controlerende rol goed te vervullen. In het onderzoeksrapport Grip op Veilig Thuis zijn deze conclusies nader onderbouwd en toegelicht (zie bijlage 1). De gemeenteraden van de gemeenten die participeren in een gemeenschappelijke regeling moeten erop kunnen vertrouwen dat de taken die aan die partij worden toebedeeld op een adequate manier worden uitgevoerd door diegenen die daarvoor verantwoordelijk zijn; te weten de bestuurders. De aanbevelingen van de rekenkamer(commissie)s betreffen aanpassingen van de regels en werkwijzen zodanig dat de condities voor regionale samenwerking én de rol van de raden daarbij verbeteren. De aanbevelingen zijn, met de reactie van het college daarop, vertaald in onderstaande beslispunten. De volledige aanbevelingen en de reactie van het college daarop, zijn na te lezen in het onderzoeksrapport Grip op Veilig Thuis. Beslispunt 1 Het college te verzoeken uiterlijk 1 oktober 2018 een voorstel voor aanpassing van de Gemeenschappelijke Regeling GGD Gelderland Zuid voor zienswijzen voor te leggen, waarin de aanbevelingen van de Rekenkamer verwerkt zijn: a. Aanpassen van de procedure voor de totstandkoming van het vierjarige beleidsplan, zodanig dat de raden daarbij actiever betrokken zijn; b. Aanpassen van de procedure voor de totstandkoming van de begroting door toevoeging van een Kadernota waarop de raden hun zienswijzen kunnen geven; c. Toevoegen van een artikel betreffende de publicatie van een besluitenlijst van de DBvergaderingen; d. Toevoegen van een artikel betreffende de toezending van de concept AB verslagen aan de gemeenteraden kort nadat de vergaderingen hebben plaatsgevonden; e. Schrappen van artikel 8 Ondergeschikt belang, zodat de raden altijd in de gelegenheid moeten worden gesteld hun zienswijze naar voren te brengen bij wijzigingen in een gemeenschappelijke regeling.
Beslispunt 2 Het college te verzoeken gelijktijdig met het aanbieden van het voorstel voor aanpassing van de Gemeenschappelijke Regeling GGD Gelderland Zuid verslag aan de raad uit te brengen over de gevoerde gesprekken met de regio gemeenten, daarmee bereikte resultaten en nog uit te voeren activiteiten voor alle gemeenschappelijke regelingen waarin de gemeente Nijmegen participeert, betreffende: a. De (planning van de) aanpassing van de andere gemeenschappelijke regelingen waarin de gemeente Nijmegen participeert op de punten genoemd in beslispunt 1; b. De gehanteerde overwegingen bij de recente benoemingen van leden van het DB; c. De aanpassing van de financiële verordeningen betreffende de programma-indeling van de begroting en jaarstukken; d. De te volgen procedure op het moment dat gemeenten in de toekomst in samenwerking een (nieuw) taak moeten oppakken; e. Het opstellen van een informatieprotocol; f. Het op één centrale plek bij elkaar brengen van alle informatie betreffende de gemeenschappelijke regelingen; g. Het actueel, volledig en goed geordend hebben en houden van de onderliggende dossiers; h. De wijze waarop ervaringen met controle en toezicht uit andere sectoren hierbij zijn of nog worden meegenomen. Beslispunt 3 Het college te verzoeken om uiterlijk 1 oktober 2018 de evaluatie van de Kadernota verbonden partijen aan de raad voor te leggen en: a. Daarin aandacht te besteden aan alle onderdelen die in de bijlage van de Nijmeegse oplegnotitie worden genoemd, en in het bijzonder: a. De herzieningstermijn voor specifieke kaders. b. Zaken waarover nadere afspraken gemaakt moeten worden in het specifieke kader. c. De informatie die per verbonden partij op de website gedeeld wordt. e. Naar aanleiding daarvan een voorstel aan de raad te doen voor de door te voeren aanpassingen in de Kadernota verbonden partijen. Beslispunt 4 Het delegatiebesluit voor het geven van zienswijzen per 1 juli 2018 in te trekken. Beslispunt 5 De griffier te verzoeken om: a. Een werkgroep uit de raad samen te stellen die invulling gaat geven aan het systeem van raadsrapporteurs; b. in regionaal verband één of meer bijeenkomsten te beleggen voor het verkennen van de mogelijkheden en het maken van afspraken voor een het instellen van een intergemeentelijke werkgroep bestuurlijke samenwerking en een regionale invulling van een systeem van raadsrapporteurs; c. uiterlijk 1 oktober 2018 verslag uit te brengen aan de raad over de resultaten van beslispunt 5a en 5b, zodat er in samenhang met de resultaten uit beslispunten 1, 2 en 3 over gesproken en waar nodig besloten kan worden door de raad.
d. Bij de behandeling van de begroting en jaarstukken de paragraaf verbonden partijen te agenderen, inclusief de bevindingen van de (regionale) raadsrapporteurs; te starten vanaf de jaarstukken 2018. e. in de toekomst, in het geval nieuwe taken op de gemeente af komen, één of enkele bijeenkomsten te beleggen waarin de nieuwe taak benaderd wordt vanuit de risico s die zich kunnen voordoen. Beslispunt 6 Het college te verzoeken om: a. uiterlijk 1 december 2018 de geactualiseerde Kadernota Verbonden Partijen voor de periode 2019 2011 aan de raad ter besluitvorming aan te bieden; b. uiterlijk 1 februari 2019 de aangepaste specifieke kaders voor de verbonden partijen waarin de gemeente Nijmegen participeert ter informatie aan de raad aan te bieden. 4 Inclusief Beleid Dit raadsvoorstel heeft geen aspecten van inclusief beleid. 5 Klimaat Dit raadsvoorstel heeft geen gevolgen voor het klimaat. 6 Risico s Er zijn geen risico s verbonden aan dit raadsvoorstel. 7 Financiën Dit raadsvoorstel heeft geen directe financiële gevolgen. 8 Participatie en Communicatie Het onderzoek is uitgevoerd door de rekenkamer(commissie)s van de gemeenten Berg en Dal, Beuningen, Heumen, Nijmegen, West Maas en Waal en Wijchen. Deze rekenkamer(commissie)s bieden het eindrapport Grip op Veilig Thuis, al dan niet met een lokale Oplegnotitie, ieder afzonderlijk aan hun gemeenteraad aan. Over het rapport Grip op Veilig Thuis en de besluitvorming door uw raad wordt op de gebruikelijke wijze gecommuniceerd via www.nijmegen.nl en de Stadswinkel. Het rapport staat op www.nijmegen.nl/over-de-gemeente/rekenkamer. 9 Uitvoering en evaluatie Nadat uw raad een besluit over dit voorstel heeft genomen, volgt de Rekenkamer tot drie jaar na de besluitvorming hoe het loopt met de uitvoering van de aanbevelingen, toezeggingen en/of besluiten en de daarmee bereikte resultaten. De Rekenkamer rapporteert haar bevindingen steeds in haar jaarverslag, tenzij er aanleiding is dat tussentijds te doen. De Rekenkamer Nijmegen, G. Backus J. Smink voorzitter secretaris
Bijlagen: 1. Regionaal rekenkamerrapport Grip krijgen op Veilig Thuis 2. Bijlagenboek bij regionaal rekenkamerrapport Grip krijgen op Veilig Thuis 3. Oplegnotitie Nijmegen Grip krijgen op Veilig Thuis Ter inzage: Dit raadsvoorstel ligt met de bijlagen tot en met het moment van besluitvorming door de gemeenteraad ter inzage in de Stadswinkel en de Nijmeegse filialen Centrum, Dukenburg en Noord van de Openbare Bibliotheek Gelderland Zuid.