Complete browser-based werkplek DIENSTBESCHRIJVING Augustus 2018 Workspace 365 Dienstbeschrijving Pagina 1
Inhoud 1. Inleiding... 3 2. Doel Workspace 365... 3 3. Workspace 365... 4 3.1 Wat is Workspace 365?... 4 4. Vereenvoudiging van Office 365... 5 4.1 E-mail in Workspace 365... 5 4.2 Document management in Workspace 365... 6 4.3 Lokale of Office Web Apps in Workspace 365... 7 4.4 Office 365 (Outlook/Exchange) contacten in Workspace 365... 8 5. Third party applicaties... 9 5.1 Web applicaties... 9 5.2 Windows Legacy applicaties... 9 5.3 Data, social, informatie en nieuws... 9 6. Business Apps... 10 6.1 Op maat gemaakte Business Apps... 10 6.2 Integreren met huidige software... 10 7. Whitelabel... 11 7.1 Partner branding... 11 7.2 Branding voor klanten... 11 8. Welke typen werkplekken zijn er?... 12 9. Doelgroep & Positionering... 12 9.1 Office Medewerker... 12 9.2 Kiosk Medewerker... 13 10. Licenties... 14 10.1 Office 365 Licenties... 14 11. Key Highlights... 15 13. Sales FAQ... 16 Workspace 365 Dienstbeschrijving Pagina 2
1. Inleiding In dit document kun je lezen over het doel en de functionaliteiten van de complete browser-based werkplek, Workspace 365. Daarnaast vind je een overzicht van de doelgroepen, concurrenten en meest gestelde vragen. Mocht je na het lezen van het document nog vragen hebben, neem dan gerust contact met ons op. 2. Doel Workspace 365 Met Workspace 365 vereenvoudigen we de manier waarop mensen werken door de traditionele desktop overbodig te maken met een browser-based werkplek. Tegenwoordig werken medewerkers op verschillende devices en zijn steeds meer applicaties volledig browser-gebaseerd. Hierdoor is er een werkplek nodig waarop iedereen toegang krijgt tot alles wat zij nodig hebben om hun werk uit te voeren, op elk apparaat. Bedrijven zitten in verschillende fasen om naar de cloud te gaan. Daarom bieden we een digitale werkplek met een consistente userinterface, ongeacht verschillende onderliggende technologieën zoals Office 365, Hosted/On-Premises Exchange of SharePoint of Citrix XenApp. Workspace 365 Dienstbeschrijving Pagina 3
3. Workspace 365 3.1 Wat is Workspace 365? Medewerkers hebben op steeds meer devices toegang tot het internet. Daardoor verschuiven applicaties naar de browser en worden traditionele werkplek oplossingen duur en ongeschikt, omdat zij gebruik maken van oude technologieën. Workspace 365 ziet de browser juist als het operating system, waardoor het een betaalbare werkplek oplossing biedt voor elk type medewerker en het geschikt is voor alle devices. Vanuit Workspace 365 heb je één centraal startpunt voor alle communicatie, documenten en bedrijfsprocessen. In de werkplek log je in één keer in bij zowel web-, hosted en lokale apps. Daarnaast heb je inzicht in nieuwsberichten, contactpersonen en de social feed van jouw organisatie. Verder kun je alle applicaties die je nodig hebt om te werken, zoals VOIP-telefonie of chattools, integreren zodat jouw kantoor volledig digitaal beschikbaar is. Wanneer bedrijfsprocessen niet verwerkt worden in bestaande apps of als deze te lastig zijn voor medewerkers, zijn er eenvoudige Business Apps voor bijvoorbeeld projectmanagement, activiteiten of urenregistraties. De intuïtieve userinterface zorgt voor structuur en eenvoud, waardoor de productiviteit van de medewerker verhoogd wordt. Omdat elk bedrijf verschillende technologieën gebruikt is het mogelijk om onderliggende technologieën, zoals bijvoorbeeld Office 365 of Hosted Exchange, te wijzigen in Workspace 365 terwijl de userinterface gelijk blijft voor gebruikers. Workspace 365 Dienstbeschrijving Pagina 4
4. Vereenvoudiging van Office 365 4.1 E-mail in Workspace 365 Door de intuïtieve interface van Workspace 365 wordt het gebruik van e-mail een stuk eenvoudiger. Afhankelijk van de onderliggende e-mail technologie heb je de beschikking over verschillende functionaliteiten. E-mails kunnen gekoppeld worden aan de Business Apps van Workspace 3635. Om te zorgen dat je e-mails nog sneller terugvindt, kun je bijvoorbeeld gebruik maken van de Projectmanagement Business App waarmee je e-mails aan projecten kunt koppelen. Workspace 365 koppelt met de volgende technieken: Exchange Online vanuit Office 365 Hosted Exchange On-premises Exchange Workspace 365 Dienstbeschrijving Pagina 5
4.2 Document management in Workspace 365 Workspace 365 vereenvoudigt Document Management door een structuur te hanteren die gebruikers gewend zijn. Door SharePoint en/of de fileserver te gebruiken als onderliggende technologie voor de opslag, met de userinterface van Workspace 365 erboven, kunnen medewerkers eenvoudig vanaf alle devices via hun browser bij documenten komen. Door de eenvoud kunnen ze er direct en zonder training gebruik van maken. Hierdoor wordt het beheren van documenten veel eenvoudiger. Maak je nog gebruik van een fileserver? Dan kun je deze ook integreren in dezelfde documentenapp om een gebruiksvriendelijke overgang te creëren. Document management in Workspace 365 Desktopervaring door eenvoudige structuur Direct bestanden versturen vanuit Document Management Bestanden delen via een link met keuze voor bewerken of inzien Eenvoudig rechten instellen, ook mogelijk per document Gebruik maken van Office Web Apps Workspace 365 koppelt met de volgende technieken SharePoint Online vanuit Office 365 Hosted SharePoint On-Premises SharePoint OneDrive for Business WebDav (Fileservers, Nomadesk, NextCloud en meer) Workspace 365 Dienstbeschrijving Pagina 6
4.3 Lokale of Office Web Apps in Workspace 365 Start vanuit het dashboard van Workspace 365 met één druk op de knop Word, Excel, PowerPoint en OneNote in je browser. Hierdoor hoef je nooit meer te zoeken in SharePoint hoe je bestanden aanmaakt en kunnen medewerkers direct zonder training aan de slag. Daarnaast kun je vanuit elke plek in Workspace 365 in twee klikken een document, sheet of presentatie aanmaken. Lokale of Office Web App in Workspace 365 In één klik een bestand maken Direct naam en locatie bepalen Wereldwijd meest gebruikte kantoorsoftware Tegelijk werken in bestanden Office apps in de huisstijl van de werkplek Automatisch opslaan en synchronisatie zodat je ook verder kunt werken zonder verbinding Ook bruikbaar voor de fileserver Stel je voorkeur in voor lokale office of Office Web apps Workspace 365 Dienstbeschrijving Pagina 7
4.4 Office 365 (Outlook/Exchange) contacten in Workspace 365 Neem snel contact op met personen via de zijbalk. Hiervoor synchroniseren wij de persoonlijke contacten uit je persoonlijke Exchange. Contactpersonen in Workspace 365 Snel doorzoekbaar en centraal beschikbaar Direct bellen met je favoriete applicatie of via je mobiel Direct e-mails sturen vanuit de werkplek Snel inzicht in alle persoonlijke data In één klik naar Google Maps voor navigatie Workspace 365 Dienstbeschrijving Pagina 8
5. Third party applicaties Om een complete browser-based werkplek te creëren is het van belang om apps te integreren die medewerkers dagelijks gebruiken, waaronder web apps en windows legacy applicaties. Omdat bedrijven vaak al gebruik maken van beide oplossingen, is het op deze manier mogelijk om een hybride werkplek te creëren. 5.1 Web applicaties Workspace 365 heeft een koppeling gemaakt met Windows Azure Active Directory. Hierdoor ondersteund Workspace 365 Single Sign-On naar zo n 2.500 applicaties. Dit aantal groeit dagelijks. Iedere applicatie die in de marketplace van Azure staat is met Single Sign-On te ontsluiten vanuit Workspace 365. Door deze koppeling krijgen gebruikers door één keer in te loggen met één klik toegang tot al hun favoriete apps. Daarnaast kun je gebruik maken van onze eigen technologie om applicaties met Single Sign-On te ontsluiten. Bezoek hiervoor: https://workspace365.net/nl/producttour/single-sign-on-applicaties/ 5.2 Windows Legacy applicaties Binnen Workspace 365 is het mogelijk om Windows legacy applicaties in één klik te starten via een tegel op het startscherm. Dit kan vanaf het lokale apparaat zelf of door te verwijzen naar Remote Desktop Web (RDWeb) applicaties, die op afstand aangesproken kunnen worden. Deze applicaties kun je met een enkele inlog openen wanneer er gebruik wordt gemaakt van Citrix XenApp of onze Clientless RDP. Meer informatie lees je op: https://www.workspace365.net/nl/producttour/#hybrid 5.3 Data, social, informatie en nieuws Binnen de werkplek kun je publiek of intern nieuws ontsluiten in een nieuwstegel. Daarnaast heb je de mogelijkheid om ook data uit applicaties te tonen op het dashboard. Zo kun je een directielid altijd inzicht bieden in de omzet, terwijl een medewerker ziet hoeveel open taken er zijn. Door de integratie van social feeds stimuleer je tevens samenwerkingen en het delen van verborgen kennis in de organisatie. Workspace 365 Dienstbeschrijving Pagina 9
6. Business Apps Binnen Workspace 365 is het mogelijk om naast web en lokale apps eenvoudig Business Apps van Workspace 365 toe te voegen, welke volledig geïntrigeerd zijn. Met Business Apps zoals CRM, kilometer- en urenregistratie, offertes, facturatie en projectmanagement kun je bedrijfsprocessen digitaliseren die je met je huidige applicaties nog niet kunt verwerken of applicaties vereenvoudigen. Er zijn veel organisatie waar CRM niet zo uitgebreid hoeft te zijn als bijvoorbeeld Microsoft Dynamics. Deze organisaties willen eenvoudig gegevens bijhouden van bedrijven en contactpersonen om daar vervolgens taken, documenten en e-mail aan te koppelen. Hier zijn binnen Workspace 365 verschillende standaard Business Apps voor beschikbaar. 6.1 Op maat gemaakte Business Apps Daarnaast is er in Workspace 365 een Business App configurator beschikbaar. Met de ingebouwde drag & drop functionaliteit is er geen programmeer kennis meer nodig om eenvoudige Business Apps te bouwen en aan te passen. Dure maatwerktrajecten zijn hierdoor overbodig. 6.2 Integreren met huidige software Organisaties kunnen kiezen om de Business Apps van Workspace 365 te integreren met andere software applicaties. Hierdoor zien medewerkers alleen wat zij nodig hebben en krijgen ze een eenvoudige interface, waardoor training overbodig wordt. De medewerkers die wel alle functionaliteiten gebruiken van de bestaande software kunnen gebruik blijven maken van de volledige versie en deze ook starten vanuit Workspace 365. Workspace 365 Dienstbeschrijving Pagina 10
7. Whitelabel 7.1 Partner branding Voor Workspace 365 partners is het mogelijk om de werkplek met hun eigen kleuren en logo in te richten. Hierdoor heeft de partner eindelijk de kans om niet alleen losse producten van andere merken aan te bieden, maar kunnen zij zelf hun eigen werkplek aanbieden. In deze werkplek kunnen zij vervolgens alle diensten leveren, waardoor de klant weet waar zij moeten zijn voor nieuwe IT-diensten. 7.2 Branding voor klanten De Workspace 365 partner heeft ook de mogelijkheid om een werkplek te leveren in de huisstijl van haar klant. Hierdoor krijgen medewerkers een overzichtelijke browser-based werkplek van het bedrijf waar zij voor werken. Daarnaast kunnen zij de werkplek een naam geven en verder inrichten in de kleuren en met het logo van de klant. Workspace 365 Dienstbeschrijving Pagina 11
8. Welke typen werkplekken zijn er? Er zijn drie typen licenties: Portal, Hybrid en Ultimate. Voor organisaties die volledig naar de cloud willen is er de Portal werkplek. Deze ondersteunt medewerkers die 100% cloud based werken. Omdat niet iedere organisatie compleet klaar is voor de cloud is er een hybride werkplek. Hierin vind je integraties met fileservers en Single Sign-On mogelijkheden naar remote desktops. Zo kun je de juiste type werkplek leveren per medewerker. Ben je op zoek naar het vereenvoudigen van werkprocessen? Dan biedt Workspace 365 Ultimate je een onbeperkt aantal Business Apps. Wil je meer weten over de typen werkplekken? Bezoek: www.workspace365.net/prijzen 9. Doelgroep & Positionering Workspace 365 is een oplossing voor elk bedrijf dat online werkt of online wil werken. Terwijl steeds meer organisaties overgaan op volledig online werken, is de realiteit dat zij nu nog zelden compleet on-premises of in de cloud werken. Ze zitten midden in een overbruggingsfase. Bij deze bedrijven zijn er twee typen medewerkers die vallen in de doelgroep van Workspace 365. 9.1 Office Medewerker De Office medewerker zit op kantoor en maakt gebruik van e-mail, agenda, Microsoft Office en daarnaast vaak een ERP, CRM of Projectmanagementsysteem. Een aantal van deze producten zijn via de cloud beschikbaar en een aantal draaien nog lokaal. Om de lokaal draaiende applicatie te starten, maakt hij gebruik een traditionele desktop of een hosted desktop. Office Medewerkers hebben vaak moeite om uitgebreide software te snappen. Ze zoeken naar structuur en eenvoud in hun applicatielandschap. Informatie moet op één centrale plek zijn opgeslagen en de applicaties moeten snel en overal ter wereld binnen handbereik zijn. Alle informatie moet op elk willekeurig apparaat met internet inzichtelijk zijn. Workspace 365 zorgt hiervoor. Het verschil tussen een hosted applicatie en een volledige SaaS oplossing zal hij moeilijk zien. Eenvoud zit in de genen van Workspace 365. Deze medewerker kan zonder training Workspace 365 gebruiken voor het versturen van e-mail, bewerken van documenten, opslaan van documenten, communiceren met collega s, lezen van bedrijfsnieuws en het bijhouden van alle bedrijfsprocessen. Workspace 365 Dienstbeschrijving Pagina 12
9.2 Kiosk Medewerker Er is een groeiende IT behoefte bij kiosk medewerkers. Denk hierbij aan bouwvakkers, verkopers, schoonmakers, thuiszorg, etc. Voor deze medewerkers is er nagenoeg geen betaalbare werkplek oplossing die voldoet, omdat de kosten van licenties en een hosted desktop te hoog zijn voor deze groep. Kiosk medewerkers zijn zelden aanwezig op kantoor en maken weinig tot geen gebruik van ingewikkelde software. Desalniettemin willen zij bijvoorbeeld e-mail en roosters kunnen bekijken, snel kilometers registreren of activiteiten aanmaken. Voor de Kiosk Medewerker is het belangrijk dat informatie overal en altijd beschikbaar is op elk device. Binnen Workspace 365 zien Kiosk Medewerkers alleen wat ze daadwerkelijk nodig hebben. Door Business Apps te integreren en eventueel te koppelen aan bestaande applicaties, kan deze gebruiker snel informatie opslaan. Doordat binnen Workspace 365 alle applicaties toegankelijk zijn met één muisklik, kan de Kiosk Medewerker zonder training aan de slag. Workspace 365 werkt op ieder apparaat. Informatie is daardoor altijd beschikbaar. Thuis, onderweg of bij een klant. Workspace 365 Dienstbeschrijving Pagina 13
10. Licenties Partners kunnen Workspace 365 inkopen bij hun distributeur. Workspace 365 werkt met een abonnementsmodel per gebruiker, per maand. De distributeur zal zorg dragen voor het up-todate houden en het ondersteunen van Workspace 365. In sommige gevallen kan er gekozen worden om Workspace 365 zelf te hosten voor meerdere klanten of om Workspace 365 onpremises te draaien. In de laatstgenoemde gevallen zal de distributeur of partner zelf updates uitvoeren en zijn zij verantwoordelijk voor de installatie. Het is ook mogelijk om Workspace 365 te gebruiken in combinatie met Hosted/On-premises Exchange en SharePoint of OneDrive for Business. 10.1 Office 365 Licenties In overleg met de Workspace 365 partner kun je bepalen welke Office 365 licentie(s) het beste passen bij je bedrijfsgrootte en behoeften. Om de juiste licentie(s) te kunnen kiezen, is het van belang om te weten welke functionaliteiten er in de licentie(s) zijn opgenomen. Bekijk de website www.office365.nl voor meer informatie of vraag de dienstbeschrijving van Office 365 aan bij jouw business partner. Voor een Office 365 abonnement is het aan te raden om minimaal SharePoint en Exchange Online te ondersteunen om volledig gebruik te kunnen maken van Workspace 365. Workspace 365 Dienstbeschrijving Pagina 14
11. Key Highlights Desktop Ervaring Door een eenvoudige interface maakt het niet uit welke technologieën eronder liggen. De technologieën kunnen wisselen, de interface blijft gelijk. E-mail, contactpersonen en documenten Met Workspace 365 beheer je eenvoudig e-mail, contactpersonen en documenten door gebruik te maken van onderliggende technieken zoals Exchange, Office 365 of de fileserver. Single Sign-On Met Single Sign-On log je als gebruiker één keer in voor toegang tot alle apps. Conditional Access (Voorwaardelijke toegang) Beheer welke applicaties geopend mogen worden vanaf een device, browser of netwerk. Remote applicaties Start Windowsapplicaties met één klik vanuit Workspace 365 via Citrix of Clientless RDP. Informatie en sociale integratie Toon eenvoudig relevante nieuwsberichten, data uit applicaties, contactpersonen of de sociale feed van de organisatie. Business Apps Bouw snel eenvoudige Business Apps of koppel ze aan bestaande applicaties voor bedrijfsprocessen als urenregistraties, projectmanagement of CRM. Hierdoor koppel je eenvoudig documenten aan bijvoorbeeld projecten. Whitelabel Een werkplek in de door jou gekozen huisstijl. Sterk applicatiebeheer Binnen de werkplek kun je applicaties en informatie rol gebaseerd aanbieden. Daarnaast zijn er mogelijkheden voor conditional access, multi-factor authenticatie en maintenance op specifieke applicaties. Workspace 365 Dienstbeschrijving Pagina 15
13. Sales FAQ 1. Hoe kan ik Workspace 365 het beste omschrijven? Vandaag de dag hebben medewerkers op steeds meer verschillende apparaten toegang tot het internet. Traditionele werkplek oplossingen lossen dit op door gebruik te maken van oude technologieën, wat ervoor zorgt dat deze steeds minder geschikt en onbetaalbaar zijn. Doordat Workspace 365 de browser als operating system ziet, levert het wel een betaalbare werkplek oplossing die geschikt is voor elk apparaat met een internetverbinding. In de digitale werkplek is het mogelijk om vanuit één centraal startpunt e-mail, documenten en al je bedrijfsprocessen te beheren. De intuïtieve userinterface zorgt voor structuur en eenvoud wat de productiviteit van de medewerker verhoogd. 2. Wat is de meerwaarde voor de eindklant? Hogere productiviteit door meer structuur en eenvoud te creëren Beheer en creëer documenten en e-mail eenvoudig Ondersteun bedrijfsprocessen met Business Apps zoals CRM en Project Management Werk altijd en overal op elk apparaat met een browser binnen één online werkplek Betaal per gebruiker, per maand. Schaalbare IT kosten Start vanuit één centraal startpunt zowel online, hosted als lokaal draaiende applicaties 3. Waar staat mijn data opgeslagen? Dit is afhankelijk van waar Workspace 365 wordt ingekocht. Over het algemeen wordt alle data van Workspace 365 opgeslagen in een Nederlands datacenter. Data (documenten en e-mail) waarvoor gebruik wordt gemaakt van software zoals Office 365, Exchange of SharePoint staat niet in het datacenter van New Day at Work opgeslagen. Het ligt aan de reseller en keuze voor licentie waar documenten en e-mail opgeslagen worden. 4. Is er een SLA beschikbaar? Al onze Business Partners beschikken over een SLA die beschikbaar is gesteld door New Day at Work. 5. Is het mogelijk te koppelen aan andere software? Het is mogelijk om een eenvoudige koppeling te maken met web apps, business apps en legacy applicaties. Daarnaast is er een API beschikbaar om te koppelen met andere software. New Day at Work werkt met verschillende Business Partners samen om te voorzien in deze maatwerk vraagstukken. Staat jouw vraag er niet bij? Bekijk dan de Sales FAQ in onze Support Portal. Workspace 365 Dienstbeschrijving Pagina 16
Complete browser-based werkplek Workspace 365 Dienstbeschrijving Pagina 17