HANDLEIDING AFAS PORTAAL KING ARTHUR GROEP 1
Inhoudsopgave: 1. Aanmelding bij portal King Arthur Groep 3 2. Inloggen en wijzigen AFAS portaal 5 3. Uploaden van documenten AFAS portaal 7 4. Contactgegevens teamleden 9 5. Overeenkomst met de King Arthur Groep 10 6. Declareren en factureren 13 6.1 Declareren Reiskosten en VOG voor stagiaires en vrijwilligers 13 6.2 Declareren van overige kosten voor iedereen 15 6.3 Rapportage en urenregistratie in Qurentis voor Stagiaires en zorgverleners 15 6.4 Factureren van zorgverleners 16 2
1.Aanmelding bij portal King Arthur Groep 1. Ga naar https://83176test.afasonline.com/login?url=%2f en meld je aan: 2. Je krijgt nu het volgende scherm te zien: Maak nu je aanmeldkeuze!! 3. Het formulier wordt vervolgens ingevuld. De velden met een * zijn verplicht. Vervolgens klik je op de knop Meld je nu aan Na het aanmelden zie je de volgende melding: 3
4. De aanmelding komt bij de afdeling HR binnen. Zodra de aanmelding verwerkt is krijgt de gebruiker een mail: Door op de link te klikken kan het wachtwoord ingesteld worden: LET OP! Mogelijk kan de mail in je spambox terecht zijn gekomen, controleer voor de zekerheid ook deze. 4
2.Inloggen en wijzigen AFAS portaal Je gaat naar https://83176test.afasonline.com/login?url=%2f en meld je aan met je gebruikersnaam (emailadres) + wachtwoord. Daarna krijg je dit scherm te zien en kies je voor Mijn gegevens. Controleer je gegevens en indien nodig kun je deze aanpassen (rechts boven in de hoek). 5
Uitloggen (rechts boven in de hoek) 6
3.Uploaden van documenten AFAS portaal Voor het uploaden van je documenten dien je het mapje Documenten toevoegen te openen: Daarna opent zich er een scherm waar je allemaal documenten kan toevoegen: Hieronder een uitleg welke documenten voor wie van toepassing zijn: Voor iedereen geldt: Een kopie van een geldig ID kaart of Paspoort Een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag, niet ouder dan 2 jaar) (kosten VOG worden voor stagiaires en vrijwilligers vergoed, declareren via het AFAS portaal, aanvraagformulier kan worden opgevraagd via hr@kingarthurgroep.nl ) Een kopie rijbewijs (voor iedereen die binnen de organisatie personenvervoer gaat doen met name vrijwillige chauffeurs) Een certificaat BHV (indien je in het bezit bent van een certificaat) 7
Ben je stagiaire, dan ook je POK (Praktijk Overeenkomst) uploaden Ben je zorgverlener dan ook graag onderstaande documenten nog extra uploaden: Een uittreksel van de KVK Kopie inschrijving keurmerk register KIWA ( https://mijnkeurmerk.nl/pages/genericspace/subscription.aspx ) Door aangemeld te zijn bij KIWA, geef je ons de garantie dat je alle zaken op orde hebt, zoals het hebben van een beroepsaansprakelijkheidsverzekering en een aansluiting te hebben van een klachtenregeling en geschilleninstantie i.v.m. Wkkgz), allemaal wettelijke verplichtingen, maar ook kunnen we vandaar uit zien wat je kwalificatie niveau is a.d.h.v. jou opgegeven diploma s. Een aansluiting van V&VN (indien van toepassing en/of in het bezit) Een registratie BIG (indien van toepassing benodigd voor de bijbehorende functie) Door te klikken op het document kun je de gevraagde informatie invoeren en het bestand toevoegen, zorg wel dat dit een bestand in PDF is. klik op selecteren en voeg het bestand toe. - Voor een VOG geldt een geldigheidsduur van 2 jaar in de zorg vanaf het moment van aanvragen - Voor een BHV geldt een geldigheidsduur van 2 jaar KIWA: Bij het niveau hebben wij alle kwalificatieniveaus overgenomen uit KIWA. 8
Selecteer jouw KIWA kwalificatieniveau: Klik op volgende voor meer kwalificaties de originele KIWA lijst is te downloaden op de site van KIWA. Na het uploaden komt het document ter controle bij HR terecht voor het goed of afkeuren. Wordt het document afgekeurd dan ontvang je een bevestigingsmail met de reden en in je portaal staat in je startscherm een openstaande actie 4.Contactgegevens teamleden Links boven in de balk vind je onder mijn teams de contactgegevens en verjaardagen van het team van jouw locatie. 9
5.Overeenkomst met de King Arthur Groep Voor de samenwerking stellen wij een overeenkomst op, deze ontvang je zodra wij in het bezit zijn van de benodigde documenten. Het ondertekenen van de overeenkomsten zal digitaal verlopen. De instructie is als volgt: Je ontvangt een mail zoals hieronder, volg de instructie in de mail op. Je komt nu in het scherm om digitaal te ondertekenen: Klik op de bijlage om je overeenkomst te openen en om deze op te slaan. Daarna ga je rechtsboven in de hoek naar Digitaal ondertekenen. 10
Je komt nu in een scherm om digitaal te ondertekenen: Door op Begin met ondertekenen te klikken ontvang je nu per mail een bevestigingscode Daarna voer je jouw code in en klik op bevestigen: Nu ontvang je een sms met bevestigingscode via je mobiel Nu voer je ook deze code in en klik op bevestigen: 11
Het ondertekenen is voltooid, nu kun je op het linkje klikken van de overeenkomst om de digitale versie te openen en te downloaden: Bij het openen van de digitale ondertekening zie je op de overeenkomst rechtsboven in de hoek een digitale handtekening: Het ondertekenen is nu afgerond en je kunt nu op afhandelen drukken Wil je opnieuw je documenten inzien dan ga je naar Mijn gegevens en onderaan zie je jouw documenten, door op de regel te klikken kom je in het document. 12
6.Declareren en factureren 6.1 Declareren Reiskosten en VOG voor stagiaires en vrijwilligers Kies voor de knop Declaratie indienen. Vervolgens kun je kiezen tussen het indienen van een declaratie voor een VOG, reiskosten of overige. (Let op: Zorgverleners kunnen geen VOG of reiskosten woon-werkverkeer declareren) VOG Bij een VOG vul je het te declareren bedrag in en voor welke hoofdlocatie je werkzaam bent. Vervolgens selecteer je de bijlage via de knop bestand kiezen. Let op: Het is verplicht een bijlage (betalingsbewijs in PDF) mee te sturen! Reiskosten Vul in dit formulier de omschrijving (reiskosten woon-werk verkeer of reiskosten personen vervoer met eigen auto), het totale bedrag en de hoofdlocatie waar de declaratie betrekking op heeft. - Woon-Werk verkeer is 0,19ct. Per km - Personenvervoer met eigen auto is 0,30ct p.km ( voor chauffeurs die cliënten met eigenvervoer rijden) Let op: Het is tevens verplicht een bijlage toe te voegen (reiskostendeclaratieformulier 0,19 of 0,30ct in PDF) 13
Heb je het formulier nog niet? Dan kun je die downloaden door op de link aan de linkerzijde te klikken: Bij de meeste browsers is vervolgens het bestand links onderin de balk van je scherm te zien, klik op het bestand en deze zal zich openen, je kunt het nu invullen en opslaan. Wil je het opslaan als PDF, klik dan op opslaan als en kies daarna voor PDF, nu kun je het document uploaden in je portaal. 14
6.2 Declareren van overige kosten voor iedereen Overige kosten Ga dan naar declaratie overig. Je ziet hier een formulier waarop je de omschrijving en hoofdlocatie in kunt vullen. Vervolgens kun je tot maximaal 5 declaratieregels invoeren. Vul de categorie in en het bijbehorende bedrag. Let op: Zorg ervoor dat je in de bijlage alle bijbehorende bonnetjes meestuurt, anders wordt de declaratie afgekeurd! (versturen als PDF) 6.3 Rapportage en urenregistratie in Qurentis voor Stagiaires en zorgverleners Wekelijks rapporteer je over de begeleiding in Qurentis en geef je de gemaakte uren aan. Hoe Qurentis werkt, kan je in de handleiding van Qurentis terugvinden. Voor maandag 12.00 uur moet je jouw uren invullen en indienen, na 12.00 uur worden de urenbriefjes dichtgezet en is het niet mogelijk meer om de uren aan te passen. Zijn hier vragen over dan kun je contact opnemen met administratie@kingarthurgroep.nl 15
6.4 Factureren voor zorgverleners Als zorgverlener dien je jouw facturen eveneens via het portal in te sturen. Je dient de omschrijving en het bedrag in te vullen. Het is verplicht om ook de bijlage (factuur) toe te voegen. Let op : Het is alleen toegestaan om PDF-bijlagen mee te sturen! Wat kun je factureren als zorgverlener (IBT, PV, VP en CM) Het aantal uren dat je begeleiding hebt geboden. Bij de start spreken we af hoeveel dit maximaal, gezien de indicatie, kan zijn per week. Overleg altijd eerst voordat je meer uren begeleiding gaat bieden. Reizen van en naar de deelnemer is verwerkt in het uurtarief. Voor individuele begeleiders geldt Reiskosten die je maakt tijdens de begeleiding krijg je wel vergoed. Daar staat 5 km per uur begeleiding voor á 0,30ct. Per km. Voorbeeld: 3 uur begeleiding is: 3x5= 15km = 15 x 0,30 = 4,50 Er is 0% BTW op zorg in natura. Overige werkzaamheden Naast de begeleiding zelf kun je voor een aantal werkzaamheden uren declareren. Voor het opstellen van het zorgplan/begeleidingsplan is dat 1 uur. Voor het bespreken van het begeleidingsplan kun je de gebruikte tijd declareren. Voor deelname aan Teambijeenkomsten kun je maximaal 1,5 uur declareren Voor Ronde Tafel gesprekken van het huis geldt maximaal 1 uur Voor Ronde Tafel gesprekken van de organisatie staat maximaal 1,5 uur Voor Intervisie en MDO staat maximaal 1.5 uur Let op: Kennisbijeenkomsten e.d. bieden we je aan. Je bepaalt zelf of je komt. Er kunnen hier geen uren voor gedeclareerd worden. Wel krijg je naast het inhoudelijke programma, wat te eten en drinken. Ook de reistijd naar Kennisbijeenkomsten en door KAG verzorgde opleidingen (BHV, agressie training, etc.) kun je niet declareren. 16
Op de factuur geef je in ieder geval aan: Bedrijfsgegevens van jezelf en opdrachtgever (Huis van de Ronde Tafel b.v.) Factuurdatum Factuur nummer Weeknummer Totaal aantal uren per week Uurtarief Totaal bedrag per week Optelling / totaal te betalen bedrag Bankrekeningnummer Voor individuele begeleiders geldt nog: Eventuele reiskosten die je hebt gemaakt voor een IBT opdracht binnen de opdracht. Aantal kilometers x vergoeding = totaal 17