Quick start RieView voor de afdeling Auteurs Fred van Dam, Leonie van Duuren Datum 4-5-2017 Status V2
Inhoud 1 Vragenlijst beantwoorden... 3 1.1 Aanmeldscherm... 3 1.2 Inventariseren van de Risico s... 3 1.2.1 Hoofdstukken... 4 1.2.2 Toelichting... 5 1.2.3 Antwoord... 5 1.3 Navigatie opties... 6 1.3.1 Rapportage... 6 1.3.2 Opnieuw beantwoorden van een vraag... 6 1.3.3 Opmerkingen... 6 1.3.4 Navigatiebuttons... 7 1.4 Knelpunt(en)... 7 1.4.1 Evalueren van het risico... 7 1.5 Maatregelen benoemen en classificeren... 8 1.6 Vraag foutief beantwoord... 9 1.7 Meerdere invullers: gereed melden... 9 1.8 Afdelingshoofd: RI&E inleveren... 9 1.9 Opmerkingen ARBO-medewerker... 10 2 Rapportages... 11 Pagina 2
1 Vragenlijst beantwoorden Er is een gebruikersvriendelijke interface gemaakt voor de personen die de vragenlijsten gaan beantwoorden: de RieView vragenlijstmodule (https://rie.umc-gezondenveilig.nl). 1.1 Aanmeldscherm Om te beginnen met het beantwoorden moet de medewerker eerst inloggen in de RieView vragenlijstmodule. Hiervoor heeft de medewerker een gebruikersnaam met bijbehorend wachtwoord nodig. Het is mogelijk dat bij de allereerste keer inloggen in het systeem gevraagd wordt om een eigen wachtwoord in te stellen voor het account. Let op! Bij drie foutieve inlogpogingen kan tijdelijk niet meer ingelogd worden. Dit kan worden hersteld door de browser af te sluiten en opnieuw te starten. 1.2 Inventariseren van de Risico s RI&E s die klaar zijn gezet verschijnen in het welkomscherm van RieView. Het welkomscherm bestaat uit een pagina met twee kolommen. De linker kolom toont de welkomsttekst. In de rechter kolom wordt de RI&E / Rl&E s getoond die aan de ingelogde persoon zijn toegewezen, met daarbij het totaal aantal vragen en het aantal beantwoordde vragen. Door het aanklikken van de RI&E kan worden gestart met het beantwoorden van de vragen. Welkomscherm met rechts de to do lijst van toegewezen RI&E s. Pagina 3
Het invulscherm bestaat uit 4 kwadranten: Linksboven staan de hoofdstukken waartoe de vragen behoren. Men kan door deze hoofstukken bladeren om zo naar een volgend hoofdstuk te gaan. Dit is makkelijk als er meerdere invullers zijn. Linksonder in het kwadrant wordt de vraag getoond die moet worden beantwoord. Rechtsonder is ruimte voor het beantwoorden van de vraag. 1.2.1 Hoofdstukken In dit kwadrant wordt ook een progressiebar getoond die illustreert op welk percentage van de lijst de getoonde vraag zich bevindt. Pagina 4
1.2.2 Toelichting Rechtsboven wordt de toelichting getoond behorend bij de vraag. Deze is bedoeld om de persoon die de vragen moet beantwoorden te helpen bij het juist beantwoorden van de vraag. Ook staan er hyperlinks in de toelichting naar site s met meer informatie over het onderwerp. Onderin wordt in de vorm van x vragen beantwoord van y de voortgang inzichtelijk gemaakt van het beantwoorden van vragen. 1.2.3 Antwoord Rechtsonder kan de invuller de antwoordoptie(s) aanklikken. De meeste vragen kunnen met Ja of met Nee beantwoord worden. Indien een vraag negatief beantwoord wordt, dan betekend dat automatisch een knelpunt. Als deze wordt gegenereerd, dan wordt de toets Knelpunt oranje. Hoewel de RI&E zorgvuldig wordt samengesteld kan het voorkomen dat een vraag niet van toepassing is voor een afdeling. Beantwoordt deze vraag dan met N.v.t.. Er wordt dan géén knelpunt gegenereerd. Pagina 5
1.3 Navigatie opties Om het gebruik van de vragenlijst gemakkelijker te maken voor gebruikers zijn er nog enkele aanvullende navigatieknoppen zichtbaar op het Beheermodule scherm onder de 4 kwadranten. De Eerste knop: Ga naar: geeft de opties om naar de eerste niet beantwoordde vraag te springen, naar het eerste knelpunt zonder maatregel of de volgende vraag met opmerking van de ARBO-medewerker. 1.3.1 Rapportage De tweede knop: Rapport geeft de mogelijkheid om de Planning of de Vragenlijst te tonen in rapport-vorm. Deze rapporten kunnen ook worden afgedrukt of opgeslagen. 1.3.2 Opnieuw beantwoorden van een vraag Met de reset knop worden een eventueel ingevoerd antwoord, knelpunt en maatregel allemaal verwijderd. 1.3.3 Opmerkingen Met de knop Opmerking kan de gebruiker een stukje tekst koppelen aan een specifieke vraag. Pagina 6
1.3.4 Navigatiebuttons Onderaan staan de pager-knoppen waarmee één voor één door de vragen kan worden gesprongen, maar ook naar het begin of het einde van de vragenlijst. Als laatste zijn er nog de pijl-knoppen die zich links en rechts van de kwadranten bevinden, daarmee kan op gemakkelijke wijze door de vragen worden gestapt. Van de laatste vraag wordt naar de eerste gesprongen en andersom. 1.4 Knelpunt(en) Het negatief beantwoorden van een vraag kan er toe leiden dat er automatisch een knelpunt wordt gedefinieerd. Maar de invuller kan ook zelf een knelpunt aanmaken. Klikken op de knop Knelpunt bij een vraag resulteert dat er altijd bij de vraag een knelpunt wordt gedefinieerd, en dus ook dat de tekst Knelpunt dikgedrukt en oranje wordt. Door op deze knop te klikken wordt het Knelpunt scherm geopend, waar het knelpunt nader kan worden gedefinieerd. 1.4.1 Evalueren van het risico Bij een knelpunt is het belangrijk is om een risiconiveau aan te geven, eventueel aangevuld met een toelichting. Er zijn drie risiconiveaus waaruit de gebruiker kan kiezen: laag, midden en hoog. Ee exacte definitie van deze risico s is niet nodig: het is een hulpmiddel voor de invuller om prioriteiten te stellen. Pagina 7
1.5 Maatregelen benoemen en classificeren Wanneer een knelpunt is geïdentificeerd en geclassificeerd moeten hiervoor maatregelen worden bedacht om het risico te beperken of weg te nemen. Deze kunnen worden geregistreerd door de persoon die de vragen heeft beantwoord en het knelpunt heeft geïdentificeerd, dit kan direct in het onderste deel van het Knelpunt-scherm. In het onderste gedeelte van het scherm kan een maatregel worden vastgelegd. Belangrijk bij een maatregel is de prioriteit. Deze geeft een indicatie van de tijd waarin de maatregel moet worden uitgevoerd. Daarnaast kan een Uitvoerende worden aangegeven (die kan worden geselecteerd uit alle gebruikers die behoren tot het organisatieonderdeel waar de gebruiker bij hoort), een einddatum en mogelijk Toelichting of Toelichting ARBO. Na klikken op OK wordt de maatregel getoond in het Knelpunt scherm en kan eventueel een tweede maatregel worden gedefinieerd. Na het invoeren van de Maatregelen en het opslaan van het Knelpuntscherm wordt het visueel zichtbaar dat het risico in de vorm van het knelpunt is afgedekt door maatregelen, doordat de tekst op de knop Knelpunt van oranje verandert in groen. Pagina 8
1.6 Vraag foutief beantwoord Dit is belangrijk: als een vraag foutief beantwoord is moet deze altijd gereset worden. Eventuele knelpunten en maatregelen blijven dan anders bewaard in het systeem en vervuilen de rapportage. 1.7 Meerdere invullers: gereed melden Wanneer de vragenlijst naast het afdelingshoofd aan meerdere invullers is toegewezen kunnen zij samen of achtereenvolgens de vragen beantwoorden. Pas als alle vragen zijn beantwoord, bij de knelpunten maatregelen zijn genoemd én er een risico en prioriteit is toegewezen verschijnt rechtsonder de button Gereed Zolang de vragenlijst niet gereed gemeld is, kan het afdelingshoofd en alle invullers via hun eigen account aan de vragen werken. Omdat er maar één antwoord gegeven kan worden kan er voor worden gekozen dat de eerste persoon de vragen beantwoordt en dat volgende personen de antwoorden controleren en eventuele knelpunten en maatregelen toevoegen. Een andere optie is om de werklast te delen en ieder een deel van de vragen te beantwoorden en de knelpunten uit te werken. Als de laatste invuller de RI&E Gereed meld, dan verdwijnt de RI&E uit de lijst van de invullers (zie Hfd. 1.2). 1.8 Afdelingshoofd: RI&E inleveren Als een RI&E gereed gemeld is door (een van de) invullers, dan kan alleen nog het afdelingshoofd de RI&E bekijken en aanpassen. In de balk verschijnt rechtsonder de knop Inleveren. Na het inleveren zijn de antwoorden definitief en wordt de RI&E doorgezet naar de volgende status: Vragenlijst wordt geëvalueerd en besproken. Let op: de RI&E verdwijnt daarmee uit de to-do lijst en is alleen nog zichtbaar in de beheeromgeving om geëvalueerd te worden door arbeidsdeskundigen. Pagina 9
1.9 Opmerkingen ARBO-medewerker Na het invullen van de vragenlijst heeft de ARBO-dienst de mogelijkheid om opmerkingen te plaatsen bij vragen en knelpunten. De invuller kan gemakkelijk navigeren naar de volgende vraag of knelpunt met opmerking van de ARBO-medewerker. Hierna kan de invuller het antwoord wijzigen of een toelichting geven als hierom gevraagd is. Klik hiervoor op de onderste optie in het Ga naar: menu. Klik nu op de button Opmerkingen om de opmerking van de ARBO-medewerker te lezen. Klik nu op de button Knelpunt om de opmerking van de ARBO-medewerker te lezen bij het knelpunt of de maatregel. Pagina 10
2 Rapportages Van iedere RI&E die nog niet is ingeleverd kunnen door de afdeling rapportages gemaakt worden. Deze rapportages zijn de volledige ingevulde vragenlijst of alleen een samenvatting van de knelpunten en maatregelen. In het rapportagescherm ziet men dan de (ingevulde) RI&E en deze kan met in verschillende formats opslaan. In de rapportages staan de algemene gegevens van de RI&E (afdeling, divisie, afdelingshoofd, etc.), het niveau van diepgang van de RI&E en zijn de vragen gegroepeerd op hoofdstuk. Deze rapportages kunnen geëxporteerd worden naar de eigen computer. De meest gebruikte formats zijn pdf (Adobe Acrobat) en xls (Excel) Pagina 11