Handleiding Collecteweb 2018
Inleiding Collecteweb is een overzichtelijke website die ondersteunt bij de collecteadministratie. Deze handleiding is een aanvulling op de ook in Collecteweb zelf aanwezige hulpinformatie. Deze vind je op de homepage aan de rechterzijde van het scherm (in de afbeelding hieronder geel omkaderd). Onder de hulpinformatie vind je ook uitleg in de vorm van filmpjes. Als je op de afspeelknop klikt, beginnen deze meteen met afspelen. LET OP: dat gebeurt dan in een (te) klein formaat! Door op de videotitel bovenin te klikken, wordt YouTube geopend waar de video groter en zelfs beeldvullend te bekijken is. Afhankelijk van de instellingen van jouw browser, kan het zijn dat het vergroten van de video (beeldvullend maken) via het icoontje rechtsonder niet werkt. Een oplossing is om te klikken op het YouTube-logo rechts onderin de video. Van daar uit lukt het beeldvullend afspelen vaak wel direct. Of de eerdere suggestie: klik op de titel bovenin de afbeelding van de video. Inloggen/Uitloggen Ga naar https://diabetesfonds.collecteweb.nl en log in met je inloggegevens. Je hebt vanuit het Diabetes Fonds per e-mail een aanmeldlink ontvangen waarmee je de eerste keer kunt inloggen. Jouw gebruikersnaam is standaard gelijk aan het e-mailadres dat bij het Diabetes Fonds bekend is. Als je je wachtwoord bent vergeten, kan je dat opvragen door op wachtwoord vergeten? te klikken. Dit staat in een klein lettertype direct onder het veld waar je normaliter je wachtwoord invult. Je wordt dan gevraagd om je aanmeldnaam in te vullen. Als je dat ook niet meer weet, zal je je gegevens moeten opvragen bij het Diabetes Fonds via collecte@diabetesfonds.nl Na het inloggen, kom je op het startscherm, dat hierboven is afgebeeld (let op: exacte inhoud kan verschillen). Versie: 1 30-7-18 Pag. 2
Wanneer je links een functieknop aanklikt, krijg je in het midden het werkveld te zien. Bij de gebruikersinstellingen (rechts bovenin) kun je op de fotocamera (of jouw portret) klikken en je naam, gebruikersnaam en wachtwoord wijzigen, of jouw eigen foto uploaden/wijzigen. Ook kun je hier door op afmelden te klikken weer uitloggen. Hoofdmenu/Functies Een ander belangrijk element in dit scherm is het menu en de functies links: met iconen/tegels worden de verschillende onderdelen van Collecteweb aangegeven. Afhankelijk van je schermindeling en -grootte kan het zijn dat je een enkele verticale rij ziet. Dat maakt voor de werking niet uit. Dan wordt echter de beschrijvende tekst onder de iconen niet getoond. Door met je muisaanwijzer even boven een icoon te gaan staan (zonder te klikken), wordt deze tekst dan getoond. De schermindeling van Collecteweb. Van links naar rechts: het menu met de functieknoppen, het werkveld en de hulp en algemene info of submenu s. Rechtsboven je gegevens en gebruikersinstellingen. Na het inloggen, is automatisch de functie info actief. In het werkveld lees je nieuws en informatie van het Diabetes Fonds en over Collecteweb. De keuzelijst rechts biedt ook toegang tot de hulpinformatie. Versie: 1 30-7-18 Pag. 3
De knoppenbalk (rechtsboven) Wanneer je aan de linkerkant een functie kiest, krijg je rechtsboven het werkveld een knoppenbalk te zien. De onderdelen van deze knoppenbalk zijn voor verschillende functies van Collecteweb gelijk: Onderdelen knoppenbalk rechtsboven, bij verschillende functies: help-functie met uitleg en filmpjes over het menu-item waarin je je bevindt zoom in, toon meer informatie actie toepassen op huidige weergave of gemaakt filter (zie hieronder: loepje ) toevoegen, nieuw zoek/filter opent het filterscherm. Hiermee kun je een selectie maken. Om deze ongedaan te maken, klik je onderaan op herstel. De exacte mogelijkheden van de laatste optie (zoek/filter), zal verschillen afhankelijk van de keuze voor de functie die je in het linker menu hebt gemaakt. Het zoeken in adreskaartjes is bijvoorbeeld anders dan het zoeken op bestellingen. Het principe en de werking is echter identiek: je beperkt op basis van selecties en zoekcriteria de hoeveelheid informatie die je te zien krijgt. De verschillende functies (linker menu): Hieronder worden de verschillende functies in Collecteweb kort uitgelegd. Adresboek Je ziet hier al je vrijwilligers als adreskaartjes. Je kunt hier o.a. vrijwilligers toevoegen, stopzetten, gegevens aanpassen en in een andere wijk plaatsen. Onder de help-functie zie je de legenda voor het adresboek. Zet het schuifje op ja wanneer de collectant voor de komende collecte beschikbaar is: Wijken Hier zie je alle wijken in jouw collecteplaats, met alle vrijwilligers per wijk. Heeft een wijk geen wijkhoofd, dan zie je onder de wijknaam ***vacature*** staan. Versie: 1 30-7-18 Pag. 4
Looproutes Je krijgt hier de looproutes binnen een wijk te zien. Het icoontje is blauw of oranje als er nog geen, respectievelijk wel straten gekoppeld zijn. Je kunt hier ook de geschatte duur van de looproute zien. Met de + kan je nieuwe looproute toevoegen, met de actieknop o.a. een overzicht van de looproutes afdrukken Collectebussen Voor iedere actieve collectant uit het adresboek waarbij het schuifje op ja is gezet, wordt automatisch een collectebus aangemaakt. Deze vind je onder de menukeuze Collectebussen in het linker menu. Bestelling In de weergave bestellingen vind je jouw lopende of voltooide bestellingen voor collectemateriaal en kun je nieuwe bestellingen plaatsen. Zie veel gebruikte handelingen verderop voor een nadere uitleg. Afdrachten In deze weergave kan je de digitale afdracht doen en eerder gedane afdrachten bekijken. Contact Hulp nodig? Bel op werkdagen (tussen 09:00 en 17:00) met het collectebureau van het Diabetes Fonds, tel. 033 4622055. Je kunt uiteraard ook de helpfunctie raadplegen. Of mail naar collecte@diabetesfonds.nl Adreskaartje vrijwilliger Aanpassen en aanvullen van persoonsgegevens Direct een e-mail aan deze persoon sturen Wijk of rol aanpassen (ook: rol beëindigen) Het adreskaartje van een vrijwilliger. De verschillende onderdelen zijn aanklikbaar en bieden dan de mogelijkheid om gegevens aan te passen of aan te vullen of om direct een e-mail te versturen aan deze persoon. Versie: 1 30-7-18 Pag. 5
Veelgebruikte handelingen Elke actie moet je bevestigen door op de V te klikken: Of annuleren door op de X te klikken Vrijwilliger toevoegen Klik vanuit de adreskaart-functie rechts op de [+]: vrijwilliger toevoegen. Zorg dat je zoveel mogelijk informatie hebt. Heb je e-mail adressen, dan kun je direct vanuit het programma een e-mail sturen aan één of meerdere vrijwilliger(s) Vrijwilliger in een andere wijk plaatsen Zoom in op de adreskaartjes om de functie / rol van de vrijwilligers te kunnen zien Klik in het adreskaartje van de collectant op de regel waar staat in welke wijk deze persoon staat Selecteer bij collecte wijk (onder de naam) de juiste wijk Bevestig de actie Stopzetten van een functie van een vrijwilliger. Wil je een wijkhoofd stoppen of is een collectant overleden, neem dan contact op met het Diabetes Fonds via 033 303 2064 of collecte@diabetesfonds.nl Zoom in op de adreskaartjes om de functie / rol van de vrijwilligers te kunnen zien Klik op het adreskaartje van de vrijwilliger op de rol Klik op de rol van de vrijwilliger om deze aan te passen. In het scherm wat verschijnt, zet een vinkje bij gestopt. Je krijgt een melding in beeld over het loskoppelen van looproutes; klik hier OK. Automatisch wordt de datum van vandaag ingevuld als gestopt datum, indien gewenst kun je deze aanpassen. Bij opmerkingen (rechts) kun je een speciale reden aangeven (verhuisd, vanwege gezondheid, etc). Let op: is een collectant overleden, geef dit dan apart door aan het collectebureau. Bevestig de actie Versie: 1 30-7-18 Pag. 6
Persoonsgegevens aanpassen Wil je persoonsgegevens aanpassen of aanvullen (zoals een telefoonnummer, adres of email) dan klik je op de foto van de vrijwilliger. Ook hier met het vinkje de wijzigingen weer opslaan. Let op: Met het schuifje geef je slechts aan of een collectant dit collectejaar meedoet of niet. Je beëindigt een vrijwilliger hiermee niet als collectant. Tip: Maak de adreskaartjes zoveel mogelijk compleet met de e-mailadressen. Vanuit het systeem kun je dan eenvoudig met jouw vrijwilligers via e-mail communiceren. E-mailen vanuit Collecteweb Je kunt op verschillende manieren een e-mail versturen vanuit Collecteweb: naar een specifieke vrijwilliger of naar een groep vrijwilligers. E-mail aan een enkele vrijwilliger Als je snel een e-mail wilt versturen naar een enkele vrijwilliger, kun je op het @ -symbool klikken dat op het persoonskaartje van deze vrijwilliger staat. Zie je dit symbool niet? Dan is er geen e-mailadres van deze persoon in Collecteweb opgenomen. Als je het e-mailadres van deze vrijwilliger kent, kun je dat toevoegen door op de naam van de vrijwilliger te klikken en dan de contactgegevens bij te werken. Als je op klikt, opent een e-mailvenster waar je een onderwerp en bericht kunt ingeven. Als u daarna op het icoon van de envelop rechts bovenin klikt, wordt de e-mail verzonden: E-mail naar een groep vrijwilligers Je kunt ook eenzelfde e-mail naar een groep vrijwilligers sturen. Dat doe je door meer dan één vrijwilliger te selecteren. Bijvoorbeeld door vanuit een overzicht van persoonskaarten een vinkje te zetten in het vakje bij de portretafbeelding van de vrijwilliger. Of door helemaal bovenin het werkscherm op Alles selecteren te klikken. Je zet dan bij alle zichtbare vrijwilligers in één keer het vinkje aan. Door op het loepsymbool te klikken rechts bovenin, kun je andere selecties maken. Zie hiervoor ook de uitleg hierboven over het maken van een Excel-export. Zodra je je selectie hebt gemaakt, kun je weer enkele of alle vinkjes aan- en uitzetten bij de vrijwilligers die je een e-mail wilt sturen. Als je zover bent, kun je door op het actie-symbool te klikken, kiezen voor Stuur een e-mail : Ook nu opent een e-mailvenster. Alle vrijwilligers die je hebt geselecteerd én waarvan een e- mailadres bekend is in Collecteweb (!) zijn nu opgenomen in de lijst van Ontvangers rechts. Bovenin typ je het onderwerp en daaronder je bericht. Door hierna op de envelop rechtsboven te klikken, verstuur je de e-mail aan de groep: Versie: 1 30-7-18 Pag. 7
Bestelling plaatsen Vanuit de menukeuze (links) Bestellingen plaats je een nieuwe bestelling (door op de + rechts te klikken). Met het vinkje bevestig en verstuur je de bestelling. Je ziet hier ook de bestellingen van voorgaande jaren. Deze kun je gebruiken als leidraad. Via Collecteweb kun je eenvoudig een bestelling voor collectematerialen plaatsen. Meer informatie over de beschikbare materialen, vind je in het hoofdscherm (i, info-icoon in functiemenu links) en dan de keuze-optie Collecte materiaal in het menulijstje rechts. Bestelling maken Klik op het winkelwagentje in het linker functiemenu Klik daarna op + (rechtsboven het werkveld) Je ziet dan het bestelformulier. Vul de gevraagde velden in. Kies het adres voor bezorging. Klik na het invullen op het vinkje (rechtsboven) om de bestelling te plaatsen Versie: 1 30-7-18 Pag. 8
Je ziet nu jouw bestelling terug in het blauwe winkelwagentje. Zodra deze door ons is gecontroleerd, zal deze oranje worden en ontvang je een bevestigingsmail in je mailbox. Als de bestelling wordt uitgeleverd, kleurt het winkelwagentje groen. Hiermee zijn de meest voorkomende handelingen bij de voorbereiding van een collecte aan bod gekomen. Deze handleiding zal binnenkort ook voorzien worden van de handelingen die ná de collecte relevant zijn. Denk dan aan de verwerking van de afrekenstaten bijvoorbeeld. Op de website van het Diabetes Fonds publiceren wij ook uitgebreide informatie voor organisatoren en collectanten: https://www.diabetesfonds.nl/speciaalvoor/collecteorganisatoren En vergeet niet: je kunt ons altijd bellen (033-4622055) of e-mailen (collecte@diabetesfonds.nl) als iets niet helemaal duidelijk is. Heel veel succes, Joke Stelling en Tamara Visser Collecteteam Diabetes Fonds Versie: 1 30-7-18 Pag. 9