Handleiding QuickScan v2.00 woensdag 9 november 2011! 1
Inhoudsopgave - Inleiding!!!!!!!!! 3 - Aanmelden!!!!!!!!! 4 - Object aanmaken!!!!!!!! 7 - Elementen kiezen!!!!!!!! 10 - Planning aanpassen!!!!!!!! 11 - Rapportage!!!!!!!!! 13 woensdag 9 november 2011! 2
Inleiding De quickscan is bedoeld om snel inzicht te krijgen in de kosten voor het onderhoud voor de eerste tien jaar en de daarbij behorende reserveringen. De quickscan berekend zelf zeer snel de hoeveelheden van de gekozen elementen, deze zijn per element weer aan te passen. De geldt ook voor startjaren en cyclus. De gegevens worden opgeslagen volgens een bepaalde structuur welke hoort bij het gekozen gebouwtype. Per onderdeel zijn de materiaalsoorten (elementen) te kiezen. De gegevens blijven een jaar toegankelijk, hierna moet de licentie als upgrade opnieuw worden afgesloten, hiervoor betaald u een gereduceerd tarief. In deze handleiding laten wij op beknopte wijze alle stappen zien die nodig zijn vanaf aanmelden tot aan plannen. woensdag 9 november 2011! 3
Aanmelden Om gebruik te kunnen maken van de QuickScan moet u zich eerst aanmelden als gebruiker. Tijdens de aanmelding vindt ook de ideal betaling plaats, zodra deze akkoord is kunt u met het systeem werken. U start eerst het programma, dit doet u door de volgende url in uw browser in te tikken: http://quickscan.igbs.nl LET OP geen www. gebruiken. Er volgt dan een scherm als hieronder is weergegeven. Klik in dit scherm op aanmelden, hierna start de procedure en volgt een scherm als hieronder. Vul alle gegevens in die worden gevraagd, het emailadres dient een juist adres te zijn omdat hier de factuur na toe wordt gezonden en wij dit gebruiken om u in te lichten over storingen, updates en andere wijzigingen. Na het invullen druk u op de knop Verder -->. woensdag 9 november 2011! 4
Het scherm met de algemene voorwaarden verschijnt, u kunt deze doornemen en daarna met een druk op de knop Ik ga akkoord met de voorwaarden deze accepteren. Zie onderstaand scherm. Na het scherm met de voorwaarden komt u in de ideal (betaal) procedure. Hier kiest u voor de bank van uw keuze en druk op Ga naar betalen. Het scherm van de bank verschijnt en u kunt de procedure daar afronden. woensdag 9 november 2011! 5
Nadat de betaling bij uw bank is afgerond verschijnt er een scherm dat u beslist moet openlaten, de betaling wordt nu namelijk in ons systeem geregistreerd en als akkoord of mislukt opgeslagen. Zodra deze procedure is afgerond kunt u het programma opnieuw opstarten, door de browser af te sluiten en opnieuw de url in te voeren http://quickscan.igbs.nl. Als de betaling is gelukt kunt u het object invoeren, zie volgende hoofdstukken, als de betaling is mislukt komt u weer in het scherm met de ideal procedure en kunt het opnieuw proberen, dit kan ook op een later tijdstip want uw aanmelding is geregistreerd, alleen uw betaling is nog niet akkoord. De inlogcodes die u hebt ingevoerd kunt u hiervoor gebruiken. woensdag 9 november 2011! 6
Object aanmaken U kunt het object aanmaken zodra u het programma hebt gestart via http://quickscan.igbs.nl, het startscherm verschijnt als hieronder. U kiest nu voor Login en het volgende scherm verschijnt, vul de inlogcodes in zoals u bij de aanmelding heeft opgegeven. Na het invullen van de codes kiest u voor inloggen. U komt nu in het scherm waar u de algemene objectgegevens moet invullen, vul eerst de n.a.w. gegevens van het object in met het bouwjaar, het bouwjaar moet als exact jaar worden ingevoerd en er mogen geen andere tekens dan numeriek worden gebruikt. Kies daarna voor een soort object, in ons voorbeeld kiesen we voor Galerij flat, klik hiervoor op het keuzerondje voor de het objecttype, er verschijnen nu een aantal vragen specifiek voor het gekozen type, zie volgend scherm. woensdag 9 november 2011! 7
Het invoerscherm omvat de volgende onderdelen. Eerst ziet u de contractgegevens, met nummer en prijs e.d., het getoonde is afwijkend van wat op uw scherm staat. Daarna komen de n.a.w. gegevens met bouwjaar. Hier staat het type welke is aangevinkt, in ons voorbeeld de Galerij flat. Na het aanvinken van het type verschijnen de volgende specifieke vragen. Entree s zijn hoofdtoegangen. Bouwlagen zijn inclusief begane grond en penthouses. Gemiddeld vloeroppervlak is gerekend over diverse typen. Aantal appartementen is alle typen opgeteld. Na het akkoord gaan met de algemene voorwaarden kunt u het object opslaan, door op de knop te drukken. LET OP, het invullen van de specifieke vragen zoals bouwlagen e.d. kan alleen in dit scherm, dit kunt u later dus niet weer wijzigen. woensdag 9 november 2011! 8
Na het opslaan verschijnt het algemene scherm van het object. U kunt hier een viertal foto s uploaden, klik hiervoor in een van de vakken, de eerste foto verschijnt in het midden op het voorblad van het rapport, dit is meestal de mooiste foto. woensdag 9 november 2011! 9
Elementen kiezen Op het algemene scherm ziet u een menu zoals hier getoond. U kiest voor Elementen, hierna verschijnt een scherm waarop u voor alle gebouwdelen de elementen kunt selecteren. Dit gebouwtype bevat de volgende gebouwdelen: - Gevels - Balkons - Galerijen - Dak - Entree (is de hoofdentree(s) op begane grond) - Verdiepingen (gerekend na de begane grond) - Containerruimte - Inpandige bergingen - Installaties - Terrein Als u een onderdeel niet heeft in uw gebouw, dan slaat u die over, u moet per onderdeel de elementen aanvinken. Na de keuze drukt u op de knop Stap 1 de elementen worden in de database aangemaakt. Daarna drukt u op Stap 2 de hoeveelheden worden berekend. Als laatste drukt u op Stap 3 de start van het onderhoud wordt berekend, er van uit gaande dat de conditie van het element goed is. De hoeveelheden en startjaren zijn in de module Planning allemaal aan te passen. U kunt de keuze van de elementen altijd weer wijzigen. woensdag 9 november 2011! 10
Planning aanpassen Om de planning aan te passen kiest u voor de menukeuze Planning. De module wordt gestart en er verschijnt een scherm als hieronder. U kunt in dit scherm de gehele planning naar believen aanpassen, de kolommen die voorzien zijn van een kader kunt u wijzigen, u kunt de kolommen sorteren door in de kolomkop op de tekst te klikken, als voorbeeld ziet u de kolom Handeling. LET OP indien u al iets heeft gewijzigd dient u eerst op Opslaan de klikken zodat de wijzigingen niet verloren gaan. U kunt de volgende gegevens wijzigen, hoeveelheden, prijs, startjaar, Cyclus en Cvo. Cvo is de conditie voor onderhoud, als u niet bekend met met de materie laat u deze op 2 staan (Conditie Goed), u kunt het later altijd aanpassen, eventueel in combinatie met een inspectie en die te laten uitvoeren door een bouwkundige. woensdag 9 november 2011! 11
De conditie schaal is als volgt: 1 = uitstekend 2 = Goed 3 = Redelijk 4 = Matig 5 = Slecht 6 = Zeer slecht Als u de cvo gaat aanpassen moet u dit doen voor alle werkzaamheden aan een element. Zie onderstaand voorbeeld. Het is ook mogelijk om handelingen te kopiëren of te verwijderen, hiervoor dient u de bewuste handeling te selecteren en daarna op de actie te klikken die u wilt uitvoeren. Een handeling betreft een bewerking zoals schilderen of renovatie van het element. Door te kopiëren kunt u splitsen en over meerdere jaren verspreiden. LET OP, als u gegevens heeft gewijzigd en gaat daarna weer terug naar het elementen scherm om nog andere elementen te kiezen of te verwijderen, gebruik dan niet Stap 2 en Stap 3, want alle wijzigingen worden dan overschreven. woensdag 9 november 2011! 12
Rapportage U kunt de gegevens uiteraard ook printen, ga hiervoor naar de menukeuze Rapportage, hierna verschijnen de aanwezige standaard rapporten. LET OP, voordat u gaat printen moet altijd eerst Doorrekenen, de startjaren worden hier doorgerekend naar totaalbedragen per jaar. U heeft de keuze uit vijf rapporten, om een rapport te starten klikt u op de naam (knop) en het rapport verschijnt. De rapport generator moet eerst worden opgestart dit kan even duren. Daarna verschijnt het onderstaande symbool dat het rapport wordt gegenereerd. U kunt een rapport exporteren naar bijvoorbeeld Excel of Pdf. Door te kiesen voor Select a format en daarna het type te selecteren. Klik na de keuze op het woord Export en de export start. Als een rapport al eerder is gegenereerd en u wijzigt daarna nog iets, moet u op de ververs knop drukken, zodat de data opnieuw wordt geladen. Door op het printer symbool te klikken woensdag 9 november 2011! 13
stuurt u het rapport naar de aangesloten printer. Rapport Algemene gegevens Hier worden de algemene gegevens getoond zoals die zijn ingevoerd. woensdag 9 november 2011! 14
Rapport Conditiescore Dit rapport toont alle elementen met de conditie in kleur weergegeven en als nummer. Zodra de conditie van een element lager wordt verandert de kleur van donker groen (Uitstekend) tot donker rood (Zeer slecht). Hierdoor is een oogopslag te zien waar de prioriteiten liggen en wat het eerst moet worden opgelost. woensdag 9 november 2011! 15
Rapport 10 jaren begroting De 10 jaren begroting toont de uitgaven per jaar per hoofdgroep en een totaal van alle jaren per hoofdgroep. Dit is gebaseerd op de gekozen elementen. woensdag 9 november 2011! 16
Rapport Reserveringen Het rapport reserveringen is een zeer belangrijk rapport het toont niet alleen een afschrijving (reservering) per jaar, maar toont ook het bedrag wat al gereserveerd had moeten worden om de werkzaamheden uit te voeren, voor de zakelijke markt kan dit fiscaal ook voordelen hebben met een eventuele fiscale aftrek, met dit rapport heeft u hiervoor de onderbouwing. Het rapport toont de volgende kolommen: - Omschrijving!! De naam van het element en de uit te voeren handeling - Hoeveelheid!! De totaal uit te voeren hoeveelheid in het eerst voorkomende jaar van uitvoering - Eenheid!! m1 = strekkende meter, m2 = vierkante meter, m3 = kubieke meter, pst = post,!!! st = stuks. - Prijs!!! Prijs per eenheid. - Totaal!! Totaal = hoeveelheid x prijs per eenheid. - Jaar van uitvoering! Het eerste jaar dat de werkzaamheden aan de beurt komen. - Afschrijvingstermijn! De theoretische levensduur van een element. - Rest jaren!! Het aantal jaren dat nog moet worden afgeschreven tot aan de werkzaamheden,!!! bijvoorbeeld het jaar van uitvoering is 2015, dan zijn de rest jaren 2015-2011 = 4. - Afschrijving tot 2011! Dit toont het bedrag dat al gereserveerd moet zijn om de werkzaamheden in het!!! bewuste jaar te kunnen uitvoeren. woensdag 9 november 2011! 17
Rapport Totaal Rapport Het totaalrapport toont alle hoofdstukken en voorbladen in een keer en is zeer geschikt om als PDF te bewaren. woensdag 9 november 2011! 18