Spreadsheets (Excel 2003) 14 Toevoegen paragraaf 14.5 14.5 Subtotalen, draaitabellen en ALS In deze paragraaf bespreken we een aantal aanvullende functies in Excel. We beginnen met de subtotalen. Een subtotaal is een tussentelling. In Excel kunnen we een subtotaal op verschillende manieren berekenen. We laten twee manieren zien: via de functie Subtotalen in het menu Data en met behulp van een draaitabel via het tabblad Invoegen. Aan het einde van deze paragraaf bespreken we de mogelijkheden van de functie ALS. 14.5 Subtotalen, draaitabellen en ALS 1
Voorbeeld 14.5 Alkemade BV is een groothandel met diverse filialen. Ze heeft van haar filialen de volgende gegevens verzameld: Gevraagd 1 Neem de tabel over en sla deze tabel ook op een apart werkblad op. Bereken de subtotalen en het eindtotaal via de functie Subtotalen in het menu Data. 2 Maak een draaitabel door gebruik te maken van het apart opgeslagen bestand van vraag 1. 3 Geef aan of het resultaat een winst of verlies is in kolom F op Blad 1 met behulp van de functie ALS. 2 14 Spreadsheets
Uitwerking 1 Selecteer het bereik A1:E11. Ga naar het menu Data en kies voor Subtotalen: Klik en het beeld is als volgt 14.5 Subtotalen, draaitabellen en ALS 3
De kolom Resultaat is aangevinkt maar we moeten ook de subtotalen berekenen van de kolommen Omzet en Kosten. Zet een vink in het vakje voor Omzet en in het vakje voor Kosten. Klik op OK. Maak de kolommen passend. Het beeld is nu als volgt: 4 14 Spreadsheets
De functie Subtotaal kunnen we niet alleen gebruiken om op te tellen, maar ook om bijvoorbeeld het aantal of het gemiddelde te berekenen. Enkele mogelijkheden zien we in het volgende scherm: 2 We maken een draaitabel door eerst het bereik te selecteren en vervolgens via het menu Data te gaan naar Draaitabel- en draaigrafiekrapport: Daarna volgen we de wizard. 14.5 Subtotalen, draaitabellen en ALS 5
Stap 1 ziet er als volgt uit: Klik op Volgende Omdat we het bereik al hadden geselecteerd is het scherm van stap 2 al correct ingevuld: 6 14 Spreadsheets
Klik op Volgende en vul het scherm als volgt in: Klik op Voltooien. Het beeld wordt als volgt: 14.5 Subtotalen, draaitabellen en ALS 7
Voeg Provincie en Filiaal via het rechterscherm toe aan het Rijgebied. Voeg Omzet, Kosten en Resultaat toe aan Gegevensgebied: Maak de kolommen weer passend. 8 14 Spreadsheets
Via de pijltjes kunnen we bepalen welke gegevens we wel en niet zichtbaar willen laten zijn. Op die manier kunnen we de tabel er naar eigen wens uit laten zien. 3 Ga terug naar Blad 1 en zet in cel F1 Winst/Verlies en pas de kolombreedte aan. 14.5 Subtotalen, draaitabellen en ALS 9
We gebruiken voor deze vraag de functie ALS. De functie ALS geeft een bepaalde waarde als resultaat als de opgegeven voorwaarde WAAR is en een andere waarde als deze ONWAAR is. De formule =ALS(A1>5; Meer dan 5 ; 5 of minder ) geeft Meer dan 5 als resultaat als A1 groter is dan 5, en 5 of minder als A1 kleiner is dan of gelijk is aan 5. De functie is als volgt opgebouwd: =ALS(logische_test;[waarde_als_waar];[waarde_als_onwaar]) De logische test bevat de vergelijking waardoor de uitkomst waar of onwaar kan zijn. In de formule =ALS(A1>5; Meer dan 5 ; 5 of minder ) is de logische test het deel A1>5. De waarde van cel A1 kan worden getoetst of het getal meer dan vijf is of niet. Als er in cel A1 4 staat, is niet voldaan aan de test dat de inhoud van cel A1 groter is dan 5 (dus onwaar); maar als in cel A1 7 staat is wel voldaan aan de voorwaarde (dus waar). Bij de [waarde als waar] geven we zelf een getal of tekst in die we passend vinden als het aan de voorwaarde voldoet. Een tekst moeten we ingeven met dubbele aanhalingstekens, een getal kunnen we zonder aanhalingstekens aangeven. Bij de [waarde als onwaar] doen we hetzelfde; ook dan geven we zelf een getal of tekst in die we passend vinden als het niet aan de voorwaarde voldoet. In dit voorbeeld willen we toetsen of het resultaat een winst of een verlies is en dat ook zichtbaar maken. Het eerste resultaat komen we tegen in cel E2. Deze cel gebruiken we dan ook om de formule op te stellen. Als de inhoud van cel E2 positief is, is er sprake van winst en anders van verlies. We kunnen de formule als volgt opstellen: =ALS(E2>0; Winst ; Verlies ) 10 14 Spreadsheets
Tik in cel F2 in: =ALS(E2>0; Winst ; Verlies ) Gebruik doorvoeren naar beneden of kopiëren om kolom F te vullen. Het beeld is: 14.5 Subtotalen, draaitabellen en ALS 11