Policy Research Corporation CONCRETE OPLOSSINGEN GEBASEERD OP WETENSCHAPPELIJK ONDERZOEK Raadsonderzoek Eemhuis Presentatie resultaten en conclusies INHOUD VAN DE PRESENTATIE Opdracht Policy Research Corporation Aanpak van het onderzoek Belangrijkste perioden 16 februari 2010 2 september 2011 Conclusies Policy Research Corporation 2 1
OPDRACHT RAADSONDERZOEK Doelstelling Onderzoek naar het gevoerde bestuur en de achtergronden van de kostenoverschrijding van het project Eemhuis Onderzoeksvragen Bestuurlijke betrokkenheid en besluitvorming: Heeft het college voldoende sturing gegeven? Is het college (pro)actief genoeg geweest in het zich laten adviseren? Had het college de risico s in beeld en hield het de vinger aan de pols? De informatievoorziening aan de raad: Zijn afspraken met de raad nagekomen, heeft het college de raad goed geïnformeerd? Heeft de raad voldoende goed geïnformeerd besluiten genomen? Heeft de raad zijn budgetrecht goed kunnen uitoefenen? Mocht de raad vertrouwen op hetgeen het college meldde of had de raad meer onderbouwing moeten vragen? Ambtelijke projectbeheersing: Heeft de ambtelijke organisatie het college goed geadviseerd? Heeft de ambtelijke organisatie het proces op orde en goed zicht op ontwikkelingen (onder meer voldoende deskundigheid bij projectbegeleiding)? Sloten de contracten voldoende aan op de bestuurlijke randvoorwaarden? In welke mate zijn cultuur en structuur (zoals projectmanagement, risicomanagement, planning & controlinstrumentarium, mandaatregister) van de ambtelijke organisatie van invloed op de ontstane situatie? Policy Research Corporation 3 AANPAK VAN HET RAADSONDERZOEK Dossier en e-mailonderzoek Schriftelijke informatieverzoeken Analyse van verslagen, besluiten, voorstellen en/of andere documenten Analyse van e-mails Interviews Collegeleden Ambtelijke organisatie Amersfoort Projectleiders en betrokken (bouw)adviseurs Policy Research Corporation 4 2
BELANGRIJKE MOMENTEN EN PERIODEN IN AANLOOP NAAR RAADSINFORMATIEBRIEF 2 SEPTEMBER 2011 16 februari 2010 Raadsbesluit Bouw Eemhuis 15 februari 2011 Raadsbesluit wijziging invulling Eemhuis 2 september 2011 Raadsinformatiebrief mogelijke kostenoverschrijding December 2010 Duidelijkheid omtrent uitwerking raadsvoorstel wijziging invulling Eemhuis 11 mei 2011 pas op de plaats Policy Research Corporation 5 FORMELE MOMENTEN: WIE, WIST, WAT, WANNEER Formele momenten: wie, wist, wat, wanneer Bouwdirectie Projectleider Bouw Nieuwe projectleider Bouw Hoofd Vastgoed & Voorzieningen Formeel moment dat duidelijk was dat Eemhuis problemen had inzake uitgangspunt planning en budget (geen inzicht in omvang overschrijding) / Formeel moment dat duidelijk was dat Eemhuis problemen had inzake uitgangspunt planning en budget met inzicht in omvang overschrijding Policy Research Corporation 6 2011 april mei juni juli augustus Eind april 10 mei Medio mei Eind mei 10/11 mei Begin juni Sectorcontroller 10/11 mei 24 juni Directeur WSO 10/11 mei Eind mei Directeur SOB 9 juni Eind aug Gemeentecontroller 30 mei 16 aug Gemeentesecretaris 30 mei 1 juli Wethouder Cultuur Wethouder Financiën Overige leden college 6 juli 22 aug 29 aug 3
- Informatievoorziening aan de raad - Het raadsvoorstel van 15 februari 2011 tot wijziging van de invulling van het Eemhuis had zonder onderbouwing van de haalbaarheid van het uitgangspunt binnen planning en budget niet voorgelegd mogen worden De raad heeft kritische vragen gesteld ten tijde van het raadsbesluit van 15 februari 2011 De raad had eerder geïnformeerd moeten worden over de overschrijdingen bij het project Eemhuis dan 2 september 2011 De raad is bij het besluit van 16 februari 2010 onvolledig geïnformeerd over de wijziging van de WKO installatie en de opbouw van de versoberingen van de aanneemsom Policy Research Corporation 7 - Bestuurlijke betrokkenheid en besluitvorming - De projectopvolging, sturing en kritische reflectie van de portefeuillehouder (wethouder Cultuur) was doorheen het project onvoldoende De wethouder Cultuur heeft de kostenoverschrijding op het project Eemhuis te laat gedeeld met het college Het college, en in het bijzonder de wethouder Financiën vanuit zijn rol, had op belangrijke momenten alerter en kritischer kunnen zijn Policy Research Corporation 8 4
- Ambtelijke projectbeheersing - De sector WSO heeft het raadsvoorstel tot wijziging van de invulling van het Eemhuis niet zorgvuldig en onvoldoende voorbereid. Hierdoor kon het project in aanloop naar en na de besluitvorming van 15 februari 2011 niet meer naar behoren gemanaged worden Het risicomanagement van het project Eemhuis is vanuit het ambtelijk apparaat van onvoldoende kwaliteit geweest De ambtelijke top heeft de problemen in het project Eemhuis te laat geëscaleerd en daarmee weinig politieke sensitiviteit getoond richting het college en de raad Policy Research Corporation 9 Policy Research Corporation CONCRETE OPLOSSINGEN GEBASEERD OP WETENSCHAPPELIJK ONDERZOEK België: Jan Moorkensstraat 68 2600 Antwerpen tel : +32 3 286 94 94 fax : +32 3 286 94 96 e-mail : info@policyresearch.be website : www.policyresearch.be Nederland: Parklaan 40 3016 BC Rotterdam tel : +31 10 436 0 364 fax : +31 10 436 1 416 e-mail : info@policyresearch.nl website : www.policyresearch.nl 5