Reg. nr.: 1310408 Afdeling: Concern en Dienstverlening Onderwerp Vervanging van papieren bouw- en omgevingsvergunningen door digitale reproducties Samenvatting Gemeenten vallen onder de werking van de Archiefwet 1995 en moeten volgens het Archiefbesluit (artikel 6) een besluit tot vervanging nemen. Dit geldt zowel voor te bewaren als te vernietigen archiefbescheiden. Burgemeester en Wethouders moeten dit besluit bekendmaken. In dit geval betreffen het te bewaren documenten en dan is artikel 26b van de Archiefregeling van toepassing op de invulling van het Besluit tot vervanging. Per 1 januari 2013 hoeft een machtiging voor vervanging niet meer aangevraagd te worden bij Gedeputeerde Staten door de inwerkingtreding van de Wet revitalisering generiek toezicht. Voorstel 1. vast te stellen het vervangingsbesluit; 2. vast te stellen de Bijlage bij het besluit tot vervanging door de gemeente Boxtel van de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden behoren tot verleende bouw- en de omgevingsvergunningen; 3. openbare bekendheid te geven aan het vervangingsbesluit door middel van publicatie; 4. na afronding van het vervangingsproces over te gaan tot vernietiging van de oorspronkelijke originele archiefbescheiden. Burg. Akkoord Bespreken Naam Datum Comm. Burg. & Weth. vergadering op 8-10-13 Weth. W Dorpsraad Agenda nr. Weth. M OR Portef. houder Weth. L Raad P/C stuk Secr. Overige 1 Overige 2 Openbaar ja 1
Inleiding Vervanging of substitutie is het vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties. De reproducties nemen volledig de plaats in van de oorspronkelijke bescheiden en worden daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995. De originele papieren documenten worden achteraf vernietigd. De digitale reproductie moet een volledige weergave zijn van de gegevens van het oorspronkelijke papieren document. In de Bijlage bij het besluit tot vervanging door de gemeente Boxtel van de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden behorende tot verleende bouw- en omgevingsvergunningen, welke als bijlage is toegevoegd, wordt nader ingegaan op de technische inrichting en de procedure van het vervangingsproces. Beoogd effect Vervanging levert voordeel op voor de bedrijfsvoering van de organisatie. Denk aan ruimtebesparing op de afdelingen en in de archiefbewaarplaats en efficiency. Arbeidsintensieve werkzaamheden zoals het opvragen en transporteren van dossiers komen te vervallen. De informatie is direct in digitale vorm raadpleegbaar voor de medewerkers. De fysieke archiefbestanden worden niet overdragen aan het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) waardoor geen plaatsingskosten betaald hoeven te worden. Argumenten Digitaal werken sluit goed aan bij het automatiseren en optimaliseren van werkprocessen binnen de eigen organisatie maar ook bijvoorbeeld bij de werkzaamheden van de Omgevingsdienst Brabant Noord (ODBN) en andere toekomstige samenwerkingsverbanden. Kanttekeningen Na ontvangst van alle offerten ontstaat zekerheid over de mogelijkheid of ook het scannen van milieuvergunningen binnen het bestaande budget meegenomen kan worden. Een separaat voorstel met de bijlage bij het besluit tot vervanging zal dan aan u worden voorgelegd. Uitvoering Zal onder leiding van de coördinator Informatievoorziening starten na de periode van publicatie van uw besluit. Planning Na instemming door uw college en publicatie van het besluit tot vervanging worden de werkzaamheden opgestart. De verklaring van vervanging wordt opgemaakt nadat de daadwerkelijke vernietiging van de papieren vergunningen plaatsvindt. Communicatie Het besluit wordt gepubliceerd op de gebruikelijke wijze. 2
Bijlagen 1. Bijlage bij het besluit tot vervanging door de gemeente Boxtel van de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden behorende tot verleende bouw- en omgevingsvergunningen. 2. publicatie vervanging archiefbescheiden bouw- en omgevingsvergunningen door digitale reproducties Ter inzage 1. 3
Financiële consequenties Voorzien in begroting: ja Voorzien in investeringsprogramma: ja Begrotingswijziging: nee Akkoord afdelingscontroller: ja Functie nr: 7997.157 Kostenplaats: 33901 Wijz. nr.: 4
Collegebesluit Reg. nr.: 1310408 Afdeling: Concern en Dienstverlening Datum: 8-10-13 Onderwerp Vervanging van papieren bouw- en omgevingsvergunningen door digitale reproducties Besluit Conform advies 1