Leidraad voor vervanging van informatie

Transcriptie

1 Leidraad voor vervanging van informatie Inleiding Vervanging van informatie 1 volgens de Archiefwet 1995 betekent dat informatie gereproduceerd wordt, waarna de oorspronkelijke informatie wordt vernietigd en de reproducties de status van origineel krijgen. Vervanging komt in diverse vormen voor: van papier naar digitaal, van papier naar film, van film naar digitaal, etc. Onder vervanging wordt niet begrepen verandering van het bestandsformaat (conversie), of overzetten naar een nieuw systeem / beheersomgeving (migratie). De wettelijke eisen voor vervanging zijn per 2013 veranderd. Voorheen was een machtiging van GS noodzakelijk voor te bewaren informatie en werd de kwaliteit van de informatiehuishouding meegenomen in de beoordeling. In de huidige regelgeving is deze machtiging vervallen en ligt het accent op het kunnen aantonen van de juiste en volledige weergave van de gegevens uit de oorspronkelijke documenten. Uiteraard moet de digitale beheeromgeving op orde zijn omdat anders de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid van de vervangen informatie (evenals die van de originele digitale informatie!) niet gegarandeerd kunnen worden. De beoordeling hiervan wordt meegenomen in reguliere archiefinspecties. Het Stadsarchief Rotterdam heeft de wettelijke eisen voor vervanging opgenomen in een leidraad, die zowel geldt voor eenmalige, als voor doorlopende vervanging van informatie en opnieuw gevolgd moet worden indien sprake is van ingrijpende wijzigingen in de technische of procedurele omstandigheden. Omdat vervanging een onomkeerbaar proces is, is in het Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2013 geregeld dat pas mag worden overgegaan tot vervanging na toestemming van de archivaris en dat deze toestemming van toepassing is op te bewaren, maar ook op te vernietigen informatie. De procedure: In Rotterdam neemt het hoofd van een beheerseenheid een besluit tot vervanging, nadat hij hiervoor toestemming heeft gekregen van de archivaris. Deze toestemming geldt ook als machtiging voor het vernietigen van de oorspronkelijke informatie. Voor organisaties buiten de gemeente Rotterdam neemt de zorgdrager een vervangingsbesluit, te weten het college van burgemeester en wethouders of het dagelijks bestuur van een Gemeenschappelijke Regeling. De toestemming van de archivaris volgt op een verzoek met de volgende bijlagen: o Een door het hoofd van de beheerseenheid opgesteld besluit met specificaties inzake het vervangingsproces; o De concepttekst van de te publiceren bekendmakingadvertentie in het officiële publicatiekanaal van de beheerseenheid. Voor tot vervanging wordt overgegaan, maakt de zorgdrager het besluit tot vervanging bekend. Daarbij wordt vermeld hoe rekening is gehouden met: a. de waarde van de informatie als onderdeel van het cultureel erfgoed; b. het belang van de in de informatie voorkomende gegevens voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek. Na de bekendmaking zorgt de beheerseenheid dat de feitelijke vervanging (en dus ook vernietiging) wordt uitgevoerd. Er wordt een verklaring opgemaakt waarin vastgelegd wordt dat de informatie, waarvoor toestemming is verkregen, vervangen is en op welke wijze. Deze verklaring wordt bewaard in het archief van de organisatie. 1 Met informatie wordt bedoeld hetgeen de Archiefwet 1995 verstaat onder archiefbescheiden : alle informatie die een organisatie ontvangt of produceert in het kader van zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, ongeacht de vorm, vanaf het moment van ontvangst of vaststelling. Laatst gewijzigd: februari

2 Specificaties In de bijlage bij het besluit worden de specificaties als genoemd in artikel 26 b van de Archiefregeling inzichtelijk gemaakt. Naast de naam van de betreffende beheerseenheid en de datum worden tenminste de volgende specificaties beschreven: De organisatieonderdelen waarvoor het vervangingsproces geldt (de hele organisatie of een deel daarvan). De te vervangen informatie o Inhoud, structuur en vorm bij het ontstaan van de informatie, voor zover deze kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het werkproces; o Op welk tijdstip en uit hoofde van welke taak of handeling de informatie wordt of werd ontvangen of opgemaakt; o De samenhang met andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte informatie; o o Waarde van de informatie voor het cultureel erfgoed; Belang van de informatie voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek. De inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen (parameters voor documentgrootte, uitvoer in kleur, grijstinten of zwartwit, beeldverwerking, etc.) en de randapparatuur De software die gebruikt wordt bij het digitaliseren (welke versie)en de gekozen instellingen. De criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwartwit. De wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen (compressietechnieken), metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk. De inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten. (wijze waarop fouten opgespoord en hersteld kunnen worden). Het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden. (frequentie en wijze van vernietiging). De kwaliteitsprocedures (op welke manier wordt de continue kwaliteit van het vervangingsproces geborgd door bijv. kalibreren, wat de criteria zijn voor en de frequentie is van interne controles en hoe deze zijn ingebouwd in het gehele proces). Bijlagen: Modellen voor besluit, bekendmaking en verklaring van vervanging. Meer informatie? Website: Laatst gewijzigd: februari

3 Bijlage: Model besluit tot vervanging van (te bewaren) informatie door reproducties Ondergetekende, directeur van / griffier van.. / secretaris van de (deel)gemeente.. in de gemeente Rotterdam heeft besloten (na verkregen toestemming van de gemeentearchivaris, datum) over te gaan tot vervanging door reproducties van de navolgende informatie, en deze na reproductie te vernietigen: (opsomming) Waarborging van belangen 1. Reproductie biedt voldoende waarborg voor het behoud van de in de informatie vervatte gegevens en hun toegankelijkheid, daar de volgende voorzorgen in acht zijn genomen: zie de specificaties in de bijlage. 2. Reproductie is noodzakelijk wegens.. 3. Reproductie geschiedt op de volgende wijze.. 4. De belangen van de gemeente en de overige overheidsorganen zijn als volgt gewaarborgd: 5. De belangen van recht- of bewijszoekenden, historisch onderzoek en de waarde van de informatie als bestanddeel van het cultureel erfgoed zijn als volgt gewaarborgd:.. Rotterdam,..(datum) Directeur / griffier / secretaris. Laatst gewijzigd: februari

4 Model bekendmaking van het besluit tot vervanging van informatie door reproducties Ondergetekende, directeur van / griffier van. / secretaris van de (deel)gemeente.. in de gemeente Rotterdam deelt mee dat ter inzage ligt op/in een gemotiveerd besluit tot vervanging van de navolgende informatie door reproducties en tot daaropvolgende vernietiging van de oorspronkelijke informatie: (globale opsomming) Waarborging van belangen 1. Reproductie biedt voldoende waarborg voor het behoud van de in de informatie vervatte gegevens en hun toegankelijkheid, daar de volgende voorzorgen in acht zijn genomen: zie de specificaties in de bijlage. 2. Reproductie is noodzakelijk wegens.. 3. Reproductie geschiedt op de volgende wijze.. 4. De belangen van de gemeente en de overige overheidsorganen zijn als volgt gewaarborgd: 5. De belangen van recht- of bewijszoekenden, historisch onderzoek en de waarde van de informatie als bestanddeel van het cultureel erfgoed zijn als volgt gewaarborgd:... Tegen dit besluit kan iedere belanghebbende op grond van artikel 3.13 van de Algemene wet bestuursrecht schriftelijk aan hoofd van dienst / griffier / secretaris uiterlijk op.(termijn 8 weken) dan wel mondeling op de zitting van (tijd) op/in.zijn/haar zienswijze naar voren brengen. Rotterdam,..(datum) Directeur / secretaris. Laatst gewijzigd: februari

5 Model verklaring van vervanging door reproducties Tevens verklaring van vernietiging op grond van artikel 8 Archiefbesluit Ondergetekende, directeur van / griffier van. / secretaris van de (deel)gemeente.. in de gemeente Rotterdam verklaart dat na het besluit daartoe van.. vervangen zijn door reproducties en vernietigd door versnippering (dan wel anderszins) door.. (bedrijf) op.(datum) de navolgende informatie: (opsomming) Rotterdam, (datum) Directeur / griffier / secretaris. Laatst gewijzigd: februari