Gemeente Nijkerk Besluit digitale vervanging archiefbescheiden, ontstaan na 1 januari 2017

Transcriptie

1 GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van de gemeente Nijkerk Nr maart 2017 Gemeente Nijkerk Besluit digitale vervanging archiefbescheiden, ontstaan na 1 januari 2017 COLLEGEBESLUIT Registratienummer: / Het college van burgemeester en wethouders van Nijkerk; gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling; b e s l u i t : vast te stellen het volgende Besluit digitale vervanging archiefbescheiden, ontstaan na 1 januari 2017 Artikel 1 Papieren archiefbescheiden die na 1 januari 2017 zijn of zullen worden ontvangen door de gemeente Nijkerk en de gemeentelijke organen, en papieren archiefbescheiden die na 1 januari 2017 zijn opgemaakt of zullen worden opgemaakt in het kader van het functioneren van de gemeente Nijkerk en de gemeentelijke organen, worden vervangen door digitale reproducties. Artikel 2 De vervanging vindt plaats door het maken een digitale kopie, volgens de specificaties die zijn vastgelegd in de bij dit besluit behorende bijlage Handboek Digitale Vervanging Gemeente Nijkerk. Artikel 3 De originele papieren archiefbescheiden worden vernietigd niet eerder dan twee maanden nadat er een digitale kopie van is gemaakt. Artikel 4 Uitgezonderd van vervanging (en dus vernietiging) worden de zeer incidentele papieren archiefbescheiden die, als rechtsbewijs of vanwege cultuurhistorische redenen, van grote waarde zijn om in de toekomst als origineel analoog te kunnen tonen, een en ander als bedoeld in artikel 2, eerste lid, aanhef en onderdelen c en d, van het Archiefbesluit Artikel 5 Dit besluit wordt bekendgemaakt in het gemeenteblad en treedt in werking met ingang van de eerste dag na de bekendmaking. Bezwarenmogelijkheid Tegen dit besluit kunnen belanghebbenden gedurende zes weken na de datum van bekendmaking schriftelijk bezwaar maken bij het college van burgemeester en wethouders van Nijkerk, postbus 1000, 3860 BA Nijkerk. Een belanghebbende die een bezwaarschrift heeft ingediend kan wegens een spoedeisend belang de voorzieningenrechter van de Rechtbank Gelderland verzoeken een voorlopige voorziening te treffen. Aldus besloten op 14 maart 2017, Burgemeester en wethouders van Nijkerk, de secretaris, de heer G. van Beek. de burgemeester, de heer mr. drs. G.D. Renkema. 1

2 Bijlage Handboek Digitale Vervanging Gemeente Nijkerk zoals vastgesteld op 23 augustus 2016 door het college van burgemeester en wethouders van Nijkerk Inhoud 1. Inleiding 1.1 Waarom een handboek vervanging? 1.2 Wettelijke context en bevoegdheden 2. Vervangingsbesluit 2.1 Reikwijdte en uitzonderingen vervangingsbesluit 2.2 Procedure vervanging 3. Inrichting van het vervangingsbesluit 3.1 Procedure scanning 3.2.Kwaliteitsprocedures 3.3 Vernietiging van digitale archiefstukken 4. Uitvoering en beheer van het vervangingsbesluit Bijlagen Bijlage 1: Advies Digitaal zaakgericht werken en de digitale handtekening Bijlage 2: Procesbeschrijving Bijlage 3: Profiel Algemeen medewerker Informatiebeheer Bijlage 4: Certificaat NEN 2082 Circle Software 1. Inleiding De gemeente Nijkerk staat voor een andere manier van werken. Tijd en plaats ongebonden werken doet de behoefte ontstaan om volledig digitaal te werken. In de visie van het College van B&W van Nijkerk op informatievoorziening en ICT staat: "Inwoners, ondernemers en andere belanghebbenden kunnen alle gemeentelijke informatie (en producten en diensten) in 2017 behalve in het gemeentehuis, via de telefoon en per brief vooral langs de digitale weg van de Gemeente Nijkerk betrekken" (Bron: digitalisering en informatiebeleid Gemeente Nijkerk ). Om deze visie werkelijkheid te laten worden is in 2012 het project 'digitaal werken' gestart. In de loop van het jaar 2016 zal Nijkerk volledig digitaal zaakgericht werken. De archiefbescheiden, voor zover in dit handboek beschreven, zijn dan ook in het DMS/Zaaksysteem Verseon opgeslagen. 1.1 Waarom een handboek vervanging? Om volledig digitaal werken te werken en om de organisatie papierarm te maken is de vervanging van papieren archiefbescheiden door digitale originelen noodzakelijk. Bij vervanging worden de papieren archiefbescheiden gescand en geregistreerd in een applicatie die voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. De analoge originelen worden vanaf dat moment omgezet naar digitale originelen en het papieren document mag worden vernietigd. De archiefwet biedt de zorgdragers (College van B&W) de mogelijkheid om archiefbescheiden te vervangen door digitale reproducties, om vervolgens de analoge originelen te mogen vernietigen. De reproducties krijgen dan de status van origineel. Het proces en de technische inrichting van de toegepaste vervanging moeten worden vastgelegd. Dit vervangingsproces wordt beschreven in een Handboek Vervanging, als onderdeel van het vervangingsbesluit. Bij het opstellen van het Handboek Vervanging zijn de stappen gevolgd, zoals beschreven in de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden (Archief 2020). 1.2 Wettelijke context en bevoegdheden Het college van B&W draagt conform artikel 30 lid 1 van de Archiefwet 1995 zorg voor de archiefbescheiden. Conform het Archiefbesluit 1995 besluit de zorgdrager tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties als de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Artikel 7 van de Archiefwet biedt de mogelijkheid voor de zorgdrager om archiefbescheiden te vervangen door reproducties. De vervangen archiefbescheiden moeten daarna vernietigd worden. Sedert 1 januari 2013 is het college van B&W zelf bevoegd om te besluiten tot vervanging van de te bewaren documenten. Het Besluit moet wel gepubliceerd worden en gemeld aan Gedeputeerde Staten. De Archiefinspecteur is bij de totstandkoming van dit Handboek Vervanging betrokken geweest. Met het in werking treden van de Wet revitalisering generiek toezicht ( ) is het archieftoezicht veranderd. ledere gemeente dient jaarlijks aan de provincie verantwoording af te leggen op basis van 2

3 Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's). De KPI's zijn gebaseerd op wet- en regelgeving. Deze worden gepubliceerd op Aan de Gemeenteraad wordt jaarlijks via een KPI rapportage verantwoording afgelegd. 2. Vervangingsproces De reikwijdte en procedure van het vervangingsproces wordt hier volgend conform de hieronder vermelde procedure beschreven Reikwijdte en uitzonderingen vervangingsbesluit Het vervangingsproces geldt vanaf 1 januari 2017 voor alle ambtelijke en bestuurlijke onderdelen van de gemeente Nijkerk en betreft primair alle papieren ingekomen post, inclusief facturen. Het betreft de nieuwe processen vanaf ingangsdatum 1 januari Uitgezonderd van vervanging worden de zeer incidentele poststukken die, als rechtsbewijs of vanwege cultuurhistorische redenen, van grote waarde zijn om in de toekomst als origineel analoog te kunnen tonen. Het vervangingsproces geldt ook nog voor door de gemeente zelf op papier opgemaakte en met de pen getekende archiefstukken. De verwachting is dat met ingang van 2017 ook de met de pen getekende B&W-adviezen, raadsvoorstellen en uitgaande brieven van B&W digitaal getekend zullen worden en niet meer behoeven te worden vervangen. Wat betreft de vernietiging van door de gemeente zelf op papier opgemaakte archiefstukken geldt, na scanning, dezelfde uitzondering als die van ingekomen post. De analoge archiefbescheiden die niet voor vervanging in aanmerking komen worden wel gedigitaliseerd, maar niet vervangen. Deze archiefbescheiden worden digitaal en analoog bewaard. Hierbij moet worden opgemerkt dat het bewaren van deze analoge bescheiden niet betekent dat de hele zaak analoog wordt bewaard. Het grootste deel van de zaak waar het analoge stuk deel van uitmaakt is immers digitaal (het advies, het besluit en de uitgaande brief). Digitaal wordt dus leidend. In het digitale dossier wordt aangegeven welke documenten (ook) analoog worden bewaard. Incidenteel kan het voorkomen dat er toch analoge archiefbescheiden worden aangemaakt, zoals een door de gemeente opgemaakte overeenkomst (deze worden geprint op papier en nadat de externe partij getekend heeft gescand) of een door een wethouder in Word gemaakte, geprinte en geparafeerde memo. In dat geval zullen deze archiefbescheiden ook vervangen worden op dezelfde manier zoals dit na ontvangst van analoge stukken gebeurt. Het gaat hierbij om incidentele gevallen. In de regel worden archiefbescheiden door de Gemeente Nijkerk digitaal opgemaakt tijdens het werkproces, zoals dat bij zaakgericht werken hoort Procedure vervangingsproces De algemene procedure voor het registreren van ingekomen post en andere documenten is door de gemeente in 2015 vastgelegd in de notitie "Digitaal zaakgericht werken en de digitale handtekening". Deze notitie gaat als bijlage 1 bij dit handboek. In bijlage 2 is de verwerking van ingekomen documenten in een stroomschema gevisualiseerd. Werkafspraken op detailniveau wat betreft de registratie van ingekomen post worden door het team Informatiebeheer bijgehouden in het Verseon-logboek. Ingekomen door het team Informatiebeheer gescande en in het centrale DMS Verseon geregistreerde papieren post zal voortaan op volgnummer als één serie twee maanden worden bewaard. Ingekomen facturen worden afzonderlijk door het team Financieel beheer gescand met DIS4FIS en geregistreerd in Key2Financien. De facturen vormen, naast de serie ingekomen post, een afzonderlijke serie op volgnummer. Na twee maanden worden de papieren ingekomen post en facturen daadwerkelijk vernietigd. In deze periode kunnen incidentele fouten in het scanningsproces hersteld worden. Concreet betekent dit dat een behandelend ambtenaar een fout in een scan opmerkt en doorgeeft aan het team Informatiebeheer c.q. het team Financieel beheer, waarna het betreffende team het papieren archiefstuk opnieuw scant. 3. Inrichting van het vervangingsbesluit De zorgdrager legt de procedures vast van de postbehandeling en de registratie. Zij beschrijft hoe de technische infrastructuur voor het scanproces is ingericht. Hieronder vallen o.a. scanners, opnameapparatuur, beeldschermen, hardware, netwerkverbinding, etc. De prestaties van de hardware en de kwaliteit van de reproducties zijn afhankelijk van de hele infrastructuur die rond het vervangingsproces is ingericht. Daarom is het ook essentieel om de Instellingen voor de apparatuur op elkaar af te stemmen en te beschrijven. De procedure digitaal zaakgericht werken (advies aan de directie 13 april 2015) beschrijft hoe we omgaan met het verwerken van informatie en is bedoeld voor alle medewerkers binnen de gemeente Nijkerk. Om onze informatiestromen te blijven beheersen is het van essentieel belang dat de standaard afspraken goed worden vastgelegd en dat ook wordt afgesproken hoe eventuele afwijkingen en wijzigingen worden bepaald. 3

4 3.1 Procedure Scanning Er wordt alleen gescand met de huidige twee scanapparaten, die beide onder voortdurend toezicht staan van het team IB/ICT. Eén scanapparaat staat bij het team Informatiebeheer en één apparaat staat bij het team Financieel beheer. De software die gebruikt wordt voor het digitaliseren van documenten tot en met A3 formaat is Paper Stream Capture. Leverancier is: Fujitsu Versie: Paper Stream Capture, (versie: ) De inkomende post wordt gescand met de scanner van Fujitsu (fi-6770) Alle poststukken van A3 formaat en kleiner worden met deze scanner gescand. Kleur wordt gescand in 'Color true' (24-bits). Scan resolutie is 300DPi en OCR in alle gevallen (kleur of zwart-wit). Wat kleur is, wordt in kleur gescand. Zwart-wit blijft zwart-wit. Opslag gebeurt in PDF/A-formaat. De documenten met een groter formaat dan A3 worden gescand met de Contex HP scanner (HP Designjet T1120 SD-MFP). Zwart-wit tekeningen worden gescand in zwart wit. Bij documenten in kleur bestaat er de mogelijkheid om in kleur te scannen. Onze organisatie gebruikt zowel Adobe Acrobat Professional Paper Stream Capture versie om PDF/A te creëren. 'PDF/A is gebaseerd op PDF versie 1.4 en staat voor Portable Document Format Archivable en is bedoeld voor de archivering van documenten: het duurzaam toegankelijk houden van documenten gedurende een langere periode. Gescande documenten en documenten met een digitale handtekening worden omgezet naar PDF/A formaat. Volgens de Archiefregeling moeten digitale archiefbescheiden, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen worden in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard. PDF/A voldoet aan deze eisen. De specificaties van PDF/A zijn opgenomen in ISO Kwaliteitsprocedures De scans worden gecontroleerd door degene die de scanningprocedure heeft uitgevoerd. De eerste controle vindt plaats tijdens het scannen zelf. Het originele document wordt vergeleken met de scan op de pc. Er wordt gecontroleerd op: Leesbaarheid Volledigheid (aantal gescande documenten komt overeen met aantal pagina's) Geen tekstafwijkingen Geen kleurafwijkingen Rotatie Overbodige 'blanco' pagina's. Deze worden verwijderd. Na deze eerste controle worden de scans overgeplaatst naar L:\Scan\Post\Post IB auto kleur. De tweede controle van het gescande document vindt plaats als het document geregistreerd wordt. Door middel van steekproeven wordt de uitvoering van de procedures gecontroleerd. De kwaliteitseisen zijn conform de normen van NEN-ISO 30301:2011, met uitzondering van het gegeven dat de facturen op dit moment weliswaar als PDF/A worden bewaard maar (nog) niet in Verseon worden opgeslagen. In het kader van de kwaliteitscontrole wordt wekelijks door een medewerker informatiebeheer een controle uitgevoerd op de registraties die in een betreffende periode zijn uitgevoerd. Voor archivering wordt gecontroleerd of alle metagegevens correct en uniform zijn ingevuld. De beheeromgeving Verseon, document management en archivering software is getoetst aan de Normering NEN Het ECB certificaat gaat hierbij als bijlage Vernietiging van digitale archiefstukken De Archiefwet verplicht gemeenten om archiefstukken, waarvan het belang vervallen is, te vernietigen. Deze vernietigingsplicht geldt ook voor digitale archiefstukken. De gemeente Nijkerk hanteert voor de verschillende categorieën archiefstukken de bewaartermijnen die zijn vastgelegd in de door de VNG opgestelde selectielijst voor gemeentelijke archiefbescheiden. Deze bewaartermijnen zijn door een recordmanager van het team Informatiebeheer ingevuld in de verschillende zaaktypen in het centrale DMS Verseon. Aan elke zaak en bijbehorende archiefstukken die in Verseon door het team Informatiebeheer worden geregistreerd. worden een zaaktype en dus een bepaalde bewaartermijn toegekend. Op dit moment zijn er echter nog geen digitale archiefstukken in het DMS Verseon, die daarvoor in aanmerking komen, daadwerkelijk gewist. De inrichting van de vernietigingsmodule van Verseon. waarmee het mogelijk is efficiënt zaken en bijbehorende archiefstukken te selecteren en te wissen, is ingepland voor Met deze module is het voor een recordmanager van het team Informatiebeheer mogelijk een overzicht ("vernietigingslijst") van te vernietigen zaken te maken. Na accordering van deze vernietigingslijst door enkele vakambtenaren en uiteindelijk de gemeentesecretaris zullen de hierop vermelde zaken en bijbehorende archiefstukken daadwerkelijk in de Verseon database worden gewist. 4. Uitvoering en beheer van het vervangingsbesluit Doel van dit Handboek Vervanging is om de vervanging goed te organiseren. En om alle informatiestromen onder verantwoordelijkheid van Nijkerk op een verantwoorde wijze te digitaliseren. Na goedkeuring 4

5 van dit Handboek zal verder invulling gegeven worden aan de kwaliteitsprocedures en het opstellen van een kwaliteitsplan. Parallel met deze vervanging loopt een onderzoek op basis waarvan nieuwe werkafspraken zullen worden gemaakt. Het onderzoek geeft een volledig inzicht in de informatiehuishouding in relatie tot de processen door de gehele organisatie. Het doel is om kwaliteit van de informatiehuishouding op orde te hebben en te borgen. Bewustwording wordt gecreëerd ten aanzien van het zorgvuldig omgaan met informatie in relatie tot digitaal werken. Op basis van de toewijzing in het project Zaakgericht werken zijn de proceseigenaren binnen de organisatie verantwoordelijk voor het informatiebeheer voor het betreffende proces, zolang dit proces nog niet is afgesloten. Het team Informatiebeheer ondersteunt bij het beheren en archiveren van de informatie. Met betrekking tot het vervangingsproces houdt Informatiebeheer zich bezig met het ontvangen, selecteren, digitaliseren (scannen), registreren en het beheren van de in het DMS aanwezige archiefbescheiden en met het vernietigen van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. De organisatieonderdelen zijn verantwoordelijk voor het aanbieden aan team Informatiebeheer van archiefbescheiden die het vervangingsproces nog moeten doorlopen. Waar 'papieren' taken verdwijnen, kunnen 'digitale' taken terugkomen. Medewerkers zullen in toenemende mate zelf uitgaande stukken opstellen en registreren zodat Informatiebeheer niet meer hoeft te scannen en te registreren. Wel zullen er kwaliteitscontroles moeten plaatsvinden (zijn de juiste documenten op de juiste manier in systeem opgenomen?), er moet kwalitatief functioneel beheer plaatsvinden, net als gebruikersondersteuning. Op dit moment is er sprake van papieren archiefbeheer - in een digitale situatie zal dit digitaal archiefbeheer zijn. De medewerkers Informatiebeheer moeten in staat zijn om de procedures In dit handboek uit te voeren. De rol van de medewerkers Informatiebeheer is sterk aan het veranderen. Het accent komt van papieren documentbeheer op digitaal informatiebeheer. Informatiebeheer zich moeten ontwikkelen en specialiseren op kwalitatief goed digitaal informatiebeheer. Dit heeft consequenties voor de medewerkers die zowel wat betreft kennis maar ook wat betref competenties ontwikkelen naar een 'digitale Informatiebeheerder'. In de praktijk is te zien dat Informatiebeheer vanuit een vooral operationele rol moet groeien naar een regisserende en adviserende rol. Het accent van de werkzaamheden zai komen te liggen op het onderhouden van de functionele inrichting van het systeem, het ondersteunen van gebruikers in het digitaal werken en het digitaal beheren van informatie. Ook de interne controle op juistheid en volledigheid van informatie moet hierbij een meer structurele component gaan worden. Verder zal er behoefte zijn aan advisering op het gebied van informatiehuishouding aan de organisatie. In bijlage 3 zijn werkzaamheden opgesomd, die met de benodigde competenties een rol moeten krijgen binnen de zelfsturende teams. Er zijn twee rollen te onderscheiden te weten recordmanager/adviseur Informatiebeheer en Scanner/registrator. Naast de rollen zai er een competentiemodel worden opgesteld. Om de veranderende rol van informatiebeheer te ontwikkelen zal een opleidingsplan worden opgesteld. De kennis en ervaring moet ontwikkeld worden via een cursus recordmanagement/digitaal en duurzaam informatiebeheer en zaakgericht registreren (SOD-1 of 2). Bijlagen Bijlage 1: Advies Digitaal zaakgericht werken en de digitale handtekening. Bijlage 2: Procesbeschrijving Bijlage 3: Profiel Algemeen medewerker Informatiebeheer Bijlage 4: Certificaat NEN 2082 Circle Software De bijlagen 1 tot en met 4 liggen ter inzage bij de publiekswinkel van het stadhuis. 5