Handboek Digitale Vervanging Gemeente Venray

Transcriptie

1 Handboek Digitale Vervanging Gemeente Venray Handboek voor het vervangen van analoge door digitale documenten die ingevolge de selectielijst voor gemeentelijke archiefbescheiden voor bewaring dan wel vernietiging in aanmerking komen. 1

2 Gegevens over het handboek Versie 1.0 Datum 23 juni 2015 Auteurs S.A. Bruno Telefoon Adviezen Afdeling Publieksdiensten Drs. P. van Meegeren, gemeentearchivaris Afdeling Bestuurszaken Mr. L. Pronk algemeen jurist 2

3 Versiebeheer Handboek Vervanging Versie Datum Opmerkingen

4 Samenvatting Handboek vervanging In het Handboek vervanging worden alle zaken beschreven die aan de orde zijn bij het vervangen van archiefbescheiden. Wat is vervangen van archiefbescheiden Vervanging of substitutie is het vervangen van archiefbescheiden door reproducties. De reproducties nemen volledig de plaats in van de oorspronkelijke bescheiden. In het geval van dit handboek houdt dit in dat papieren archiefbescheiden worden gedigitaliseerd waarna de digitale scans de plaats innemen van de papieren documenten nadat deze fysiek zijn vernietigd. Het digitale document wordt dus het formele archiefdocument. Wettelijke kaders De bevoegdheid van vervanging is geregeld in artikel 7 van de Achiefwet Uitvoeringsregels zijn beschreven in het Archiefbesluit 1995 (artikelen 6 en 8) en de Archiefregeling (hoofdstuk 3a), de Archiefverordening 2006 en het Besluit Informatiebeheer 2012 van de gemeente Venray. Om dit proces van vervanging goed en volgens de regels van de wet- en regelgeving te laten verlopen moet vervanging van archiefbescheiden geschieden met juiste en volledige weergave van de in te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Daarom worden in het handboek de processen beschreven die bij vervanging een rol spelen en worden waarborgen ingebouwd die daaraan bijdragen. Processen De volgende processen spelen een rol: 1. De behandeling van ingekomen papieren poststromen; 2. Het scannen van de papieren post (ingekomen); 3. De technische omzetting van papier naar digitaal; 4. Het registreren (vastleggen van gegevens over) van de ingekomen post; 5. De fysieke vernietiging van de papieren documenten; 6. Het proces van actualisatie van het Handboek vervanging. Waarborgen De volgende waarborgen zijn opgenomen: 1. Gedetailleerde beschrijving van de processen; 2. Beschrijving van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor alle processen; 3. Beschrijving van de inrichting van de kwaliteitscontroles voor: wel of niet registreren uitzonderingen van vervanging digitale scans 4. Maandelijkse rapportages van de kwaliteitscontroles; 5. Periodieke overleggen tussen de adviseur Informatiebeheer, Informatiemanagement, coördinatoren, medewerkers Informatiebeheer en gemeentearchivaris, over de controlerapportages, het herstellen van fouten, het verbeteren van de kwaliteit en het fysiek vernietigen van de papieren documenten; 6. Periodieke terugkoppeling met de afdelingsmanager over alle aspecten van vervanging. 4

5 INHOUDSOPGAVE Versiebeheer Handboek vervanging 3 Samenvatting Handboek vervanging 4 Inhoudsopgave 5 Inleiding 6 1. Algemene verantwoordelijkheden en bevoegdheden Inleiding Vervanging Archiefbeheer 7 2. Reikwijdte en uitzonderingen Inleiding Organisatieonderdelen waarvoor de machtigingen gelden Categorieën archiefbescheiden waarop het besluit van toepassing is Categorieën archiefbescheiden waarop het besluit niet van toepassing is Controle op de keuze van fysieke bewaring 9 3. Inrichting van het vervangingsproces Inleiding Postontvangst en postsortering Behandelen van ingekomen post Het scanproces Proces van vernietiging van te vervangen archiefbescheiden Inleiding Voorbereiding vernietiging Bevoegdheid tot vernietiging De frequentie van vernietiging Controle van vervanging Vernietiging fysieke archiefbescheiden Verklaring van vervanging Verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij het proces vernietigen Kwaliteitscriteria Resultaat Risico s Hard- en Software Inleiding Hardware Software Actualiseren handboek en machtiging Inleiding Actualiseren Handboek Vervanging Verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij het proces van actualiseren 15 handboek en besluit Bijlage 1. Werkinstructie medewerkers Backoffice Informatiebeheer 16 Bijlage 2. Proces scannen archiefbescheiden 22 Bijlage 3. Zaaksystemen en servers 27 Bijlage 4. Scanners en scansoftware 28 Bijlage 5. Procedure changemanagement 31 Bijlage 6. Functiebeschrijving Team IB 34 Bijlage 7. Uitzonderingenlijst 5

6 Inleiding Besluit tot vervanging Op 1 juni 2012 is gestart met het zaakgericht werken in het nieuwe zaaksysteem, Verseon 2.1. van Circle. Nieuw met de introductie van het zaaksysteem is dat alle medewerkers in de organisatie hiermee kunnen werken. Niet alleen het raadplegen maar ook het registreren van interne en uitgaande documenten kan uitgevoerd worden door alle medewerkers. Dit is een belangrijke stap op weg naar het volledig digitaal werken. Alhoewel de digitale archiefvorming in snel tempo toeneemt worden de fysieke archiefbescheiden, ook al zijn deze gescand, nog fysiek bewaard. Dit schept een onwenselijke situatie. In dit kader wil de gemeente Venray alle ingekomen papieren archiefbescheiden na het scannen vervangen door digitale exemplaren en de papieren originelen vernietigen. De Archiefwet 1995 geeft de zorgdrager, het College van Burgemeester en Wethouders, de mogelijkheid om archiefbescheiden te vervangen door digitale reproducties om vervolgens de fysieke originelen te vernietigen. De reproducties krijgen daarna de status van origineel en zijn daarmee archiefbescheiden in de zin van artikel 1, aanhef en onder c, ten vierde, van de Archiefwet Daarnaast wordt er getoetst volgens het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN). Deze kaders worden tevens toegepast voor het beheer van digitaal archief van de gemeente Venray. In dit handboek gaat het om het vervangen van de informatie die voor blijvende bewaring en voor vernietiging in aanmerking komen. De Selectielijst voor archiefbescheiden van de gemeentelijke en intergemeentelijke organen (2012) van de VNG is hierbij leidend. Plaatselijke omstandigheden en bijzonderheden worden vanzelfsprekend ook in ogenschouw genomen. Het besluit tot vervanging geldt voor alle archiefbescheiden die vanaf 23 juni 2015 zijn gestart en voor alle daarbij behorende geregistreerde archiefbescheiden. Dit handboek vormt de basis bij de vervanging en beschrijft alle procedures die in het vervangingsproces een rol spelen. Voor dit handboek is gebruik gemaakt van de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden versie 1.0 opgesteld in het kader van het programma Archief

7 1. Algemene verantwoordelijkheden en bevoegdheden 1.1. Inleiding In dit hoofdstuk komt aan de orde: 1. de verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij en na het besluitvormingsproces van vervanging (1.2.) 2. de verantwoordelijkheden en bevoegdheden ten aanzien van het archiefbeheer (1.3.) 1.2. Vervanging Op grond van artikel 7 van de Archiefwet is het College van Burgemeester en Wethouders bevoegd om archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. Op grond van de Archiefwet en het Archiefbesluit artikel 6 lid 2 is de gemeente verplicht tot het publiceren van een besluit tot vervanging, met daarbij een verantwoording van de wijze waarop toepassing is gegeven aan artikel 2, eerste lid, onderdelen c: de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en d: het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek Archiefbeheer Archiefverordening: Burgemeester en wethouders dragen op grond van artikel 30 van de Archiefwet zorg voor de archief bescheiden van de gemeentelijke organen. De wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan het zorgdragerschap is vastgelegd in de Archiefverordening 2006 van de gemeente Venray. Besluit Informatiebeheer Op basis van het Besluit Informatiebeheer 2012 is de afdeling Middelen belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder de gemeentelijke organisatie ressorterende taken alsmede met het beheer van de documenten voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Dit geldt voor alle archiefbescheiden van de gehele gemeentelijke organisatie. De gemeentearchivaris zorgt als toezichthouder voor de kwaliteitscontrole. Dit in de vorm van het jaarlijks verslag aan het College van B&W, het zogenaamde Verslag horizontale verantwoording gemeentelijke informatiehuishouding (rapportage KPI). 7

8 2. Reikwijdte en uitzonderingen 2.1. Inleiding Dit hoofdstuk gaat het over de reikwijdte van de te vervangen archiefbescheiden. Wat wordt wel en wat niet vervangen. De volgende aspecten komen aan de orde: 1. Op welke organisatieonderdelen het besluit tot vervanging wel of niet van toepassing is (2.2.) 2. Op welke categorieën archiefbescheiden het besluit tot vervanging van toepassing is (2.3.) 3. Op welke categorieën archiefbescheiden het besluit niet van toepassing zal zijn (2.4.) 4. Controle op de fysieke bewaring (2.5.) 2.2. Organisatieonderdelen waarvoor het besluit tot vervanging gaat gelden Het besluit tot vervanging van archiefbescheiden is van toepassing op alle ingekomen archiefbescheiden van de gemeentelijke organen zoals bedoeld in artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet Het besluit tot vervanging van archiefbescheiden is niet van toepassing op samenwerkingsverbanden tussen de gemeente Venray en andere overheden of privaatrechtelijke organisaties en als gevolg hiervan ook voor de archiefbescheiden Categorieën archiefbescheiden waarop het besluit tot vervanging van toepassing is Met inachtneming van de hierboven genoemde organisatieonderdelen en de uitzonderingen daarop die in 2.4. zijn beschreven, is het besluit tot vervanging van toepassing op alle op papier ontvangen archiefbescheiden die na ontvangst worden gescand. Alle overige ingekomen archiefbescheiden zijn digitaal en blijven digitaal. Vervanging daarvan is niet van toepassing. Uitzondering hierop zijn de technische tekeningen die via de Omgevingsloket (OLO) binnenkomen. Deze archiefbescheiden maken deel uit van het proces omgevingsvergunning dat (nog) op papier verloopt Categorieën archiefbescheiden waarop het besluit tot vervanging niet van toepassing is Niet in alle gevallen is het wenselijk of mogelijk archiefbescheiden te vervangen. Hieronder zijn de categorieën benoemd die (nog) niet worden vervangen: 1. Volgens het Archiefbesluit 1995 artikel 2, eerste lid, onderdeel c en d komen de volgende onderdelen niet in aanmerking voor vervanging omdat genoemde waarde heeft voor het cultureel erfgoed voor wat betreft de uiterlijke vorm van de archiefbescheiden: - de uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling. - Het bestanddeel heeft esthetische waarde. - Het bestanddeel heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken, e.d.). - Het is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent. 8

9 - Het stuk heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject. - Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven. - Het bestanddeel is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen. - Het bestanddeel is van belang als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie. - Het stuk is van belang om geformuleerd beleid op het hoogste niveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren. Deze analoge archiefbescheiden worden gearchiveerd en toegankelijk gemaakt met behulp van het zaaksysteem. In het zaaksysteem wordt een notitie aangemaakt op de digitale kopie waarin vermeld staat dat het archiefstuk nog analoog beschikbaar is en waar dit stuk te vinden is in de archiefruimte van de gemeente Venray. Voor verdere uitwerking van deze borging: zie bijlage 1. Werkinstructie medewerkers Backoffice Informatiebeheer. 2. Archiefbescheiden die deel uitmaken van processen die (nog) op papier verlopen en de overige poststukken die uitgezonderd worden voor vervanging zie bijlage Controle op de keuze van fysieke bewaring De controle op de keuze van fysieke bewaring wordt beschreven in hoofdstuk 3. 9

10 3. Inrichting van het vervangingsproces 3.1. Inleiding Dit hoofdstuk beschrijft de inrichting en de uitvoering van de postbehandeling vanaf de binnenkomst van een poststuk, het doorzenden naar de behandelaar en het afhandelen van de zaak voor zover deze processen relevant zijn voor de vervanging van archiefbescheiden. Aan de orde komen: 1. De postontvangst en postsortering (3.2.) 2. De behandeling van ingekomen post (3.3.) 3. Het scanproces (3.4.) 3.2. Postontvangst en postsortering De processen van postontvangst en postsortering zijn niet relevant voor de vervanging van archiefbescheiden. Daarom worden deze processen hier niet verder uitgewerkt Behandelen van ingekomen post Deze procedure is opgesteld voor de verwerking van archiefbescheiden ten behoeve van de gemeente Venray en heeft betrekking op alle ingekomen archiefbescheiden. Zie bijlage 1. Werkinstructie medewerker backoffice Informatiebeheer 3.4. Het scanproces Het scanproces is centraal georganiseerd. De medewerkers scannen archiefbescheiden volgens de aangewezen procedure. De medewerker backoffice (scanspecialist) controleert de kwaliteit van de scans op juistheid van de reproductie op volledigheid, op leesbaarheid en op informatiewaarde. De 2 e controle vindt plaats tijdens het valideren. Het controleren vindt plaats op basis van de scans op het scherm. Indien blijkt dat de kwaliteit na het scannen niet voldoet dan zal de medewerker backoffice (scanspecialist) het document (of pagina s daaruit) opnieuw scannen en daarbij indien nodig, zorgen voor afwijkende instellingen zodat het kwalitatief beste resultaat wordt verkregen. Voor een verdere beschrijving van deze controle wordt verwezen naar de procedure scannen archiefbescheiden, bijlage 2. 10

11 4. Proces van vernietiging van te vervangen archiefbescheiden 4.1. Inleiding Dit hoofdstuk beschrijft de belangrijkste aandachtspunten bij de fysieke vernietiging van archiefbescheiden waarvoor een besluit tot vervanging is verleend. Als hieronder wordt gesproken over vernietiging wordt de fysieke vernietiging van het papier bedoeld. Aan de orde komen: 1. De voorbereiding van de te vernietigen archiefbescheiden (4.2.) 2. De bevoegdheid van de vernietiging (4.3.) 3. De frequentie van vernietiging (4.4.) 4. De controle van de vervanging (4.5.) 5. De vernietiging van de fysieke archiefbescheiden (4.6.) 6. Het opstellen van een verklaring van vervanging (4.7.) 7. Verantwoordelijk- en bevoegdheden bij het proces vernietigen (4.8.) 8. Kwaliteitscriteria (4.9) 9. Resultaat van de uitvoering (4.10) 10. De risico s (4.11) Voorbereiding vernietiging Alle papieren die op grond van het besluit tot vervanging in aanmerking komen worden gedigitaliseerd. Na digitalisering worden deze archiefbescheiden voor 3 maanden opgeborgen in archiefdozen in de archiefruimte van de gemeente. Om het noodzakelijke opvragen in die periode mogelijk te maken worden de archiefdozen voorzien van een datum Bevoegdheid tot vernietiging De wettelijke grondslag voor vervanging is vastgelegd in artikel 7 van de Archiefwet Bepalingen voor de uitvoering van deze bevoegdheid zijn terug te vinden in de artikelen 2, 6, 8 van het Archiefbesluit 1995 en in hoofdstuk 3a van de Archiefregeling. Op grond van het Besluit Informatiebeheer 2012 is het hoofd van de afdeling Middelen verantwoordelijk voor het beheer van de archiefbescheiden en daarmee voor de vernietiging. De praktische uitvoering ligt in handen van medewerkers van team Informatiebeheer Frequentie van vernietiging De daadwerkelijke vervanging van de archiefbescheiden vindt eens per kwartaal plaats. De archiefbescheiden die daarvoor in aanmerking komen, zijn minimaal 3 maanden oud Controle vervanging Bij de beoordeling of archiefbescheiden wel of niet voor vervanging in aanmerking komen worden de criteria gehanteerd zoals die beschreven zijn in paragraaf 2.4. en waarvan de controleprocedure is beschreven in hoofdstuk 3. en bijlage 1. Werkinstructie medewerker backoffice Informatiebeheer. Gedurende de tijdelijke opslag van 3 maanden, kunnen er zich omstandigheden voordoen waardoor fysieke bewaring alsnog wenselijk blijkt. Na signalering hiervan worden de archiefbescheiden uit de te vervangen serie verwijderd en opgenomen in het papieren archief. Bij twijfel over cultureel erfgoed moet contact worden opgenomen met de gemeentearchivaris. 11

12 4.6. Vernietiging fysieke archiefbescheiden De feitelijke vernietiging van de te vervangen archiefbescheiden wordt uitgevoerd door een gecertificeerd vernietigingsbedrijf. De gemeente is met van Gansewinkel Nederland B.V. een overeenkomst aangegaan waarin voorwaarden zijn opgenomen op basis waarvan het bedrijf de vernietiging uitvoert Verklaring van vervanging Op basis van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 wordt aan het begin van ieder kwartaal door of namens de zorgdrager een verklaring van vervanging opgesteld voor alle archiefdocumenten die 3 maanden oud zijn en voor vervanging in aanmerking kwamen en kort daarvoor daadwerkelijk zijn vernietigd. In de verklaring wordt beschreven op grond waarvan vervanging heeft plaatsgevonden en de wijze waarop dat is gebeurd. Tevens wordt in de verklaring opgenomen of verwezen naar een specificatie van de vervangen archiefbescheiden. Een exemplaar hiervan wordt opgeborgen in het archief van de gemeente Venray Verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij het proces vernietigen Stap Taak Verantwoordelijkheden/ Bevoegdheden 1 Opslaan dagdozen in archiefruimte Medewerker backoffice 2 Opstellen verklaring van vervanging Medewerker frontoffice 3 Genereren overzicht te vervangen documenten Functioneel Beheerder Verseon 4 Ondertekenen verklaring Afdelingsmanager Middelen 5 Voorbereiden feitelijke vernietiging Medewerker frontoffice 4.9. Kwaliteitscriteria Criterium Selecteren archiefbescheiden voor permanente bewaring (vrijwaring van vernietiging) Uitvoering daadwerkelijke vernietiging van de vervangen archiefbescheiden. Norm Archiefbescheiden met cultuurhistorische waarde en archiefbescheiden die vanwege wettelijke voorschriften of om organisatorische redenen niet vervangen worden en volgens de gemeentelijke selectielijst bewaard moeten worden, worden uitgezonderd van vernietiging. Per kwartaal. Alleen een daartoe erkend bedrijf mag de archiefbescheiden vernietigen Resultaat Resultaat De vervangen archiefbescheiden zijn na de afgesproken periode vernietigd. De cultuurhistorische waarde van archiefbescheiden wordt door de medewerker backoffice (documentselectie) beoordeeld en als achtervang ook door de medewerker frontoffice IB. 12

13 Hierdoor is het behoud van cultureel erfgoed geborgd Risico s Risico De vervangen archiefbescheiden worden niet per kwartaal vernietigd. Een document is niet als cultureel erfgoed geselecteerd. Maatregel Controle op termijn van vernietiging. Als de termijn is verstreken moet vernietiging alsnog op een later moment plaatsvinden. De gemeentearchivaris moet bij twijfel over de beoordeling of een document cultureel erfgoed is worden ingeschakeld. 13

14 5. Hard- en software 5.1. Inleiding Dit hoofdstuk beschrijft de in het vervangingsproces gebruikte hard- en software. Aan de orde komen: 1. hardware (5.2.) 2. software (5.3.) 5.2. Hardware De technische omgeving bestaat uit de volgende componenten: 1. Kofax Server (SV64) 2. Verseon Server (SV 38) (zie bijlage 3. Zaaksysteem en servers) 3. SQL Databaseserver (SV05) Beeldschermen Het gros van de medewerkers beschikt over een DELL 19 monitor. Op enkele specifieke werkplekken, met name voor het werken met kaartmateriaal, zijn nog grotere beeldschermen beschikbaar. Scanners Voor het scannen van de ingekomen documenten maakt het team Informatiebeheer gebruik van Canon DR 7550-C scanners. Deze worden aangestuurd door een scanserver. Dubbelzijdig scannen is mogelijk. De document feeder heeft een capaciteit van 200 pagina s. De opgegeven scansnelheid met het gebruik van de document feeder is 55 pagina s per minuut enkelzijdig en 110 duplex. De uiteindelijke snelheid hangt af van de snelheid van de scansoftware. Grootformaat documenten worden gescand met gebruikmaking van de hardware van de HP DesignJet T Software Scansoftware De gemeente Venray gebruikt software voor de ondersteuning van het scanproces en het digitaal archiefbeheer. De software voor scanning is in staat om scans te produceren die voldoen aan de eisen die de gemeente Venray hieraan moet stellen. De gebruikte software voor het scannen van archiefbescheiden van formaat A3 en kleiner is Kofax. Deze software zorgt voor het digitaliseren in Pdf/A formaat in het zaaksysteem EVA. Voor het scannen van archiefbescheiden van formaat groter dan A3 t/m A0+wordt gebruik gemaakt van de A0+ scanner HP Designjet T Deze software zorgt voor het scannen in PDF/A formaat in het zaaksysteem van Verseon. Scaninstellingen Documenten worden gescand op minimaal 300 dpi. De documenten worden gescand met als bestandsformaat Tiff (tussenformaat) en daarna opgeslagen in PDF/A als archiefformaat. Grootformaat documenten (tekeningen e.d.) worden op 600dpi gescand. De gebruikte zaaksysteem software is Verseon 2.1. van Circle Zie bijlage 4. Scanners en scansoftware. 14

15 6. Actualiseren handboek en besluit 6.1. Inleiding In dit hoofdstuk is beschreven in welke gevallen het Handboek Vervanging en het besluit vervanging: 1. Worden geactualiseerd (6.2) 2. En hoe de verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij de actualisatie zijn belegd (6.3.) 6.2. Actualiseren Handboek vervanging Het Handboek vervanging wordt beheerd en onderhouden door de adviseur Informatiebeheer in samenwerking met ICT, manager Middelen, Informatiemanagement (IM) en medewerker Informatiebeheer die belast is met de vernietiging. Het up to date houden van het Handboek vervanging is een continue proces. Indien van actualisatie van het Handboek vervanging sprake is dan zal de nieuwe versie voor advies naar de gemeentearchivaris worden gezonden. Eén keer per jaar vindt een controle plaats. In samenwerking met het Informatiemanagement (IM) gemeentearchivaris en Informatiebeheer, wordt beoordeeld of op basis van de wijziging van het handboek of actualisatie van het besluit tot vervanging noodzakelijk is. Oudere versies van het Handboek vervanging zullen worden bewaard. Zie bijlage 5. Procedure change management Verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij het proces van actualiseren handboek en besluit Stap Taak Verantwoordelijkheden/ bevoegdheden 1 Algemene inhoudelijke informatie, actualisatie Adviseur Informatiebeheer en eindredactie Handboek vervanging 2 Inrichting van het vervangingsproces: processen Manager Informatiebeheer en werkinstructie 3 Kwaliteitscontrole Gemeentearchivaris en Informatiemanagement 4 Selectieproces en proces van vernietiging van te Afdelingsmanager Middelen vervangen archiefbescheiden 5 Hard- en software en de techniek van het vervangingsproces Functioneel beheerder Kofax en Verseon 15

16 Bijlage 1. Werkinstructie medewerkers Backoffice Informatiebeheer Naam hoofdproces Afdeling Procesverantwoordelijke Uitvoerend verantwoordelijke : Beoordelen ingekomen post : M Informatiebeheer : Manager Middelen : Medewerker Backoffice Informatiebeheer Omschrijving: Beoordelen van ingekomen post op diverse aspecten Het proces dat hieraan vooraf gaat is het sorteren van de ingekomen post en het scanklaar maken van de post. 1. Het openen en stempelen van de post Zodra de eerste post gesorteerd is kan het openen van de post beginnen. De documenten die geregistreerd moeten worden, worden gestempeld. Je zet een stempel op het eerste blad van de ingekomen documenten. Indien mogelijk plaats je de stempel bovenaan het blad. 2. Beoordelen documenten Het beoordelen van documenten omvat de volgende afwegingen: A. wel/niet registreren B. scannen in kleur of zwart/wit C. scannen grootformaat documenten D. vertrouwelijkheid E. wel/niet toevoegen envelop F. andere gegevensdragers G. uitzonderingenlijst H. toevoegen formulieren I. het aanleveren voor de scanspecialist A. Wel/niet registreren Bij het bepalen of documenten voor registratie in aanmerking komen, is het van belang om na te gaan of het document naar zijn inhoud bestemd is voor de gemeente. Uitgangspunt is dat alle documenten die een startpunt of onderdeel vormen van een proces worden vastgelegd. Bij documenten die geregistreerd worden gaat het om de inhoud van het document ongeacht de vorm. Een hulpmiddel bij het wel of niet registreren vormt het overzicht van de registratiecriteria. Registratiecriteria: 1. een document heeft juridische waarde 2. er wordt iets gevraagd aan de gemeente 3. het betreft een (wettelijke) taak 4. er is een actie of reactie gewenst of noodzakelijk 5. het betreft (nieuw) beleid 6. het document heeft financiële waarde of consequenties 7. het document maakt onderdeel uit van een proces of zaak 16

17 Tussen de documenten die voor registratie in aanmerking komen, leggen we een barcodevel. B. Scannen in kleur of zwart/wit De archiefbescheiden worden standaard in kleur gescand zodat er geen informatieverlies optreedt. Foto s, kaarten, plattegronden en grafieken kunnen relevante kleurinformatie bevatten. Vaak geeft een legenda de betekenis van een kleur aan. C. Scannen grootformaat documenten Grootformaat tekeningen worden gescand door de repromedewerker. Deze plaatst de grootformaattekening op een daarvoor aangewezen netwerkschijf. Zie bijlage 4. scanners en scansoftware. D. Vertrouwelijkheid Medewerker backoffice beoordeelt of de envelop waarin het document is verpakt geopend mag worden. De criteria op basis waarvan een envelop al dan niet geopend kan worden is beschreven in het post- en protocol van de gemeente Venray. Het uitgangspunt hierbij is alles openen. In enkele gevallen mag dit niet. Bijvoorbeeld bij openbare en Europese aanbestedingen, huisverboden, persoonlijke en vertrouwelijke stukken. Deze enveloppen worden voorzien van een datumstempel van ontvangst. Vervolgens worden deze niet te openen documenten in ongewijzigde vorm rechtstreeks doorgestuurd naar de behandelaar. E. Wel / niet toevoegen van envelop Een envelop wordt alleen gescand wanneer de datumstempel op de envelop relevant kan zijn. Dat is het geval bij: 1. aangetekende post 2. bezwaarschriften 3. zienswijzen 4. ingebrekestellingen 5. anonieme documenten 6. als de envelop relevante informatie bevat 7. klachten 8. retourpost van Publieksdiensten (bij adresonderzoek) 9. En bij twijfel wordt de envelop ook toegevoegd. F. Andere gegevensdragers Archiefbescheiden die wel voor vervanging zijn geselecteerd, maar niet gescand kunnen worden bijvoorbeeld door de vorm, zoals maquettes, usb sticks, dvd s enz. worden op dezelfde wijze geregistreerd als de scans in het zaaksysteem. Deze documenten worden dan alsnog uitgezonderd van vervanging. Dit wordt in het zaaksysteem bij de desbetreffende registratie aangegeven. Deze documenten blijven fysiek bewaard tot het moment dat ze vernietigd kunnen worden als conform de selectielijst vernietiging plaats moet vinden. Als deze documenten niet voor vernietiging in aanmerking komen, dan worden deze documenten opgenomen in het te bewaren archief. G. Uitzonderingenlijst 17

18 Documenten die uitgezonderd zijn van vervanging 1. Cultureel erfgoed In een aantal gevallen worden analoge archiefbescheiden niet vervangen, namelijk als die bescheiden een meerwaarde (intrinsieke waarde) hebben omdat papier de drager is. Procedure voor de beoordeling op cultureel erfgoed. Medewerker backoffice IB (documentselectie) beoordeelt of archiefbescheiden van waarde zijn voor het culturele erfgoed. Voor een goede beoordeling wordt getoetst op de volgende criteria: 1. Het jaar van ontstaan van het document; 2. De uiterlijke vorm van het document is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling; 3. Het document heeft esthetische of artistieke waarde; 4. Het document heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken e.d.); 5. Het document heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject; 6. Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het document, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven; 7. Het document is van aanzienlijk belang vanwege de directe relatie met beroemde of historische belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen. Deze archiefbescheiden doet de medewerker backoffice IB in een aparte omslag met de aantekening dat het hier cultureel erfgoed betreft en een datumstempel op de omslag. Bij twijfel of een document cultureel erfgoed is, wordt contact opgenomen met de gemeentearchivaris. 2. Archiefbescheiden die wel voor vervanging in aanmerking komen, maar niet gescand kunnen worden. Archiefbescheiden die wel voor vervanging zijn geselecteerd, maar niet gescand kunnen worden (bijvoorbeeld door de vorm, zoals maquettes of door het formaat dat groter is dan A0+), worden op dezelfde wijze geregistreerd als de scans in het zaaksysteem. Deze documenten worden dan alsnog uitgezonderd van vervanging. Dit wordt in het zaaksysteem bij de desbetreffende registratie aangegeven. Deze documenten blijven fysiek bewaard tot het moment dat ze vernietigd kunnen worden als conform de selectielijst vernietiging plaats moet vinden. Als deze documenten niet voor vernietiging in aanmerking komen, dan worden deze documenten opgenomen in het te bewaren archief. 3. Niet archiefwaardige documenten. Niet archiefwaardige documenten worden niet opgenomen in het zaaksysteem. Voorbeelden van niet archiefwaardige documenten zijn: reclame, folders, vrijblijvende offertes, tijdschriften, boekwerken, nieuwsbrieven, verkeerd geadresseerde documenten, e.d. 4. Rechtstreeks door te sturen post (niet registreren/niet te vervangen documenten) door het team Informatiebeheer Medewerker backoffice IB (documentselectie) legt de documenten die niet in het zaaksysteem worden opgenomen, zoals niet te openen documenten en de niet 18

19 archiefwaardige documenten ter zijde op een aparte stapel. Vervolgens worden deze documenten in ongewijzigde vorm rechtstreeks doorgestuurd naar de ontvanger. De ontvanger maakt onderdeel uit van het verantwoordelijke organisatieonderdeel. De doorgestuurde documenten kunnen door de geadresseerde (de ontvanger) alsnog achteraf aangeboden worden aan medewerker backoffice IB (documentselectie) voor het doorlopen van het vervangingsproces. 5. Doorgestuurde documenten zonder tussenkomst van het team Informatiebeheer. Documenten die bij de ontvanger terecht zijn gekomen zonder tussenkomst van medewerker backoffice IB (documentselectie) moeten, als zij voldoen aan de registratiecriteria, aangeboden worden aan medewerker backoffice IB (documentselectie) voor het doorlopen van het vervangingsproces. Stap Actor Activiteit Toelichting Criteria en Normen 1. Extern Binnenkomst post Aanleveren post door postbedrijf Dagelijks vóór uur. Deze post wordt dagelijks dezelfde dag nog of uiterlijk binnen één werkdag gescand en geregistreerd (zodra zij hiervoor in aanmerking komen). 2. intern Ontvangst post in de postkamer Aanlevering ingekomen, uitgaande en interne documenten (door medewerkers) via bode. (bijvoorbeeld ontvangen documenten door medewerker dat niet door het team Informatiebeheer mocht worden geopend, maar wel in aanmerking komt voor opname in het zaaksysteem.) Documenten die aangeleverd worden voor uur wordt dezelfde dag nog of uiterlijk binnen één werkdag gescand en geregistreerd (zodra zij hiervoor in aanmerking komen). 3. Medewerker Inhoudelijke selectie: Alle documenten komen voor Uitzonderingen van vervanging: backoffice IB Beoordelen openen; vervanging in aanmerking, Niet archiefwaardige documenten, zoals o.a. documentselectie Beoordelen opname in behalve de uitzonderingen. a. Niet officiële uitnodigingen; het zaaksysteem b. Reclame; (registreren) c. Folders; Beoordelen op d. Vrijblijvende offertes; vervanging; e. Tijdschriften; Beoordelen op cultureel f. Boekwerken; erfgoed (bij twijfel g. Nieuwsbrieven; contact met h. Verkeerd geadresseerde gemeentearchivaris). documenten. 4. Medewerker Opmerking cultureel Dit zal niet vaak voorkomen. Dit Door het vermelden van de opmerking backoffice IB, erfgoed vermelden als document wordt niet vervangen, cultureel erfgoed bij een archiefstuk is documentselectie document valt onder maar wordt wel gescand en direct zichtbaar dat het om cultureel erfgoed cultureel erfgoed opgenomen in het zaaksysteem. gaat. 19

20 Alleen scannen op een flatbadscanner als de materiële toestand dit toelaat. 5. Medewerker Inleggen van Tussen alle te scannen De scheidingsvellen moeten herkenbaar zijn backoffice IB, scheidingsvellen. archiefbescheiden wordt per voor de scansoftware, zodat elk archiefstuk documentselectie document een scheidingsvel ook afzonderlijk wordt gedigitaliseerd. gelegd. 6. Medewerker Aanleveren aan De te scannen archiefbescheiden Volledige archiefbescheiden, inclusief de backoffice IB, scanspecialist. worden aangeleverd aan de daarbij behorende enveloppen als dit is documentselectie scanspecialist. afgesproken (bijvoorbeeld bij aangetekende brieven en bezwaarschriften). 7. Medewerker Doorsturen van Deze documenten worden backoffice IB, documenten die niet (of doorgestuurd naar de ontvanger documentselectie niet direct) voor (verantwoordelijke vervanging in organisatieonderdeel of persoon). aanmerking komen. Procedure voor uitgaande en interne archiefbescheiden. Uitgaande en interne archiefbescheiden (die deel uitmaken van een zaak) worden digitaal opgemaakt en in het zaaksysteem opgenomen, bewerkt, behandeld en gearchiveerd. Deze archiefbescheiden zijn digitaal van oorsprong, zodat er geen sprake is van vervanging. Uitgaande archiefbescheiden waarvan door wettelijke voorschriften of organisatorische overwegingen is bepaald dat deze in analoge vorm leidend zijn, mogen niet vervangen worden. Deze archiefbescheiden worden dan alleen gedigitaliseerd en opgenomen in het zaaksysteem, maar worden niet vervangen. Minimale kwaliteitscriteria Voor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing. Criterium Norm Vervangingswaardigheid van documenten. Alle ingekomen analoge documenten komen voor het vervangingsproces in aanmerking, behalve de uitzonderingen. Resultaat De uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat: resultaat De archiefbescheiden worden geselecteerd op wel te vervangen of niet te vervangen. De niet te vervangen documenten komen op een aparte stapel en gaan in ongewijzigde vorm door naar de ontvanger (met uitzondering van archiefbescheiden die onder cultureel erfgoed vallen). De te vervangen archiefbescheiden (en cultureel erfgoed) worden vervolgens gescand en geregistreerd. Het resultaat is dat documenten die vallen onder de criteria uitzonderingen het vervangingsproces niet doorlopen. Risico s 20

21 De uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende risico s: Risico Maatregel Inkomende documenten: Medewerker backoffice IB selecteert tijdens de inhoudelijke selectie niet alle te vervangen archiefbescheiden voor het vervangingsproces. Medewerker backoffice IB controleert steekproefsgewijs de post die in ongewijzigde vorm naar de ontvanger gaat op vervangingswaardigheid. Dit moeten de documenten zijn die niet voor vervanging in aanmerking komen. 21

22 Bijlage 2. Procedure scannen archiefbescheiden Scope: Deze procedure is opgesteld voor het scannen van archiefbescheiden en heeft betrekking op alle ingekomen archiefbescheiden die voor vervanging zijn geselecteerd. 1. Procedure scannen van ingekomen archiefbescheiden De medewerker backoffice IB selecteert de archiefbescheiden die onleesbaar zijn (bijvoorbeeld door een te klein lettertype), die lastig te scannen zijn (o.a. afwijkend formaat, gehavende documenten) of archiefbescheiden die bestaan uit veel pagina s (o.a. ingebonden jaarverslagen, rapporten, e.d.). Waar mogelijk wordt gezocht naar praktische oplossingen, zoals het opvragen van een digitaal exemplaar bij de afzender. Bij uitblijven daarvan wordt het document uit elkaar gehaald en gescand. De medewerker backoffice IB ontdoet de archiefbescheiden die zijn geselecteerd voor scanning van hechtmiddelen en plastic (nietjes, ringbanden, paperclips, gelijmde kaften, e.d.). De medewerker backoffice IB ontvangt de archiefbescheiden en maakt een scheiding van archiefbescheiden op formaat, te weten: Formaat A3 en kleiner en Formaat groter dan A3 tot en met A0+. De medewerker backoffice IB werkt met één standaardprofiel voor archiefbescheiden van formaat A3 en kleiner en met één standaardprofiel voor archiefbescheiden groter dan A3 t/m A0+. De archiefbescheiden worden standaard in kleur gescand, zodat er geen informatieverlies optreedt. De medewerker backoffice IB moet met de juiste scanner de archiefbescheiden scannen. Voor de formaten tot en met A3 de scanner Canon DR-7550-C. Voor formaten groter dan A3 tot en met A0+ de scanner HP Designjet T De medewerker backoffice IB scant de archiefbescheiden met de bijbehorende instellingen zowel voor tekstdocumenten en tekeningen minimaal 300 dpi, 24 bits. Het scanproces is centraal georganiseerd. Iedereen kan gebruik maken van de centrale scanvoorziening (de scanstraat). De medewerker backoffice IB scant per batch archiefbescheiden volgens de voorgeschreven procedure en de opgestelde handleidingen. De medewerker backoffice IB controleert de kwaliteit van de scans op juistheid van de reproductie, te weten: 1. Volledigheid, 2. Informatiewaarde 3. Leesbaarheid. Dit is een controle op de leesbaarheid van de images, de volledigheid van de archiefbescheiden en de natuurgetrouwe weergave van het origineel. Als blijkt dat de kwaliteit na het scannen onvoldoende is zal de medewerker backoffice IB het document (of pagina s daaruit) opnieuw scannen en daarbij als nodig zorgen voor afwijkende instellingen van het scanprofiel, zodat het kwalitatief beste resultaat wordt verkregen. Later bij het registreren, herhaalt de medewerker backoffice IB en medewerker frontoffice IB de kwaliteitscontrole. 22

23 Na het uitvoeren van de scanactiviteiten wordt de scan met een aantal daarbij behorende metagegevens automatisch in de opslagstructuur geplaatst. Deze metagegevens zorgen ervoor dat de scans gekoppeld worden aan de juiste registratie. Deze metadata maken de scan herkenbaar voor de medewerkers frontoffice IB. Na het scannen van de archiefbescheiden moet de medewerker backoffice IB en medewerker frontoffice IB deze nog koppelen aan de juiste registratie in het zaaksysteem. Tijdens de release wordt een aantal metadata meegegeven met het archiefstuk, zoals o.a. documentsoort, documentrichting, datum van opname in het systeem, e.d. De medewerker backoffice IB zorgt ervoor dat de scans na het scannen beschikbaar komen voor de medewerker backoffice IB voor het valideren en medewerker frontoffice IB die belast is met de kwaliteitscontrole en de registratie van de overige metadata. De beoordeling van de informatiewaarde van een scan wordt naast de controle door de medewerker backoffice IB ook gecontroleerd door de medewerker backoffice IB(validatie) en medewerker frontoffice IB (registrator). Na het scannen worden de bij elkaar behorende archiefbescheiden weer op analoge wijze samengevoegd. Automatisch krijgt tijdens het scannen elk archiefstuk een stempel. Archiefbescheiden die om organisatorische of inhoudelijke redenen in eerste instantie niet zijn gescand, maar waarbij het scannen alsnog moet gebeuren om het document te digitaliseren worden alsnog gescand. Het betreft hier documenten/archiefbescheiden die persoonlijk zijn afgegeven aan medewerkers of via andere kanalen dan het gebruikelijke postkanaal zijn binnengekomen. Gewijzigde ingekomen archiefbescheiden worden ook gescand omdat dit in feite nieuwe originele documenten zijn. Deze te scannen archiefbescheiden worden aangeboden bij de medewerker backoffice IB en doorlopen dezelfde procedures als gewone te scannen archiefbescheiden. 2. Uitwerking controle op juistheid en volledigheid, leesbaarheid en terugvindbaarheid a. Juistheid en volledigheid Tijdens de voorbereiding op het scannen vindt al de eerste controle plaats door de medewerkers backoffice IB. Zij controleren de documenten op volledigheid tijdens het verzamelen en ontnieten. Wanneer blijkt dat bepaalde delen of bladzijden ontbreken wordt via de medewerker, die verantwoordelijk is voor de kwaliteit van het scannen overleg gepleegd met de betrokken afdeling. Deze beslist of de betreffende stukken al dan niet op dat moment gescand kunnen worden of dat de ontbrekende stukken eerst aangeleverd moeten worden voor het scannen of op een later tijdstip compleet gemaakt wordt. Daarna wordt voor de documenten bepaald of de standaardinstellingen voldoende zijn om een goed scanresultaat te verkrijgen. Als het nodig is worden papieren documenten met beschadigingen of minder goed leesbare stukken opnieuw gescand met een hoger contrast en helderheid. Na het scannen wordt gecontroleerd of de gegevens op de gemaakte scan juist en volledig zijn overgekomen. Zo nodig zal het scannen opnieuw moeten worden gedaan. b. Leesbaarheid Tijdens het scanproces zelf worden de gescande documenten, die vanaf nu scanbeelden (of images) worden genoemd, getoond op het scherm. De beelden worden tijdens het scannen gecontroleerd op leesbaarheid, duidelijkheid en kwaliteit. Ook wordt in deze fase beoordeeld of ze 23

24 recht gescand zijn en of dit nog (handmatig) aangepast moet worden. Ook worden er nog een aantal correcties automatisch uitgevoerd. Bij een niet duidelijke scan wordt het contrast en helderheid verbeterd. De medewerker backoffice IB, die verantwoordelijk is voor de kwaliteit, ziet hierop toe. Wanneer aanpassing via software niet tot een acceptabel resultaat leidt kan het betreffende document opnieuw worden gescand met aangepaste instellingen. c. Terugvindbaarheid Om documenten en zaken efficiënt en snel weer terug te kunnen vinden is het toekennen van de nodige gegevens (metadata) nodig. Deze metagegevens worden zowel op document- als op zaakniveau toegekend. Op de volledigheid van de registratie wordt in deze fase gecontroleerd. Dit gebeurt aan de hand van een overzicht van gescande en geregistreerde archiefbescheiden van die betreffende dag. Dit overzicht wordt doorgenomen op correctheid en volledigheid door de medewerker backoffice IB, die verantwoordelijk is voor de kwaliteit. Geconstateerde fouten worden hersteld en ontbrekende gegevens of pagina s worden alsnog aangevuld door de medewerker backoffice IB van het team Informatiebeheer. In deze procedure zijn de volgende stappen te onderscheiden: Stap Actor Activiteit Toelichting Criteria en normen 1. Medewerker backoffice Ontvangst van Ontvangt de gesorteerde Archiefbescheiden zijn gesorteerd IB archiefbescheiden archiefbescheiden en houdt deze bij elkaar. 2. Medewerker backoffice Selectie archiefbe- Zodra hiervan sprake is wordt gezocht IB scheiden op: naar praktische oplossingen 1.Onleesbaarheid; (bijvoorbeeld digitaal document 2.Lastig te scannen; opvragen). Als er geen praktische 3.Grote omvang. oplossing mogelijk is wordt het document alsnog geheel gescand. 3. Medewerker backoffice Archiefbescheiden Ontdoet archiefbescheiden die zijn IB ontdoen van geselecteerd voor scanning van hechtmiddelen en nietjes, ringbanden, paperclips, kaften plastic. en/of andere voorwerpen die het scannen onmogelijk maken. 4. Medewerker backoffice Plaatsen van Controle of er tussen alle afzonderlijke IB scheidingsvellen tussen archiefbescheiden een scheidingsvel is de archiefbescheiden geplaats. 5. Medewerker backoffice Scheiden van De archiefbescheiden worden in 2 IB archiefbescheiden op groepen onderverdeeld op grootte. Dit formaat: bepaalt met welke scanner de 1 A3 en kleiner; archiefbescheiden gescand moeten 2 Groter dan A3 t/m worden. A Medewerker backoffice Selecteren van de Afhankelijk van de documentscheiding Canon DR-7550-C scanner tot en met IB geschikte op formaat, maakt de medewerker A3 en HP Designjet T voor scanapparatuur. backoffice gebruik van de relevante groter dan A3 tot en met A0+. apparatuur. 24

25 7. Medewerker backoffice Gebruik maken van De scanspecialist maakt gebruik van Alles wordt in kleur gescand. Dit geldt IB standaardinstellingen. de standaard instellingen van de zowel voor de tekstbestanden als voor scanapparatuur. Zodra de kwaliteit de tekeningen. De minimale kwaliteit onvoldoende is zal de scanspecialist is: handmatig de instellingen aanpassen. Tekstdocumenten 24 bit, 300 dpi; Tekeningen, 24 bit, 300 dpi. Medewerker backoffice Uitvoeren scanning en De archiefbescheiden worden gescand 8. IB kwaliteitscontrole. volgens de vastgestelde procedure. Ook vindt er een kwaliteitscontrole plaats op de kwaliteit van de scans 9. Systeem Opslaan scan. De scansoftware slaat de scan op. Dit gebeurt op een tijdelijke locatie op server SV 38 FTP Verseon Circle. 10. Medewerker backoffice IB Routering van de scans. De gescande archiefbescheiden worden beschikbaar gesteld aan de 11. Medewerker backoffice IB 12. Medewerker backoffice IB 13. Medewerker backoffice IB Bij elkaar brengen van de papieren archiefbescheiden. Automatisch wordt er tijdens het scannen een datumstempel op het analoge document gegenereerd Routering analoge archiefbescheiden. frontoffice medewerkers IB Het op analoge wijze samenvoegen van de bij elkaar behorende archiefbescheiden. Alle documenten die voor vervanging in aanmerking komen worden voorzien van een datumstempel De analoge documenten worden aan de medewerkers frontoffice IB gegeven. Procedure scannen van uitgaande en interne archiefbescheiden Uitgaande en interne archiefbescheiden, die deel uitmaken van een zaak worden digitaal opgemaakt, bewerkt, behandeld en gearchiveerd in het zaaksysteem. Deze archiefbescheiden zijn al digitaal van oorsprong, zodat hier geen sprake is van vervanging. Er moet wel vervanging plaatsvinden in die gevallen waarbij het document analoog is behandeld en alleen het analoge document belangrijke aantekeningen, natte handtekening of parafen bevat. Kwaliteitscriteria Voor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing: Criterium Norm Scanresolutie is van voldoende kwaliteit De minimale instellingen zijn: 1.Tekstdocumenten 24 bit, 300 dpi; 2.Tekeningen 24 bit, 300 dpi. De informatiewaarde van de archiefbescheiden moeten van voldoende kwaliteit zijn (juist en leesbaar). Alle archiefbescheiden (scans) worden gecontroleerd op juistheid, informatiewaarde en leesbaarheid. De informatie moet duidelijk leesbaar zijn. Doordat alle archiefbescheiden in kleur worden gescand verliest een document niet aan informatie, als kleur daarbij een 25

26 beslissende factor speelt. Het aantal pagina s moet correct gescand zijn (volledig). De volledigheid wordt getoetst door de pagina s van het oorspronkelijke document handmatig of machinaal te tellen en te vergelijken met het aantal gescande pagina s. Hierbij wordt ook gelet op lege pagina s. Recht scannen. Een scheef gescand document wordt afgevangen door instellingen van het scanapparaat (automatisch rechtzetten). Alle archiefbescheiden moeten recht staan, conform het originele exemplaar. Het bestandsformaat is gebaseerd op een open standaard. Ten aanzien van het bestandsformaat wordt gebruik gemaakt van zogenoemde open standaarden. Er wordt gebruik gemaakt van Pdf/A Resultaat De uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat: Resultaat Scans worden automatisch opgeslagen server SV 38 FTP Verseon Circle. Analoge archiefbescheiden zijn wanneer het formaat scannen het toelaat- correct gescand. Er is geen informatieverlies omdat alles in kleur wordt gescand. Alle pagina s zijn gescand (met uitzondering van lege pagina s). Pagina s zijn recht gescand. Scanformaten zijn gebaseerd op open standaarden. Scans zijn integer, betrouwbaar en authentiek. De oorspronkelijke maatvoering en schaal van technische tekeningen kunnen volledig en juist worden gereproduceerd. Er is sprake van één op één vervanging: het digitale origineel wijkt inhoudelijk niet af van het analoge document. De scans zijn niet meer te wijzigen. Risico s De uitvoering van deze procedure kan leiden tot de volgende risico s: Risico Maatregel Informatieverlies door scanning. Controle op informatieverlies door de medewerker backoffice IB en frontoffice IB. Onvolledig scannen. Vergelijk het aantal gescande pagina s met de getelde originelen. Oorspronkelijke papieren document handmatig of machinaal tellen. Scan wordt door een technische storing niet correct (tijdelijk) opgeslagen. Als de geautomatiseerde opslagprocedure niet correct of volledig verloopt treedt automatisch een roll back procedure in werking. Daarnaast worden controles gehouden door het houden van steekproeven zodra storing bekend is. Scheef scannen. Controle op de kwaliteit van de scan door instellingen van het scanprofiel van de scanner (automatisch rechttrekken) en het handmatig roteren. 26

27 Bijlage 3. Zaaksysteem en servers De gemeente Venray maakt gebruik van Verseon van Circle software als digitaal zaaksysteem. Binnen dit zaaksysteem worden archiefwaardige archiefbescheiden geregistreerd en opgeslagen. Alle medewerkers van de organisatie zijn tijds- en plaats onafhankelijk in staat om de benodigde archiefbescheiden en zaken te raadplegen. Componenten De technische omgeving van het zaaksysteem bestaat in grote lijnen uit de volgende componenten: Centrale opslag en operating system De bestanden die via het zaaksysteem worden gearchiveerd worden opgeslagen in een server (zie bovenstaande afbeelding) op een Windows serveromgeving (Windows 2010). De opslagruimte is permanent uit te breiden en wordt geregeld via het team ICT in eventuele samenwerking met de leverancier. Voor wat betreft het beheer en toegang tot het digitale archief werken het team Informatiebeheer en het team ICT nauw met elkaar samen. De verantwoordelijkheid voor het systeembeheer ligt bij het team ICT. Bij een toekomstige conversie/migratie naar een andere omgeving/operating system zal na het zorgvuldig analyseren en testen worden gegarandeerd dat er geen gegevens verloren gaan. Deze digitale duurzaamheid is een eis voorafgaand aan een geplande conversie/migratie. 27

28 Bijlage 4. Scanners en scansoftware Scansoftware De gemeente Venray gebruikt software voor de ondersteuning van het scanproces en het digitaal archiefbeheer. De software voor scanning is in staat om scans te produceren die voldoen aan de eisen die de gemeente Venray hieraan moet stellen. De gebruikte software voor het scannen van archiefbescheiden van formaat A3 en kleiner is Kofax. Deze software zorgt voor het digitaliseren in Pdf/A formaat in het zaaksysteem. Voor het scannen van archiefbescheiden van formaat groter dan A3 t/m A0+wordt gebruik gemaakt van de A0+ scanner HP Designjet T Deze software zorgt voor het scannen in PDF/A formaat in het zaaksysteem Verseon. Kleur Eenheid Scanresolutie 300 Dpi Bitdiepte 24 Bit Kleurruimte srgb srgb Brightness 50 Contrast 65 Gamma correct 40 Naam software Kofax Virtual ReScan en Kofax Concurrent Client Versie 10.0 Onderhoudscontract Jaarlijks Documentatie Software documentatie is beschikbaar op een meegeleverde CD. Een algemeen toegankelijke locatie moet nog bepaald worden. Naam leverancier BMConsultants Website 28

29 Instellingen Clarity (helderheid) Gamma Noise Skew Pine angle adjustment Blank page deletion Blank page threshold Brightness 55 % Contrast 48 % Setting Normal Gamma correctie 1 Enhancement None Linefilter Normal Speckle removal filter Small Deskew and crop Deskew On Autocrop On Auto oriëntatien Off None Off 5000 pixels Scanners (hardware) Voor het scannen van de ingekomen documenten maakt het team Informatiebeheer gebruik van Canon DR 7550-C scanners. Deze worden aangestuurd door een scanserver. Dubbelzijdig scannen is mogelijk. De document feeder heeft een capaciteit van 200 pagina s. De opgegeven scansnelheid met het gebruik van de document feeder is 55 pagina s per minuut enkelzijdig en 110 duplex. De uiteindelijke snelheid hangt af van de snelheid van de scansoftware. Specificatie grootformaat scanners Grootformaat documenten worden gescand met gebruikmaking van de hardware van. Specificatie grootformaat scanner Technologie Thermische HP inkjettechnologie Inkjettechnologie HP Thermal Inkjet Optische resolutie 600 x 600dpi Scansnelheid Tot 3,81 cm/sec (kleur, 200 dpi); tot 11,43 cm/sec (grijstinten, 200 dpi Scanbreedte 106,7 cm Origineel formaat 914 mm Materiaaldikte Tot 0,8 mm Gewicht 60 tot 328 gr/m2 Kleurensysteem 6-inkt - cyaan magenta geel fotozwart matzwart grijs Maximum resolutie 2400 x 1200dpi 29

30 Interface Gigabit Ethernet (1000Base-T); EIO Jetdirect accessoireslot; Hi-Speed USB 2 Bestandsformaten Standaard worden de gescande documenten in het digitale archief opgeslagen in het formaat Pdf/A. Centrale opslag en operating system De bestanden die via Verseon worden opgeslagen, worden in een virtuele omgeving in een ESX 4.0 omgeving op een Windows serveromgeving (windows server 2010). De opslagruimte is permanent uitbreidbaar en wordt geregeld via het team ICT. Voor wat betreft het beheer en toegang tot digitale documenten werken team Informatiebeheer en team ICT nauw met elkaar samen. De verantwoordelijkheid voor dit systeembeheer ligt bij het team ICT. Bij toekomstige conversie/migratie naar een andere omgeving/operating system, zal na het zorgvuldig analyseren en testen worden gegarandeerd dat er geen gegevens verloren gaan. Deze digitale duurzaamheid is een eis voorafgaand aan een geplande conversie/migratie. Een conversie/migratie zal dan ook volgens de change management procedure moeten verlopen. Kwaliteit van de reproducties In het digitaliseringsproces zijn drie factoren van invloed op de kwaliteit en omvang van de digitale afbeelding: 1. Resolutie: (uitgedrukt in dpi: dots per inch) De hoeveelheid beeldpunten die per inch worden gescand; 2. Bitdiepte (of dynamic range): het aantal bits dat per beeldpunt wordt gebruikt om informatie op te slaan. Voor het scannen in kleur is dat 24 bits. 3. Compressie: de bestandsomvang kan beperkt worden door compressie methoden (met en zonder verlies van informatie). Compressie zonder verlies heeft geen gevolgen voor de kwaliteit van de digitale afbeeldingen. Tekeningen, afbeeldingen en plattegronden, etc. Tekeningen die groter zijn dan A3-formaat worden door een HP Designjet T2.300 gescand en toegevoegd en gekoppeld aan corresponderende zaakstukken in Verseon. Specificaties van de door Océ gebruikte hardware staan hierboven vermeld. De kwaliteit van de gescande archiefbescheiden groter dan A3 tot en met A0+ (gescand met HP Designjet T2.300) wordt gecontroleerd door de Medewerker backoffice IB. 30

31 Bijlage 5. Procedure change management Scope: Deze procedure is opgesteld om de regie te voeren en te houden op wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving, die aanzienlijke invloed (kunnen) hebben op de kwaliteit en duurzaamheid van de digitale archiefbescheiden. Procedure Adviseur IB toetst voorstellen voor wijzigingen in het vervangingsproces en/of de archiefbeheeromgeving aan bestaand informatie- en archiveringsbeleid, evenals wet- en regelgeving. Adviseur IB laat hiertoe een impact analyse opstellen door Adviseur ICT, Functioneel beheer of stelt zelf een impact analyse op, in opdracht van het hoofd Middelen. De keuze is afhankelijk van het werkterrein van de desbetreffende medewerker. Adviseur IB zorgt er voor dat de impact analyses worden gedocumenteerd. Voorstellen die afbreuk doen aan de kwaliteit en duurzaamheid van de archiefbescheiden worden niet gerealiseerd zonder toestemming van hoofd Middelen. Hierbij gelden de in de vervangingsprocedures vastgelegde minimum kwaliteitscriteria en beoogde resultaten als ondergrens. Een belangrijke afwegingsfactor is dat de maatregelen geen negatieve invloed mogen hebben op het resultaat van het totaal van de vervangingsprocedures. Adviseur IB is in dit kader in ieder geval betrokken bij wijzigingen ten aanzien van het vervangingsproces, bestandsformaten, back-up procedures en voorzieningen, software en hardware voor scanning en archivering en de omgeving waarin het digitale archief is geplaatst. Hoofd Middelen neemt de beslissing of de wijziging al dan niet wordt voorgelegd aan het managementteam om doorgevoerd te worden. In die gevallen waarin sprake is van een majeure wijziging moet de gemeentearchivaris en Informatiemanagement (IM) altijd worden betrokken. De gemeentearchivaris adviseert of er vervolgens een nieuwe Vervangingsbesluit moet worden aangevraagd. Het managementteam keurt de organisatorische maatregel goed of niet. De beoordeling wordt gedaan aan de hand van de opgestelde impactanalyse. Wanneer de maatregel akkoord is bevonden door het managementteam en dan zorgt Adviseur IB er voor dat de procedure gewijzigd wordt. Het managementteam stelt vervolgens de gewijzigde procedure vast. Adviseur IB (mandaat ) zorgt er voor dat de voorstellen en de besluiten over geaccordeerde wijzigingen en de wijzigingen zelf worden gedocumenteerd en aan het handboek worden toegevoegd. Ook de gewijzigde procedure wordt aan de bestaande procedure toegevoegd in het handboek na accordering. Wijzigingen t.a.v. de technische inrichting en software worden binnen een OTAP-omgeving vooraf getest en pas na acceptatie in de productieomgeving geïmplementeerd. (OTAP staat voor Ontwikkeling, Test, Acceptatie en Productie en geeft een pad aan dat wordt doorlopen tijdens o.a. softwareontwikkeling.) De testomgeving wordt gebruikt als acceptatieomgeving. Na acceptatie wordt de gewenste inrichting in de productieomgeving geïmplementeerd. 31

32 Bij een organisatorische of technische wijziging zijn de volgende stappen te onderscheiden: Stap Actor Activiteit Toelichting Criteria en normen 1. 1.Adviseur IB Melden van maatregel bij Gaat om maatregelen voor Maatregel mag geen negatieve invloed 2.Adviseur ICT; manager Middelen dat kan wijzigingen in het vervangingsproces hebben op het resultaat van het totaal 3.Functioneel beheer leiden tot verandering in en/of de archiefbeheeromgeving die van de vervangingsprocedures. de afbreuk kunnen doen aan de kwaliteit vervangingsprocedures. en duurzaamheid. 2. Adviseur IB Het (laten) uitvoeren van een impactanalyse door Adviseur IB of functioneel beheer. (de keuze is afhankelijk van het werkterrein van de desbetreffende medewerker). 3. Hoofd Middelen Goedkeuren of afkeuren van de organisatorische maatregel. Een organisatorische maatregel die van invloed is op de bewaarstrategie, het wijzigingsbeleid en/of de mensen in de organisatie. Een technische maatregel die van invloed is op de hard- of software. Maatregelen die mogelijk een afbreuk doen aan de kwaliteit en duurzaamheid van archiefbescheiden worden niet gerealiseerd zonder toestemming van hoofd Middelen De analyse wordt gedaan aan de hand van een toetsing aan het bestaande beleid en wet- en regelgeving. De technische maatregel moet inclusief een testrapport en gebruikerstest zijn. Deze moet in een OTAP procedure passen. De beoordeling wordt gedaan aan de hand van de opgestelde impactanalyse Gemeentearchivaris Adviseren of er een De gemeentearchivaris en Maatregelen mogen geen negatieve 2.Informatiemanage- nieuwe machtiging moet Informatiemanagement zijn altijd invloed hebben op het resultaat van de ment worden aangevraagd. betrokken bij majeure wijzigingen procedures voor het vervangingsproces. t.a.v. de organisatie, bestandsformaten alsmede de software en hardware voor scanning en archivering. De gemeentearchivaris en Informatiemanagement adviseren of de voorgenomen wijziging een nieuwe machtigingsaanvraag noodzakelijk maakt. 5. Managementteam Goedkeuren of afkeuren van de organisatorische De beoordeling wordt gedaan aan de hand van de opgestelde analyse. maatregel. 6. Adviseur IB (laten) wijzigen van de procedure. Uitsluitend wanneer de maatregel akkoord is bevonden. 7. Managementteam Vaststellen van de gewijzigde procedure. 8. Adviseur IB Toevoegen gewijzigde Opname in het zaaksysteem. procedure aan het handboek. Dit geldt ook voor de voorstellen en besluiten over geaccordeerde wijzigingen 32

33 en de wijzigingen zelf. Kwaliteitscriteria Voor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing: Criterium Norm De wijziging in procedures worden bijgehouden en opgeslagen. De wijzigingen worden bijgehouden in het zaaksysteem door middel van versiebeheer. De maatregelen hebben geen negatieve invloed op het resultaat van het totaal van de procedures. De maatregelen worden getoetst aan de hand van het interne normenkader. Resultaat Resultaat Organisatorische wijzigingen of wijzigingen in hard- en software en het bijbehorende proces is beschreven. Er is een logfile (versiebeheer) van de wijzigingen beschikbaar. Voor het uitvoeren van wijzigingen is het belangrijk dat er vastgestelde procedures zijn en dat deze ook worden toegepast. De gemeente beschikt over een overzicht van alle wijzigingen in werkwijzen, procedures, soft- en hardware waarbij is vastgelegd wat de mogelijke invloed is van de wijzigingen op de te bewaren informatie. De gemeente beschikt over een procedure om de gevolgen van technische wijzigingen te testen. Op basis van de technische wijzigingen wordt het interne normenkader bijgewerkt. Op basis van de wijzigingen wordt het handboek bijgewerkt. Risico s De uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende risico s: Risico Maatregel De medewerkers die ermee werken weten niet dat er iets gewijzigd is. Informatie over gewijzigde procedures wordt verspreid onder de medewerkers. Daarnaast kunnen medewerkers hierover aanvullende instructies krijgen. Uitgevoerde wijzigingen worden niet goed vastgelegd. Uitgevoerde wijzigingen worden vastgelegd in het zaaksysteem door middel van versiebeheer. Vastgestelde procedures ten aanzien van wijzigingen worden niet Controle op de toepassing op basis van het interne normenkader. toegepast. Er wordt een wijziging in de software uitgevoerd en het hoofd Middelen is hiervan niet op de hoogte. Er moeten heldere afspraken zijn tussen de betrokken afdelingen over informatie-uitwisseling. 33

34 Bijlage 6. Functiebeschrijvingen Medewerker Backoffice Informatiebeheer Openen, sorteren en scan klaar maken van de post Scannen van scanbare post - controleren en valideren van de scan - Kofax metadata toevoegen Niet scanbare post verdelen Beheer van fax- en mailbox Afhandeling van en faxen - Digitale documenten toevoegen aan bestaande zaken - Niet geregistreerde documenten doorzetten naar de afdeling/medewerker Fysieke documenten in dagdozen opbergen, opzoeken en vernietigen Beheren van de dagdozen Zaaktype toewijzen aan gescande documenten - Registratie en aanpassen registratie van de scan door zaaktype toewijzing - Documenten toevoegen aan bestaande zaken Opvoeren van bijzondere subjecten (opvoeren adresgegevens HRS totdat landelijke KvK beschikbaar is in 2014 en het opvoeren van NAW gegevens van natuurlijke personen) Beheer analoge archieven - Afhandelen in Corsa - Scannen en on demand van enkele stukken Overige werkzaamheden Medewerker Frontoffice Informatiebeheer Zaaktype toewijzen - Registratie in Verseon en zaaktype toewijzen - Documenten koppelen aan bestaande zaken - Aanpassen registratie Opvoeren van bijzondere subjecten in Verseon (opvoeren adresgegevens HRS en het opvoeren van natuurlijke personen) Aanspreekpunt en ondersteuning aan de afdelingen voor gebruik Verseon 34

35 - Advies, informatie en ondersteuning eindgebruikers - Advies inzake gebruik zaaktypen - Vertaalt gebruikerswensen en adviseert over aanpassing Verseon - Doet voorstellen gebruik zaaktypen uit catalogus (tbv doorontwikkeling Verseon) Afsluiten en Archiveren zaken - Controleren uniformiteit en betrouwbaarheid, afhandelen, splitsen Aanspreekpunt voor functioneel beheer Beheer zaaktypencatalogus 1. Zaaktypen 2. Metadata Beheer I-Navigator Opstellen vernietigingslijst en vernietigen digitale archieven overeenkomstig vernietigingslijst Informatieverstrekking - Fysieke documenten opzoeken in dagdozen - Scanning on demand Het ontwikkelen, onderhouden van het documentaire informatie centrum Verricht werkzaamheden t.a.v. het analoge archief - Dossiervorming in het analoge dynamische archief - Boekt ter archivering aangeboden informatie af in het Documentair Informatie Systeem - Informatieverstrekking - Scannen on demand van enkele stukken - Vernietiging analoge archief overeenkomstig vernietigingslijst - Beheer archiefdepot Adviseur Informatiebeheer Projectmatig: voorbereiding archieven door digitalisering Overige werkzaamheden Beleidsadvisering van het werkveld informatiebeheer/dienstverlening, waaronder: Samenhang informatiebeheer KCC en ICT 35

36 Autorisatie m.b.t. zaakgericht werken Monitoren informatievoorziening in ruimste zin van het woord (digitale opslag, nieuwe ontwikkelingen, social media) Verzorgt kwaliteitscontrole/bewaking digitale archief Verantwoordelijk voor de doorontwikkeling van het zaaksysteem Volgen van Informatievoorziening in ruimste zin van het woord (digitale opslag, nieuwe ontwikkelingen), geeft gevraagd en ongevraagd advies hierover Handboek vervanging Advisering inzake vervanging Bijhouden van wijzigingen in de beheerprocedure van het vervangingsproces Verzorgt onderhoud/beheer van het post- en protocol Is aanspreekpunt voor functioneel beheer Is verantwoordelijk voor wijzigingsmanagement verzorgt impactanalyse van wijzigingsvoorstellen Geeft opdrachten t.a.v. technisch (functioneel) beheer Neemt deel aan Gebruikersoverleg Verseon Projectmatige werkzaamheden Doet voorstellen voor het digitaliseren van papieren archieven en de uitvoering daarvan Overige werkzaamheden 36