Besluit tot vervanging van archiefbescheiden van de gemeente Schagen

Transcriptie

1 GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Schagen. Nr december 2015 Besluit tot vervanging van archiefbescheiden van de gemeente Schagen Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Schagen, gelezen het positieve advies van de gemeentearchivaris van 14 december 2015 en gelet op: artikel 7 van de Archiefwet 1995; de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr. WJZ/ (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging. Besluit(en): Artikel 1 1. over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de papieren archiefbescheiden die op grond van de geldende selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze papieren archiefbescheiden worden vernietigd. 2. De in lid 1 genoemde vervanging geldt voor de papieren archiefbescheiden die worden ontvangen of opgesteld bij het uitvoeren van de werkprocessen zoals genoemd in de bijlage van dit besluit. 3. De reproductie van archiefbescheiden dient plaats te vinden op de wijze zoals omschreven in het Handboek vervanging archiefbescheiden gemeente Schagen, versie 1.0, hetgeen onlosmakelijk onderdeel uitmaakt van voorliggend besluit. Artikel 2 De besluit treedt in werking met ingang van 1 januari Artikel 3 Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Schagen Schagen, 21 december 2015 namens Burgemeester en wethouders van de gemeente Schagen, hoofd afdeling KCC, J.Schellevis Toelichting Het besluit tot vervanging is van toepassing op archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 van de gemeente Schagen voor zover ontvangen of opgemaakt in werkprocessen genoemd in de bijlage van het besluit. Het betreft zowel permanent te bewaren als op termijn te vernietigen archiefbescheiden van processen die zijn ingericht volgens de principes van digitaal werken en worden ondersteund met behulp van het DMS. De belangrijkste overwegingen van de gemeente Schagen om over te gaan tot vervanging zijn het voorkomen van een hybride situatie, de risico s voor de informatievoorziening en de kosten die dit met zich meebrengt. Vervangen, fysieke archiefbescheiden worden na drie maanden vernietigd. Bezwaar 1

2 Het vervangingsbesluit is een besluit in de zin van artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht, zoals de toelichting bij artikelen 6 en 7 van het Archiefbesluit 1995 expliciet vermeldt. Het vervangingsbesluit staat dan ook open voor bezwaar. Bezwaren tegen dit besluit kunnen binnen zes weken na de dag waarop het besluit bekend is bekendgemaakt, worden ingediend bij het college van burgemeester en wethouders van Schagen. Het bezwaarschrift moet worden ondertekend en dient tenminste te bevatten: naam en adres van de indiener, dagtekening van het bezwaar, omschrijving van het besluit waartegen het bezwaar is gericht en de gronden van het bezwaar. Digitaal bezwaar maken kan alleen via het formulier op onze website (hiervoor heeft u DigiD nodig). U kunt dus geen bezwaarschrift per sturen. Uw bezwaarschrift houdt de werking van het besluit niet tegen. Wilt u om spoedeisende redenen niet dat het besluit in werking gaat, dan kunt u tegelijk een verzoek om een voorlopige voorziening indienen bij de Rechtbank Noord-Holland, Postbus 1621, 2003 BR, Haarlem. Bijlage Werkprocessen waarop het vervangingsbesluit van de gemeente Schagen van toepassing is: Aanvraag Bijzondere Bijstand Zelfstandigen voorbereiding Aanvraag individuele inkomenstoeslag Aanvraag Bijzondere Bijstand Aanvraag Bijzondere Bijstand Zelfstandigen Aanvraag gehandicaptenparkeerkaart Aanvraag IOAZ Aanvraag IOAW Aanvraag Jeugdzorg Aanvraag PGB Aanvraag Participatiewet LO Aanvraag vervolg huishoudelijke hulp Aanvraag vervolg rolstoelvoorziening Aanvraag vervolg vervoervoorziening Aanvraag vervolg vervoer budget Aanvraag vervolg woonvoorziening Indicering aanvraag Voedselbank Aanvraag WMO (na kanteling) Aanvraag WMO NIEUW Aanvraag ZIN Bijzondere bijstand zelfstandigen beëindiging Beëindiging IOAW Beëindiging IOAZ 2

3 Beroep Beslag derden Bezwaar individuele inkomenstoeslag Bezwaar Schuldhulpverlening Bezwaarschrift inburgering Bezwaarschrift terugvordering Bezwaarschrift bijzondere bijstand Bezwaarschrift bijzondere bijstand zelfstandigen Bezwaarschrift IOAW Bezwaarschrift IOAZ Bezwaarschrift maatregel Bezwaarschrift Participatiewet Bezwaarschrift traject Bezwaarschrift WMO Beëindiging Schuldhulpverlening Bijzondere bijstand beëindiging Boete Boete WI Crisissituatie Schuldhulpverlening Eén gezin, één plan HC Bijzondere Bijstand Zelfstandigen Herindicatie Herindicatie HH Herindicatie Jeugdzorg Herindicatie Schagen Herindicatie WMO Heronderzoek WMO HO bijzondere bijstand HO terugvordering HO tussentijds HO tussentijds bijzondere bijstand HO verhaal Hoger beroep 3

4 IB-signaal IOAW IB-signaal IOAZ IB-signaal Participatiewet Incasso debiteur IOAW hersteltermijn IOAW normwijziging IOAZ hersteltermijn IOAZ normwijziging Klachten Leerplichtzaken Maatregel IOAW Maatregel IOAZ Melding wijkteam Onderzoek hoogwaardig handhaven Onderzoek VTB Participatie ten behoeve van inburgering Participatiewet maatregel Premies Participatiewet beëindiging Participatiewet hersteltermijn Participatiewet norm/toeslag wijziging Re-integratie maatregel Risico-onderzoek IOAW/IOAZ Risico-onderzoek Participatiewet Schuldhulpverlening Tussentijds IOAW Tussentijds IOAZ Vakantiemelding Vaststellen terugvordering Vaststellen verhaal Verantwoording PGB voorziening Verzoek tot onderzoek Verzoek tot vervolgonderzoek 4

5 Voorlopige voorziening Voorschot Participatiewet WMO beëindiging 5