Versie: definitief Projectplan doorontwikkeling repressieve organisatie brandweer Gelderland-Midden
Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 1. Inleiding en achtergrond... 3 2. Projectdefinitie... 4 2.1 ambitie... 4 2.2 doelstelling... 4 2.3 resultaat... 4 2.4 randvoorwaarden en uitgangspunten voor het project... 5 2.5 haalbaarheid... 7 2.6 risico-analyse... 7 2.6.1 organisatierisico s... 7 2.6.2 projectrisico s... 7 3. Projectfasering en aanpak... 8 3.1 fasering... 8 3.2 activiteiten... 8 3.3 Globale planning van het project... 10 3.4 Bestuurlijke besluitmomenten... 10 4. Projectkader... 11 4.1 projectorganisatie... 11 4.2 opdrachtgever... 12 4.3 inrichting projectmanagement... 12 4.4 Financiën/ begroting... 13 4.5 Communicatie... 13 2
1. Inleiding en achtergrond In het proces tot regionalisering is gesproken over een efficiënte verdeling van specialistisch materieel over de regio. Bestuurlijk is besloten dit onderwerp niet apart te behandelen maar het mee te nemen in een totaalplan voor de regio. Een plan waarin op basis van het brandrisicoprofiel, wettelijke uitgangspunten, slagkracht en de belasting voor het personeel voorstellen gepresenteerd worden voor een verantwoorde en efficiënte brandweerorganisatie in Gelderland-Midden, waarbij ook recht gedaan wordt aan de maatschappelijke betrokkenheid en lokale binding. Het plan gaat over materieel, personeel en repressieve slagkracht. Met dit project zal in 2013 gestart worden om eind 2014 een plan te kunnen presenteren. Een zorgvuldig proces wordt ingericht om, samen met betrokkenen, te komen tot een plan voor de toekomst waarin inhoud, veiligheid en doelmatigheid goed in evenwicht zijn met elkaar. In dit projectplan doorontwikkeling repressieve organisatie wordt ingegaan op hoe het plan van materieel, personeel en repressieve slagkracht tot stand komt. Dit projectplan bouwt voort op landelijke ontwikkelingen in het kader van brandveilig leven en eerder ontwikkelde bestuurlijke documenten, namelijk het dekkingsplan dat vastgesteld is in juni 2011, de startnotitie regionalisering brandweer van 9 maart 2011, het organisatieplan dat vastgesteld is op 19 december 2012 en het beleidsplan brandweer 2014-2018. Met de vaststelling van voorliggend projectplan is dit document het verdere uitgangspunt voor het te starten project doorontwikkeling repressieve organisatie. Aanleiding Per 1 januari 2014 gaat de nieuwe brandweerorganisatie in Gelderland-Midden van start, als onderdeel van Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden. Deze organisatie ontstaat uit een samenvoeging van negen (inter)gemeentelijke brandweerkorpsen en de sector brandweer van Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden. In Gelderland-Midden zijn 41 uitrukposten van waaruit de brandweerzorg geleverd wordt. Dat gebeurt met de inzet van ruim 800 vrijwilligers en ruim 100 beroeps. Er werken zo'n 150 medewerkers met een beheersmatige functie bij de brandweer, waarvan een deel ook een repressieve functie vervult. Door de regionalisering ontstaat een grote organisatie waarin intensief samengewerkt wordt tussen vrijwilligers en beroepsmedewerkers. Door de overgang van verschillende kleinschalige organisaties naar één nieuwe brandweerorganisatie is het ook noodzakelijk om verder te kijken naar de huidige wijze waarop de repressieve organisatie is vormgegeven binnen Gelderland-Midden. Een belangrijk inhoudelijk thema voor de komende jaren is de doorontwikkeling van de repressieve organisatie tot een organisatie die klaar is voor de toekomst. De vernieuwing van de brandveiligheid, en daarmee het toegroeien naar een landelijk kader voor vernieuwde repressie, is een thema dat ook landelijk hoog op de agenda staat. Dit bevat onderwerpen als opkomsttijden, uitruk op maat en repressieve doctrines. Om dit te bereiken zal het brandweerveld en het Rijk nog stappen moeten zetten in onderzoek, uitwerking en besluitvorming. Het is belangrijk om niet hierop te gaan wachten maar actief aan de slag te gaan met deze ontwikkelingen. Beschikbare middelen (financieel en personeel) moeten doelmatig worden ingezet om een afgesproken zorgniveau op een efficiënte wijze te realiseren. Leeswijzer In de tweede paragraaf wordt ingegaan op de ambitie, doelstellingen en resultaten van het project. Hiermee wordt een duidelijke basis voor het project doorontwikkeling repressieve organisatie gelegd. Bovendien wordt in deze paragraaf stilgestaan bij de kritische factoren voor het succesvol functioneren van de projectorganisatie. In paragraaf drie staan de projectfasering en de aanpak centraal. Als laatste wordt in paragraaf vier ingegaan op het projectkader. Belangrijke onderwerpen in deze paragraaf zijn de inrichting van de projectorganisatie, de benodigde middelen en de communicatie in het project. 3
2. Projectdefinitie 2.1 ambitie Het project doorontwikkeling repressieve brandweerorganisatie Gelderland-Midden kent de volgende uitdaging: Hoe kan de repressieve organisatie, met betrokkenheid van medewerkers en vrijwilligers, doorontwikkeld worden tot een veilig en toekomstbestendig geheel waarmee de repressieve brandweertaken worden uitgevoerd zoals beschreven in de Wet veiligheidsregio s en de vrijwillige inzet geborgd wordt? 2.2 doelstelling In dit project wordt beoogd de repressieve organisatie in Gelderland-Midden door te ontwikkelen tot een veilig, efficiënt en toekomstbestendig geheel waarmee de repressieve brandweertaken worden uitgevoerd zoals beschreven in de Wet veiligheidsregio s, en de vrijwillige inzet geborgd wordt. Toekomstbestendig betekent in dit geval dat een nieuwe repressieve organisatie wordt ontwikkeld in Gelderland-Midden voor de komende tien jaar. Dit betekent niet dat de huidige repressieve organisatie niet goed werkt, er wordt nadrukkelijk gesproken over doorontwikkelen. De doelstelling van dit project is om te komen tot een plan waarin op basis van het brandrisicoprofiel, wettelijke uitgangspunten, slagkracht en de belasting voor het personeel voorstellen gepresenteerd worden voor een verantwoorde en efficiënte brandweerorganisatie in Gelderland-Midden. Hierbij wordt ook recht gedaan aan de maatschappelijke betrokkenheid en lokale binding van de brandweer. Brandweer Gelderland-Midden verleent op deze wijze goede en veilige brandweerzorg die voldoet aan een uniform vastgesteld kwaliteitsniveau. 2.3 resultaat Het grootste deel van het personeel van brandweer Gelderland-Midden bestaat per 1-1-2014 uit vrijwilligers; medewerkers die een hoofdwerkgever of een eigen bedrijf hebben, naast hun vrijwillige aanstelling bij VGGM. De inzet van vrijwilligers komt de laatste jaren steeds meer onder druk te staan, onder andere door maatschappelijke ontwikkelingen en de wettelijke eisen (o.a PPMO, Arbeidstijdenwet) waaraan voldaan moet worden. Het is niet meer vanzelfsprekend dat vrijwilligers jarenlang bij de brandweer blijven. Landelijk wordt een toekomstbestendige visie op vrijwilligheid ontwikkeld (naar verwachting gereed begin 2013) die VGGM gaat gebruiken als basis voor haar beleid. Hierbij wordt ook gekeken naar de mogelijke inzet van een nieuw type vrijwilliger voor de brandweer, een vrijwilliger die geen basisbrandweerzorgtaken vervult maar bijvoorbeeld alleen taken op het gebied van risicobeheersing, FRB of logistiek. Het beleid voor de komende jaren is erop gericht de vrijwilligers te behouden voor de brandweer, de relatie met de hoofdwerkgever te intensiveren en te komen tot een plan voor werving en planning. Het plan dat wordt opgeleverd beschrijft de repressieve organisatie in Gelderland-Midden met een overzicht van de uitrukposten en het beschikbare materieel en personeel. Een onderdeel van het plan is een implementatieplan waarin wordt beschreven welke stappen moeten worden ondernomen om te groeien naar de beschreven repressieve organisatie in Gelderland-Midden. Het project streeft naar het volgende projectresultaat: Een vernieuwd dekkingsplan dat voldoet aan de eisen gesteld in de Wet veiligheidsregio s, met daarin een beschrijving van de kwaliteitseisen voor de uitruk en opkomst van brandweereenheden. In dit dekkingsplan is de inzet van buurregio s in Gelderland-Midden meegenomen. Het verlenen van de basisbrandweerzorg aan alle inwoners van de regio Gelderland-Midden op basis van risico s (brandbestrijding, hulpverlening, incidenten op het water en ongevallen gevaarlijke stoffen) en die voldoet aan het wettelijk niveau en het bestuurlijk vastgestelde kwaliteitsniveau, waarin risicodifferentiatie mogelijk is (de grootschalige risico s zijn beschreven in het regionaal risicoprofiel en vallen buiten de projectopdracht). 4
Een effectieve en efficiënte spreiding van materieel in Gelderland-Midden met daaraan gekoppeld personeel en eensluidende werkwijzen. Hierbij wordt rekening gehouden met maatschappelijke betrokkenheid en lokale binding. Binnen de eensluidende werkwijzen wordt uitruk op maat toegepast, waarbij een variabele voertuigbezetting mogelijk is. Behoud van vrijwilligheid. Omdat de inzet van vrijwilligers de laatste jaren steeds meer onder druk komt te staan (onder andere door maatschappelijke ontwikkelingen en wettelijke eisen) worden verschillende vormen bekeken om de vrijwillige organisatie in stand te houden. Een implementatieplan met daarin een overzicht van de te nemen stappen op korte, middellange en lange termijn voor invoering van bovenstaande resultaten Dit project omvat het opstellen van een vernieuwd dekkingsplan voor Gelderland-Midden. Het dekkingsplan vormt de basis om een effectieve inzet van de huidige specialismen in kaart te brengen en zo nodig aan te passen. Tevens kunnen met een dekkingsplan ook keuzes worden gemaakt voor een uitruk op maat. Het brandrisicoprofiel is uitgangspunt voor het dekkingsplan. Op basis van dit profiel wordt de passende inzet van materieel en mensen bepaald. In navolging hierop kunnen ook de opkomsttijden meer variabel en beter afgestemd worden op de aanwezige risico s (risicodifferentiatie). Het dekkingsplan geeft de mate aan waarin de brandweer op tijd en met de juiste mensen en middelen aanwezig kan zijn bij incidenten in het verzorgingsgebied. Met de inwerkingtreding van de Wet veiligheidsregio s en het Besluit veiligheidsregio s zijn er tijdnormen per objecttype onderscheiden en is de manier van meten van opkomsttijden veranderd. Waar voorheen uitgegaan werd van een brancherichtlijn van 8 minuten, ligt er nu een wettelijke eis binnen hoeveel tijd de brandweer bij welk type object ter plaatse moet zijn. In het dekkingsplan wordt dus het niveau van de brandweerzorg in Gelderland-Midden, inclusief afwijkingen, vastgelegd. Daar waar de uitrukken binnen operationele grenzen niet voldoen aan de wettelijke normen kan gezocht worden naar maatregelen om de brandweerzorg verder te optimaliseren of om beargumenteerd af te wijken en de situatie te accepteren. 2.4 randvoorwaarden en uitgangspunten voor het project 2.4.1 Bestuurlijke uitgangspunten Het bestuur heeft voor de doorontwikkeling van de repressieve organisatie de volgende uitgangspunten vastgesteld: Het plan komt tot stand met draagvlak van medewerkers en vrijwilligers De doorontwikkeling vindt plaats binnen de repressieve brandweerorganisatie van Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden. De brandweerzorg wordt verleend door medewerkers in beroepsdienst, vrijwilligers en medewerkers met een combifunctie. Vrijwillige inzet geborgd De brandweerorganisatie drijft op dit moment voor meer dan 80% op vrijwilligers. Het is daarom belangrijk dat de traditionele lokale inbedding, gestoeld op betrokken vrijwilligers uit de gemeenschap en sociale cohesie, blijft. Behoud huidige brandweerposten uitgangspunt In het project regionalisering stond het aantal uitrukposten niet ter discussie. Ook bij de uitwerking van het project doorontwikkeling repressieve organisatie is het huidige aantal uitrukposten uitgangspunt. Ook de aanpassing van de wettelijke opkomsttijden is van belang. Een goede prijs - kwaliteit verhouding. In economisch moeilijke tijden is het van belang kritisch te kijken naar zowel kosteneffectiviteit als de verhouding tussen prijs en kwaliteit. Bij de inrichting van de nieuwe repressieve organisatie moet, binnen de financiële kaders geldend vanaf 2014, financiële ruimte worden gevonden voor de dekking van kosten voor de eventuele aanschaf van blusboten en andere repressieve aanpassingen om een verantwoord zorgniveau te waarborgen. Aan de hand van scenario's zullen keuzes worden voorgelegd aan het bestuur. 5
2.4.2 Randvoorwaarden doorontwikkeling repressieve organisatie Naast bovenstaande bestuurlijke uitgangspunten heeft de projectgroep regionalisering de volgende randvoorwaarden voor het project doorontwikkeling repressieve organisatie vastgesteld: De resultaten moeten voldoen aan volgende wet- en regelgeving: o de Wet veiligheidsregio s en bijbehorende Besluiten. o leidraden repressieve brandweerzorg, waterongevallen, grootschalig brandweeroptreden. o bestuurlijke (prestatie) afspraken uit de diverse dienstverleningsovereenkomsten. Brandweer Gelderland-Midden kan voldoen aan het gestelde in de leidraad grootschalig brandweeroptreden. In het project wordt rekening gehouden met ontwikkelingen rond schaalvergroting, zoals de opschaling van de meldkamer. Daar waar mogelijk zal rekening gehouden worden met samenwerkingsverbanden met omliggende gebieden. Deze samenwerkingsverbanden spelen echter geen doorslaggevende rol bij het ontwerpen van de diverse plannen. 2.4.3 Uitgangspunten projectorganisatie Door de projectgroep regionalisering zijn de volgende uitgangspunten voor de projectorganisatie vastgesteld: Het managementteam/projectgroep regionalisering brandweer functioneert als stuurgroep. De directeur brandweer is ambtelijk verantwoordelijk voor het project en heeft de rol van opdrachtgever. Betrokkenheid van vrijwilligers, beroepsmedewerkers, ploegcommandanten en clustercommandanten is vitaal voor kennis en expertise en de voorbereiding van de besluitvorming in het managementteam brandweer. Dit wordt tot uitdrukking gebracht in de projectorganisatie door een brede klankbordgroep in te stellen. Voor de uitvoering van het project is binnen Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden expertise aanwezig. Hiervoor hoeft geen externe deskundigheid te worden ingehuurd. Het is wel noodzakelijk (binnen de incidentele budgettaire randvoorwaarden) op onderdelen ondersteunende expertise aan te trekken voor het uitvoeren van specifieke klussen (o.a. dekkingsplan, brandrisicoprofiel). De communicatie in en over het project is open en transparant. Tot dat de projectorganisatie functioneert, worden de initiële werkzaamheden uitgevoerd door de projectgroep regionalisering. Er wordt gekozen voor het doorlopen van een zorgvuldig proces, met ruim tijd voor het inventariseren en beoordelen van de diverse ervaringen uit andere regio s. Zorgvuldigheid en draagvlak gaan hierbij boven snelheid. 2.4.4 Kritische succesfactoren voor de projectorganisatie Om de projectorganisatie succesvol te kunnen laten functioneren zijn de volgende kritische succesfactoren geformuleerd: De deelnemers aan de projectorganisatie worden voor het verrichten van werkzaamheden ten gunste van het project daadwerkelijk vrijgemaakt. De vertegenwoordigers vanuit de diverse organen van de organisatie genieten het vertrouwen van hun collega s. Zij spreken met mandaat namens het orgaan dat zij vertegenwoordigen. De deelnemers aan het project werken aan de opdracht vanuit een regionaal perspectief. De projectorganisatie krijgt de ruimte om binnen de kaders van het project zelfstandig aan de opdracht te werken. De resultaten worden binnen de reguliere besluitvormingsstructuur aangeboden aan betrokkenen. Communicatie over het project en de resultaten vindt plaats via de projectorganisatie. Daar waar nodig wordt de projectorganisatie ondersteund door de lijn of vanuit communicatie. 6
2.4.5 Bestuurlijke betrokkenheid bij het project Het projectresultaat wordt bepaald vanuit een breed gedragen visie. Bestuurders worden vanaf het begin betrokken bij het project doorontwikkeling repressieve organisatie. Zo zijn de uitgangspunten voor het project bestuurlijk vastgesteld en wordt het projectplan doorontwikkeling repressieve organisatie ter informatie aangeboden aan het Algemeen Bestuur van Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden. Verder zijn er in de loop van het project verschillende momenten gepland waarop het bestuur wordt geïnformeerd over de projectresultaten of besluitvorming wordt gevraagd. 2.5 haalbaarheid Als kritische succesfactoren voor de haalbaarheid van dit project zijn betrokkenheid van de brede groep brandweervrijwilligers, beroepsmedewerkers en het bestuur en communicatie cruciaal. Er wordt een apart communicatieplan opgesteld waarin rekening wordt gehouden met de brede doelgroep. Tevens wordt een klankbordgroep ingesteld die ook als taak heeft de betrokkenheid van de verschillende partijen te waarborgen. Door een projectmatige werkwijze te hanteren kunnen belanghebbenden en deskundigen uit de gehele organisatie worden betrokken bij de doorontwikkeling van de repressieve organisatie. Dit komt niet alleen het draagvlak ten goede, ook de kwaliteit van het eindproduct is hier zeker bij gebaat. 2.6 risicoanalyse 2.6.1 organisatierisico s Binnen een nieuwe organisatie moet extra aandacht gegeven worden aan de implementatie. De wijzigingen die naar aanleiding van dit project kunnen ontstaan hebben grote en minder grote gevolgen voor groepen medewerkers. Daarnaast is het voor een adequate voortzetting van de brandweerzorg noodzakelijk dat de veranderingen gedegen worden voorbereid en uitgevoerd. Vanuit de organisatie is voldoende aandacht voor de implementatie essentieel, evenals de communicatie eromheen. Een onderdeel van het plan materieel, personeel en repressieve slagkracht is dan ook een implementatieplan dat beschrijft welke stappen brandweer Gelderland-Midden dient te ondernemen om de gewenste repressieve organisatie te realiseren. 2.6.2 projectrisico s De projectleider moet worden vrijgemaakt voor het uitvoeren van het project. Dit blijkt in de praktijk nog wel eens lastig te zijn. Het project doorontwikkeling repressieve organisatie heeft een hoge prioriteit met grote impact. Vanwege de grote impact van het project, is ervoor gekozen om de plaatsvervangend directeur brandweer (in de huidige en de nieuwe situatie) vrij te stellen voor dit project. Ook de projectleden zullen vrijgemaakt moeten worden om het project de nodige aandacht te geven en kunnen daarom andere opdrachten met minder prioriteit uitvoeren. 7
3. Projectfasering en aanpak 3.1 fasering De doorontwikkeling van de repressieve organisatie wordt aangepakt aan de hand van een gestructureerd format. Hiermee beogen we de verschillende processen die in het project worden opgepakt goed op elkaar af te stemmen en de verschillende betrokken partijen goed aangesloten te houden. We volgen daarbij de volgende fasering: Strategiefase: hierin wordt de strategie van dit traject bepaald. Daarvoor is dit projectplan geschreven. Planfase: hierin wordt een integraal plan gemaakt voor de besluitvorming over de doorontwikkeling van de repressieve organisatie. Ontwerpfase: hierin wordt het ontwerp van de nieuwe repressieve organisatie gemaakt zoals het dekkingsplan, materieelplan, personeelsplan, de beschrijving van werkprocessen. Implementatiefase: in deze fase wordt uitvoering gegeven aan de implementatie van de diverse plannen. 3.2 activiteiten Per fase wordt een aantal activiteiten ondernomen en worden resultaten opgeleverd. Deze worden kort toegelicht. Strategiefase De strategiefase leidt tot een strategisch document dat als basis dient voor het projectkader en de uitgangspunten van het project. Voorliggend projectplan is hiervan het resultaat. Het projectplan is vastgesteld door de projectgroep en ter informatie aangeboden aan het Algemeen Bestuur van Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden. Planfase In de planfase van dit project worden de volgende resultaten opgeleverd: Een gedetailleerde projectplanning wordt uitgewerkt waarin de afhankelijkheden van de verschillende activiteiten zichtbaar worden. Er wordt een communicatieplan voor dit project opgesteld. In dit plan wordt ook de communicatie meegenomen tijdens de implementatie van de resultaten uit dit project. Aan de hand van opgestelde criteria wordt een inventarisatie gemaakt van de huidige repressieve organisatie in Gelderland-Midden. Het document bevat een overzicht van alle bestaande posten, het rijdend materieel op deze posten en het uitrukpersoneel dat gekoppeld is aan de brandweervoertuigen. Een onderzoek (landelijk oriëntatie met brede gedragenheid) wordt gestart naar het uitrukken op maat en in welke varianten dit kan worden toegepast in Gelderland-Midden. Hiervoor worden uiteraard andere veiligheidsregio s in Nederland benaderd. In dit onderzoek wordt ook de mogelijkheid van variabele voertuigbezetting meegenomen. Voor de variabele voertuigbezetting dient het landelijk afwegingskader dat in 2013 gereed is als basis. Ook worden de verschillende vormen van vrijwilligheid in Nederland bij diverse regio s verzameld en onderzocht. De resultaten van het onderzoek in de vorm van een aantal scenario s worden meegenomen in de ontwerpfase. Ontwerpfase In de ontwerpfase van dit project worden de volgende resultaten opgeleverd: Risicoprofielen voor brandbestrijding, hulpverlening, incidenten op het water en ongevallen gevaarlijke stoffen. Een aantal kwaliteitsniveaus voor de repressieve brandweerzorg. Deze kwaliteitsniveaus worden, voorzien van financiële en personele consequenties, ter keuze voorgelegd aan het bestuur. Het 8
vastgestelde kwaliteitsniveau brandweerzorg vormt vervolgens de basis voor een vernieuwd dekkingsplan dat voldoet aan de eisen gesteld in de Wet veiligheidsregio s. In het vernieuwde dekkingsplan wordt een beschrijving gegeven van de kwaliteitseisen voor de uitruk en opkomst van brandweereenheden. In dit dekkingsplan is de inzet van buurregio s in Gelderland-Midden meegenomen. Bij het opgestelde dekkingsplan worden voorstellen gedaan aan het bestuur voor een effectieve en efficiënte spreiding van materieel in Gelderland-Midden met daaraan gekoppeld personeel (met behoud van vrijwilligheid in toekomstgerichte vormen) en eensluidende werkwijzen. Hierbij wordt rekening gehouden met maatschappelijke betrokkenheid en lokale binding. Implementatiefase In de implementatiefase van dit project worden de volgende resultaten opgeleverd: Een materieel- en personeelsplan voor de repressieve organisatie in Gelderland-Midden, dat de repressieve organisatie beschrijft met een overzicht van uitrukposten en het beschikbare personeel en materieel. Een implementatieplan, met daarin een overzicht van de te nemen stappen op korte, middellange en lange termijn voor de invoering van de genomen besluiten, maakt hiervan onderdeel uit. 9
3.3 Globale planning van het project Mijlpaal 1: Projectplan Jan Feb Maa Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 2: Inventarisatie en oriëntatie andere regio s 3: Risicoprofielen 4: Brandweerzorgniveau Jan Feb Maa Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 5: Dekkingsplan 6: Plan materieel en personeel incl. implementatieplan 3.4 Bestuurlijke informatie- en besluitmomenten De voorgestelde activiteiten leiden tot een aantal bestuurlijke informatie- en besluitmomenten: DB VGGM AB VGGM 1. Bestuurlijke randvoorwaarden bespreken in DB. 8 maart 20 maart 2013 2. Projectplan ter informatie 17 juni 2013 26 juni 2013 3. Informerende sessie voor bestuur waar resultaten andere regio s gepresenteerd worden en mogelijke scenario s voor VGGM. 4. Risicoprofiel, brandweerzorgniveau, dekkingsplan en scenario s (inclusief consequenties) toelichten en bespreken op themadag bestuur 5. totaal plan personeel en materieel ter besluitvorming 27 november 2013 11 december 2013 Mei 2014 November 2014 December 2014 Deze planning bestaat uit de verplichte en noodzakelijke beslismomenten. Daarnaast zullen er diverse informatiestromen zijn richting het bestuur. 10
4. Projectkader 4.1 projectorganisatie De projectstructuur sluit aan op de reguliere organisatiestructuur van Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden. Het managementteam van de sector brandweer fungeert als stuurgroep. De stuurgroep bewaakt het proces dat wordt doorlopen. De stuurgroep functioneert onder verantwoordelijkheid van de directie. Directeur Brandweer BOR/OR Stuurgroep = MT Klankbordgroep Projectgroep De projectgroep is verantwoordelijk voor het realiseren van de projectdoelstellingen binnen de gestelde kaders. In de projectgroep worden de kaders en hoofdlijnen voor het project uitgezet en bewaakt. In het project zal nadrukkelijk de communicatie geborgd worden, daarvoor zit een vaste communicatieadviseur in de projectgroep. Belangrijk voor het project is dat de deelnemers van de projectgroep een open blik hebben. Bij het opbouwen van alle plannen moet het uitgangspunt worden gehanteerd dat alle opties open zijn en vanuit een gezamenlijk perspectief gewerkt wordt. Er wordt één brede klankbordgroep ingesteld voor dit project. In deze klankbordgroep zit een vertegenwoordiging van manschappen, bevelvoerders en officieren. De voorzitter van de projectgroep gebruikt de klankbordgroep om de voortgang van het project mee te spiegelen, om documenten mee te klankborden voordat ze formeel voorgelegd worden aan de stuurgroep en om de betrokkenheid van vrijwilligers en beroepsmedewerkers mee af te stemmen. Medezeggenschap Omdat dit project al van start gaat voor 1 januari 2014, zijn zowel de Bijzondere Ondernemingsraad en de Ondernemingsraad van Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden betrokken bij de doorontwikkeling van de repressieve organisatie. In 2013 zal de Bijzondere Ondernemingsraad geïnformeerd worden over het proces dat leidt tot een voorgenomen besluit hoe de toekomstige repressieve organisatie er uit komt te zien in Gelderland-Midden. Uiteraard zal de Ondernemingsraad van Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden hierover geïnformeerd worden, aangezien zij verderop in het proces (in 2014) om advies gevraagd worden over het voorgenomen besluit om de repressieve organisatie door te ontwikkelen. Rollen en verantwoordelijkheden De directie van VGGM: Beoordeelt stukken ten behoeve van het bestuur; 11
Leidt stukken door naar het bestuur. Stuurgroep (MT): Beoordeelt en borgt de (tussen-) resultaten van het project; Beoordeelt of beslisdocumenten doorgeleid kunnen worden naar het bestuur; Beoordeelt de kwaliteit van de projectresultaten; Bewaakt de interne en externe communicatie. De projectleider: Realiseert het projectresultaat, zoals omschreven in het projectplan; Bewaakt de voortgang van het project; Stuurt de projectgroep aan; Neemt besluiten binnen het project; Rapporteert aan de stuurgroep; Zorgt voor afstemming met de bestuurlijke omgeving; Informeert betrokkenen over de voortgang van het project; Stemt af met de klankbordgroep; Communiceert met alle belanghebbenden over de resultaten van het project. De projectsecretaris: Waakt, namens de projectleider, over de voortgang van het deelproject; Signaleert en anticipeert op mogelijke knelpunten; Bereidt overleg voor van de projectgroep procesmatige voor en na; Stemt met de projectleider af over de te volgen strategie in het project; Verricht archiefwerkzaamheden uit voor het project; Stemt af met de communicatieadviseur ten behoeve van actieve communicatie. De klankbordgroep: Bieden consultatie en advies; Vormen een aanspreekpunt voor de projectleider; Beoordelen besluiten voor het Algemeen Bestuur; Waken over de betrokkenheid van medewerkers ten aanzien van het project. 4.2 opdrachtgever De opdracht wordt verstrekt door de directeur brandweer. Voor dit project functioneert het managementteam van de sector brandweer als stuurgroep. 4.3 inrichting projectmanagement Na goedkeuring van het projectplan moet de projectorganisatie worden ingericht. De definitieve samenstelling van de projectgroep wordt vastgesteld in de stuurgroep. Projectleider/-opdrachtnemer is J. Slakhorst. De projectleider rapporteert aan de stuurgroep over de voortgang van het project en de op te leveren resultaten. Dit doet hij in ieder geval na elke projectfase, maar ook indien zwaarwegende knelpunten optreden of belangrijke keuzes moeten worden gemaakt. Het is aan de projectleider en aan de opdrachtgever om teammanagers te informeren over de voortgang. Gedurende het project worden voortgangsrapportages opgesteld. De rapportages worden besproken met de stuurgroep. Een knelpuntenrapportage of een wijzigingsvoorstel kan onderdeel zijn van het voortgangsrapport. Indien noodzakelijk wordt de stuurgroep gevraagd een besluit te nemen op basis van de informatie uit de voortgangsrapportage. 12
4.4 Financiën/ begroting De projectbegroting is opgesteld vanuit de gedachte dat het project zoveel mogelijk op eigen menskracht en expertise draait. Op onderdelen kan externe toetsing noodzakelijk zijn vanwege de specifieke kennis die een externe kan leveren op dat onderwerp, of vanwege de onafhankelijkheid die daarmee gewaarborgd is. De uitgewerkte begroting ziet er als volgt uit: Onderwerp Aanname Kosten Communicatie uitingen Nieuwsbrieven, grootschalige 20.000 bijeenkomsten Externe toetsing of inhuren Externe adviseur 45.000 expertise Onvoorzien Vormgeving of drukwerk 5.000 Totaal 70.000 Het totale bedrag van de projectbegroting tot en met de implementatie bedraagt 70.000. Deze post is reeds opgenomen in de begroting van VGGM, sector brandweer. 4.5 Communicatie Communicatie is essentieel vanaf de start van het project. In de projectgroep zit een communicatieadviseur die het communicatietraject bewaakt, faciliteert en afstemt met de projectleider. Bij de start van het project zal een communicatieplan opgesteld worden met daarin op welke wijze, met wie, met welke boodschap en via welke middelen gecommuniceerd wordt (incl. budget). 13